Estructurar un pipeline de ventas eficaz con HubSpot CRM

HubSpot CRM te permite estructurar un canal de ventas completo, desde la prospección hasta el cierre, con una base gratuita que ya es muy funcional. Con su vista Kanban, sus etapas personalizables, sus propiedades obligatorias, sus procesos automatizados y sus informes, la plataforma HubSpot cubre la mayor parte de las necesidades de gestión de ventas de las pymes y las PYMES.

En este artículo, te mostramos cómo aprovechar las funciones de canalización de HubSpot para construir una verdadera herramienta de gestión, no una simple tabla de seguimiento. Con un método práctico para definir tus hitos, automatizaciones que ahorran tiempo y una visión clara de lo que está libre y lo que no.

Qué ofrece realmente el pipeline de HubSpot

Antes de hablar del método, situémonos. El software de gestión del pipeline de ventas de HubSpot se construye en torno a dos vistas sincronizadas en tiempo real:

• Una vista Kanban (como un tablero con columnas para cada etapa y arrastrar y soltar para mover las ofertas).
• Una vista de lista (tabla) filtrable y ordenable.

Los dos son perfectamente complementarios: el tablero para una visión general, la lista para el filtrado avanzado y la exportación.

Cada acuerdo agrega el historial completo de interacciones: correos electrónicos, llamadas, reuniones, notas y tareas. El representante de ventas tiene una visión de 360° de la cuenta sin salir de la hoja de negociación. Este es uno de los puntos fuertes de la plataforma HubSpot: todo está centralizado de forma nativa, mientras que muchas soluciones CRM requieren la integración de terceros para lograr el mismo resultado.

El acceso móvil también es una característica digna de mención. La aplicación HubSpot (iOS y Android) te permite actualizar transacciones, cambiar etapas y seguir el pipeline desde el terreno.

Además, las vistas pueden filtrarse por pipeline, equipo, propietario y periodo. Un gestor puede ver sólo el pipeline de su equipo y utilizarlo directamente para orientar y priorizar, sin tener que crear un informe aparte.

¿Cómo estructuras tus pasos en HubSpot?

Aquí es donde se reduce todo. La mayoría de los pipelines fracasan no porque la herramienta esté mal configurada, sino porque las etapas están pensadas desde el punto de vista del vendedor. “Demo realizada” no significa nada si el cliente potencial no ha confirmado que la solución satisface sus necesidades. “Propuesta enviada” no tiene valor predictivo si nadie ha validado el presupuesto internamente.

El principio fundamental: cada etapa debe corresponder a un compromiso verificable por parte del comprador. No a ninguna acción del vendedor. Esto es lo que permite tener probabilidades de conversión realistas y previsiones fiables.

Un ejemplo concreto de canalización bien estructurada

Así es como podría ser el pipeline de 6 etapas de HubSpot, construido en torno a la progresión de la decisión de compra:

La diferencia con un pipeline clásico es sutil pero fundamental. No vas a “Evaluación en curso” porque hayas hecho una demostración, vas allí porque el cliente potencial está evaluando activamente. No vas a “Propuesta aceptada” porque hayas enviado un presupuesto, vas allí porque el cliente potencial ha validado el contenido.

Propiedades obligatorias por etapa

HubSpot te permite definir propiedades obligatorias para cada etapa del pipeline. Ésta es probablemente la característica menos utilizada y la más potente para garantizar la calidad de los datos.

En términos prácticos, puedes exigir a un representante de ventas que rellene determinados campos antes de seguir adelante con un trato. Por ejemplo:

• Para pasar a “Cualificado”, puedes especificar el presupuesto estimado, el nombre del responsable de la decisión y la fecha de cierre de la previsión.
• Para pasar a “Propuesta aceptada”, puedes especificar el importe de la oferta y el tipo de oferta.

Esto es lo que los consultores de HubSpot llaman “puertas de etapa”: puntos de control que garantizan que sólo avancen las oportunidades realmente cualificadas. Así se evita que el pipeline se llene de acuerdos fantasma que inflan artificialmente las previsiones.

