A gestão de projetos está no coração de qualquer organização, independentemente de seu tamanho, setor ou localização. De um projeto de construção, à organização de um evento, ao desenvolvimento de software – se você não seguir um método de gerenciamento rigoroso, os resultados esperados não serão alcançados.
Existem agora vários métodos bem conhecidos – muitos estão familiarizados com “equipes ágeis” ou com a diretoria Kanban. Mas ainda é necessário dominá-los e escolher o(s) mais adaptado(s) à sua estrutura e projeto.
Neste artigo, olhamos para 10 métodos essenciais de gerenciamento de projetos, e lhe damos as chaves para identificar qual adotar.
Sommaire
As 3 principais abordagens para o gerenciamento de projetos: Cascata, Ágil ou Lean
Na gestão de projetos, é comum confundir as abordagens com as metodologias utilizadas para implementá-las.
Enquanto estes ainda são debatidos entre os acadêmicos, em Salesdorado optamos por dividir o gerenciamento de projetos em 3 abordagens principais, que são então associadas a diferentes metodologias de implementação.
Método cascata: planejamento e previsibilidade
Este método está freqüentemente associado à maneira mais tradicional de executar e gerenciar um projeto.
- O princípio: O gerente de projeto estabelece um plano de projeto transparente com um cronograma e uma alocação de recursos muito precisos. Cada etapa está associada a um cronograma, a uma técnica para a realização do projeto e aos colaboradores. A abordagem aqui é seqüencial, as etapas se sucedem e nunca se sobrepõem (como uma cachoeira).
- Quando é poderoso: Esta abordagem é muito útil em setores onde o produto final esperado é muito improvável de mudar (por exemplo, no setor de construção). É ideal para projetos muito grandes com múltiplos interessados, para garantir que a multiplicação de elementos intermediários não prejudique o sucesso do projeto e os resultados esperados.
- Limitações: Este método não é compatível com projetos que passam por múltiplas mudanças e reorientações. Seu método muito de cima para baixo pode não ser adequado para estruturas com hábitos de trabalho colaborativo. E nesta estrutura, o relacionamento com o cliente é reduzido ao ponto de estabelecer expectativas a montante, e a entrega do produto/serviço – portanto, há pouca interação.
O método Agile: colaboração e flexibilidade
O nascimento do método Agile está intimamente ligado ao do setor de desenvolvimento de software. Mais precisamente, os limites do método da cascata diante da realidade do desenvolvimento de software.
- O princípio: A idéia do método Agile é adotar a abordagem oposta à gestão de projetos em cascata. Aqui, o foco está em melhorar a comunicação dentro das equipes, para entregar mais rápido e com melhor qualidade. É seguido um processo iterativo (cíclico) que valoriza o envolvimento dos indivíduos na (re)definição constante das demais etapas para chegar ao resultado final esperado. O próprio resultado final esperado está em constante evolução. Escolhemos colocar um botão lá, então percebemos que não vai funcionar bem com outro botão, então temos que colocá-lo lá, etc.
- Quando é poderoso: É um método ideal para atividades que são intrinsecamente imprevisíveis e onde é difícil prever com antecedência toda a extensão do processo. O método é, portanto, freqüentemente popular nos setores de marketing, TI ou eventos.
- Limitações: É um método que implica estar em constante e estreita colaboração com todas as partes interessadas e que impõe uma comunicação abundante (e demorada). Por outro lado, a agilidade implica uma grande autonomia para todas as pessoas envolvidas no projeto. Isto está muito longe da visão “Pensar / Fazer” do século 20. Trata-se fundamentalmente de um modelo elitista que não se adaptará a todas as organizações. Finalmente, o método ágil é obviamente muito difícil de ser aplicado em contextos com alto investimento. Você não pode realmente ‘iterar’ na construção de uma usina elétrica: ou você derrama o concreto ou não derrama, mas não pode fazê-lo na metade do caminho e mudar de idéia ou de abordagem.
O método Lean: otimização da qualidade e monitoramento
A abordagem Lean é derivada do mundo da indústria. Ela nasceu do processo de melhoria da cadeia de produção nas fábricas da Toyota no Japão nos anos 50, com uma palavra de ordem: eliminar tudo o que não gera valor diretamente para o cliente final.
- O princípio: Esta abordagem é baseada em um controle preciso e permanente da qualidade do produto ou serviço final esperado. A idéia é otimizar o processo para conseguir mais com menos esforço. Para isso, o objetivo é eliminar desperdícios (de tempo ou recursos), irregularidades no processo e o risco de excesso de trabalho (de recursos financeiros e humanos). As soluções encontradas devem então ser sustentadas para garantir a melhoria contínua.
