Quickbooks: Notre avis

Notre Avis Sur Quickbooks, Le Leader Des Logiciels De Facturation

QuickBooks est un des leaders mondiaux des outils de facturation.

Le logiciel commence à une dizaine d’euros par mois, mais propose une profondeur fonctionnelle impressionnante: facturation, gestion des fournisseurs, gestion de la trésorerie, comptabilité analytique, bons de commande, etc.

Selon nous, c’est le logiciel idéal que vous soyez indépendant, TPE ou PME dans le B2B.

Notre avis sur Quickbooks: Tableau récapitulatif

Les avantages et inconvénients de Quickbooks en un clin d’œil

• Le leader des logiciels de facturation : présent depuis 1983, avec un réseau impressionnant d’experts comptables, fonctionnellement personne ne va aussi loin que Quickbooks. Sans parler du volume impressionnant de partenaires & d’intégrations pour gérer les liens de paiement en ligne, l’affacturage, le recouvrement, etc.
• Très bonne application mobile : c’est un des points forts de Quickbooks, avec l’import de justificatifs en un clin d’œil, et l’automatisation en connectant directement les comptes fournisseurs.
• Les nouvelles fonctionnalités de gestion de la trésorerie qui permettent de générer des rapports détaillés sur vos performances et d’optimiser votre gestion du cash

• Pas de gestion de la paie (mais Quickbooks dispose d’un réseau de partenaires qui permettent de l’intégrer)
• Pas d’essai gratuit (mais vous bénéficiez de 50% pendant les 3 premiers mois en cliquant ici). Consultez notre article détaillé sur les tarifs de quickbooks

Prise en main

Lorsque vous inscrivez votre entreprise, il vous faudra rentrer les informations suivantes :

• Le régime de TVA
• La raison sociale de l’entreprise
• Sa forme juridique
• D’autres informations telles que le numéro de SIRET ou l’adresse, par exemple.

Ceci vous permettra de complètement configurer la plateforme et de commencer avec de bonnes bases.

Par ailleurs, QuickBooks vous donne accès à une courte démo. Pas d’inquiétude cependant, car QuickBooks est très simple à manier et c’est là son point fort.

Vous trouverez la plupart des informations essentielles sur la page d’accueil, de quoi très vite prendre la main sur la plateforme.

Vous pouvez également l’adopter à vos besoins. Commencez par connecter vos comptes bancaires, configurer vos données client et fournisseur (format CSV ou Excel). Vous pouvez aussi configurer vos documents commerciaux tels que vos factures.

Gardez en tête que la façon dont vous configurez QuickBooks aura un impact majeur sur son automatisation : nous vous conseillons vivement de prendre le temps de tout bien faire.

QuickBooks Online prend en charge plusieurs navigateurs, notamment Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge et Safari 11 ou plus récent pour Mac. Vous pouvez également utiliser l’application mobile qui fonctionne sous iOS et Android (voir plus bas).

Au cours du processus de configuration, vous pouvez choisir un plan comptable standard ou importer un plan comptable existant dans l’application. Pour gagner du temps, vous pouvez également importer une liste de vos produits et services dans QuickBooks Online en utilisant un fichier Excel.

Périmètre fonctionnel de QuickBooks

Édition des devis & factures de Quickbooks : notre avis

QuickBooks Online propose six templates de factures et de nombreux automatismes pour vos facturations. Bon à savoir: vous pouvez également importer un template de facture existant via Microsoft Word.

Vous pouvez personnaliser le logo, sa position, la police, la taille de la police, le schéma de couleurs, l’en-tête, le pied de page, le nombre de colonnes, et plus encore.

Vous pouvez également ajouter des frais d’expédition, des remises et des pièces jointes aux factures. Si vous disposez de l’offre Essentials ou Plus (voir plus bas), vous pourrez envoyer des rappels de facture aux clients en retard et planifier des factures récurrentes.

QuickBooks Online est également l’un des rares logiciels de comptabilité qui vous permet de programmer automatiquement les factures (offres Essentials et Plus).

En outre, vous aurez également un suivi des factures, ce qui vous permet de savoir quand les clients les consultent. Il existe également une prise en charge de la facturation progressive.

