Top 15 des meilleures plateformes collaboratives

Selon une étude de 2021 menée par Wakefield pour Slack, 79 % des utilisateurs déclarent que leur plateforme collaborative est très importante dans leur travail.

Mais quand on parle de plateforme collaborative, on se réfère à là fois à des outils de gestion de projets, de communication ou d’édition de documents.

Si ce genre de solutions est une vraie plus value pour les équipe qui veulent se structurer et améliorer leur communication (interne comme externe), les plateformes disponibles sur le marché n’ont pas toutes les mêmes fonctionnalités, et ne répondent donc pas toutes aux mêmes besoins.

C’est pour cette raison qu’on vous propose dans cet article nos 15 plateformes collaboratives préférées, qu’on a divisé en trois parties selon les besoins de votre structure: outils de gestion de projets, communication ou édition de documents.

Pourquoi choisir une plateforme collaborative?

La communication en entreprise a toujours été un vrai casse-tête. Mais le Covid19 et le télétravail généralisé ont fait émerger des solutions digitales innovantes pour pallier à l’absence de réunions et d’échanges en présentiel.

Les plateformes collaboratives visent à réduire l’utilisation des emails et la multiplication des réunions en centralisant la communication afin qu’elle soit plus rapide et efficace. Depuis 2019, des plateformes comme Slack, MS Teams ou Google Workspace ont fait leur entrée dans le quotidien des salariés d’entreprise.

Même si la situation est revenue à la normale, ces outils restent utilisés par de nombreuses structures. L’étude menée pour Slack en 2021 rapporte que 78 % des décideurs IT disent continuer à utiliser ces logiciels.

En fait, les plateformes collaboratives répondent à un besoin très ancré de centralisation des échanges en entreprise, que les réseaux sociaux d’entreprise très à la mode il y a une dizaine d’années n’avaient pas réussi à satisfaire.

Comment choisir la plateforme collaborative qu’il vous faut?

La tendance de ces derniers mois est au “Work OS” pour Work Operating System – Système d’exploitation en français. Il faut faire le parallèle avec ce qu’on appelle un Operating System dans le monde du logiciel: Windows, Mac OS, Linux, Chrome OS, … C’est la base sur laquelle tous les autres logiciels sont construits et installés.

Le rêve ce serait un logiciel qui rassemble toutes les communications, la gestion de projet, et les documents d’une entreprise, un espace de travail digitalisé.

Mais l’idée qu’un outil pourrait soudainement rendre toutes vos communications professionnelles efficientes est un peu exagérée.

Dans la vraie vie, il vaut mieux détailler vos besoins en fonction de vos problèmes existants en interne, pour trouver l’outil qui vous apportera les meilleures solutions:

• Intégrer de nouveaux membres à votre équipe projet est un vrai casse-tête? Les plateformes spécialisées dans la gestion de projets sont faites pour vous (Monday, Wrike)
• Vous avez des difficultés à centraliser toutes vos données? Tournez-vous vers les plateformes dédiées à la gestion des documents internes (Notion, Google Drive).
• Impossible de vous y retrouver dans les conversations issues de vos différents canaux de communication? L’idéal serait une plateforme dédiée à l’amélioration de vos échanges (Slack, Microsoft Teams)

Top 5 des plateformes collaboratives pour mieux gérer des projets

#1 Monday: Le leader incontesté de la gestion de projets

Chez Salesdorado, on considère que Monday est le leader de la gestion de projets: c’est un excellent logiciel qui offre de nombreuses fonctionnalités (intégrations, outils de planification, etc.) et notamment des fonctions avancées de collaboration.

Monday propose un tableau de bord collaboratif, avec des fonctions assez poussées comme la possibilité d’afficher le planning de toute votre équipe sur une période de temps définie (c’est aussi un très bon logiciel de time tracking).

La version gratuite de Monday Projects permet l’utilisation des outils de brainstorming et de planification par 2 collaborateurs, et jusqu’à 1000 tâches.

La version payante, qui commence à 9 euros/mois/utilisateur, permet de profiter d’un nombre de visiteurs gratuits illimités, de tâches et projets illimités, ainsi que de vues variées du projet en Kanban, tableau de bord, ou calendrier.

#2 Clickup : Le challenger en vogue de la Sillicon Valley

Quand on parle d’outils de gestion de projet gratuits, Clickup est une des meilleures solutions du marché : le plan gratuit offre des fonctionnalités assez avancées (intégrations, automatisations, etc.) pour un nombre de projets et d’utilisateurs illimités.

Et c’est d’autant plus appréciable que Clickup propose également des fonctions de collaboration super intéressantes: tableaux blancs interactifs, messagerie instantanée, logiciels de Gantt pour visualiser les dépendances entre les différents projets, pour n’en citer que quelques-unes.

Le plan gratuit est très avancé fonctionnellement, mais se limite à 100 Mo de stockage. Ensuite, comptez $5/mois/utilisateur pour le premier plan payant.

#3 Wrike : La grosse machine très complète

Wrike est un logiciel de gestion de projet qui propose depuis peu des fonctions de collaboration assez poussées idéales pour les projets complexes qui incluent plusieurs équipes différentes.