- Quando é poderoso: Esta é uma abordagem que é feita para projetos muito grandes com processos já estabelecidos que dificilmente mudarão. Portanto, ela se encontra naturalmente na indústria (fábricas de produtos), que seguem o processo da linha de montagem e têm participação na similaridade dos produtos acabados.
- Limitações: Na prática, é um método que corresponde mais a um determinado setor de atividade (a fabricação de produtos idênticos) e a uma organização particular (trabalho em linha de montagem ou modo de trabalho associado).
As 5 principais metodologias de gerenciamento de projetos de cascata
#1 A clássica cachoeira: simples e eficaz
Esta é a abordagem tradicional da Cascata: o projeto é dividido em fases lineares, e cada fase deve ser concluída para acionar o início da próxima.
A ferramenta mais comumente utilizada para este método é o gráfico de Gantt. Ele permite a visualização de todo o projeto e a identificação de marcos (ou etapas-chave) que desbloqueiam as seguintes fases.
Para quem? Equipes trabalhando em projetos altamente estruturados e pré-definidos (setor de construção ou fábricas).
#2 O caminho crítico: Mapeamento de projetos complexos
Ela se baseia no modelo da abordagem Waterfall e na interdependência das fases do projeto, mas inclui uma sutileza adicional.
A idéia aqui é seqüenciar as fases do projeto em tarefas com resultados intermediários associados. Cada transição de uma fase para a próxima implica, portanto, que estes produtos devem ser entregues dentro do tempo permitido para validar a fase chave.
Para quem? Equipes menores, para as quais a multiplicação de produtos intermediários não apresenta problemas de organização. Em geral, é um método para projetos de pequeno e médio porte.
#3 A cadeia crítica: detalhes para a eficiência
Este método está intimamente relacionado ao método do caminho crítico, mas inclui um nível adicional de detalhes.
A idéia é que cada tarefa a ser realizada está associada a uma entrega (como no método do caminho crítico), mas também a um tempo preciso e a um orçamento alocado. Este método torna possível monitorar com precisão qualquer gasto excessivo de recursos e distribuir melhor a carga de trabalho ou reequilibrar o orçamento.
A quem se destina? Equipes de qualquer tamanho que tenham necessidades de relatórios importantes para sua hierarquia.
#4 O método PERT: Foco no impacto
Este método difere dos outros métodos apresentados, pois se concentra nos impactos a médio e longo prazo do sucesso do projeto sobre seu meio ambiente.
A idéia não é perguntar como realizar o projeto, mas sim como realizar a mudança necessária de práticas em um território/comunidade identificado.
Isto é feito mapeando os impactos a montante do projeto (previsão) e monitorando-os em relação aos resultados (relatórios). O modelo de gráfico GANTT pode ser usado para este fim.
Para quem? Projetos ligados às transformações sociais desejadas (desenvolvimento internacional, setores de pesquisa, etc.) e cujos objetivos são mudanças comportamentais em vez de serviços ou produtos entregues.
Indo mais além
Veja nosso artigo sobre o melhor software para gráficos de GANTT.
#5 PRINCE2: O método do governo britânico
PRINCE2 significa “PRojects IN Controlled Environments” e foi desenvolvido pelo governo britânico para projetos de TI.
A idéia é dividir um projeto em 7 etapas: desenvolvimento, definição de governança, iniciação, controle de progresso, gerenciamento de entregas, gerenciamento de prazos e encerramento do projeto.
Para quem? Grandes equipes de múltiplas partes interessadas para as quais a complexidade e o nível de detalhe exigido não é arriscado em termos de gestão de recursos. Na prática, este ainda é um método amplamente utilizado no campo de TI.
Top 5 Metodologias de gerenciamento de projetos ágeis
#1 Scrum: A implementação final da abordagem ágil
A idéia é dividir os ciclos do projeto em fases muito curtas (chamadas “sprints”), que duram de 1 a 2 semanas e envolvem um pequeno número de interessados (10 pessoas em média).
Cada fase é composta de tarefas individuais que não dependem umas das outras e, portanto, permitem progressos simultâneos (ao contrário da abordagem da Cascata).
Para funcionar bem, o projeto deve ser conduzido por alguém que seja responsável por garantir que todo o pessoal se comunique uns com os outros, através de reuniões regulares e revisões de progresso.
A quem se destina? Organizações que optam por uma abordagem ágil, qualquer que seja seu tamanho.
#2 Kanban: Visualização primeiro
Ao contrário do método Scrum, o Kanban não é definido com precisão em seu conteúdo e, portanto, pode ser implementado de forma diferente em diferentes estruturas.
