Ferias profesionales

La feria es un evento B2B esencial. Es una forma muy eficaz de conocer a los posibles clientes y convertirlos en nuevos, pero también de mantener las relaciones con los clientes.

Tras casi dos años de crisis sanitaria, vuelven las ferias, ¡y eso es bueno!

Pero el éxito de una feria no es un milagro.

Aquí encontrará todos nuestros consejos para el éxito de las ferias y para sacar el máximo partido a su inversión.

#1 Antes de la feria: Defina los objetivos de su participación en una feria

¿Qué pretende conseguir en la feria? ¿Por qué estás ahí?

Para algunas empresas, puede ser simplemente una cuestión de estar presentes, de ser vistas y de generar conciencia.

Otros buscan aprovechar el efecto publicitario, por ejemplo para lanzar un nuevo producto o servicio

Para otros (probablemente la mayoría), se trata de objetivos específicos relacionados con las ventas, como la generación de un número de clientes potenciales y oportunidades. Una feria es un momento crucial en el desarrollo del negocio, para captar el mayor número posible de contactos para su base de datos de ventas y para humanizar las relaciones construidas a distancia (especialmente en este momento).

También puede ser una combinación de todos estos objetivos.

La clave es determinar de antemano, mucho antes del evento, lo que realmente se quiere conseguir: TODO lo que haga antes, durante o después de la exposición debe estar relacionado con la consecución de los objetivos del evento.

También le permite definir parámetros específicos y cuantificables para medir el éxito de su feria.

Por lo tanto, debe tomarse el tiempo necesario para definir con sus equipos (ventas, marketing, etc.) objetivos precisos para la feria a la que va a asistir. Por ejemplo, debería

• Genere 10 conversaciones reales con prospectos ideales (que se ajusten a su público objetivo: posición, sector, ingresos, etc.) y programe llamadas/reuniones de seguimiento.
• Haga una gran entrada para presentar su marca, haga que su oferta sea conocida y comprendida.
• Preséntese a los medios de comunicación de la feria: causar una buena impresión a la prensa aumenta las posibilidades de que se pongan en contacto con usted para una futura cobertura.

#2 Antes de la feria: Identifique las ferias B2B relevantes para su negocio

Una vez definidos sus objetivos, asegúrese de reservar el espectáculo “adecuado”. Para ello, te damos algunas características del espectáculo que debes estudiar para inscribirte.

• El público objetivo

Esto puede parecer una obviedad para algunos, pero asegúrese de que sus clientes potenciales están presentes antes de reservar su evento, y no dude en preguntar sobre la demografía y la asistencia a la feria.

• La ubicación

Su próxima feria debería ser una buena oportunidad para reunirse con sus clientes actuales sin disparar su presupuesto. Si planifica bien su feria con varios meses de antelación, podrá ponerse en contacto con posibles clientes en las proximidades de su futura feria y reunirse con ellos allí. Aprovecha ese código postal temporal.

• El momento

El momento lo es todo. No tiene sentido inscribirse en el espectáculo “correcto” si el horario no se ajusta a su equipo. Si no sabe prepararse y presentarse adecuadamente, perderá el tiempo acudiendo a una feria con unos pocos artículos promocionales, folletos y una vieja pancarta. Además, da una mala impresión de su marca y producto. Es mejor saltársela y aprovechar el tiempo para preparar el siguiente espectáculo.

Hay muchos directorios de ferias. Curiosamente todos tienen una interfaz muy pobre o anticuada, pero puedes probar con tradefest.io o dataevent. También puede descargar nuestra lista de ferias comerciales B2B

Evite las ferias en las que el público es demasiado numeroso

Piénselo: ¿qué tipo de evento atraerá al público objetivo de su empresa? ¿Dónde están sus clientes?

Uno de los mayores errores que cometen los vendedores de empresa a empresa es asistir a ferias que atraen a un público demasiado amplio. Es mejor filtrar y buscar un lugar que satisfaga los intereses específicos de su público objetivo.

