Para acortar el ciclo de ventas, es fundamental conocerlo bien y alinear a todo el equipo con lo que hay que hacer. Tener claras las etapas del ciclo de ventas de tu empresa (y de tu sector) te permitirá mejorarlo y ser más eficiente.
Las actividades de venta deben estar orientadas al proceso y muy bien planificadas. Implementar y probar repetidamente estos procesos ayuda a sus vendedores a mejorar sus índices de conversación. La creación de un crecimiento sostenible es clave para el éxito a largo plazo de su empresa.
En este artículo, le ofrecemos una breve guía sobre el ciclo de ventas y cómo acortarlo.
Sommaire
Las 7 etapas del ciclo de ventas BtoB
No tiene sentido intentar acortar el ciclo de ventas si no se pueden definir los pasos con precisión. Para simplificar, explicamos los 7 pasos principales:
1. Establecer contacto
En primer lugar, se pondrá en contacto con sus clientes potenciales, normalmente por teléfono o correo electrónico. El objetivo es presentarse a sí mismo y a su empresa, pero también iniciar un diálogo sobre las necesidades del cliente potencial. Sé amable y alentador: estás tratando de establecer una relación.
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No vamos a detallar aquí todos los pasos de la prospección, pero te remitimos a todos los artículos que hemos escrito sobre el tema:
2. La fase de descubrimiento y calificación
Para saber si un cliente potencial es adecuado para su producto o servicio, intente averiguar todo lo posible sobre sus dificultades e identifique sus necesidades. Haga preguntas de calificación, investigue su negocio: puede desarrollar un modelo de puntuación de prospectos (o tomar un modelo tipo BANT) para evaluar su probabilidad de convertirse en cliente.
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3. El argumento de venta
Este es el momento de su presentación: la idea es tener una oferta a medida diseñada para satisfacer las necesidades específicas del cliente potencial. Si el lanzamiento va bien, esta etapa puede implicar también el envío de una propuesta para su revisión.
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4. La fase de objeción
Espere que sus clientes potenciales tengan dudas, preguntas o incluso objeciones sobre la oferta. Ya sea en relación con el precio, el momento o la propia solución, es una oportunidad para escuchar y conocer sus preocupaciones.
5. Negociación comercial
Las objeciones deben verse como una oportunidad para descubrir las necesidades del cliente potencial y, a continuación, reposicionar la oferta para satisfacerlas.
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6. Cerrar
Cerrar un trato es un arte y una ciencia. Perfeccione sus técnicas de cierre para conseguir que su cliente potencial se incorpore y se convierta en un nuevo cliente.
7. Crear una relación comercial sostenible
Usted ha realizado la venta y el cliente ha firmado, pero el proceso de venta no ha terminado: es esencial mantener la relación de confianza entre usted y su cliente. Para fidelizar al cliente, piensa en la técnica de las 4R: tranquilizar, agradecer, llevar a casa, volver a ver. Asegúrese de que están satisfechos, haga un seguimiento para ver si hay algo que pueda hacer para ayudarles a sacar el máximo provecho de su producto o servicio. Si están completamente satisfechos, es la oportunidad perfecta para pedirles que le recomienden o que le retengan.
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¿Cómo aprovechar las etapas de la venta?
Es importante identificar sus etapas de venta desde el principio utilizando o desarrollando un modelo, especialmente de cómo los clientes potenciales le conocen.
En marketing, existe el famoso modelo AIDA (Atención, Interés, Deseo, Acción) que destaca las cuatro etapas por las que pasa un cliente potencial antes de tomar una decisión. Esto le permite comprender en qué fase se encuentra un cliente potencial y, a continuación, priorizar los pasos para mejorar.
Pero si realmente quiere entender qué pasos hay que mejorar y cómo priorizarlos, puede utilizar los modelos de embudo de ventas.
El embudo de ventas representa una vía ideal y potencial por la que pasan los clientes potenciales antes de convertirse en clientes reales. Como representación, también suele ser una aproximación, que ayuda a los equipos de marketing y ventas a estructurar sus procesos a gran escala, lo que permite repetir las tácticas de ventas y marketing para convertir a los clientes.
Pero hay muchos modelos diferentes, y hay que tener cuidado de no imponer un modelo a una empresa que no se ajusta en absoluto. El mero hecho de pasar de B2C a B2B puede cambiarlo todo: en general, un producto más caro requiere una estructura organizativa en torno al equipo de ventas, mientras que un producto de bajo coste dirigido a particulares se apoyará en el marketing.
Por ejemplo, una empresa más orientada al marketing tenderá a seguir un modelo de volante, en el que la escala es más importante que la calidad de cada cliente potencial.
