Los 10 mejores métodos de gestión de proyectos

La gestión de proyectos está en el corazón de cualquier organización, sea cual sea su tamaño, sector o ubicación. Desde un proyecto de construcción hasta la organización de un evento, pasando por el desarrollo de un software, si no se sigue un método de gestión riguroso, no se obtienen los resultados esperados.

En la actualidad existen varios métodos muy conocidos: muchos están familiarizados con los “equipos ágiles” o el tablero Kanban. Pero sigue siendo necesario dominarlos y elegir el o los más adaptados a su estructura y a su proyecto.

En este artículo, repasamos 10 métodos esenciales de gestión de proyectos y le damos las claves para identificar cuál debe adoptar.

Los 3 enfoques clave de la gestión de proyectos: Waterfall, Agile o Lean

En la gestión de proyectos, es habitual confundir los enfoques con las metodologías utilizadas para aplicarlos.

Aunque todavía se debate entre los académicos, en Salesdorado hemos optado por dividir la gestión de proyectos en 3 enfoques principales, que luego se asocian a diferentes metodologías de implementación.

Método de cascada: planificación y previsibilidad

Este método suele asociarse a la forma más tradicional de dirigir y gestionar un proyecto.

• El principio: el director del proyecto establece un plan de proyecto transparente con un calendario y una asignación de recursos muy precisos. Cada etapa está asociada a un calendario, a una técnica para llevar a cabo el proyecto y a los colaboradores. El enfoque aquí es secuencial, las etapas se suceden y nunca se superponen (como una cascada).
• Cuando es poderoso: Este enfoque es muy útil en sectores en los que es muy poco probable que cambie el producto final previsto (por ejemplo, en el sector de la construcción). Es ideal para proyectos de gran envergadura con múltiples partes interesadas, para garantizar que la multiplicación de elementos intermedios no perjudique el éxito del proyecto y los resultados esperados.
• Limitaciones: Este método no es compatible con proyectos que sufren múltiples cambios y reorientaciones. Su método, muy descendente, puede no ser adecuado para estructuras con hábitos de trabajo colaborativo. Y en este marco, la relación con el cliente se reduce a un punto de establecimiento de expectativas en la fase previa, y a la entrega del producto/servicio, por lo que hay poca interacción.

El método ágil: colaboración y flexibilidad

El nacimiento del método Agile está estrechamente ligado al del sector del desarrollo de software. Más concretamente, los límites del método de cascada frente a la realidad del desarrollo de software.

• El principio: la idea del método ágil es adoptar el enfoque opuesto a la gestión de proyectos en cascada. Aquí, la atención se centra en mejorar la comunicación dentro de los equipos, para entregar más rápido y con mejor calidad. Se sigue un proceso iterativo (cíclico) que valora la implicación de los individuos en la (re)definición constante de los pasos restantes para llegar al resultado final esperado. El propio resultado final esperado evoluciona constantemente. Elegimos poner un botón ahí, luego nos damos cuenta de que no funcionará bien con otro botón, así que tenemos que ponerlo ahí en su lugar, etc.
• Cuando es poderoso: Se trata de un método ideal para las actividades que son intrínsecamente imprevisibles y en las que es difícil predecir de antemano el alcance total del proceso. Por ello, este método suele ser muy popular en los sectores del marketing, la informática o los eventos.
• Limitaciones: Es un método que implica estar en constante y estrecha colaboración con todas las partes interesadas y que impone una abundante (y larga) comunicación. Por otro lado, lo ágil implica una gran autonomía para todas las personas involucradas en el proyecto. Esto está muy lejos de la visión “Think / Do” del siglo XX. Es fundamentalmente un modelo elitista que no se adaptará a todas las organizaciones. Por último, es evidente que el método ágil es muy difícil de aplicar en contextos de gran inversión. En realidad no se puede “iterar” en la construcción de una central eléctrica: o se vierte el hormigón o no se hace, pero no se puede hacer a medias y cambiar de opinión o de enfoque.

El método Lean: optimización y seguimiento de la calidad

El enfoque Lean procede del mundo de la industria. Nació del proceso de mejora de la cadena de producción en las fábricas de Toyota en Japón en los años 50, con una consigna: eliminar todo lo que no genera directamente valor para el cliente final.