Ce qui fait la différence? Des fonctionnalités de sécurité ultra avancées pour un logiciel qui reste assez simple à prendre en main, et des fonctions de planification assez avancées.

Wrike propose un plan gratuit profond fonctionnellement mais limité à 2 GB de stockage par compte, puis un 1er plan à $9,8/mois/utilisateur avec plus de fonctions d’intégrations et d’automatisation, et un plan Business à $24,80/mois/utilisateur.

#4 Basecamp : Le seul logiciel du marché à tarif unique

Basecamp est un vétéran de la gestion de projet, et à ce titre il propose de nombreuses fonctions de collaboration très pratiques pour les petites comme pour les grandes équipes.

Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve des outils de messagerie instantanée assez poussés qui permettent de faire des sessions de brainstorming, mais aussi des check-ins automatiques qui envoient des questions à vos collaborateurs du style “Comment avance la campagne marketing ?”

Le plan gratuit de Basecamp est limité à 3 projets, 20 utilisateurs et 1 Gb de stockage. La spécificité de Basecamp, c’est qu’il n’y a qu’un plan payant à 99$/mois pour accéder à toutes les fonctions du logiciel et sans aucune limite d’utilisateur ni de projet.

#5 Teamwork : L’idéal pour les agences et les entreprises de service

Teamwork est la plateforme collaborative idéale pour les agences et les entreprises de service. Vous pouvez facilement suivre les projets des différents membres de votre équipe et planifier ensemble les tâches à achever.

Le plus? Leur application de messagerie instantanée adaptée aussi bien à la collaboration interne qu’externe. Basecamp propose également un espace où vous pouvez partager vos idées et demander un retour aux autres membres de votre équipe.

La version gratuite de Teamwork est limitée à 5 utilisateurs mais permet d’utiliser tous les outils de base de collaboration. Pour déverrouiller cette limite, vous pouvez passer à la version payante à 10 euros/mois.

Top 5 des outils de collaboration pour mieux gérer des documents

#1 Notion : Le leader innovant qui rend vos documents dynamiques

Notion fait partie de nos plateformes collaboratives préférées. Et pour cause, il élimine totalement la notion de document statique. On crée un espace de travail, on gère les règles d’accès, et on construit une vraie architecture navigable pour accéder à tel ou tel page ou tableau (l’équivalent d’un document).

C’est un logiciel tout-en-un modulable vraiment idéal pour rassembler toutes les informations de votre entreprise dans le même espace de travail collaboratif, avec la possibilité de travailler à plusieurs sur vos documents, calendriers, tableaux kanban, etc.

Cependant, sa version gratuite a été conçue comme un outil individuel, avec un nombre de pages et de blocs illimités, mais que vous pouvez seulement partager auprès de 5 utilisateurs.

Si vous souhaitez avant tout une plateforme collaborative, on vous recommande plutôt la version payante à partir de 4$/mois, qui vous donne accès aux espaces de travail collaboratifs et à un nombre d’invités illimité.

#2 Google Drive : Le partage de documents efficace au sein de la suite Google

Google Drive, c’est évidemment l’incontournable des outils collaboratifs quand il s’agit d’éditer des documents. C’est un outil extrêmement simple et intuitif qui vous permet de partager et modifier tout type de documents en temps réel avec les autres membres de votre équipe.

Le véritable avantage de Google Drive, c’est qu’il fait partie de la suite Google et qu’à ce titre, il s’intègre parfaitement à un grand nombre d’outils que vous utilisez peut-être déjà, de Gmail à Google Calendar.

Le deuxième avantage, c’est son prix, car la suite Google est gratuite et permet d’accéder à tous ses outils.

#3 Microsoft 365 : L’idéal pour les inconditionnels de la suite Office

Microsoft 365, c’est un peu l’équivalent de Google Drive mais pour les utilisateurs de la suite Office. Niveau collaboration, cet outil basé sur le Cloud permet d’éditer des documents avec les autres membres de votre équipe, depuis votre ordinateur ou depuis leur application mobile.

Le vrai plus, c’est l’intégration avec Microsoft Teams, l’outil de visio-conférence, qui vous permet de partager ensuite tous ces documents collaboratifs lors de vos réunions.

La grille tarifaire est un peu complexe à appréhender mais globalement, pour les entreprises, le 1er plan est autour de 5 euros/mois et donne accès à l’ensemble des outils de la suite Microsoft.

#4 Miro : Le tableau blanc virtuel collaboratif qui ravira les habitués comme les non-initiés

Miro n’est pas le plus classique des plateformes collaboratives. Il propose en effet un tableau blanc sur lequel peuvent travailler plusieurs personnes simultanément: elles y ajoutent des fichiers et images, peuvent dessiner, épingler des notes, etc.

Le vrai plus, outre ce design attrayant, c’est la possibilité de passer des appels via Miro en ayant le tableau sous les yeux pour pouvoir échanger avec vos collaborateurs sur les différentes informations du tableau.

La version gratuite de Miro est assez intéressante dans la mesure où elle n’a aucune limite d’utilisateurs. En revanche, elle ne propose que 3 tableaux, contrairement au 1er plan payant à 8$/mois/membre, qui offre un nombre illimité de tableaux mais aussi des fonctions de personnalisation des tableaux plus avancées.