Pour une clientèle internationale, QuickBooks offre également une facturation multilingue. Vous pouvez donc envoyer des factures dans six langues différentes : anglais, espagnol, portugais, français, italien et chinois.

Pour les devis, il est facile d’en créer et les transformer en factures. Ils sont envoyés par email et les clients reçoivent les documents sous format PDF. Malheureusement, il n’existe pas d’onglet séparé pour les devis, ce qui rend difficile l’affichage des devis antérieurs. Pour un nouveau devis, c’est en haut à droite de votre écran.

Fichier client & catalogue produit

QuickBooks Online dispose d’un CMS très développé. Vous pouvez enregistrer une grande quantité d’informations sur vos clients et fournisseurs. QuickBooks vous permet de choisir le nom à afficher, une adresse de facturation, une adresse de livraison et un mode de paiement préféré.

Vous pourrez également établir des conditions de paiement par défaut, un solde d’ouverture, des pièces jointes et des codes fiscaux par défaut.

Il est aussi possible de joindre des fichiers pertinents, tels que des contrats, à chaque contact. Il vous sera également possible d’envoyer des mails par lots aux contacts. Enfin, vous pourrez renommer les clients et leur assigner une classe (invités, membres, patients ou locataires, par exemple).

Suivi des heures travaillées et refacturation

Avec les offres QuickBooks Online Essentials et Plus, il vous est possible de créer des projets et ajouter du temps et des dépenses facturables et non facturables.

Créer une facture pour un projet est facile alors n’hésitez pas à utiliser la facturation progressive et facturer chaque étape de votre projet. Vous pouvez suivre la rentabilité de votre projet grâce à un système d’évaluation de vos tâches.

Vous aurez également accès à un écran de gestion de projet avec un accès rapide à un aperçu des transactions et à vos rapports de projet.

Gestion des paiements de Quickbooks : notre avis

Espace client

QuickBooks Online offre bien un portail client, mais uniquement pour les factures, pas pour les devis. Les clients peuvent consulter, imprimer, enregistrer, payer ou poser des questions sur leurs factures.

Paiements en ligne

QuickBooks Payments vous permet d’accepter les paiements de vos clients. Vous pouvez utiliser plusieurs circuits bancaires ainsi que PayPal. Attention, le traitement des paiements n’est pas gratuit et dépend du type de transaction.

Alertes & relances impayés

QuickBooks vous permet également de retrouver rapidement et facilement vos factures impayées. Vous pourrez créer un template pour relancer vos clients et l’adapter à la situation. Il vous est également possible de relier vos revenus sur votre compte bancaire aux factures correspondantes.

Gestion de la trésorerie avec Quickbooks : notre avis

Vous pouvez synchroniser QuickBooks avec votre banque pour garder un œil sur votre trésorerie en permanence. Cette fonctionnalité vous permet de centraliser toutes vos dépenses et recettes en un seul logiciel.

Cela vous permet aussi de repérer les impayés immédiatement et de les relancer directement depuis QuickBooks. Quickbooks vous propose aussi d’obtenir un financement en 48h grâce à son partenaire Finexkap si vous avez besoin de trésorerie.

Mais surtout, en connectant votre compte bancaire à Quickbooks, le logiciel vous offre des tableaux de bord consultables à tout moment avec les KPI de votre entreprise. Cela vous évite d’avoir à fouiller différents logiciels pour avoir une idée de la santé de votre entreprise.

Sur les offres Essentials et Plus, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité “prévisionnel de trésorerie”.

Tenue comptable de Quickbooks : notre avis

QuickBooks Online dispose d’un plan comptable par défaut, que vous pouvez personnaliser pour l’adapter à votre entreprise. Vous pouvez également importer le vôtre.

La partie “rapprocher” vous permet de gérer les détails de votre plan comptable ainsi que de lier vos relevés bancaires à des cartes de crédit. Vous pouvez afficher un registre pour n’importe quel compte actif dans votre plan comptable ou rendre inactif un compte non utilisé.

Le processus de rapprochement bancaire est rapide et relativement facile. En effet, le logiciel de facturation retranscrit les revenus en écritures comptables. Tout ce qui ne correspond pas sera identifié, de sorte que tout soit équilibré.