Lo mismo ocurre con los modelos de negocio freemium (llamados así cuando toda la organización está alineada con la oferta freemium), donde la parte superior del embudo está ocupada por un gran número de clientes potenciales.
¿Cómo calcular y estimar la duración de un ciclo de ventas?
La duración de su ciclo medio de ventas dice mucho sobre su negocio, y un seguimiento cuidadoso del mismo puede proporcionar información valiosa para optimizar su proceso de ventas.
Por ejemplo, se observa que ciertos tipos de clientes se atascan en ciertas etapas, lo que prolonga el ciclo de ventas, haciéndolo más costoso. Se trata de reducir los cuellos de botella para acelerar todo el proceso de ventas.
Método de cálculo de la duración del ciclo de ventas
Para estimar la duración del ciclo de ventas, observe los datos de ventas anteriores y calcule el número medio de días entre el inicio y la conclusión de la fecha.
El primer paso es sumar el número total de días que se tardó en cerrar cada venta en la semana, el mes, el trimestre o el año que se desea medir. A continuación, divida la suma por el número total de transacciones.
Por ejemplo, supongamos que recientemente ha cerrado tres acuerdos con los siguientes tiempos de ciclo de ventas:
- Acuerdo A = 10 días
- Trato B = 14 días
- Acuerdo C = 16 días
Para conocer su ciclo medio de ventas, basta con sumar la duración de cada transacción para obtener un total de 40 días para todas las ventas combinadas.
A continuación, divida el número de días por el número de transacciones para obtener la duración media en días.
40 / 3 = 13,3 días
Con este indicador, se puede estimar que transacciones similares en el futuro tardarán unos 13,3 días. Esto le permite prever los ingresos futuros y predecir las fechas de cierre.
Atención
Siempre hay un sesgo (significativo) con los promedios. Una buena media debería ser la media de objetos (relativamente) homogéneos. Por lo tanto, hay que vigilar la desviación estándar (la varianza) del conjunto de datos, incluso si esto significa segmentar en varios ciclos de ventas (si son realmente muy diferentes) y medir la duración de cada uno.
Si obtienes una distribución aproximadamente gaussiana (en forma de campana), tienes una buena oportunidad de estar en el punto de mira. Si obtienes dos o más picos, segmenta.
¿Cuándo debe iniciarse el ciclo de ventas?
Cuando se trata de medir la duración de su ciclo de ventas, hay varias escuelas de pensamiento, incluyendo cuándo comienza realmente el ciclo de ventas.
Aunque parezca sencillo, definir el punto de partida de su ciclo de ventas es más complicado de lo que pueda parecer. Hay tres momentos que pueden señalar su inicio:
- Cuando un contacto entra en su CRM por primera vez.
- Cuando contacte por primera vez con un nuevo cliente potencial.
- Cuando un prospecto se convierte en una oportunidad.
El seguimiento de su ciclo de ventas desde el momento en que se crea un nuevo cliente potencial en su CRM se conoce como atribución de primer contacto. Los que utilizan este método suelen centrarse en optimizar las actividades de la parte superior del canal, como la generación de clientes potenciales y la prospección.
Por otro lado, empezar el ciclo de ventas cuando se contacta por primera vez con un nuevo prospecto excluye la prospección de la medida. Puede ser una mejor opción si compras listas de clientes potenciales y las introduces en tu CRM antes de ponerte en contacto con ellos (por ejemplo, si necesitas hacer más investigación pero quieres mantener sus datos en tu sistema).
Por último, algunas empresas prefieren iniciar su ciclo de ventas cuando un cliente potencial se convierte en una oportunidad. Esto da lugar a un menor número de pasos en el ciclo de ventas, lo cual es beneficioso para los equipos que quieren centrarse en optimizar las etapas de negociación, cierre y seguimiento. Sin embargo, esto sólo funciona si su equipo tiene una clara comprensión de la diferencia entre clientes potenciales y oportunidades.
En resumen
Sea cual sea el punto de partida que elija, asegúrese de que todo su equipo tiene claro qué actividad concreta desencadena el ciclo de ventas. La supervisión constante es esencial para calcular un tiempo medio preciso e identificar cómo se pueden utilizar los cambios en el proceso de ventas para acortar su ciclo de ventas.
10 consejos para acelerar sus ciclos de venta
1. Trabajar en la selección de objetivos
Si su cartera de ventas comienza a filtrarse en la fase de cualificación, es posible que esté atrayendo a clientes potenciales que coinciden con sus intereses pero que no son los responsables de la toma de decisiones que necesita. Se trata de identificar los títulos que causan más dificultades en la conversación: ¿quizás sería mejor omitirlos en la investigación?
