Característica esencial de los programas de gestión de proyectos, el método Kanban permite visualizar las tareas y etapas de un proyecto en forma de una tabla más o menos avanzada, cuya versión más básica ofrece columnas de “por hacer”, “en curso” y “completado”.
Con los tableros Kanban, puede visualizar y gestionar el flujo de trabajo, mejorar la colaboración haciendo explícitos los procesos y establecer bucles de retroalimentación.
Por lo tanto, esta funcionalidad está presente en la mayoría de los programas de gestión de proyectos. Pero no todos lo ofrecen con la misma profundidad funcional.
En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el método y el software Kanban.
Sommaire
El método Kanban: definición, principios y beneficios
¿Qué es el método Kanban?
Kanban es un método de gestión de flujos de trabajo que pretende mejorar la eficiencia de las organizaciones. Permite visualizar el trabajo y mejorar su rendimiento continuamente.
El origen del método es japonés. Procede de las fábricas de Toyota, que desarrollaron una nueva organización del trabajo “justo a tiempo” en la década de 1950.
Aplicado a las organizaciones que venden servicios, su objetivo es permitir la visualización de tareas e hitos en forma de Kanban (“tablero visual” en japonés).
Los principios clave del método Kanban
El método Kanban se basa en 3 principios clave:
- Las necesidades y expectativas del cliente son lo primero: el cliente debe estar en el centro de su organización y ser el destinatario final de las mejoras internas que se implementen.
- Gestionar y controlar el trabajo, no los agentes: Al mejorar la gestión de su trabajo, sus agentes ganarán en autonomía y se organizarán de forma más eficaz.
- Mejora continua y periódica del sistema de servicios ofrecido: El servicio ofrecido a sus clientes debe evolucionar y mejorar siempre. Por lo tanto, debe revisar periódicamente su oferta de servicios y sus políticas internas de gestión del trabajo.
Las ventajas del método Kanban
Los principios clave del método Kanban se pueden desglosar en buenas prácticas a aplicar para una buena gestión de su flujo de trabajo.
- Visualice el flujo de trabajo: Kanban se divide en columnas (sus pasos de trabajo) y tarjetas (sus elementos de trabajo). En primer lugar, hay que identificar todos los pasos para llegar a un resultado. Una vez completada la tarea, se mueve la tarjeta a la siguiente columna.
- Limitar el trabajo en curso: Demasiadas tareas para gestionar al mismo tiempo supondrán una pérdida de tiempo y eficiencia. Se debe establecer un número máximo de elementos de trabajo en las etapas identificadas.
- Gestionar el flujo: una columna no debe ser sobrecargada por otra. Las tarjetas deben moverse entre las columnas a un ritmo predecible y sostenible.
- Hacer explícitas las políticas de procesos: Su proceso de trabajo debe ser definido y comprendido por todos. Al definir un objetivo común, todos pueden actuar de forma independiente para conseguirlo.
- Establecer bucles de retroalimentación (o cadencias): garantizan una respuesta adecuada al cambio mediante la participación de las partes interesadas. Una cadencia puede ser una reunión diaria del equipo Kanban para revisar los procesos.
- Mejorar en colaboración: Todos los miembros de su organización deben participar en los cambios que se van a aplicar, para garantizar su aceptación y eficacia.
Consejos de Salesdorado
El método Kanban es un proceso evolutivo: casi el 40% de las organizaciones que lo utilizan afirman que siguen aprendiendo tras su adopción. Así que no se preocupe demasiado, ya que es un método probado a medio y largo plazo.
Software Kanban: Características principales y funcionamiento
Además de permitir el acceso remoto a los datos internos de todos sus agentes, y de ser más seguro que un método basado en el papel, el software Kanban permite una mejora continua en la gestión de su flujo de trabajo.
Consolidación de la información: La información se centraliza y se clasifica según las herramientas Kanban disponibles.
- Swimlanes: Son filas dentro de las tarjetas que proporcionan otro nivel de información sobre el trabajo en curso.
- Clases de servicio: Es una herramienta para clasificar los elementos de trabajo según su prioridad o urgencia en la realización.
- Subtareas: Subdividir las tareas en varias tareas a realizar.
Actualizaciones de estado en tiempo real: No es necesario sincronizar, todo se actualiza automáticamente en los tableros de todos los miembros del equipo.
- Estado: Esta herramienta define el estado de una tarea dentro de su carril de natación (por hacer, en curso o completada).
- Subestado: Algunos programas ofrecen la posibilidad de añadir subestados a las tareas actuales.
Análisis del flujo: las herramientas de software Kanban proporcionan informes en tiempo real de sus datos.
- Dependencias de las tareas: permite definir y hacer un seguimiento de las complejas relaciones entre las tareas dentro de los proyectos.
- Método ágil de métricas accionables: mejorar la previsibilidad para garantizar un flujo continuo de trabajo en equipo.
- Tiempo de entrega y tiempo de ciclo: El primero es el tiempo que se tarda en completar un producto a partir de la solicitud del cliente. El segundo es el tiempo de finalización del producto desde el inicio del proceso de trabajo interno.