Na maioria das vezes isso toma a forma de um quadro Kanban, que é dividido em colunas (suas etapas de trabalho) e cartões (seus itens de trabalho). Primeiro você tem que identificar todas as etapas para chegar a um produto a ser entregue. Uma vez concluída a tarefa, você move o cartão para a próxima coluna.
Para funcionar bem, as colunas não devem ser sobrecarregadas com demasiadas tarefas (gerenciamento de fluxo) e o ritmo de conclusão deve ser continuamente melhorado através do estabelecimento de revisões regulares de progresso com a equipe do projeto.
Para quem? Todas as equipes, especialmente aquelas que trabalham remotamente. A ênfase na visualização permite que todos mantenham o projeto nos trilhos sem muita dificuldade.
O método Kanban foi amplamente democratizado graças à Trello, uma ferramenta Kanban simples e leve projetada pela Atlassian, uma empresa australiana de software que sempre operou 100% à distância.
#3 Programação Xtreme: Altamente eficaz, mas use com parcimônia
Este método foi desenvolvido para projetos de ritmo rápido com prazos muito apertados. Na prática, ele só é utilizado no setor de desenvolvimento de software.
Este método é baseado em 5 valores que sustentam sua eficácia:
- comunicação, que deve ser adaptada ao assunto e às pessoas envolvidas
- simplicidade, que deve ser um objetivo permanente, para não sobrecarregar as equipes ou desperdiçar tempo ou recursos financeiros
- feedback constante entre as equipes para melhorar
- Coragem, particularmente para levantar quaisquer problemas na gestão do projeto e para resolvê-los o mais rapidamente possível
- respeito entre os membros da equipe do projeto
Para quem? Desenvolvedores de software com pessoal pequeno e um cronograma apertado a ser cumprido.
Indo mais além
Recomendamos que você leia as regras de programação de Don Wells Xtreme para entender melhor o método.
#4 Scrumban: Hibridismo para desempenho
Este método híbrido é inspirado tanto no método Scrum quanto no método Kanban.
A idéia é ter ambas as fases muito curtas do projeto (sprints) do método Scrum, entrando ao mesmo tempo nos detalhes das tarefas individuais a serem feitas (Kanban). Tudo isso com uma visualização simples e de rápida compreensão do plano do projeto, com um sistema de cartões e colunas.
Novamente, como em qualquer método Ágil, é necessária uma comunicação regular e eficiente entre os funcionários.
A quem se destina? Aqueles que são seduzidos pela abordagem Ágil, e que querem encontrar o equilíbrio certo entre simplicidade de processo (Scrum) e clareza de detalhes de tarefa (Kanban).
#5 Estrutura de projeto adaptativa (APF): Capacidade de adaptação imbatível
Este método enfatiza a capacidade de reagir rapidamente e bem a quaisquer mudanças que possam ocorrer durante o curso de um projeto.
Isso envolve dedicar uma parte significativa da gestão do projeto para antecipar possíveis riscos e mudanças. Ao dedicar uma quantidade significativa de tempo a montante e reavaliar o plano do projeto (ou mesmo seus objetivos) conforme necessário, o que é imprevisível torna-se previsível e é tratado com rapidez e eficiência.
Para quem? Equipes ágeis que têm um hábito muito bom de colaboração e uma visão clara de seus objetivos, e para as quais uma modificação quase permanente do plano do projeto não representa um fardo.
Seis Sigma: A metodologia para aplicação do gerenciamento Lean no gerenciamento de projetos
O método SIx Sigma é a variação da abordagem Lean no gerenciamento de projetos. Sua idéia básica é visar a melhoria contínua do processo e eliminar qualquer forma de irregularidades ou desperdício de recursos.
Para implementá-lo, é comum o uso do método “DMAIC”, que se divide em várias fases: definição do escopo do projeto, medição dos dados coletados pelo caminho, análise das causas dos problemas identificados, melhoria com base na análise e monitoramento da sustentabilidade da melhoria.
Para quem? Equipes de projeto que têm recursos suficientes para terceirizar a análise de irregularidades e recomendações de melhoria. É particularmente adequado para grandes equipes com projetos semelhantes em sua conduta e objetivos finais.
Para colocar as coisas em perspectiva, encontramos esta entrevista com Steve Jobs que fala sobre a gestão enxuta, e em particular sobre os mecanismos para garantir um certo nível de qualidade. Não somos realmente groupies, mas quando alguém resume centenas de posts do Linkedin que mal tocam a superfície do assunto em 3 minutos, ele merece uma menção.