Por ejemplo, para una empresa de software de calidad para la automoción, es mucho más relevante acudir a una feria de coches que a una de software de calidad, porque es ahí donde está su público objetivo.

Aunque acudir a ferias puede parecer la forma más rápida de darse a conocer, no siempre juega a su favor. Por el contrario, corre el riesgo de perderse en un mar de líderes del sector y competidores, intentando desesperadamente destacar entre ellos.

Si elige una feria que se dirige a un sector más amplio y no a su especialización, la asistencia a su stand será muy escasa.

Analizar la competencia

Le instamos a que esté al tanto de la lista de invitados al espectáculo: ¿quién más estará allí?

A veces las empresas se preocupan por el público potencial pero no por la competencia. Tener esto en cuenta antes de comprometerse puede evitar que acabe en una feria en la que haya más competidores que público objetivo.

La lista de participantes no suele ser un documento confidencial: aunque no sea fija, puede preguntar a los organizadores por posibles inscritos o por la lista del año anterior.

Asistir a una feria es muy caro y, como veremos en el siguiente artículo, también lo es establecer una presencia que destaque sobre la competencia. Intente medir el ROI potencial de cada evento, y luego arbitre entre ellos si es necesario. Es mejor que saque el máximo provecho de su inversión.

#3 Antes del espectáculo: crear un impulso antes del evento

Organizar un plan de comunicación antes de la exposición

No espere a que la feria empiece a hablar de usted: hágalo saber antes del evento.

Algunas ideas: puede organizar un seminario web como cuenta atrás para la feria, publicar mensajes en las redes sociales (por ejemplo, utilizando la publicidad de Facebook) o enviar correos electrónicos a sus contactos mediante una campaña de correo electrónico para informarles de lo que su empresa presentará en la feria.

En el caso de las ferias más grandes, puede incluso escribir una serie de entradas de blog al estilo de una guía de eventos, que cubran los siguientes temas:

• Oradores que no deben perderse
• Sesiones a las que asistir
• Sesiones en grupos reducidos dirigidas por los empleados
• Qué presentará en la feria
• Otra información importante sobre el evento.

Las redes sociales son una parte integral de su plan, ya que le permiten crear un diálogo con los clientes: puede lanzar hashtags personalizados, animar a los participantes a conectarse, etc. Tiene que darles a conocer su oferta y su presencia en la feria.

Invite a sus clientes potenciales y socios a reunirse con usted en la exposición

Aproveche la oportunidad para invitar personalmente a sus clientes y clientes potenciales a que le conozcan en la feria.

Dependiendo de lo que haya planeado para la feria (presentación, promoción, lanzamiento de nuevos productos, demostraciones, tiempo de consulta gratuito, etc.), déles una buena razón para acudir a su stand o sesión.

También puede concertar citas con clientes potenciales cualificados para realizar consultas, presentaciones, demostraciones u otras reuniones antes del evento. Las reuniones cara a cara son una buena forma de mantener la relación o incluso de cerrar un trato con un cliente potencial.

Si está iniciando una conversación con un nuevo cliente potencial, la idea es intentar concertar una reunión, si es posible fuera de la exposición (en un restaurante u hotel cercano, por ejemplo) para que sea más personal. Tomar un café con un posible cliente puede permitirle mantener una conversación mucho más auténtica que un simple discurso de ascensor y conocer mucho mejor sus expectativas.

En el caso de un prospecto que forme parte de la red de clientes de su sector, puede organizar una cena o una copa, en la que estén presentes sus clientes y puedan decir lo bueno que es usted delante del prospecto.

Por último, para un cliente al que realmente quiere apreciar, que puede haber asistido a la cena con su cliente potencial, no dude en organizar algo un poco especial.

#4 Antes de la feria: diseñar un stand atractivo

Elija la ubicación ideal para su stand

La ubicación del stand desempeña un papel esencial en el éxito de una feria.