Integraciones: El software le permite integrar sus tableros Kanban con su bandeja de entrada de correo electrónico, su CRM u otro software utilizado por su equipo. Algunos programas informáticos también son compatibles con otros métodos ágiles de organización del trabajo (por ejemplo, Monday o Jira).
Automatización de las reglas de gestión del trabajo: Puede elegir combinaciones de acciones a realizar (como Si-Entonces) para activar recordatorios, cambiar automáticamente una tarjeta de columna o bloquear una tarjeta hasta que se complete una tarea.
Los 10 mejores programas de Kanban
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#1 Trello: El líder indiscutible de Kanban
Construido directamente en torno al método del tablero Kanban, Trello es el software de gestión de proyectos líder en este campo.
Dedicado a procesos lineales sencillos, Trello ofrece una práctica vista de Kanban con sintaxis de marcado y la posibilidad de crear plantillas de varios niveles en las tarjetas, lo que supone un gran ahorro de tiempo.
Sin embargo, esta herramienta no es la más adecuada para los procesos complejos: impone la vista Kanban sin ninguna posibilidad real de personalización. La visualización del estado o la prioridad de las tareas también es limitada, lo que impide tener una visión global del proyecto.
Trello es rápidamente limitado para los equipos que necesitan gestionar las dependencias entre las tareas, y que necesitan más comunicación: la herramienta sólo permite la comunicación a través de los comentarios dentro de las tareas, y a través de las notificaciones.
En cuanto a los precios, Trello ofrece un plan gratuito muy generoso, con funciones deautomatización, sin límite de usuarios y sin límite de tableros. El único límite es el número de tablas que puedes tener, y algunas características.
Trello ofrece diferentes versiones de pago que superan las limitaciones de la versión gratuita: una versión Standard a 6 dólares al mes por usuario, una versión Premium a 12,50 dólares al mes y una versión Enterprise a 17,50 dólares al mes.
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#2 Lunes: El método Kanban, por el líder en herramientas de gestión de proyectos
Monday es el software líder en el campo de la gestión de proyectos. Es una solución muy flexible, perfecta para las empresas que buscan una herramienta completa de gestión de proyectos y documentos.
Monday es una de las alternativas más creíbles a Trello en cuanto a software de planificación gratuito. Muy completo, no está construido en torno al método Kanban, y ofrece muchas otras características: calendario, diagrama de Gantt…
Monday ofrece un plan gratuito para hasta 5 usuarios y un plan básico por 8 euros/usuario/mes que desbloquea el número de usuarios. Sin embargo, para acceder a las automatizaciones, a las integraciones y a las diferentes vistas, es necesario pasar al plan estándar.
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#3 Software Jira: uno de los más profundos, con características muy avanzadas
Desarrollado por los editores de software Atlassian, Jira es un software especializado en la gestión de proyectos para equipos ágiles. En particular, ofrece funciones de información muy avanzadas.
Jira ofrece varias herramientas de gestión de proyectos, como Scrum y Kanban. Jira guía a sus usuarios en el proceso de creación de estos tableros, que son altamente personalizables y adaptables a diferentes flujos de trabajo.
Los tableros kanban aprovechan las funciones de información de Jira:
- Diagrama de flujo acumulativo para el seguimiento de problemas y bloqueos en un tablero Kanban
- Los gráficos de control determinan el rendimiento futuro de los ciclos en un tablero Kanban
Jira ofrece 4 planes diferentes. El plan gratuito está limitado a 10 usuarios, pero permite acceder a la mayoría de las funciones, incluidos los tableros Scrum y Kanban.
Los planes Standard (7,50 $/mes/usuario), Premium (14,50 $/mes/usuario) y Enterprise permiten entonces tener más usuarios y acceder a funciones más avanzadas y a la asistencia técnica.
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#4 ProofHub: Una herramienta visual y personalizable con funciones avanzadas
ProofHub es un software de gestión de proyectos visual y personalizable. Completa, ofrece una vista Kanban, pero también diagramas de Gantt, tablas, vistas por tareas…
ProofHub cuenta con un sistema de tablero kanban bastante estándar, que incluye la posibilidad de mostrar el porcentaje de progreso de las tareas de una etapa a otra a través de su software de seguimiento de tareas.
Proof Hub ofrece una prueba gratuita, y dos versiones de pago con un número ilimitado de usuarios: una versión “esencial” a 50 dólares al mes y una versión de “control definitivo” a 99 dólares al mes.
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#5 SwiftKanban: El software accesible y completo, ideal para equipos pequeños y medianos
SwiftKanban es un software desarrollado en torno al método Kanban por la empresa Digité. Fácil de usar, es ideal para equipos pequeños y medianos.
SwiftKanban ofrece tableros kanban personales, de equipo y corporativos. También cuenta con un sistema de métricas predictivas, hojas de ruta y un “motor de similitud” alimentado por inteligencia artificial para evitar la creación de tableros duplicados.
