Top 10 Des Agences évènementielles

Que ce soit pour renforcer la cohésion des équipes, lancer un produit ou une opération de communication, ou préparer un salon professionnel organiser des évènements mémorables est indispensable pour une entreprise.

Pour cela, on peut compter sur des agences événementielles, que vous choisissez selon le degré d’expertise mais aussi le coût.

Pour vous aider, on vous a préparé un top 10 de ces agences évènementielles !

Top 10 des agences évènementielles : le tableau comparatif

1. Atmosphère Communication, l’agence évènementielle au service des entreprises

Atmosphère est une agence de communication globale avec une branche “évènementiel”. Elle organise des events sur mesures pour votre entreprise, jusqu’à 2 000 personnes. L’avantage de l’agence est qu’en plus d’organiser les évènements, elle vous aide à communiquer efficacement dessus !

L’équipe est installée à Angers et l’agence intervient dans tout le Grand Ouest et à Paris. Elle a notamment travaillé pour Opel et l’Union Agricole du Pays de Loire.

Atmosphère propose des évènements de réceptions, team building, congrès, assemblées générales et séminaires. Des formations sur la communication événementielle sont également proposées.

2. 1788, l’agence spécialisée création, events et conseil pour révolutionner l’évènementiel

1788 est une jeune pousse du milieu de l’évènementiel. L’objectif de l’agence est de surprendre le client pour rendre l’événement mémorable.

L’agence est présente à Paris et a déjà travaillé pour Danette, Levi’s et Relais & Châteaux.

1788 organise tout type d’événement (compétitions sportives, concours, happenings) qui peuvent toucher jusqu’à plusieurs millions de personnes.

3. Weezup, l’agence experte en organisation d’évènements physiques et virtuels

Weezup, c’est l’agence qui se donne pour mission d’impulser une véritable dynamique collective. Créativité, coopération et agilité sont les maîtres mots de Weezup.

L’agence est présente à Rennes et officie dans toute la France. Ses clients ? Enedis et Unexo, branche du Crédit Agricole.

Weezup est spécialiste de l’organisation d’évènements internes à l’entreprise, des séminaires aux  ateliers de coopération et de management.

4. Unexpected, pour concevoir des expériences événementielles uniques

Unexpected crée des événements uniques pour les entreprises. L’agence conseille, conçoit et produit des temps forts physiques et digitaux.

Présente à Paris, l’agence a notamment organisé des soirées et célébrations pour Generali, DocuSign et Sqorus.

Summer party, kick off, gala, lancement produit, Unexpected sait organiser des events mémorables pour votre entreprise. L’agence produit également des évènements digitaux comme des plateaux TV et team building 100% distanciel.

5. Event If, pour l’organisation et la mise en place d’événements d’entreprise, commerciaux, culturels et sportifs

Event’If organise des évènements marquants à destination des entreprises. L’agence met particulièrement l’accent sur la réactivité et le respect des cahiers des charges des clients.

L’agence dispose de 7 collaborateurs travaillant à Paris. Elle a organisé plus de 200 événements en 2021 ! L’agence a de solides références comme Sodexo, Engie, Axa et Orange.

Les events couramment organisés par Event’If regroupent des salons professionnels, des événements team buildings, du street marketing, des séminaires et des soirées d’entreprises dans toute la France.

6. Animation-Innovation, l’animation et l’innovation au service de l’évènementiel

Animation-Innovation met la technologie et l’innovation au cœur de ses événements. Réalité virtuelle, robotique, hologrammes, l’agence sait attiser la curiosité du public lors d’events exceptionnels.

Les 8 collaborateurs de l’agence sont présents à Paris depuis 15 ans. Animation-Innovation a travaillé avec les plus grands comme L’Oréal, BMW, LVMH et Sanofi.

L’agence s’appuie sur des drones, des numérisations 3D, des hologrammes et des robots pour organiser des évènements comme vous n’en avez jamais vus !

7. YE, l’agence de communication et organisation d’évènements internes et externes

YE est une agence de communication, d’événementiel, de création et de webmarketing. Elle se sert de ses diverses compétences pour organiser des évènements sur mesures s’accompagnant d’une stratégie de communication efficace.

L’agence est présente depuis 2012 à Toulouse et a travaillé avec Orange, Thalès et la Société Générale.

Soirées d’entreprise, lancements de produits, séminaires et voyages, YE sait organiser des évènements mémorables qui renforcent la cohésion de votre entreprise.

8. E-Inside, l’agence experte événementiel, audiovisuel et expositions

E-Inside, c’est l’agence spécialiste de l’évènementiel, l’audiovisuel et l’exposition. Elle s’attache à minimiser le nombre d’intermédiaires pour limiter les coûts et maîtriser au maximum la gestion de l’évènement.

L’équipe est présente à Avignon et intervient dans tout le pays. L’agence met en valeur des événements tels que le World GBC Tour, Wave Corner ou la Avignon Geek Expo.

E-Inside organise vos inaugurations, conventions et soirées d’entreprises et peut également louer du matériel ponctuellement comme des éclairages et de la sonorisation.

9. Toul’Event, l’agence événementielle de référence à Toulouse

Toul’Event crée des échanges autour d’événements insolites et éco-responsables. L’agence met l’accent sur des solutions sur mesures adaptées à vos besoins.