2. Revisar cada paso para identificar los bloqueos
Cuanto más sepa sobre el recorrido de sus clientes potenciales a través de la canalización, más probabilidades tendrá de detectar un problema antes de que sea demasiado tarde. Si ve que se está produciendo un cuello de botella, concéntrese en la fase correspondiente del ciclo de ventas para encontrar la causa del bloqueo.
Por ejemplo, si sus clientes potenciales tienden a atascarse en la fase de la propuesta, quizá deba dedicar más tiempo a investigarlos antes de presentar su oferta, o trabajar con su cliente potencial para redactar una propuesta con la que todos estén de acuerdo.
3. Crear plazos
Si sus clientes potenciales tardan en responder, puede ser porque no les ha fijado un plazo. El objetivo es que tus comerciales fijen una fecha para la próxima llamada o reunión y la cumplan.
Además, aproveche la oportunidad para crear una sensación de urgencia: no hay nada como una oferta de duración limitada para encender a sus clientes potenciales. Por ejemplo, fijando una fecha de caducidad para su oferta, dándoles la oportunidad de acogerse a ella antes de que suban las tarifas, u ofreciéndoles un regalo si se inscriben antes de una fecha determinada.
4. Sea coherente en sus recordatorios
Los profesionales de las ventas saben muy bien que hacer el primer contacto es sólo una pequeña victoria en todo el proceso. El seguimiento es lo que marca la diferencia. Los prospectos a veces desaparecen y ya no responden a las llamadas o incluso a los correos electrónicos.
Por término medio, se necesitan 5 correos electrónicos de seguimiento para que el cliente potencial avance por el embudo, pero el representante de ventas medio realiza 2 intentos de seguimiento con un cliente potencial. Conclusión: haz un seguimiento constante y no dudes en seguir a tus clientes potenciales.
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Para hacerlo más fácil, puedes leer nuestro artículo sobre ¿Cómo escribir un correo electrónico de reclamación que obtenga respuestas?
5. Cerrar las oportunidades que se presentan
No pierdas el tiempo en una oportunidad que no avanza. A veces, tu cliente potencial no puede firmar con su presupuesto actual o simplemente no es el momento adecuado. En este caso, retírelo temporalmente de su canal y póngalo en espera.
Esto le permite mantener su cartera de proyectos (y sus ideas) despejadas, y centrarse por completo en el negocio que está progresando bien.
6. Trabajar en las objeciones
Escuche atentamente las objeciones de sus clientes potenciales para conocer sus prioridades y preocupaciones. Esto le permitirá perfeccionar su discurso de venta en el futuro.
Además, si responde correctamente a las objeciones de venta, puede utilizarlas como una forma de hacer avanzar el trato. Al reformular sus preguntas e inquietudes, usted educa al cliente potencial sobre su producto o servicio. Para cada objeción, intente dar una respuesta clara y demostrar el valor añadido.
7. Construye tu confianza
Cuanto antes te ganes la confianza de alguien, antes podrás venderle algo. Y la mejor manera de hacerlo es que te hayan recomendado: los clientes potenciales calientes ya han oído hablar bien de ti, y es más probable que te necesiten, ya que de lo contrario nunca se habrían puesto en contacto contigo.
Sin embargo, si hace una llamada o un correo frío, puede seguir generando confianza, compartiendo estudios de casos, testimonios de clientes y logotipos de empresas notables con las que haya trabajado.
8. Hablar de dinero con suficiente antelación
Sea siempre transparente en cuanto a los precios desde el principio, explicando exactamente lo que ofrece, su valor añadido y cuánto cuesta. Esto no sólo califica a los prospectos según su presupuesto y da una idea del valor potencial del acuerdo, sino que también genera confianza.
Si le preocupa que sacar a relucir los costes demasiado pronto en la conversación ahuyente a los clientes potenciales, probablemente no esté apuntando bien. Y añadir costes adicionales en el último momento es una buena forma de ahuyentar a los clientes.
9. Automatizar las tareas que pueden ser automatizadas
Todo el tiempo que sigue perdiendo en la introducción manual de datos y otras tareas repetitivas estaría mejor empleado en vender o encontrar nuevos clientes potenciales. Con la IA, hay muchas herramientas que se encargan de tareas tediosas como la introducción de datos.
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10. Facilitar al máximo la fase de conclusión
No dejes que el papeleo te frene cuando estés cerca de cerrar la venta. Puede crear un contrato en línea al que sus clientes potenciales deberían poder acceder en cualquier dispositivo, para que puedan firmar sobre la marcha.