Swift Kanban existe en una versión gratuita: la versión “Equipo”, que propone el uso de 3 tableros Kanban para hasta 10 usuarios, con 5 tipos de tarjetas estándar y 5 tipos de tarjetas personalizables.
El plan “Grupo”, a 7 dólares/mes/usuarios, da acceso a 20 tableros para 50 usuarios y 10 tipos de mapas personalizables. La versión “Enterprise” proporciona acceso a un número ilimitado de usuarios, tableros y tipos de tarjetas por 15 dólares al mes.
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#6 Kanbanize: Ideal para grandes empresas que necesitan visibilidad a largo plazo
Kanbanize es un software de gestión de proyectos basado en el método Kanban. Muy completo y flexible, es ideal para las grandes empresas que necesitan una visión a largo plazo, especialmente gracias a sus funciones de previsión de proyectos.
La herramienta tiene muchas otras funciones, como un módulo de análisis, seguimiento del tiempo, cronograma del proyecto, automatización del flujo de trabajo, informes automáticos y gestión de dependencias.
Kanbanize está disponible como versión estándar gratuita y ya es muy completa, con acceso ilimitado a tableros Kanban y espacios de trabajo, pero con un límite de 1000 usuarios.
La versión empresarial, para la que es necesario contactar con Kanbanize para conocer el precio, elimina el límite de usuarios y proporciona acceso a las funciones más avanzadas y a las ofertas de soporte.
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#7 Teamhood: Una herramienta altamente personalizable, centrada en la colaboración interna
Diseñada en gran medida en torno al método Kanban, Teamhood es una herramienta fácil de aprender y utilizar que se centra en la colaboración interna.
Ofrece muchas características relacionadas con el método Kanban, como swimlanes, e incluso sub-swimlanes, clases de servicio, estado y sub-estado. También cuenta con una sencilla pero potente gestión de dependencias entre tareas.
Los tableros Kanban están disponibles en Teamhood a partir de la versión gratuita. Las versiones “Professional” (12 euros/mes), “Premium” (15 euros/mes) y “Enterprise” ofrecen funciones avanzadas de colaboración e integración.
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#8 SmartSheet : Para los entusiastas de las hojas de cálculo que necesitan funciones avanzadas de colaboración
Smartsheet es un software de gestión de proyectos diseñado en torno a las hojas de cálculo. Está diseñado para estimular la colaboración a través de la compartición de archivos en colaboración y, por lo tanto, es ideal para aquellos que desean colaborar en torno a las hojas de cálculo.
La funcionalidad Kanban de Smartsheet combina eficazmente la eficiencia de una hoja de cálculo con la gestión visual de los plazos. Aprovecha las grandes características de colaboración de la herramienta.
Smartsheet ofrece una prueba gratuita, y está disponible en una versión Pro (a 7 euros al mes), una versión Business (28 euros al mes), y una versión Enterprise, para la que hay que contactar con Smartsheet.
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#9 Microsoft Project: Para usuarios de la suite de Microsoft sin grandes requisitos funcionales
Microsoft Project está vinculado a otros productos de la suite de Microsoft, incluido Teams, que es ideal para la comunicación. Será muy adecuado para quienes estén familiarizados con la suite de Microsoft, si no tienen grandes requisitos funcionales y no necesitan una visión a largo plazo.
Microsoft project no está diseñado en torno al método Kanban y, por tanto, no tiene funcionalidades muy avanzadas en este ámbito, pero ofrece muchas otras funcionalidades, como diagramas de Gantt, informes, hojas de ruta, etc.
Los tableros kanban están disponibles en Microsoft Project Plan 1, a 8,40 euros/mes/usuario. Los planes 2 (a 25,30 euros/mes) y 3 (a 46,40 euros/mes) ofrecen funciones más avanzadas, como la gestión de recursos y la atención al cliente.
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#10 Asana: Ideal para aquellos que necesitan visualizaciones claras primero
Asana es un software de gestión de proyectos muy completo. Ofrece vistas de tablero Kanban, pero también listas, diagramas de Gantt y líneas de tiempo… A diferencia de Trello, Asana hace que las diferentes vistas (tablero Kanban, listas, línea de tiempo y calendario) se comuniquen entre sí.
Asana es muy personalizable, sobre todo a nivel de Kanban: puedes personalizar las tareas y priorizarlas según su estado (pendiente, en curso, en espera de aprobación) o su prioridad (baja, media, alta).
La versión gratuita de Asana ya ofrece tableros Kanban. Limitado a 15 usuarios, es bastante completo, con un número ilimitado de proyectos y acceso a todas las vistas e integraciones.
A partir de 10,99 euros/usuario/mes, las versiones de pago de Asana ofrecen funciones avanzadas, como laautomatización y los informes, pero son más caras que las de la competencia.
Asana ofrece una versión completamente gratuita: ¡no dudes en probarla!
Muchas gracias por presentar el método Kanban. Este método me parece una elección brillante cuando se trata de mejorar la productividad.