As 15 melhores plataformas de colaboração

De acordo com um estudo de 2021 realizado pela Wakefield para a Slack, 79% dos utilizadores afirmam que a sua plataforma de colaboração é muito importante para o seu trabalho.

Mas quando falamos de plataformas colaborativas, estamos a referir-nos a ferramentas de gestão de projectos, comunicação e edição de documentos.

Embora este tipo de solução ofereça um verdadeiro valor acrescentado às equipas que procuram estruturar-se e melhorar a sua comunicação (interna e externa), as plataformas disponíveis no mercado não têm todas as mesmas funcionalidades e, por conseguinte, não satisfazem todas as mesmas necessidades.

É por isso que dividimos as nossas 15 plataformas colaborativas favoritas em três secções, consoante as necessidades da sua organização: ferramentas de gestão de projectos, ferramentas de comunicação e ferramentas de edição de documentos.

Porquê escolher uma plataforma de colaboração?

A comunicação empresarial sempre foi uma verdadeira dor de cabeça. Mas a Covid-19 e a generalização do teletrabalho levaram ao aparecimento de soluções digitais inovadoras para compensar a ausência de reuniões e intercâmbios presenciais.

As plataformas colaborativas têm como objetivo reduzir a utilização do correio eletrónico e a proliferação de reuniões, centralizando a comunicação de modo a torná-la mais rápida e eficiente. Desde 2019, plataformas como o Slack, o MS Teams e o Google Workspace têm vindo a entrar no quotidiano dos colaboradores das empresas.

Apesar de a situação ter regressado à normalidade, estas ferramentas continuam a ser utilizadas por muitas organizações. O estudo realizado para a Slack em 2021 refere que 78% dos decisores de TI afirmam que vão continuar a utilizar este software.

De facto, as plataformas colaborativas respondem a uma necessidade profundamente enraizada de centralizar as trocas no seio das empresas, que as redes sociais das empresas, muito em voga há dez anos, não conseguiam satisfazer.

Como escolher a plataforma de colaboração correcta?

A tendência nos últimos meses tem sido para o sistema operativo(SO) de trabalho. O paralelo deve ser feito com o que se designa por sistema operativo no mundo do software: Windows, Mac OS, Linux, Chrome OS, etc. É a base sobre a qual todos os outros softwares são construídos e instalados.

O sonho seria um software que reunisse todas as comunicações, gestão de projectos e documentos de uma empresa – um espaço de trabalho digital.

Mas a ideia de que uma ferramenta pode, de repente, tornar eficientes todas as suas comunicações comerciais é um pouco exagerada.

Na vida real, é melhor detalhar as suas necessidades em termos dos seus problemas internos existentes, para encontrar a ferramenta que lhe dará as melhores soluções:

• A integração de novos membros na sua equipa de projeto é uma verdadeira dor de cabeça? As plataformas especializadas na gestão de projectos são as mais indicadas para si(Monday, Wrike).
• Está a ter problemas em centralizar todos os seus dados? Recorrer a plataformas dedicadas à gestão de documentos internos(Notion, Google Drive).
• Não consegue encontrar o seu caminho através das conversas provenientes dos seus diferentes canais de comunicação? A solução ideal seria uma plataforma dedicada a melhorar os seus intercâmbios (Slack, Microsoft Teams).

As 5 principais plataformas de colaboração para uma melhor gestão de projectos

#1 Segunda-feira: O líder indiscutível da gestão de projectos

Na Salesdorado, consideramos que o Monday é o líder na gestão de projectos: é um excelente software que oferece uma vasta gama de funcionalidades (integrações, ferramentas de planeamento, etc.), incluindo funções de colaboração avançadas.

O Monday oferece um painel de controlo colaborativo, com funções bastante avançadas, como a capacidade de apresentar o horário de toda a sua equipa durante um período de tempo definido (é também um excelente software de controlo de tempo).

A versão gratuita do Monday Projects permite a utilização de ferramentas de brainstorming e planeamento por 2 colaboradores e até 1000 tarefas.

A versão paga, que começa em 9 euros/mês/utilizador, permite-lhe beneficiar de um número ilimitado de visitantes gratuitos, de tarefas e projectos ilimitados, bem como de várias visualizações do projeto em formato Kanban, painel de controlo ou calendário.

#2 Clickup: O concorrente da moda de Silicon Valley

No que diz respeito àsferramentas gratuitas de gestão de projectos, o Clickup é uma das melhores soluções do mercado: o plano gratuito oferece funcionalidades bastante avançadas (integrações, automatizações, etc.) para um número ilimitado de projectos e utilizadores.

E é ainda melhor porque o Clickup também oferece algumas funcionalidades de colaboração excelentes: quadros interactivos, mensagens instantâneas, software Gantt para mostrar as dependências entre diferentes projectos, para citar apenas algumas.

O plano gratuito é funcionalmente muito avançado, mas está limitado a 100 MB de armazenamento. Depois disso, é $5/mês/utilizador para o primeiro plano pago.