Basée à Toulouse, l’agence organise des évènements dans toute la France depuis plus de 10 ans. L’agence a travaillé sur de nombreux projets recevant plusieurs centaines de personnes, notamment dans le Sud de la France.

Toul’Event organise tous les types d’événements adaptés à une entreprise, comme des compétitions sportives, des réceptions, et des séminaires.

10. Lab-Event, la solution CRM événementiel pour automatiser votre gestion client

Lab-Event est le premier logiciel CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, de la prise de brief à la facturation ! Le logiciel permet de centraliser toutes les demandes entrantes et de suivre leur avancement jusqu’à la finalisation.

L’entreprise est située à Levallois-Perret. Plus de 300 agences événementielles utilisent le logiciel, pour près de 38 000 événements organisés depuis sa création !

Les tarifs dépendent du type d’agence et du forfait choisi, mais les prix oscillent globalement entre 30 et 100€ par mois.

Qu’est qu’une agence événementielle ?

Les agences événementielles organisent des réunions et évènements d’entreprise de grande envergure. Évènements sportifs, séminaires, réceptions au sein d’une entreprise peuvent par exemple être organisés par ce type d’agence.

Les entités gouvernementales, les associations et les entreprises font toutes appel à des agences événementielles pour coordonner des événements importants. Si les grandes entreprises peuvent parfois les organiser elles-mêmes via leur service marketing, faire appel à une entreprise spécialisée s’avère souvent plus efficace.

Comment calculer le coût d’un event par une agence événementielle ?

Frais de location et lieu de l’évènement

Les sociétés de gestion d’événements facturent généralement des frais forfaitaires pour les événements “tout compris”, tels que les séminaires et les événements nécessitant un décompte des participants.

Par exemple, pour un séminaire dans un hôtel, une société d’événementiel peut vous proposer un forfait qui comprend le transport, l’hébergement et la nourriture.

Tarif horaire de l’agence événementielle

Si vous planifiez un événement standardisé, le coût de la gestion de l’événement peut être calculé en utilisant un taux horaire basé sur les services rendus. Il s’agit d’une option intéressante pour les clients, car elle offre plus de flexibilité et permet d’établir facilement des estimations.

Si l’entreprise vous dit que le processus de planification prend 25 heures à X€ de l’heure, cela vous permet de prévoir un budget pour les frais de planification. Il est important de  prévoir au moins 5 à 10 heures supplémentaires dans le budget en cas de dépassement.

Pourcentage sur les dépenses de l’évènement

Si vous organisez un événement avec vente de billets, les coûts de l’organisation peuvent être déterminés par un pourcentage. La plupart des organisateurs d’événements facturent une commission de 10 à 20 % du coût total de l’organisation de l’événement.

Les sociétés d’organisation d’événements donnent souvent des estimations basées sur votre budget dès le départ. Si les dépenses augmentent ou diminuent au cours du processus de planification, les frais changeront également. Il s’agit d’une excellente option pour la planification d’événements très complexes.

Le type d’évènement organisé

De nombreux organisateurs modifient leurs tarifs en fonction du type d’événement organisé. Ils facturent différemment en fonction du projet, du nombre d’heures et de la quantité de travail à effectuer. Les jeunes entreprises d’événementiel facturent généralement moins cher, tandis que les entreprises expérimentées peuvent facturer davantage.

L’important, c’est d’être franc à propos du type d’événement que vous voulez et de ses objectifs. N’oubliez pas de demander les différents modes de paiement que les agences proposent et s’il y a d’autres informations que vous devez connaître sur le mode de facturation. Cela vous prémunira au maximum du risque de surcoût.

Sur quels critères choisir son agence événementielle ?

Le niveau d’expertise de l’entreprise événementielle

Les entreprises d’événementiel avec lesquelles vous travaillez doivent avoir une forte expérience de l’organisation d’événements dans le passé. Elles doivent être en mesure d’apporter cette expérience et ce qu’elles ont appris lors de l’exécution de votre événement.

Jetez un œil aux événements que les agences ont organisé pour vous faire une idée de la qualité et du sérieux de leur travail, et de la manière dont les événements précédents ont été gérés. Si elles ont travaillé sur un évènement similaire au vôtre, cela vous économisera du temps et de l’argent.

Les objectifs de votre évènement

Il faut choisir une entreprise qui vous fournit exactement ce que vous recherchez, d’où l’importance de la communication lors de l’organisation d’un événement. Les bonnes agences doivent être disponibles et joignables à tout moment.

Explicitez exactement ce dont vous avez besoin pour cet événement. Assurez-vous que quelqu’un est disponible et prêt à intégrer vos idées, surtout si elles changent au cours du processus. L’agence sera-t-elle disposée à répondre à vos demandes si elles changent ? Ces détails sont cruciaux pour sélectionner la meilleure agence événementielle.

Les références et anciens clients de l’agence événementielle

Les références sont extrêmement importantes pour sélectionner les agences. Essayez donc de trouver leurs clients et de leur demander leur avis sur les prestations. L’agence a-t-elle pris en compte tous leurs besoins ? A-t-elle été réceptive ? Y-a-t-il eu des surcoûts ?

Entretenez-vous également avec l’agence pour savoir qui travaillera sur votre projet, quelles sont ses références personnelles et ses compétences. Cela vous aidera à vous projeter et à décider si une agence est celle qu’il vous faut.