Vous pouvez également gérer plusieurs devises et, bien que vous ne puissiez utiliser qu’une seule devise comme devise de base, vous pouvez attribuer une devise étrangère aux clients, aux fournisseurs ou aux institutions financières.

QuickBooks Online comprend de solides capacités d’importation et d’exportation, ce qui vous permet d’importer une grande variété de données ou d’exporter des rapports selon vos besoins.

La partie TVA de QuickBooks vous permet de suivre les montants de taxe appropriés pour tous les achats effectués. Vous pouvez modifier vos taux de TVA  et en ajouter de nouveaux lors de la création d’une nouvelle facture.

Application mobile de Quickbooks : notre avis et celui des utilisateurs

On recommande chaudement l’application mobile QuickBooks qui est bien optimisée pour iOS et Android. Parmi ses nombreuses fonctions, vous pouvez :

• Créer, personnaliser, envoyer et suivre des factures
• Prendre des photos des reçus et les joindre aux dépenses
• Rapprocher les transactions
• Afficher les informations sur les clients, ajouter de nouveaux clients et leur envoyer des messages directement depuis l’application
• Afficher les données du tableau de bord, comme le solde de votre compte et le rapport sur les pertes et profits.
• Accepter les paiements en ligne (après avoir activé QuickBooks Payments)

Gestion administrative de Quickbooks : notre avis

Accès comptable, accès commerciaux, accès admin

Vous pouvez limiter l’accès de vos utilisateurs, afin qu’ils ne puissent accéder qu’à ce dont ils ont besoin pour effectuer leur travail dans QuickBooks.

Automatisation de Quickbooks : notre avis

QuickBooks permet d’automatiser plusieurs tâches, ce qui rend la comptabilité moins fastidieuse et moins stressante pour les propriétaires de petites entreprises.

Vous pouvez automatiser les éléments suivants:

• Factures récurrentes : le client reçoit automatiquement une facture selon un calendrier établi au préalable
• Paiements récurrents par carte de crédit : le paiement par carte de crédit du client est automatiquement traité selon un calendrier pré-établi.
• Rappels de paiement en retard : le client reçoit un rappel automatique lorsque sa facture est en retard.
• Rémunération de vos employés
• Paiement de vos factures envers vos créditeurs

Reporting

Comptabilité analytique de Quickbooks : notre avis

Contrôle de gestion

Le tableau de bord  vous donne un aperçu de l’état financier de votre entreprise, avec des graphiques pour les factures, les dépenses, les comptes bancaires, les pertes et profits et les ventes.

Il y a un menu à gauche pour naviguer dans les fonctions les plus utilisées et un bouton plus et un bouton de paramètres en haut à droite de l’écran où vous trouverez des raccourcis et des fonctions plus avancées.

Il y a également un bouton de recherche de transactions (loupe en haut à droite) et un bouton d’aide, et vous pouvez également activer un bouton de chat dans les paramètres. L’option “voir l’historique” (absent sur cette capture) vous permet d’accéder à un journal d’audit complet et à l’historique des activités récentes.

Clés de coûts

Vous pouvez ajouter des dépenses individuelles, importer manuellement des relevés bancaires ou activer des flux bancaires en direct. Vous pouvez catégoriser les dépenses, créer des règles bancaires personnalisées et joindre des reçus aux dépenses.

QuickBooks fait automatiquement correspondre les transactions (bien que vous deviez toujours approuver les correspondances manuellement). A savoir : QuickBooks offre également une nouvelle fonction de capture des reçus.

Contrairement à la version Desktop de QuickBooks (qui ne permet qu’un seul budget annuel), vous pouvez avoir plusieurs budgets dans QuickBooks Online. Vous pouvez créer des budgets mensuels, trimestriels ou annuels. Vous pouvez utiliser les données d’un exercice précédent comme base pour un budget et exécuter de nombreux rapports de budgétisation. Cette fonction est disponible uniquement avec l’offre Plus.

Gestion du cash de Quickbooks : notre avis

La partie “Banque” vous permet de gérer toutes les institutions financières que vous avez connectées à QuickBooks Online, avec un aperçu de chaque compte disponible. Vous pouvez également connecter des comptes supplémentaires à tout moment.