#3 Wrike: A máquina grande e completa

O Wrike é um pacote de software de gestão de projectos que lançou recentemente uma gama de funções de colaboração avançadas, ideais para projectos complexos que envolvem várias equipas diferentes.

O que é que faz a diferença? Características de segurança ultra-avançadas para um pacote de software que ainda é bastante fácil de aprender, e funções de planeamento bastante avançadas.

O Wrike oferece um plano gratuito que é funcional, mas limitado a 2 GB de armazenamento por conta, depois um plano 1 a 9,8 dólares/mês/utilizador com mais funções de integração e automatização e um plano Business a 24,80 dólares/mês/utilizador.

#4 Basecamp: O único software de taxa fixa do mercado

O Basecamp é um veterano da gestão de projectos e, como tal, oferece uma série de funcionalidades de colaboração que são muito práticas para equipas pequenas e grandes.

As principais características incluem ferramentas avançadas de mensagens instantâneas para sessões de brainstorming, bem como check-ins automáticos que enviam perguntas ao seu pessoal como “Como está a correr a campanha de marketing?

O plano gratuito do Basecamp está limitado a 3 projectos, 20 utilizadores e 1 Gb de armazenamento. O Basecamp é único na medida em que existe apenas um plano de pagamento de 99 dólares/mês para aceder a todas as funções do software, sem limites de utilizadores ou projectos.

#5 Trabalho de equipa: Ideal para agências e empresas de serviços

O Teamwork é a plataforma de colaboração ideal para agências e empresas de serviços. Pode facilmente acompanhar os projectos dos diferentes membros da sua equipa e planear em conjunto as tarefas a realizar.

O mais? A sua aplicação de mensagens instantâneas é adequada para a colaboração interna e externa. O Basecamp também oferece um espaço onde pode partilhar as suas ideias e pedir feedback a outros membros da sua equipa.

A versão gratuita do Teamwork está limitada a 5 utilizadores, mas permite-lhe utilizar todas as ferramentas básicas de colaboração. Para desbloquear este limite, pode atualizar para a versão paga de 10 euros/mês.

As 5 principais ferramentas de colaboração para uma melhor gestão de documentos

#1 Notion: O líder inovador que dinamiza os seus documentos

O Notion é uma das nossas plataformas de colaboração favoritas. E por uma boa razão: elimina completamente a noção de um documento estático. Cria-se um espaço de trabalho, gerem-se regras de acesso e constrói-se uma verdadeira arquitetura navegável para aceder a uma determinada página ou tabela (o equivalente a um documento).

É um pacote de software modular e tudo-em-um que é realmente ideal para reunir todas as informações da sua empresa no mesmo espaço de trabalho colaborativo, com a possibilidade de várias pessoas trabalharem nos seus documentos, calendários, tabelas kanban, etc.

No entanto, a sua versão gratuita foi concebida como uma ferramenta individual, com um número ilimitado de páginas e blocos, mas que só pode ser partilhada com um máximo de 5 utilizadores.

Se procura uma plataforma de colaboração acima de tudo, recomendamos a versão paga a partir de $4/mês, que lhe dá acesso a espaços de trabalho colaborativos e a um número ilimitado de convidados.

#2 Google Drive: partilha eficiente de documentos no pacote Google

O Google Drive é obviamente a ferramenta de colaboração essencial quando se trata de editar documentos. É uma ferramenta extremamente simples e intuitiva que lhe permite partilhar e modificar todo o tipo de documentos em tempo real com outros membros da sua equipa.

A verdadeira vantagem do Google Drive é que faz parte do pacote Google e, como tal, integra-se perfeitamente com muitas das ferramentas que já utiliza, desde o Gmail ao Google Calendar.

A segunda vantagem é o preço, porque o pacote Google é gratuito e dá-lhe acesso a todas as suas ferramentas.

#3 Microsoft 365: Ideal para os fãs do pacote Office

O Microsoft 365 é o equivalente ao Google Drive para os utilizadores do pacote Office. Em termos de colaboração, esta ferramenta baseada na nuvem permite-lhe editar documentos com outros membros da sua equipa, a partir do seu computador ou da sua aplicação móvel.

O verdadeiro bónus é a integração com o Microsoft Teams, aferramenta de videoconferência que lhe permite partilhar todos estes documentos colaborativos durante as suas reuniões.

A lista de preços é um pouco complexa de entender, mas, em geral, para as empresas, o primeiro plano ronda os 5 euros/mês e dá acesso a todas as ferramentas do pacote Microsoft.

#4 Miro: O quadro branco virtual colaborativo que fará as delícias de utilizadores habituais e principiantes

O Miro não é a mais clássica das plataformas de colaboração. Oferece um quadro branco no qual várias pessoas podem trabalhar em simultâneo: podem adicionar ficheiros e imagens, desenhar, colocar notas, etc.

O verdadeiro bónus, para além do design atrativo, é a possibilidade de fazer chamadas através do Miro com o painel à sua frente, para que possa discutir com os seus colegas as várias informações apresentadas no painel.

A versão gratuita do Miro é bastante interessante na medida em que não tem limite para o número de utilizadores. No entanto, apenas oferece 3 ecrãs, ao contrário do primeiro plano pago a $8/mês/membro, que oferece um número ilimitado de ecrãs, bem como funções de personalização de ecrãs mais avançadas.