• El principio: Este enfoque se basa en un control preciso y permanente de la calidad del producto o servicio final esperado. La idea es optimizar el proceso para conseguir más con menos esfuerzo. Para ello, se trata de eliminar el despilfarro (de tiempo o recursos), las irregularidades en el proceso y el riesgo de sobrecarga (de recursos financieros y humanos). Las soluciones encontradas deben mantenerse para garantizar una mejora continua.
• Cuando es poderoso: Se trata de un planteamiento hecho para proyectos muy grandes con procesos ya establecidos que es poco probable que cambien. Por tanto, se encuentra de forma natural en la industria (plantas de fabricación de productos), que siguen el proceso de la cadena de montaje y tienen interés en la similitud de los productos acabados.
• Limitaciones: En la práctica, es un método que corresponde más bien a un determinado sector de actividad (la fabricación de productos idénticos) y a una organización concreta (el trabajo en cadena o el modo de trabajo asociado).

Las 5 principales metodologías de gestión de proyectos en cascada

#1 La cascada clásica: sencilla y eficaz

Este es el enfoque tradicional de la cascada: el proyecto se divide en fases lineales, y cada fase debe completarse para desencadenar el inicio de la siguiente.

La herramienta más utilizada para este método es el diagrama de Gantt. Permite visualizar todo el proyecto e identificar los hitos (o pasos clave) que desbloquean las siguientes fases.

¿Para quién? Equipos que trabajan en proyectos muy estructurados y predefinidos (sector de la construcción o plantas de fabricación).

#2 El camino crítico: cartografía para proyectos complejos

Se basa en el modelo del enfoque Waterfall y en la interdependencia de las fases del proyecto, pero incluye una sutileza adicional.

La idea es secuenciar las fases del proyecto en tareas con resultados intermedios asociados. Por lo tanto, cada transición de una fase a la siguiente implica que estos productos deben entregarse en el plazo previsto para validar la etapa clave.

¿Para quién? Equipos más pequeños, para los que la multiplicación de entregas intermedias no plantea problemas de organización. En general, se trata de un método para proyectos pequeños y medianos.

#3 La cadena crítica: detalles para la eficiencia

Este método está estrechamente relacionado con el método del camino crítico, pero incluye un nivel de detalle adicional.

La idea es que cada tarea a realizar esté asociada a un entregable (como en el método del camino crítico), pero también a un calendario preciso y a un presupuesto asignado. Este método permite controlar con precisión cualquier exceso de gasto de recursos y distribuir mejor la carga de trabajo o reequilibrar el presupuesto.

¿A quién va dirigido? Equipos de cualquier tamaño que tienen importantes necesidades de información a su jerarquía.

#4 El método PERT: centrarse en el impacto

Este método difiere de los demás métodos presentados, ya que se centra en las repercusiones a medio y largo plazo del éxito del proyecto en su entorno.

No se trata de preguntarse cómo llevar a cabo el proyecto, sino cómo realizar el cambio de prácticas necesario en un territorio/comunidad identificado.

Para ello, hay que trazar un mapa de los impactos previos al proyecto (previsión) y hacer un seguimiento de los mismos en función de los resultados (informe). Para ello se puede utilizar el modelo de gráfico GANTT.

¿Para quién? Proyectos vinculados a transformaciones sociales deseadas (desarrollo internacional, sectores de investigación, etc.) y cuyos objetivos son más los cambios de comportamiento que los servicios o productos entregados.

#5 PRINCE2: El método del Gobierno británico

PRINCE2 es la abreviatura de “PRojects IN Controlled Environments” (proyectos en entornos controlados) y fue desarrollado por el gobierno británico para proyectos de TI.

La idea es dividir un proyecto en 7 etapas: desarrollo, definición de la gobernanza, inicio, control del progreso, gestión de los entregables, gestión de los plazos y cierre del proyecto.

¿Para quién? Equipos grandes y con muchas partes interesadas para los que la complejidad y el nivel de detalle requeridos no son arriesgados en términos de gestión de recursos. En la práctica, éste sigue siendo un método muy utilizado en el ámbito de la informática.

Las 5 principales metodologías de gestión de proyectos ágiles

#1 Scrum: La implementación definitiva del enfoque ágil

La idea es dividir los ciclos de los proyectos en fases muy cortas (llamadas “sprints”), que duran de 1 a 2 semanas y en las que participa un número reducido de interesados (10 personas de media).

Cada fase se compone de tareas individuales que no dependen unas de otras y, por lo tanto, permiten un progreso concurrente (a diferencia del enfoque Waterfall).

Para que funcione bien, el proyecto debe estar dirigido por alguien que se encargue de garantizar la comunicación entre todo el personal, mediante reuniones periódicas y revisiones de los progresos.

¿A quién va dirigido? Organizaciones que optan por un enfoque ágil, sea cual sea su tamaño.