#5 Canva : La galerie de templates collaborative idéale pour les équipes communication

Canva est un outil de création de documents assez connu pour faire de belles présentations, mais ils ont également des fonctionnalités assez puissantes de gestion de templates.

C’est idéal pour une équipe de communication pour gérer tout ce qui est produit par toutes les autres équipes: ils peuvent ainsi leur fournir très facilement les templates et charte graphique appropriés.

Niveau tarifs, la version gratuite de Canva est assez poussée mais elle est limitée au niveau des designs proposés. Les équipes auront plutôt intérêt à se tourner vers la version payante, à partir de 109,99 euros/an/personne qui déverrouille toutes les limites du plan gratuit.

Top 5 des outils de collaboration pour mieux communiquer

#1 Slack : Le logiciel incontournable pour une communication sans accroc

Quand on pense outil de communication en entreprise, difficile de ne pas mentionner Slack. Cette plateforme collaborative est très populaire, et à juste titre: elle permet de simplifier les échanges avec vos équipes en les répartissant dans différents canaux selon le sujet.

Slack est hyper intuitive: les intégrations avec Google Drive vous permettent de glisser-déposer des documents, et Slack intègre aussi des applications Web telles que Trello.

Mais l’immense force de Slack c’est sa popularité auprès des communautés de développeurs, qui ont créé énormément d’applications pour enrichir l’expérience Slack. Un des usages très classiques est le Slackbot: il s’agit d’un robot qui envoie automatiquement un message sur Slack quand certaines conditions sont remplies. Par exemple, pour notifier vos équipes commerciales (voire directement la bonne personne) lorsqu’un formulaire est rempli sur votre site, ou bien pour notifier vos équipes de support client à chaque fois qu’un avis client est déposé sur une plateforme publique comme Google Maps ou Trustpilot.

Niveau tarifs, la version gratuite conviendra très bien aux petites équipes avec des fonctionnalités assez basiques de communication. Sinon, il vous faudra passer aux plans payants, à partir de 6,25 euros/personne/mois pour déverrouiller toutes les limites d’utilisateurs.

#2 Microsoft Teams : La communication attrayante et simplifiée au sein de la suite Office

Microsoft Teams offre une très bonne alternative à Slack pour les inconditionnels de la suite Office. C’est un outil robuste de communication qui va s’intégrer à toutes vos applications, de Word à Skype Business, sans oublier Microsoft 365.

C’est donc un outil tout-en-un, et qui se différencie de ses concurrents avec une option de visio-conférence extrêmement convaincante, qui peuvent être lancées directement depuis le chat.

La version gratuite de Microsoft Teams convient très bien comme outil de communication interne, mais si vous souhaitez profiter en plus d’un véritable outil de visioconférence, alors le forfait payant, à partir de 4$/mois/utilisateur, est plus adapté car il débloque toutes les limites de temps et d’utilisateurs.

#3 Loom: L’idéal pour résoudre des problèmes internes en un temps record

Chez Salesdorado, on utilise beaucoup l’extension chrome de Loom pour régler de manière très efficace nos problèmes internes. Cet outil permet en effet d’enregistrer des vidéos depuis votre ordinateur et ensuite de les partager grâce à un simple lien.

C’est l’outil idéal pour favoriser l’apprentissage à distance et pour transmettre des informations très rapidement grâce à une simple vidéo!

Niveau tarifs, Loom propose une version freemium limitée à 25 utilisateurs, 100 vidéos et 5 minutes maximum pour chacune de ces vidéos. Il faudra ensuite opter pour le plan payant, à 8$ par mois.

#4 tl;dv : L’enregistreur de réunions qui vous fait gagner un temps précieux

Tl;dv est une extension Chrome très utile qui enregistre et transcrit vos réunions google meet & Zoom tout en vous permettant d’y ajouter des notes.

Dans les fonctionnalités-clés, vous pouvez horodater les moments importants de la réunion en direct, et partager instantanément des résumés entièrement contextualisés avec votre équipe pour qu’elle puisse rattraper son retard en quelques minutes.

L’avantage de cet outil est que sa version gratuite est extrêmement complète. Ils proposent également une version premium à 20$/mois/utilisateur qui donne à des fonctions très poussées d’enregistrement, mais pas forcément nécessaires aux plus petites équipes.

#5 Claap : Le petit nouveau du marché qui va rendre votre communication limpide

Claap est une start-up française qui a lancé son outil de collaboration à distance: c’est un savant mélange entre Slack et Loom, et l’outil se base sur la communication asynchrone des entreprises.

En bref, c’est une plateforme collaborative où vous partagez des vidéos enregistrées de votre travail avec votre équipe, et chacun peut ensuite les annoter, et y répondre par une autre vidéo en asynchrone. L’idée, c’est d’aller beaucoup plus loin que les conversations écrites ou appels vidéos.

Le plan gratuit est très complet, mais les vidéos sont limitées à 15 minutes. Les versions payantes démarrent à 10$/mois/utilisateur.