Os 8 principais pacotes de software para produção de cotações de vendas

A criação de cotações é a primeira etapa do gerenciamento de seus negócios. Você pode gerar estimativas por conta própria, usando o Excel, por exemplo, ou usar um software gratuito para tornar o documento um pouco mais formal.

Na prática, o uso de um software de faturamento aprovado se tornará obrigatório em 2024, e todos os softwares de faturamento aprovados oferecerão um editor de cotações, que poderão ser transformadas em faturas. E muitos desses softwares são gratuitos, pelo menos por um tempo.

Portanto, é realmente melhor usar um software de faturamento gratuito para produzir estimativas e, em seguida, faturas.

No entanto, alguns pacotes de software permitem que você vá ainda mais longe e tenha um monitoramento realmente automatizado, desde a criação da cotação até a análise detalhada do CPQ. Em termos práticos, ele permite monitorar o fluxo de caixa, os negócios por cliente e o gerenciamento de estoque por produto.

#1 Facture.net: software de cotação gratuito

O Facture.net é um software de geração de orçamentos 100% gratuito voltado principalmente para freelancers e empresas muito pequenas. Essa ferramenta facilita a produção de estimativas e o acompanhamento do progresso. Você também pode transformar sua cotação em uma fatura e obter uma visão geral de suas cotações atuais.

O Invoice.net ainda é um pacote de software muito leve, que só pode ser usado para gerar estimativas e convertê-las em faturas.

O Facture.net é totalmente gratuito!

Se quiser experimentar outros pacotes de software mais ou menos equivalentes, recomendo que dê uma olhada no Zervant, que oferece um plano gratuito para 5 cotações e faturas por mês, ou no Tiime e no Henrii.

A segunda etapa do gerenciamento de seus negócios é vincular o faturamento e as cotações aos pagamentos reais, para que você possa monitorar os recebimentos, processar lembretes e obter uma visão geral do faturamento previsto (cotações), do faturamento real (faturas) e dos recebimentos (fluxo de caixa).

#2 Qonto: o banco neoprofissional com um editor de cotações integrado

O Qonto é o banco on-line preferido dos autônomos e das empresas muito pequenas, permitindo que eles monitorem seu fluxo de caixa. O Qonto permite que você envie faturas automaticamente aos clientes, gerencie despesas e adicione recibos, além de monitorar o fluxo de caixa em tempo real. A vantagem dessa ferramenta é que você pode gerenciar seu faturamento e pagamentos em uma única plataforma.

O Qonto ainda é bastante limitado se você quiser monitorar seu fluxo de caixa adequadamente. Eu o aconselho a integrar também o software de gerenciamento contábil!

Para os autônomos, a Qonto oferece um plano a partir de €11 por mês (1 One Mastercard, pagamentos de até €20.000 por mês, 30 transferências e débitos diretos, mais de 50 integrações de parceiros), um plano Smart a €23 por mês, para 60 transferências e débitos diretos e mais de 80 integrações, e um plano Premium a €45 por mês (100 transferências e débitos diretos por mês e suporte prioritário ao cliente).

Você pode consultar as taxas para empresas iniciantes, VSEs e PMEs por meio deste link.

O terceiro estágio é a contabilidade. Se você quiser gerenciar adequadamente suas entradas e saídas de caixa, há muitos pacotes de software de contabilidade que oferecem funções básicas de contabilidade e controle.

#3 Pennylane: software de contabilidade com um editor de cotações e formulários de pedidos

O Pennylane é uma ferramenta de contabilidade fabricada na França, apreciada pelos contadores por sua facilidade de uso. Ele é voltado principalmente para VSEs e PMEs. Além de suas funções de cotação e faturamento, ele oferece uma ampla gama de recursos para gerenciar e justificar suas contas.

O Pennylane pode ser usado, por exemplo, para integrar declarações e comprovantes contábeis, ou para gerenciar pedidos de reembolso de despesas, declarações de impostos e fechamentos de fim de ano.

O ponto negativo é que a Pennylane não oferece gerenciamento ou automação de CRM. Portanto, você precisará usar um CRM adicional e integrá-lo para vincular as transações aos clientes.

A Pennylane oferece um plano inicial de € 14 por mês para autônomos para funcionalidades básicas (gerenciamento de faturas de clientes e fornecedores, pagamento de faturas, colaboração contábil), um plano Essential de € 24 (gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas, lembretes automáticos, integrações etc.) e um plano Premium de € 79 por mês para aqueles que desejam gerenciar suas contas e finanças a partir de uma única fonte.

A quarta etapa é vincular corretamente as transações aos clientes, para que você possa analisar e segmentar seu arquivo de clientes.

#Sellsy: Software de gerenciamento comercial e financeiro

O Sellsy é um pacote de software de CRM francês que oferece uma ferramenta de faturamento que automatiza o lançamento contábil, economizando tempo para equipes internas e contadores. Essa ferramenta é voltada principalmente para VSEs e PMEs.

O Sellsy oferece todas as funções de um pacote de software de gerenciamento comercial e financeiro: sincronização da receita com o arquivo do cliente, pagamento on-line de faturas, pré-contabilidade (preparação do plano de contas e diários contábeis).

