CPQ: Configurar, Determinar o Preço, Cotar – O guia completo

O CPQ (Configure, Price, Quote) é uma das fases mais fundamentais do processo de vendas, mas é também uma das mais complexas, sobretudo porque envolve uma grande colaboração com outros departamentos.

Este artigo analisa a forma de avaliar um processo de CPQ, as razões para o otimizar e todos os conceitos relacionados.

CPQ: Definição

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CPQ é um acrónimo de Configure, Price, Quote, que se refere a todos os processos da empresa para propor uma cotação a um cliente. O processo envolve a configuração de um ou mais produtos, traduzindo as necessidades expressas pelo cliente numa lista de produtos, num preço e, por fim, num orçamento.

Na prática, referimo-nos frequentemente ao termo CPQ quando falamos de software que automatiza esta parte do processo, mais ou menos integrado no software CRM. Mas o CPQ não se refere apenas a ferramentas e vendas de produtos complexos.

CPQ é um acrónimo de Configure, Price, Quote, que se refere a todos os processos da empresa para propor uma cotação a um cliente. O processo envolve a configuração de um ou mais produtos, traduzindo as necessidades expressas pelo cliente numa lista de produtos, num preço e, por fim, num orçamento.

O Stripe, por exemplo, pode ser visto como uma ferramenta CPQ. Pode definir produtos, definir mais ou menos opções de configuração (diretamente pelo cliente ou por si no back office), criar subscrições, editar ligações de pagamento e gerir um conjunto de subscrições exclusivamente através do Stripe.

Uma ferramenta de contabilidade como a Pennylane também pode ser considerada como uma ferramenta CPQ.

Quanto mais complexos forem os produtos vendidos, mais críticos são os processos de CPQ, para garantir uma margem saudável em todos os contratos, limitar os erros e o tempo entre a identificação das necessidades e a fase de negociação.

Configuração

Os produtos mais complexos têm geralmente vários parâmetros que influenciam o preço. Por exemplo, se estiver a comprar uma licença da Salesforce, terá de determinar..:

• O plano – que depende essencialmente da funcionalidade requerida.
• O número de licenças – que depende essencialmente das condições de venda e do crescimento planeado da empresa.
• O número de chamadas API – que depende essencialmente da integração e das extensões escolhidas
• Volume de armazenamento – que depende… de muitas coisas

Depois de tudo isto ter sido determinado, temos ainda de determinar como irá evoluir durante o período de faturação. Em caso de faturação anual, devem ser determinadas as condições de adição ou retirada de licenças, bem como os limiares para o volume de chamadas API, o volume de armazenamento, etc.

Preços

Esta é a fase em que os produtos e os preços unitários são adicionados e multiplicados para obter um preço global, por exemplo, um envelope anual.

Se o preço for linear, toda a gente pode sobreviver com bastante facilidade. Mas se existirem escalões, tarifas variáveis, promoções ou preços que mudam ao longo do tempo – por exemplo, em função do Eurodol – a situação torna-se rapidamente muito mais complicada. Especialmente se o cliente quiser simular vários cenários antes de tomar uma decisão.

Na prática, esta fase é geralmente totalmente automatizada, no mínimo através de ficheiros Excel e, nos melhores casos, através de software dedicado.

Citação

A edição do orçamento em si não é insignificante: é necessário incluir todas as condições de venda, etc., e se tivesse de as editar à mão, os erros seriam frequentes.

Mas a verdadeira questão da gestão das cotações é a gestão do acordo com o cliente. Podemos oferecer ao cliente uma assinatura eletrónica, passar automaticamente a oportunidade para fechado/ganho no seu CRM, lançar o processo de faturação, etc.

Quando é que o CPQ se torna essencial?

A utilização de uma ferramenta CPQ pode ser uma forma interessante de otimizar os seus processos e, em particular, de obter uma imagem clara de todo o seu ciclo de receitas. O CPQ é essencial, por exemplo, para explorar os processos de venda dos seus melhores vendedores ou para implementar preços normalizados. Isto significa, por exemplo, que pode oferecer preços susceptíveis de serem aceites pelos seus clientes.

Uma ferramenta CPQ é também essencial se quiser simplificar a venda dos seus produtos e pode também utilizá-la para fornecer aos seus clientes informações sobre características opcionais.

Outras funcionalidades que pode considerar úteis incluem a colaboração em cotações com membros da equipa, se pretender acelerar a entrega de cotações, a criação de accionadores de aprovação para controlar descontos abusivos ou a criação de modelos de propostas.

Se quiser controlar os e-mails de proposta que envia, a ferramenta CPQ também o avisa quando são abertos pelos seus clientes.

As vantagens de um bom processo de CPQ

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#1 Uma ferramenta CPQ aumenta as vendas ao fornecer orçamentos exactos

Um bom processo CPQ deve permitir-lhe aumentar as suas vendas, oferecendo orçamentos detalhados e completos ao seu comprador, sem que você ou ele tenham de os modificar. Ao mesmo tempo, aumenta a confiança na sua empresa.

Um CPQ tem também a vantagem de configurar preços que satisfazem as necessidades dos clientes e de aumentar a exatidão das cotações.