Des catégories peuvent être affectées à des comptes particuliers afin de réduire la quantité de données à saisir. Ainsi, vous pourriez créer une règle nommée “Carburant” et définir la catégorie de dépenses comme “Dépenses voiture”.

Une nouvelle catégorie de reçus vous permet d’enregistrer votre email dans QuickBooks Online, ce qui vous permet de prendre une photo d’un reçu quand vous êtes dehors et de télécharger ce reçu dans QuickBooks Online pour faciliter le rapprochement des dépenses.

Le service client de Quickbooks

Autrefois, QuickBooks Online était réputé pour ses longs temps d’attente au téléphone et la médiocrité de son service client. Ce problème semble avoir été résolu.

Pour ce qui est de l’utilité du service offert, cela dépend. Les agents peuvent être très serviables tout comme mal informés.

L’autre inconvénient est qu’il n’y a pas d’assistance par email. Cependant, encore une fois, QuickBooks fait des efforts. Le service client s’efforce de réduire les temps d’attente. Ils ont réorganisé leur centre d’aide et ajouté de nouvelles options d’assistance dans le logiciel.

Tous les services d’assistance de QuickBooks Online comprennent un numéro de téléphone et une aide intégrée au logiciel (bouton d’aide dans le coin supérieur droit) mais aussi :

• Assistant QuickBooks dans QuickBooks Labs : c’est un chat en direct.
• Centre d’aide : QuickBooks Online dispose d’un centre d’aide complet, remanié et beaucoup plus facile à naviguer.
• Tutoriels vidéos
• Formation QuickBooks : QuickBooks Online propose des cours en personne et en ligne, moyennant un coût supplémentaire.
• Centre de ressources QuickBooks : Il existe également un centre de ressources QuickBooks pour les petites entreprises qui héberge des articles, des conseils commerciaux et des guides.
• Conseiller QuickBooks Pro : Vous pouvez rechercher et engager un conseiller qui vous guidera avec le logiciel.
• Blog : QuickBooks dispose d’un blog contenant des informations sur les mises à jour du logiciel et les actualités de l’entreprise.
• Réseaux sociaux : QuickBooks a une page Facebook où il publie des mises à jour et des articles de conseils utiles. QuickBooks possède également des comptes Twitter et YouTube. Il convient de mentionner que YouTube peut également être un excellent moyen de trouver des vidéos de CPA et d’autres utilisateurs expérimentés de QuickBooks.

Intégrations

La version américaine de la plateforme offre un choix très ample d’applications compatibles, plus 250 intégrations. La version française est malheureusement plus limitée, mais elle devrait se diversifier rapidement grâce à la croissance de l’entreprise sur le marché français. QuickBooks.fr offre pour l’instant une trentaine d’intégrations avec les services partenaires suivants :

À noter que pour répondre à un problème spécifique et complexe, vous pourriez synchroniser l’API QuickBooks avec une application autre que celles déjà proposées. Vous devrez alors demander l’aide d’un développeur.

Les avis clients sur Quickbooks

En ce qui concerne les avis des utilisateurs, QuickBooks Online obtient une note de 4/5 sur G2 et Trsutradius et 4.5/5 sur Capterra. On vous synthétise les principaux retours des utilisateurs quotidiens de QuickBooks:

Avantages & Inconvénients

Sécurité et accessibilité

QuickBooks est une solution hyper sécurisée qui est certifiée anti-fraude d’après la loi du 1er janvier 2018 – vous pouvez d’ailleurs récupérer son certificat de conformité sur leur site web.

Pour garantir cette sécurité, le logiciel utilise un cryptage SSL 128 bits ainsi qu’une authentification multifactorielle. Vos données sont sauvegardées physiquement dans un centre de données de niveau 4 soumis à des tests de routine.

En termes d’accessibilité, vous pouvez accéder à QuickBooks depuis l’un des navigateurs Internet suivants :

• Google Chrome (78+)
• Firefox (76+)
• Microsoft Edge (75+)
• Opéra (68+)
• Safari (12+)

A priori, QuickBooks est donc accessible à tout le monde 😉

Les tarifs de Quickbooks

QuickBooks est accessible sous trois différentes offres :

Simple Start : sobre mais efficace

Cette offre s’adresse notamment aux indépendants et aux auto-entrepreneurs.