#2 Kanban: La visualización primero

A diferencia del método Scrum, Kanban no está definido con precisión en su contenido, por lo que puede aplicarse de forma diferente en distintas estructuras.

La mayoría de las veces esto toma la forma de un tablero Kanban, que se divide en columnas (sus pasos de trabajo) y tarjetas (sus elementos de trabajo). En primer lugar, hay que identificar todos los pasos para llegar a un resultado. Una vez completada la tarea, se mueve la tarjeta a la siguiente columna.

Para que funcionen bien, las columnas no deben sobrecargarse con demasiadas tareas (gestión del flujo) y el ritmo de ejecución debe mejorarse continuamente estableciendo revisiones periódicas del progreso con el equipo del proyecto.

¿Para quién? Todos los equipos, especialmente los que trabajan a distancia. El énfasis en la visualización permite a todos mantener el proyecto en marcha sin demasiada dificultad.

El método Kanban se ha democratizado ampliamente gracias a Trello, una herramienta kanban sencilla y ligera diseñada por Atlassian, una empresa de software australiana que siempre ha sido 100% remota.

#3 Xtreme Programming: Muy eficaz, pero se utiliza con moderación

Este método se ha desarrollado para proyectos de ritmo rápido con plazos muy ajustados. En la práctica, sólo se utiliza en el sector del desarrollo de software.

Este método se basa en 5 valores que sustentan su eficacia:

• la comunicación, que debe adaptarse al tema y a las personas implicadas
• la simplicidad, que debe ser un objetivo permanente para no sobrecargar a los equipos ni perder tiempo o recursos financieros
• retroalimentación constante entre los equipos para mejorar
• Valentía, sobre todo para plantear cualquier problema en la gestión del proyecto y resolverlo lo antes posible
• respeto entre los miembros del equipo del proyecto

¿Para quién? Desarrolladores de software con plantillas reducidas y un calendario apretado que cumplir.

#4 Scrumban: Hibridación para el rendimiento

Este método híbrido se inspira tanto en el método Scrum como en el método Kanban.

La idea es tener a la vez las fases de proyecto muy cortas (sprints) del método Scrum, mientras se entra en el detalle de las tareas individuales a realizar (Kanban). Todo ello con una visualización sencilla y rápidamente comprensible del plan del proyecto, con un sistema de tarjetas y columnas.

De nuevo, como con cualquier método ágil, se requiere una comunicación regular y eficiente entre el personal.

¿A quién va dirigido? Los que se dejan seducir por el enfoque ágil y quieren encontrar el equilibrio adecuado entre la simplicidad del proceso (Scrum) y la claridad del detalle de las tareas (Kanban).

#5 Marco de proyectos adaptables (APF): Adaptabilidad inmejorable

Este método hace hincapié en la capacidad de reaccionar rápidamente y bien a los cambios que puedan producirse en el curso de un proyecto.

Implica dedicar una parte importante de la gestión del proyecto a anticipar posibles riesgos y cambios. Al dedicar una cantidad significativa de tiempo a la fase previa y reevaluar el plan del proyecto (e incluso sus objetivos) según sea necesario, lo imprevisible se convierte en predecible y se aborda con rapidez y eficacia.

¿Para quién? Equipos ágiles que tienen un muy buen hábito de colaboración y una visión clara de sus objetivos, y para los que una modificación casi permanente del plan del proyecto no representa una carga.

Six Sigma: La metodología para aplicar la gestión Lean en la gestión de proyectos

El método SIx Sigma es la variación del enfoque Lean en la gestión de proyectos. Su idea básica es aspirar a la mejora continua de los procesos y eliminar cualquier forma de irregularidad o despilfarro de recursos.

Para aplicarlo, es habitual utilizar el método “DMAIC”, que se desglosa en varias fases: definición del alcance del proyecto, medición de los datos recogidos a lo largo del camino, análisis de las causas de los problemas detectados, mejora basada en el análisis y seguimiento de la sostenibilidad de la mejora.

¿Para quién? Equipos de proyecto que disponen de recursos suficientes para externalizar el análisis de las irregularidades y las recomendaciones de mejora. Está especialmente indicado para equipos grandes con proyectos similares en su desarrollo y objetivos finales.

Para poner las cosas en perspectiva, hemos encontrado esta entrevista con Steve Jobs, que habla de la gestión ajustada y, en particular, de los mecanismos para garantizar un cierto nivel de calidad. No somos muy groupies, pero cuando alguien resume en 3 minutos cientos de posts de Linkedin que apenas tocan la superficie del tema, merece una mención.