¿Alguno de sus clientes tarda demasiado en pagarle? Antes de pasar a la reclamación de facturas impagadas, es esencial determinar por qué estos clientes se retrasan:
- Mala comunicación: no se entienden.
- Procesos de pago complicados: fechas fijas, contabilidad poco desarrollada, etc.
- Disputa sobre el producto o servicio prestado: no está de acuerdo con la ejecución
- Usted es una de las facturas despriorizadas por su cliente
En este artículo te damos toda la información sobre tus derechos. También le proporcionamos plantillas de reclamación en las que puede basar sus recordatorios a sus clientes morosos.
Sommaire
La importancia de un proceso de reclamación sólido para sus facturas impagadas
Para gozar de unas finanzas saneadas, una empresa debe garantizar un flujo de caja “normal”. En otras palabras, deben respetarse las condiciones de facturación. Sin esto, su empresa no puede cubrir todos sus gastos.
Salarios, cargas, marketing: todo esto tiene un coste. Con el tiempo, las deudas pueden acumularse, poniendo en peligro el crecimiento de su empresa.
Las empresas B2B no son las más protegidas. Pocas de ellas han desplegado un verdadero proceso de cobro de impagados. Cuando lo hacen, las acciones suelen ser ad hoc.
El gráfico anterior muestra que el 64% de las empresas se ven afectadas por la morosidad. Como consecuencia, el 23% de ellas no puede contratar nuevo personal por falta de liquidez.
Para cobrar a tiempo, puedes poner en marcha una serie de acciones concretas y eficaces. Esto recuerda al cliente que está atrasado en sus pagos y, por tanto, pone en orden sus finanzas.
Utilizar programas informáticos de cobro: la forma más eficaz de optimizar su capital circulante
Una de las formas más eficaces de gestionar mejor el capital circulante y mantener bajo control la morosidad es utilizar programas informáticos de cobro. Este software se integra con sus herramientas de facturación y ofrece dos funciones clave:
- Cuadros de mando e informes para supervisar detalladamente el estado de sus cuentas por cobrar, anticipar posibles necesidades de tesorería y capacitar a los equipos con KPI clave como el WCR, expresado en días de ventas.
- Herramientas de recordatorio más o menos automatizadas (según los gustos), integradas con medios de pago sencillos y transparentes para los clientes, como un portal del cliente, formularios de pago en línea, etc.
La mejor manera de conseguir que sus facturas estén entre las más pagadas es simplificar al máximo la experiencia de pago y mantener una comunicación clara y explícita. Por tanto, estas herramientas están diseñadas para ayudarle a ver con más claridad, pero también para ayudar a sus clientes a ver con más claridad.
Cobre sus impagados en 5 pasos
Es normal pedir al cliente que vuelva a pagar. Ha prestado un servicio por el que se le ha contactado. Queda por definir los pasos que hay que dar para llamar al orden al cliente.
Sobre todo, le invitamos a optar por una comunicación sencilla y basada en hechos. También se recomienda ser accesible sin llegar a ser amistoso. Hágalo personal y demuestre que se preocupa por la salud financiera de su empresa.
Si nada se mueve, puedes empezar a subir. Para ello, le sugerimos que descubra una secuencia a seguir. No obstante, asegúrese de ponerse en contacto con la persona adecuada del departamento adecuado.
Le invitamos a descubrir y utilizar esta ficha que le permite seguir los diferentes niveles de reclamación efectuados por el equipo para cada cliente que tiende a pagar con un poco de retraso.
#1 Correo electrónico – 2 días laborables después de la fecha de vencimiento
Una vez transcurrido el plazo de dos días, puede empezar a actuar. Se recomienda enviar un primer correo electrónico recordatorio con toda la información necesaria (factura, fecha de vencimiento, etc.).
Si se trata de un simple descuido por su parte, el cliente no debería tardar mucho en confirmar el pago. También puede haberse hecho unas horas antes. En este caso, puede pedir un justificante de pago.
Ejemplo de correo electrónico:
Asunto: {identidad_del_cliente}: {importe_deudor}€vencido por {nom_votre_entreprise}
Cuerpo del correo :
Estimado {nom_point_de_contact},
Espero que se encuentre bien.