Le plan Simple Start est très complet et offre de nombreuses fonctionnalités de facturation et de comptabilité qui comprennent notamment la création d’alertes et relances en cas d’impayés (automatiques ou manuelles), une synchronisation bancaire et l’accès à un support client ainsi qu’à un expert comptable.

Pour aller plus loin : Essentials

Si vous avez beaucoup de fournisseurs et des enjeux de BFR, ou si vous vendez de l’abonnement, ce plan est fait pour vous !

Mêmes avantages que Simple Start, plus la gestion des factures fournisseurs, la capture et saisie automatique des dépenses (ou la possibilité d’importer des dépenses par photo depuis l’application mobile) et la programmation des factures et paiements récurrents.

Pour aller encore plus loin : Plus

C’est l’offre “tout compris” de Quickbooks, qui permet de gérer des process de facturation complexes, offre une meilleure visibilité sur le business, et permet de mieux gérer votre trésorerie.

Le plan propose notamment le suivi du budget prévisionnel, la comptabilité analytique, la gestion et envoi de bons de commande, la re-facturation des factures fournisseurs.

Les principales alternatives à Quickbooks

Les principales alternatives à QuickBooks sont les suivantes :

#1. Facture.net

Facture.net : c’est ultra léger mais c’est gratuit, et cela permet a minima d’avoir un truc un logiciel de facturation un peu professionnel pour les toutes petites entreprises qui n’ont pas encore besoin d’une solution plus robuste.

#2. Sage Cloud

Sage Cloud : l’outil de facturation très complet de la suite Sage. Un outil facile d’utilisation pour les TPE et PMEs, avec une vraie profondeur fonctionnelle (paiements en ligne, gestion de la trésorerie et des impayés) et de nombreuses intégrations.

#3. Teamleader

TeamLeader : un outil encore trop peu connu qui est pourtant un logiciel tout en un (CRM, facturation, gestion de projet et service client). Ses avantages ? Un service client francophone et une application mobile ultra complète.

FAQ

Est-ce que QuickBooks fonctionne sur mon Mac ?

Oui, QuickBooks est une solution hyper accessible, que ce soit sur Mac ou sur PC, sur ordinateur ou sur téléphone.

Est-ce que plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au QuickBooks de mon entreprise en même temps ?

Selon le plan que vous aurez choisi, vous avez droit à cinq utilisateurs qui utilisent le même fichier QuickBooks en même temps. Vous pouvez aussi y donner accès à votre comptable.

Est-ce que je peux importer et exporter des données sur QuickBooks en ligne ?

Vous pouvez importer et exporter les listes suivantes depuis ou vers Excel ou comme fichier CSV :

• Clients
• Fournisseurs
• Produits et services
• Plans comptables

Vous pouvez aussi exporter vos rapports vers Excel.

Est-ce que je peux accéder à Quickbooks depuis mon téléphone ou ma tablette ?

QuickBooks Online est accessible sur n’importe quel mobile depuis votre navigateur Internet. Pour une expérience optimale, on vous recommande plutôt l’application QuickBooks accessible sur iOS ou Android.

Quels sont les différences entre Quickbooks online & Desktop ?

QuickBooks Online offre plusieurs fonctionnalités auxquelles vous n’avez pas accès avec QuickBooks Desktop (comme les reçus de vente automatiques, les transactions progressives, les factures programmées et les catégories de lieu et de classe).

De nombreux clients trouvent que la flexibilité qu’offre QuickBooks Online vaut largement son prix. La version en ligne est aussi plus facile à utiliser que la version desktop.

Je dirige une TPE, est-ce que Quickbooks me conviendra ?

QuickBooks Online est idéal pour les petites entreprises qui ont besoin d’une comptabilité solide, de nombreuses fonctionnalités et de flexibilité. Vous pouvez définir des autorisations pour contrôler l’accès des utilisateurs, et il y a un journal d’audit complet de toutes les activités. Les propriétaires de plusieurs entreprises devront souscrire un abonnement QuickBooks Online distinct pour chaque entreprise.