Essa ferramenta também oferece aos seus clientes acesso a uma interface para visualizar seus documentos e tíquetes de suporte.

No entanto, diferentemente de um CRM, o Sellsy não oferece um plano de automação de marketing altamente desenvolvido.

Para ter acesso às funções de vendas e faturamento, a Sellsy oferece um plano Standard inicial a partir de € 49/mês. Espere pagar €89/mês pelo plano Premium e €119/mês pelo plano Elite.

#5 Pipedrive e Smart Docs: software de CRM para automatizar suas vendas

O Pipedrive é, antes de tudo, um pacote de software de CRM que oferece um módulo de cotação e faturamento com o Smart Docs que é muito apreciado por VSEs e PMEs com necessidades reais de CRM. Essa ferramenta oferece todas as funções clássicas de automação de marketing. Você pode vincular todo o processo de faturamento ao ciclo de vida do cliente: software de vendas, automação de marketing, gerenciamento de projetos, integração com o mercado, tráfego etc.

O Pipedrive oferece uma ampla gama de integrações, para que você possa fazer tudo on-line. A integração com a Docusign significa que você pode, por exemplo, solicitar assinaturas, receber atualizações de status de envelopes e gerenciar seus documentos em um único local.

A única desvantagem do Pipedrive é que ele não lida com o lado administrativo da contabilidade.

Se quiser se beneficiar da extensão do SmartDocs gratuitamente, você deverá, no mínimo, assinar o plano Professional por € 59,90/mês. Espere pagar €74,90/mês pelo plano Power e €119/mês pelo plano Enterprise.

Se você quiser levar o CRM ainda mais longe?

#6 Hubspot: CRM para VSEs e PMEs

O Hubspot é o software de CRM por excelência para VSEs e PMEs, permitindo que você automatize todas as suas ações relacionadas aos negócios.

A Hubspot oferece funcionalidades abrangentes de marketing, vendas e gerenciamento de projetos. Essa ferramenta também oferece relatórios altamente detalhados para que você possa acompanhar suas vendas em tempo real e calcular suas margens.

A restrição é que a Hubspot não cuida de forma alguma da parte administrativa da contabilidade, e isso exige várias integrações diferentes.

Para aproveitar o módulo de geração de cotações, a Hubspot está oferecendo um plano inicial de €490/mês para 5 usuários. Espere pagar € 1.470/mês para ter acesso aos recursos superiores.

#7 Pandadoc: o software que facilita a edição de seus contratos de vendas

O Pandadoc é o software que facilita seu fluxo de trabalho de cotação de clientes, integrando-se perfeitamente ao seu CRM. A Pandadoc atende principalmente às necessidades das PMEs com produtos complexos.

O Pandadoc oferece uma função de assinatura eletrônica, para que você possa automatizar o relançamento de assinaturas de documentos e acompanhar facilmente o andamento dos projetos de seus clientes. Essa solução também oferece fluxos de trabalho de aprovação, o que pode lhe poupar um tempo considerável, e assistência na criação de documentos administrativos. Você terá documentos perfeitamente redigidos com todas as informações de que precisa!

Como a Hubspot, a Pandadoc não lida com a parte administrativa da contabilidade e exige várias integrações para rastrear pagamentos.

Se quiser encontrar uma alternativa mais ou menos equivalente, dê uma olhada no Dealhub.

Conte $65 por mês por usuário para se beneficiar da parte do fluxo de trabalho com a integração do Zappier.

#8 Salesforce CPQ: a ferramenta de edição de CPQ mais adequada

CPQ é um acrónimo de Configure, Price, Quote, que se refere a todos os processos da empresa para propor uma cotação a um cliente. O processo envolve a configuração de um ou mais produtos, traduzindo as necessidades expressas pelo cliente numa lista de produtos, num preço e, por fim, num orçamento.

Na prática, referimo-nos frequentemente ao termo CPQ quando falamos de software que automatiza esta parte do processo, mais ou menos integrado no software CRM. Mas o CPQ não se refere apenas a ferramentas e vendas de produtos complexos.

O termo CPQ foi largamente democratizado pelo produto com o mesmo nome publicado pela Salesforce. O Salesforce CPQ&Billing permite-lhe beneficiar de todas as vantagens da utilização de um CPQ. Ele se destina principalmente a PMEs que precisam de um CRM real e têm produtos complexos.

Esta ferramenta permite-lhe criar soluções para os clientes com ofertas pré-configuradas ou personalizadas, modelar cenários de transação e aperfeiçoar os seus preços graças à inteligência de marketing.

O Salesforce CPQ oferece uma ampla gama de funções: crie soluções para clientes com ofertas pré-configuradas ou personalizadas, modele cenários de transações ou refine seus preços usando inteligência de marketing.

Você também pode automatizar contratos de assinatura e renovações, ou estender a ferramenta para o nível de parceiro para um melhor gerenciamento de despesas. O Salesforce também permite que todas as cobranças sejam agrupadas para produzir uma única fatura para cada cliente.

O Salesforce CPQ é uma ferramenta muito abrangente, que requer um certo conhecimento se você quiser gerenciá-lo adequadamente.

O Salesforce oferece um plano inicial de CPQ a partir de € 75 por usuário por mês e um plano CPQ+ a € 150 se você quiser mais recursos de automação.