A la hora de planificar la exposición, es importante informarse sobre la disposición del pabellón para elegir la ubicación que mejor se adapte a las oportunidades de tráfico y desarrollo de negocio. Lo mejor es inscribirse con la mayor antelación posible (las inscripciones de última hora casi siempre tienen las peores posiciones).

En la mayoría de los salones, sobre todo en los más grandes, se suele cobrar un suplemento por los espacios más amplios, que además suelen ser los mejor situados.

También debe informarse sobre la configuración de su stand: dimensiones, altura del techo, acceso a la iluminación, Internet, electricidad, etc. Todos estos parámetros determinan la configuración de su stand.

En segundo lugar, es importante diseñar el stand para que sus clientes potenciales se sientan acogidos. Una mesa en la parte delantera del stand puede hacer que éste se sienta cerrado y poco acogedor. En su lugar, cree un espacio en el que la gente pueda entrar sin sentirse atrapada.

Establezca una fuerte presencia visual a través del diseño de su stand

El diseño de su stand y la presencia visual que crea son parte de su mensaje.

Dado el gran número de participantes que pasan por delante de su stand, debe intentar crear un diseño atrevido que atraiga la atención. Nuestros consejos:

• Mantenga todos los mensajes importantes en la pantalla para que nada se pierda a los pies de la gente.
• Elija un gráfico grande en lugar de varias pancartas y carteles pequeños.
• Asegúrese de que sus gráficos y cualquier otro material del stand sean coherentes y que el personal del stand esté coordinado.

Sólo tienes un momento para causar una buena impresión, así que aprovéchalo.

Empresas como Onlineprinters te lo ponen fácil ofreciéndote los diferentes elementos de un stand que puedes personalizar.

Sea creativo con las golosinas

El botín es lo que un comercializador de ferias llama material promocional.

Puede ser un bálsamo labial, un caramelo, un cuaderno de notas, etc.: si eres creativo, el botín puede ayudarte a generar buenas oportunidades de conversación adicionales. Si eres creativo, el botín puede ayudarte a generar oportunidades adicionales de buenas conversaciones.

Por ejemplo, una empresa que instala en su stand una barra de caramelos en la que todo el mundo puede llenar una bolsa de la marca en cuestión con el caramelo que desee. Los dulces no sólo atraen a los visitantes al stand, sino que los representantes pueden aprovechar el tiempo que los participantes tardan en llenar sus bolsas para entablar una conversación.

#5 Durante la feria: Dirija el tráfico a su stand

Patrocinar el evento

El patrocinio es otra forma de ganar exposición en un evento de marketing B2B: le permite asociar estrechamente el nombre de su empresa con un evento muy esperado. Las ferias comerciales suelen ofrecer a los participantes la oportunidad de que su logotipo o el nombre de su empresa aparezcan en folletos, anuncios o incluso en etiquetas con su nombre.

Y el final del salón no debe considerarse el final del camino para las empresas: siempre hay eventos de networking después del salón, que son lugares estupendos para hablar con clientes potenciales. Si puede, no dude en patrocinar uno de estos eventos de hora feliz después del espectáculo.

Participar en conferencias

No se conforme con su stand: las conferencias son un escaparate esencial para su empresa. Hablar de un tema especializado ante un público determinado aporta una credibilidad inmediata.

También es una gran oportunidad para promocionar de forma cruzada las actividades de su stand y dar a sus representantes algo de lo que hablar con los visitantes. Las diapositivas de su conferencia también pueden utilizarse como contenido para el seguimiento de los clientes potenciales después de la feria.

#6 Durante la feria: Atraiga a sus clientes potenciales en su stand

Cuente con la presencia de expertos en su stand

¿Su equipo de representantes es capaz de responder a cualquier pregunta que se le plantee?

Además de la creación de redes y el entretenimiento, los participantes en la feria también están allí para obtener información. Muchos empresarios acuden en busca de productos y servicios para satisfacer sus necesidades operativas.