También es esencial trabajar con el cliente potencial a la hora de redactar el contrato, para asegurarse de que entiende y acepta plenamente sus condiciones. Así se evitan idas y venidas innecesarias una vez redactado el documento final, que estará listo para ser firmado en cuanto lo envíes.
4 indicadores clave de rendimiento (KPI) para optimizar sus ciclos de venta
1. Tiempo de respuesta en cada etapa de la venta
Por definición, es el periodo que transcurre entre la consulta de un cliente y la respuesta de su comercial. Aunque esta métrica suele medirse después del primer contacto con el cliente, puede examinar el tiempo de respuesta de los clientes potenciales en cualquier fase del ciclo de ventas.
La idea básica es que usted sólo controla su “parte” del ciclo de ventas: si el cliente potencial tarda tres días en responder a cada correo electrónico, no hay mucho que pueda hacer al respecto. Pero si también tardas tres días, no es normal y puede perjudicarte seriamente.
Para optimizar este KPI, puede hacer un seguimiento del estado de los clientes potenciales en su CRM y luego generar informes sobre el tiempo medio de respuesta de sus vendedores. Si tardan demasiado en responder, puede plantearse aumentar la plantilla para mejorar la productividad u ofrecer formación adicional para mejorar el tiempo de respuesta.
2. El índice de pérdidas en cada etapa de la venta
Es el porcentaje de transacciones perdidas en cada etapa del ciclo de ventas, contando las ventas perdidas en cada etapa.
El objetivo es identificar los cuellos de botella desde el principio: entonces podrá profundizar y ver si están relacionados con su proceso de ventas o con sus empleados. La medición de esta métrica le ayuda a ver los puntos débiles de su ciclo de ventas.
Para optimizar este KPI, un CRM de ventas es una inversión inteligente, ya que permite generar informes sobre la pérdida de negocio por etapas. De un vistazo, puede ver sus puntos débiles: por ejemplo, si ve que muchos acuerdos se pierden durante la negociación, tal vez sus vendedores necesiten más entrenamiento para ayudarles a cerrar acuerdos. O puede lanzar ofertas promocionales para que sus clientes se comprometan.
3. Tasa de conversión de clientes potenciales en oportunidades
El ratio de oportunidades es el porcentaje de oportunidades generadas en relación con el número total de clientes potenciales de su negocio. Se trata de una relación, lo que significa que cuantos más clientes potenciales genere, más oportunidades tendrá.
Es importante hacer un seguimiento de esta métrica para ver si hay puntos débiles en su proceso de generación y calificación de clientes potenciales. De media, este ratio es del 13%, pero muchos directores de ventas buscan un ratio dos o tres veces superior.
De nuevo, aunque se puede calcular a mano, un CRM es una buena herramienta para hacer un seguimiento de este indicador: no sólo genera informes sobre este ratio, sino también sobre el origen de los leads, para ayudarle a mejorar este ratio de forma efectiva.
Por ejemplo, si tiene muchos clientes potenciales pero muy pocas oportunidades, esto indica un fallo en su proceso de generación de clientes potenciales. ¿Sus esfuerzos de generación de clientes potenciales están en línea con su persona de cliente? Este indicador también le permite comprobar qué fuentes están generando clientes potenciales de calidad y, por lo tanto, ver dónde debe centrar sus esfuerzos.
4. La tasa de conversión de oportunidades en ventas
Este indicador mide el número de ventas realizadas en relación con el número de oportunidades de su negocio.
De nuevo, este KPI le permite evaluar la eficiencia de sus vendedores y su rendimiento. Pero esta tasa de conversión también le permite comprobar la eficacia de su ciclo de ventas.
Por ejemplo, si descubre que su tasa de conversión está por debajo de la media del sector, es posible que quiera revisar los procesos y recursos que emplea. Hágase las siguientes preguntas:
- ¿Equipas a tu personal de ventas con carpetas de presentación?
- ¿Proporcionan plantillas y técnicas para manejar las objeciones?
- ¿Tienen sus empleados claro qué tipo de ofertas o descuentos pueden ofrecer para ganar clientes?
Estas preguntas cubren las tres etapas del ciclo de ventas: presentación, evaluación y cierre. Por lo tanto, es esencial proporcionar a sus vendedores estos recursos para ayudarles a cerrar acuerdos más rápidamente.
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El origen de los leads es una variable fundamental para el estudio del ciclo de ventas -porque los comportamientos son muy diferentes según el origen- y suele ser interesante estudiar cada KPI a la luz de esta variable.