HubSpot también ofrece propiedades condicionales: la visualización de determinados campos se activa por el valor de otras propiedades. Esto ayuda a guiar al vendedor sin sobrecargar la pantalla con docenas de campos innecesarios en cada etapa.

Multi-pipelines en HubSpot: cuándo y por qué crear varios pipelines

HubSpot te permite crear varios pipelines de transacciones en el mismo CRM. Cada pipeline tiene sus propias etapas, probabilidades, automatizaciones y propiedades requeridas. Se trata de una función valiosa, pero que a menudo se utiliza mal.

La regla es sencilla: crea un pipeline separado sólo cuando las etapas de venta sean fundamentalmente diferentes.

Si vendes un producto SaaS de autoservicio, por un lado, y proyectos de implantación a medida, por otro, los ciclos no tienen nada que ver, y un único pipeline lo distorsiona todo. Lo mismo ocurre si gestionas la adquisición (nuevos negocios) y la renovación: la lógica de toma de decisiones y las personas implicadas son diferentes.

Por otro lado, no crees un pipeline por vendedor, por región o por tamaño del acuerdo. Los filtros de HubSpot permiten gestionar estas segmentaciones sin multiplicar los pipelines, y la multiplicación innecesaria hace que los informes generales sean ilegibles.

Aquí tienes unos cuantos casos de uso concretos que justifican una tubería múltiple:

• Nuevo negocio vs. renovación
• Ventas directas frente a ventas a través de socios
• Ciclo corto (autoservicio) frente a ciclo largo (asistido)
• Venta de productos frente a proyectos de servicios.

Nota: El plan gratuito de HubSpot está limitado a una sola canalización. El plan Starter permite dos y el plan Pro hasta quince. Este es un criterio a tener en cuenta a la hora de elegir tu suscripción.

Automatizaciones de HubSpot que realmente ahorran tiempo

La automatización de canalizaciones es uno de los puntos fuertes del Hub de Ventas de HubSpot.

Pero ten cuidado: el objetivo es mantener limpia la tubería y reducir el trabajo manual, no sustituir el criterio comercial.

He aquí las cinco automatizaciones que consideramos más útiles en la práctica:

• Creación automática de tareas en el cambio de etapa. Cuando un acuerdo se convierte en “Cualificado”, HubSpot puede crear automáticamente una tarea “Preparar demostración” asignada al representante de ventas. Es sencillo, pero evita descuidos y estandariza las prácticas.
• Alertas de inactividad. Un acuerdo que permanece inactivo durante más de 14 días (sin correo electrónico, sin llamada, sin reunión) desencadena una notificación al vendedor y/o a su gestor.
• Cambio automático a “Perdido”. Tras un periodo configurable sin actividad (30, 45 o 60 días según tu ciclo), la operación se marca automáticamente como perdida.
• Rotación en cabeza (round-robin). Los nuevos acuerdos se asignan automáticamente al personal de ventas según el territorio, el segmento o simples reglas de rotación. Esto acelera el tiempo de gestión y evita que los “clientes potenciales se pierdan”.
• Notificaciones del gestor sobre grandes acuerdos. Cuando una operación supera un determinado importe o alcanza una fase clave, se notifica automáticamente al gestor. Útil para el coaching y para garantizar que las oportunidades estratégicas reciben la atención que merecen.

Gestiona tu pipeline con los informes de HubSpot

HubSpot proporciona cuadros de mando nativos para analizar el rendimiento de las canalizaciones. Los informes se pueden filtrar por pipeline, por equipo, por propietario y por periodo, lo que proporciona a los responsables de ventas una visión detallada de la actividad sin tener que manipular archivos de Excel.

Los indicadores de resultados de ventas que deben controlarse prioritariamente son :

• La tasa de conversión entre cada etapa (para identificar los cuellos de botella).
• Duración media por etapa (para identificar los acuerdos que se estancan).
• El importe ponderado del pipeline (calculado multiplicando el importe de cada operación por su probabilidad de etapa).
• El ciclo medio de venta desde la cualificación hasta el cierre.