Me pongo en contacto con usted en relación con el saldo de su cuenta que asciende a {total_solde_compte}de los cuales {amount_due} € están pendientes de pago.
Aquí encontrará una lista de nuestras referencias de facturas pendientes: {liste_factures}
Si lo desea, también encontrará los PDF correspondientes adjuntos a este correo electrónico.
Agradeceríamos un pronto pago a la recepción de este correo electrónico.
Si su pago ya está en curso, no tenga en cuenta este aviso.
Atentamente,
{su nombre}
#2 Correo electrónico – 8 días laborables después de la fecha de vencimiento
Si su primer correo electrónico no ha surtido el efecto deseado, le recomendamos que espere unos días más. 8 días laborables después de la fecha de vencimiento, envíe un segundo recordatorio.
Adopte un enfoque algo más directo. Trabaje en la línea de asunto y en su contenido para que tenga un poco más de autoridad. Se recomienda centrarse en la factura más vencida y mostrar la fecha de vencimiento.
Ejemplo de correo electrónico:
Asunto : [Rappel] {identite_client} {amount_due} € en mora por {nom_votre_entreprise}
Cuerpo del correo :
Estimado {nom_point_de_contact},
Me pongo de nuevo en contacto con ustedes para preguntarles por nuestras facturas, cuyo pago seguimos esperando.
Tenga en cuenta que la factura {número_de_factura} debía pagarse el {fecha de vencimiento}.
Además, su saldo total asciende ahora a {total_amount_due} €, ya que las facturas {invoice_references} aún no se han pagado.
¿Podría decirnos cuándo deberíamos recibir el pago?
Si entretanto ya ha efectuado el pago, haga caso omiso de este aviso.
Atentamente,
{su nombre}
#Llamada nº 3: 15 días laborables después de la fecha de vencimiento
Si los dos primeros recordatorios no funcionan, corre el riesgo de que sus facturas impagadas se conviertan en créditos incobrables.
Para este tercer paso, se recomienda involucrar al gestor de cuentas de su cliente. Puede hacer una llamada.
En el sector B2B, pocas empresas utilizan el teléfono para cobrar las facturas pendientes. La llamada ayudará a comprender por qué aún no se ha efectuado el pago.
A continuación, ambas partes acuerdan una fecha de pago. Siéntase libre de insistir en el envío de un correo electrónico de resumen con los detalles de su discusión.
#4 Correo electrónico – 20 días laborables después de la fecha de vencimiento
Aunque es probable que esto sea poco frecuente, debe tenerse en cuenta la idea de que el cliente no ha cumplido los compromisos adquiridos durante la llamada. En este caso, se le anima a ser más asertivo.
Se recomienda enviar un correo electrónico 20 días laborables después de la fecha de vencimiento. No dude en añadir como copia al gestor de cuentas de su cliente, así como al comprador al que se haya vendido el bien o servicio.
Se recomienda que añada el equipo financiero o contable de su cliente. Insistir en el carácter preocupante de los retrasos en los pagos observados.
Ejemplo de correo electrónico
Asunto: [URGENT] {identidad_del_cliente}: {importe_deudor} € atrasados por {nom_votre_entreprise}
Estimado {nom_point_de_contact},
A pesar de nuestros intentos anteriores, el {date_envoi_emails} para cobrar el pago de sus facturas, nos preocupa que su saldo pendiente aún ascienda a {amount_due} €.
Efectivamente, nuestras facturas {invoice_references} están todas pendientes de pago.
Debemos recordarle que los pagos puntuales son necesarios para que podamos operar de manera sostenible.
¿Puede darnos una fecha definitiva para ello o comunicarnos si ya ha efectuado el pago?
Atentamente,
{su nombre}
#5 Correo – 25 días laborables después de la fecha de vencimiento
En la inmensa mayoría de los casos, no debería ser necesario enviar una carta. Sin embargo, hay que tenerlo en cuenta.
La carta de reclamación es un esfuerzo adicional que a menudo merece la pena. Para mayor claridad, imprima y adjunte las facturas antes de adjuntarlas a la carta.