Sus vendedores son excelentes presentando las soluciones de su empresa y dando estimaciones de costes, pero muchos participantes querrán profundizar en el aspecto técnico y en los posibles casos de uso. Lo ideal es tener una mezcla de personal comercial y técnico.

Es conveniente tener un especialista in situ: un cliente puede querer tener una conversación en profundidad con un ingeniero de soluciones sobre el funcionamiento interno de su producto. Por el contrario, si no hay nadie para mantener una discusión técnica, no inspira confianza en su marca.

Convertir en su stand

La idea es que su stand cuente con representantes enérgicos y entusiastas que atraigan a los asistentes a la feria y pongan en práctica la estrategia que usted ha definido mucho antes de que lleguen. Por supuesto, si están trabajando en sus ordenadores o enviando correos electrónicos en sus teléfonos mientras están sentados en las sillas, esto envía una señal extremadamente negativa a los clientes potenciales.

Más allá de las atractivas conversaciones que deben entablar sus representantes, puede hacer que su stand sea más atractivo con un poco de creatividad. Los gráficos animados, los vídeos y las demostraciones son formas efectivas de atraer a un cliente potencial y transmitir de forma sucinta (y entretenida) información sobre sus servicios y/o productos.

Los concursos, las promociones y los regalos también pueden ayudar a las empresas a crear entusiasmo en torno a su stand. Pero no te limites a ofrecer regalos: la idea es mostrar tus productos y luego ofrecerlos. Lo ideal es aprovechar esta oportunidad para poner en práctica su plan de acción entablando conversaciones con los clientes potenciales que haya identificado y tomando sus datos de contacto a través de un escáner o una página de aterrizaje. Además, esto será muy útil para establecer un proceso de gestión de clientes potenciales después de la feria.

#7 Después de la feria: Seguimiento de los contactos generados durante el evento

Cree una estrategia de seguimiento posterior al evento: su trabajo no termina cuando se cierra la exposición. Ahí es donde los muchos esfuerzos que se dedican a una feria pueden fallar.

En primer lugar, tiene que hacer un seguimiento de los participantes que han visitado su stand y le han dado sus datos de contacto.

También se trata de calibrar su interés: en función del número de cancelaciones que reciba de su primer correo electrónico, sabrá rápidamente quién estaba interesado en su negocio y quién sólo quería el iPad que ofrecía.

Para los que permanecen suscritos, puede establecer una campaña de nutrición de clientes potenciales para determinar qué clientes potenciales merece la pena perseguir, lo que ahorrará a su equipo de ventas mucho tiempo y energía. Además, no tengas miedo de mantener la expectación generando contenido posterior al espectáculo en tu blog y redes sociales.

Por último, puede medir los resultados de sus esfuerzos en relación con los objetivos fijados para la feria durante varios meses después de que ésta haya terminado.

#8 Después de la feria: Informe con los equipos de ventas y marketing

Al volver de una feria, es esencial organizar rápidamente una reunión de información con los miembros de sus equipos de ventas y marketing. Hay que incorporar todos los comentarios del programa: los éxitos, los fracasos, los defectos, lo bueno, lo malo y lo feo.

¿Estaba bien atendido su stand? ¿Resonó su mensaje en los participantes? ¿Fue bueno el compromiso? ¿Ha alcanzado su objetivo de liderazgo? Esto le permite identificar los éxitos y las áreas de mejora.

A veces tus mejores ideas se quedan en nada cuando las pones en práctica o tu equipo se ve obligado a improvisar o adaptarse por una u otra razón. Los informes post mortem son útiles para identificar las lecciones aprendidas y los pasos a seguir para mejorar el éxito de la próxima exposición.

El seguimiento posterior a la feria también incluye añadir todos los contactos a su CRM y compartir los resultados con su equipo de ventas en los días posteriores a la feria. No deje de ponerse en contacto con clientes potenciales.