La plataforma HubSpot también ofrece una herramienta de previsión en la que los vendedores y directivos pueden refinar manualmente sus estimaciones clasificando los tratos como “Commit”, “Best Case” o “Pipeline”. Se trata de un complemento útil a las probabilidades automáticas paso a paso, que permiten incorporar el juicio humano a las previsiones.

¿Cuánto cuesta? ¿Qué es gratis y qué no en HubSpot?

Este es un punto importante para que quede claro. HubSpot ofrece un modelo freemium en el que la base de pipeline ya es muy funcional en la versión gratuita, pero las funciones avanzadas de CRM requieren que actualices a los planes Sales Hub de pago.

Precios indicativos sin IVA, facturados anualmente. Los precios pueden variar según las ofertas actuales y las opciones elegidas. Consulta la página de tarifas oficiales para conocer los precios actualizados.

Límites a tener en cuenta

HubSpot es una excelente herramienta de gestión de pipeline, probablemente una de las mejores del mercado para PYMEs y ETIs, pero tiene sus límites y conocerlos evita sorpresas desagradables:

• La calidad de la tubería depende totalmente de la disciplina de los equipos. Esta es la limitación nº 1, y no es específica de HubSpot: si los vendedores no actualizan sus tratos, no rellenan las propiedades obligatorias o interpretan los hitos de forma diferente, incluso los mejores cuadros de mando producirán información engañosa. La gobernanza de ventas (definiciones compartidas, revisiones semanales del pipeline, formación) es al menos tan importante como la configuración técnica.
• El riesgo de sobreingeniería es real. La tentación de multiplicar los pipelines, los pasos, los campos personalizados y los flujos de trabajo puede hacer que todo se vuelva rápidamente opaco. Te advertimos contra la complejidad excesiva, que resta responsabilidad al personal de ventas y crea efectos secundarios difíciles de diagnosticar. Es mejor tener una tubería sencilla y bien utilizada que una fábrica de gas que nadie entiende.
• Las funciones más potentes no son gratuitas. Los flujos de trabajo avanzados, la puntuación predictiva, las previsiones y las reglas avanzadas de canalización requieren un plan Pro o Enterprise. Para una organización pequeña con un presupuesto ajustado, esto puede limitar el alcance de la automatización. HubSpot recomienda empezar con la base gratuita y luego justificar la actualización con casos de uso concretos, un consejo que compartimos.
• El pipeline de HubSpot no gestiona de forma nativa presupuestos complejos. Para un CPQ avanzado (configuración de productos, precios multicriterio, presupuestos dinámicos), tendrás que utilizar herramientas de terceros como DealHub o PandaDoc, que se integran bien con la plataforma HubSpot pero añaden una capa de coste y complejidad.

Nuestro veredicto: ¿Para quién es adecuado el pipeline de HubSpot?

HubSpot es para ti si :

• Eres una PYME o una ETI con un equipo de ventas de 1 a 50 personas.
• Buscas un CRM con un sólido pipeline con el que puedas familiarizarte rápidamente, sin un proyecto de integración de seis meses.
• Quieres una base libre y funcional desde la que empezar, con la opción de ir aumentando gradualmente hasta alcanzar la máxima potencia.
• Necesitas alinear marketing, ventas y atención al cliente en una única plataforma.
• Tus ciclos de venta son relativamente estándar (no hay CPQ ultracomplejas).

Busca en otra parte si :

• Tienes requisitos muy avanzados de configuración de productos (CPQ industrial, presupuestos a medida).
• Ya estás inmerso en el ecosistema de Salesforce: probablemente no merezca la pena migrar.
• Necesitas objetos personalizados complejos desde el principio (reservado para el plan Enterprise a 150 €/mes/usuario).

En resumen: el pipeline CRM de HubSpot es uno de los más completos y bien pensados del mercado, con una relación calidad/precio difícil de superar gracias a la base gratuita. El verdadero reto nunca es la herramienta, sino el rigor con el que diseñes tus pasos, formes a tus equipos y mantengas la disciplina del uso diario.