#5 Canva: A galeria de modelos colaborativos ideal para equipas de comunicação

O Canva é uma ferramenta de criação de documentos bem conhecida por fazer apresentações bonitas, mas também tem algumas funcionalidades de gestão de modelos bastante poderosas.

É ideal para uma equipa de comunicação gerir tudo o que é produzido por todas as outras equipas: podem facilmente fornecer-lhes os modelos adequados e as directrizes gráficas.

Em termos de preços, a versão gratuita do Canva é bastante avançada, mas limitada em termos dos designs que oferece. É preferível que as equipas optem pela versão paga, a partir de 109,99 euros/ano/pessoa, que desbloqueia todos os limites do plano gratuito.

As 5 principais ferramentas de colaboração para uma melhor comunicação

#1 Slack: o software essencial para uma comunicação fluida

Quando se pensa em ferramentas de comunicação empresarial, é difícil não mencionar o Slack. Esta plataforma de colaboração é muito popular, e com razão: simplifica os intercâmbios com as suas equipas, dividindo-os em diferentes canais, consoante o assunto.

O Slack é super-intuitivo: as integrações com o Google Drive permitem-lhe arrastar e largar documentos, e o Slack também integra aplicações Web como o Trello.

Mas a maior força do Slack é a sua popularidade junto das comunidades de programadores, que criaram um grande número de aplicações para melhorar a experiência do Slack. Uma utilização muito clássica é o Slackbot: trata-se de um robô que envia automaticamente uma mensagem no Slack quando são cumpridas determinadas condições. Por exemplo, para notificar as suas equipas de vendas (ou mesmo a pessoa certa diretamente) quando um formulário é preenchido no seu sítio, ou para notificar as suas equipas de apoio ao cliente sempre que uma avaliação de um cliente é publicada numa plataforma pública como o Google Maps ou o Trustpilot.

Em termos de preços, a versão gratuita é ideal para pequenas equipas com funções de comunicação bastante básicas. Caso contrário, terá de mudar para os planos pagos, a partir de 6,25 euros/pessoa/mês, para desbloquear todos os limites de utilizador.

#2 Microsoft Teams: comunicação atractiva e simplificada no pacote Office

O Microsoft Teams é uma excelente alternativa ao Slack para os fãs do pacote Office. É uma ferramenta de comunicação robusta que se integrará com todas as suas aplicações, do Word ao Skype Business, sem esquecer o Microsoft 365.

Trata-se, portanto, de uma ferramenta tudo-em-um, que se destaca da concorrência com uma opção de videoconferência extremamente convincente, que pode ser iniciada diretamente a partir do chat.

A versão gratuita do Microsoft Teams é muito adequada como ferramenta de comunicação interna, mas se também quiser tirar partido de uma verdadeira ferramenta de videoconferência, então o pacote pago, a partir de $4/mês/utilizador, é mais adequado porque desbloqueia todos os limites de tempo e de utilizador.

#3 Loom: Ideal para resolver problemas internos em tempo recorde

Na Salesdorado, utilizamos muito aextensão cromada Loom para resolver os nossos problemas internos de forma muito eficiente. Esta ferramenta permite-lhe gravar vídeos a partir do seu computador e depois partilhá-los através de uma simples ligação.

É a ferramenta ideal para promover o ensino à distância e transmitir informações muito rapidamente através de um simples vídeo!

Em termos de preços, a Loom oferece uma versão freemium limitada a 25 utilizadores, 100 vídeos e um máximo de 5 minutos para cada vídeo. Terá então de optar pelo plano pago, a 8 dólares por mês.

#4 tl;dv : O gravador de reuniões que lhe permite poupar tempo precioso

Tl;dv é uma extensão útil do Chrome que grava e transcreve as suas reuniões do Google Meet & Zoom e permite-lhe adicionar notas.

As principais características incluem a capacidade de marcar a hora de momentos importantes da reunião em direto e de partilhar instantaneamente resumos totalmente contextualizados com a sua equipa, para que esta possa atualizar-se em minutos.

A vantagem desta ferramenta é que a versão gratuita é extremamente completa. Também oferecem uma versão premium a $20/mês/utilizador, que dá acesso a funções de gravação muito avançadas, mas que não são necessariamente necessárias para equipas mais pequenas.

#5 Claap: O novo miúdo do bairro que vai tornar as suas comunicações muito claras

Claap é uma start-up francesa que lançou a sua ferramenta de colaboração remota: é uma mistura inteligente entre Slack e Loom, e a ferramenta baseia-se na comunicação empresarial assíncrona.

Em suma, é uma plataforma de colaboração onde partilha vídeos gravados do seu trabalho com a sua equipa, e todos podem depois fazer anotações e responder com outro vídeo de forma assíncrona. A ideia é ir muito mais longe do que as conversas escritas ou as videochamadas.

O plano gratuito é muito completo, mas os vídeos estão limitados a 15 minutos. As versões pagas começam em $10/mês/utilizador.