#2 A adição do CPQ ao CRM aumenta a rentabilidade

A adição de um CPQ ao seu CRM permitir-lhe-á melhorar a eficiência da sua empresa e, acima de tudo, aumentar as suas vendas. De acordo com Jim Dickie, cofundador da CSO Insights, e um estudo realizado sobre a otimização do desempenho das vendas em mais de 1.000 empresas em todo o mundo, para 68% delas, esta é a principal motivação para as empresas adoptarem uma ferramenta CPQ. O estudo mostra que quando as empresas decidiram adicionar uma ferramenta CPQ ao seu CRM principal, as receitas aumentaram significativamente.

#3 O CPQ acelera o processo de vendas

Um CPQ também pode acelerar o seu processo de vendas, tanto através de uma entrega mais rápida de orçamentos como de um maior tempo de aprovação. E isso é essencial se quiser ter sucesso neste domínio! A ferramenta CPQ pode ser utilizada para evitar circunstâncias imprevistas, como a falta de orçamento ou uma alteração das expectativas dos clientes.

Por exemplo, o processo de cotação da Cloudera é três vezes mais rápido do que era antes da implementação do CPQ. A Domino Printing Sciences, um utilizador do Salesforce CPQ, viu as suas cotações serem entregues 80% mais rapidamente. Por conseguinte, é muito útil para evitar que vários negócios fiquem bloqueados no seu pipeline de vendas.

#4 A integração de uma ferramenta CPQ com outras tecnologias comerciais permite a normalização dos processos

Muitas vezes, dentro de uma organização, as vendas, as finanças, o departamento jurídico, o desenvolvimento, etc. são entidades bastante compartimentadas. O software CPQ permite que os vários departamentos comuniquem mais eficazmente entre si e normalizem os processos.

Isto é particularmente útil para evitar erros e garantir que as coisas são feitas corretamente no momento certo. Por exemplo, utilizando uma ferramenta CPQ, a assinatura de um cliente numa cotação gera automaticamente uma encomenda, seguida do envio de uma fatura, do registo de recibos e da satisfação da encomenda.

O software CPQ também pode ser integrado nos seus sistemas de planeamento de recursos empresariais(ERP), simplificando ainda mais o processo. Graças a esta ferramenta, as vendas e as operações estão diretamente ligadas e todos podem acompanhar a evolução do processo. Em termos práticos, isto significa que podemos responder muito rapidamente aos pedidos dos clientes. Os dados são também extremamente úteis para afinar as decisões da empresa e responder às necessidades expressas pelos clientes.

#5 Uma ferramenta CPQ ajuda os departamentos a trabalhar em conjunto e a elaborar especificações precisas

Uma das principais vantagens do software CPQ é o facto de toda a empresa poder ser envolvida. Cada serviço pode intervir num processo, o que permite uma maior eficácia e evita, por exemplo, vender uma configuração que não é possível do ponto de vista financeiro ou jurídico.

O CPQ também permite que os especialistas em produtos determinem as melhores configurações para um produto, em vez de serem os vendedores a fazê-lo de forma independente. As configurações são introduzidas diretamente no sistema CPQ, e o pessoal de vendas só tem de propor as várias opções possíveis aos clientes.

O CPQ dirige-se, portanto, a toda a empresa e pode mesmo utilizar as análises do CPQ para identificar tendências.

Salesforce CPQ e faturação

O termo CPQ foi largamente democratizado pelo produto com o mesmo nome publicado pela Salesforce. O Salesforce CPQ&Billing permite-lhe beneficiar de todas as vantagens da utilização de um CPQ. Esta ferramenta permite-lhe criar soluções para os clientes com ofertas pré-configuradas ou personalizadas, modelar cenários de transação e aperfeiçoar os seus preços graças à inteligência de marketing.

Para gerir a receita recorrente, o Salesforce CPQ&Billing oferece opções de subscrição e pagamento conforme o uso para adaptar as cotações às necessidades dos seus clientes. Por exemplo, pode automatizar alterações de contratos ou criar automaticamente oportunidades de renovação.

Por fim, esta ferramenta unifica as actividades comerciais e financeiras, simplificando a solução quote-to-cash, eliminando os silos de front-office e back-office. O CPQ permitir-lhe-á, por exemplo, automatizar a aceitação de encomendas ou agrupar automaticamente todos os encargos numa única fatura unificada por cliente.

A Salesforce oferece várias opções de preços para a sua ferramenta CPQ&Billing:

• O plano CPQ custa 75 euros por utilizador e por mês. Oferece funções de configuração, fixação de preços e criação de cotações.
• O plano CPQ+ custa 150 euros por utilizador e por mês. Este plano oferece a mesma funcionalidade que o plano CPQ, mas com maior controlo e automatização do processo.
• O plano CPQ&Billing Growth, com tarifas que variam consoante as necessidades. Este plano oferece uma solução integrada para faturação e criação de orçamentos.
• O plano CPQ+ com Faturação é uma solução completa de cotação para pagamento, com tarifas que variam de acordo com as suas necessidades.