Ejemplo de carta:
Asunto: Carta de reclamación de su saldo pendiente de {amount_due} €.
Estimado señor o señora,
A pesar de varios recordatorios a su empresa, todavía no hemos podido recuperar el pago de nuestras facturas que ahora están pendientes de pago {list_invoice_references} y que encontrará adjuntas a esta carta.
Por lo tanto, le rogamos que abone el {amount_due} € en los próximos 15 días.
Si no recibimos su pago o no tenemos noticias suyas antes de {fecha límite}, lamentablemente tendremos que agravar la situación y recurrir a la vía judicial.
Esperamos sus noticias,
Atentamente
{su nombre}
Anticipar y prevenir el riesgo de impago en las fases iniciales
Hay formas de conseguir que su cliente pague una factura. Esto no hace que la situación sea menos incómoda. Para evitarlo, hay buenas prácticas que aplicar para protegerse y evitar este tipo de problemas.
#1 Apóyese en un proceso de facturación sólido
En primer lugar, se hace hincapié en el carácter de validez de la factura. Para que una reclamación sea efectiva, su documento debe ser jurídicamente viable.
Esto se consigue mediante la aparición de determinadas menciones obligatorias, como :
- El extracto “Factura
- Un número de factura. Deben numerarse en orden ascendente.
- Su nombre, dirección, razón social y número SIRET. Los mismos datos deben mostrarse también en el lado del cliente.
- Los detalles de su servicio y el importe de cada uno. Añadir el plazo de pago
- Información específica sobre el IVA. Empresarios autónomos, si no son sujetos pasivos del IVA, no olviden añadir la siguiente nota: “IVA no aplicable, artículo 293B del CGI”.
Consejos de Salesdorado
No dude en utilizar nuestras plantillas de facturas de Excel y Word descargables gratuitamente para asegurarse de que sus facturas incluyen toda la información necesaria.
Por último, las normas sobre sanciones por retraso deben ser legibles. Una ley aprobada el 1 de julio de 2019 impone un mínimo del 2,61% del importe total de la factura, más una tarifa plana de 40 euros.
Atención
Si estas penalizaciones no se indican en la factura, o no se mencionaron en el presupuesto, su cliente no es responsable ante usted por ellas. Utilice las herramientas de facturación adecuadas para garantizar una buena gestión de sus facturas.
#2 Establecer una relación comercial sana
Además de estar preparado, hay que hacer todo lo posible para garantizar una relación comercial sana. Ambas partes tienen obligaciones mutuas.
Cumpla sus compromisos, sea receptivo y esté abierto a la negociación en sus pedidos. Siendo claro, respetuoso y profesional, pones todas las posibilidades de tu parte para cobrar a tiempo.
#3 Multiplicar el número de contactos
Una buena relación comercial consiste en construir relaciones. No dude en discutir e intercambiar con los representantes de los distintos departamentos de su cliente. Esto permite a todos los responsables participar en el proyecto en curso.
A largo plazo, esto puede permitir que su empresa sea considerada prioritaria para la facturación y el pago.
#4 Ser cuadrado con los equipos contables
Para no llevarse sorpresas, no dude en hacer preguntas al departamento de contabilidad de su cliente. Algunas empresas pagan a la recepción, mientras que otras prefieren pagar 15 o 30 días después de final de mes. En caso de facturación periódica, esto evita sorpresas desagradables.
Sus equipos disponen ahora de toda la información. Pueden enviar facturas sin errores y tienen un calendario claro y establecido que pueden seguir en caso de impago.
Por último, no dude en innovar. Por ejemplo, si un empresario quiere pagarte directamente con tarjeta, puedes enviarle un enlace de pago a través de Stripe o Lydia. Pagará un 1,5% de comisión, pero todas las partes quedarán satisfechas.
#5 Utilizar el factoring
Fuente : Libeo
El factoring es un método mal percibido que utilizan sobre todo los grandes grupos.
Se trata de ceder la propiedad y la gestión de su factura a una entidad financiera especializada. Se denomina factor.
Con cargo a estas facturas, financia las necesidades de tesorería. La empresa dispone así de fondos y no tiene que esperar a que le paguen las facturas.
Atención
El factoring presenta un riesgo real de deterioro de las relaciones entre usted y su cliente o proveedor.
Seguro basado en facturas
El seguro basado en facturas es un sistema probado. Funciona de una manera muy clásica.
Su empresa suscribe un contrato. Este documento le compromete con una aseguradora. Si se supera el plazo legal o contractual de pago, se informa a la aseguradora, que se hace cargo.
Este último se encarga de reclamar y cobrar los pagos pendientes. Se recomienda recurrir a la herramienta Dimpl si esta solución parece adaptarse a sus necesidades.
Es bueno saberlo
En la versión “sin compromiso”, Dimpl no le cobra ninguna tasa por adelantado. La herramienta se paga a sí misma un pequeño porcentaje (2%) de tu factura. Así que no tienes nada que proponer.
¿Cómo reaccionar ante una factura impagada?
Los retrasos en los pagos son bastante frecuentes. Los procesos relacionados con la normativa pueden ser a veces bastante tediosos, sobre todo en grupos grandes.
Si esto le ocurre a usted, no dude en recordar a su cliente que es responsable de las sanciones y del pago de una cantidad a tanto alzado.
Le animamos a que lo mencione en su presupuesto y factura. De lo contrario, el cliente no tiene que pagarle por esta parte. A continuación, puede hacer un seguimiento, de manera amistosa pero firme, utilizando los modelos presentados.
Mis intentos de recordatorios amistosos han quedado sin respuesta, ¿qué puedo hacer?
Ante un cliente que no responde, no dude en reforzar su enfoque. La notificación formal es muy eficaz. Se trata de una carta sencilla en la que pides a tu cliente que cumpla sus compromisos.
En caso contrario, puede ser objeto de acciones judiciales. Se trata de un método práctico, que no requiere el recurso a un abogado. Puedes escribir la carta tú mismo.
Debe estar fechado, llevar la mención “mise en demeure” e indicar muy explícitamente la fecha de ejecución.
No dude en dejar pasar una o dos semanas más. El objetivo es recuperar su dinero, reforzando su enfoque.
La idea es no crear un conflicto que pueda dar lugar a litigios más impactantes y, sobre todo, más costosos. Por último, la carta debe enviarse por correo certificado con acuse de recibo.
Le invitamos a utilizar nuestro ejemplo de carta de emplazamiento para redactar una carta coherente a su cliente.
A pesar de mi aviso formal, mi cliente no da señales de vida.
Si el requerimiento formal no surte efecto, puede iniciar un procedimiento judicial.
Puede adoptar tres formas:
- Cobro simplificado de deudas inferiores a 4.000 euros: este procedimiento requiere la intervención de un agente judicial. Puede ponerse en contacto con él a través de la plataforma Credicys. El agente judicial recoge el expediente y envía una carta certificada. Inicia el procedimiento de recuperación. Esta práctica está sujeta al pago de una tasa (14,92 euros por la presentación del expediente, más un porcentaje del importe recuperado).
- El requerimiento de pago: el juzgado de lo mercantil se ocupa del asunto. Hay dos maneras de rellenar una solicitud. Si lo hace a través de Infogreffe, tendrá que pagar 35,21 euros. También puede enviar el formulario Cerfa n. 12946*01 al tribunal competente. Si la suma a recuperar supera los 10.000 euros, debe intervenir un abogado. Acompañe su solicitud con todos los justificantes pertinentes. Si el juez falla a su favor, le corresponde a usted transmitir el veredicto a su cliente.
- El requerimiento provisional y la intimación de pago: esta vía le permite obtener el cobro de sus facturas en un plazo de 15 días. Debe presentar al tribunal todos los documentos justificativos de su solicitud. Aquí su cliente puede defenderse. Es un documento legal, redactado y transmitido por un agente judicial. El documento obliga al cliente a comparecer en una fecha predeterminada.
¿A quién dirigirse en caso de impago?
En lugar de acudir a los tribunales, también puede recurrir a los mediadores de la empresa. Se trata de un servicio gratuito ofrecido por el Ministerio de Economía y Hacienda.
Una persona certificada arbitra el desacuerdo entre los profesionales. Puede presentar su solicitud directamente en la plataforma en línea específica.
