Établir des factures pour vos clients n’est pas une simple formalité, et nécessite de connaître vos obligations concernant les différentes factures que vous envoyez à vos clients.
Il existe différents types de factures, nécessaires selon votre secteur d’activité et le mode de fonctionnement de votre entreprise (factures de ventes, factures d’avoir, factures d’acompte, factures de situation, factures internationales, etc…). Elles comportent toutes des informations générales obligatoires, ainsi que des mentions spécifiques à chacune d’entre elles.
Pour vous guider dans l’élaboration de vos factures, nous avons regroupé toutes les informations obligatoires que vos factures doivent comporter, et nous avons mis à votre disposition des modèles de factures excel et word que vous pourrez télécharger gratuitement puis personnaliser à votre guise.
Sommaire
Les éléments indispensables à toutes vos factures
Vos factures doivent obligatoirement revêtir les mentions obligatoires suivantes :
- La date de facturation ;
- Le numéro de la facture (par ordre chronologique, sans rupture) ;
- Vos informations légales : raison sociale (nom et prénom de l’entrepreneur pour les indépendants), adresse complète, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire ;
- Les coordonnées complètes de votre client ;
- Désignation et description détaillée des prestations ou des articles ;
- Prix unitaire hors taxe ;
- Montant total de la facture en hors taxe et toutes taxes comprises ;
- Taux de TVA appliqués (si concerné) ;
- Pour les micro-entreprises exonérées de TVA et les professionnels non-assujettis, la mention suivante doit apparaître : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
- Les conditions générales de vente, si elles sont applicables ;
- Le mode règlement ;
- Les pénalités de retard applicables, et le montant de l’indemnité forfaitaire concernant les frais de recouvrement ;
- Dans certains secteurs, vous devez indiquer les coordonnées de l’assurance professionnelle (pour le BTP par exemple).
En cas d’erreur, ou d’absence de certaines mentions obligatoires, vous vous exposez à une amende fiscale de 15€ par mention légale défaillante.
#1 Modèle excel de facture pour une prestation de services
La facture de prestation de services est un document commercial, juridique, comptable et fiscal établi après la réalisation d’un service. Elle comporte l’ensemble des détails de la prestation effectuée, et des différentes transactions financières réalisées entre l’entreprise et son client (professionnel ou particulier).
L’émission d’une facture de ce type est obligatoire pour toute réalisation de service, notamment dans les cas suivants :
- Toutes prestations de services réalisées entre professionnels.
- Tous services effectués auprès d’un particulier (en particulier si la vente dépasse 25 €, si le client en fait la demande, ou si la vente est réalisée à distance).
Tout professionnel ne répondant pas aux obligations de facturation encours une amende de 75 000 €, et risque un redressement fiscal s’élevant à 50 % du montant de la facture.
Seuls les professionnels immatriculés au registre du commerce et des sociétés sont habilités à établir une facture de prestation de services. Les particuliers ne peuvent pas facturer leurs prestations, même entre particuliers.
Pour avoir le droit de facturer vos services, vous devez au minimum créer une entreprise individuelle. Ce statut nécessite une immatriculation au centre des formalités des entreprises (couramment appelé CFE). Vous obtiendrez ainsi un numéro de SIRET vous autorisant à émettre des factures pour vos prestations.
Lors d’une action en sous-traitance, ou d’un service de facturation externalisé, une facture peut être émise par un prestataire tiers. Dans ce cas, le mandataire doit exercer son activité en toute légalité.
#2 Modèle de facture pour de la vente de biens
La facture de vente de biens est émise lorsqu’un commerçant vend ses produits. Cette facture obligatoire permet de tenir la comptabilité de son entreprise. Elle doit être émise lors de chaque vente de produits. Une facture globale pour une commande de plusieurs marchandises est possible, à condition de faire apparaître le détail complet des articles vendus.
Les modèles proposés ci-dessous peuvent être adaptés en fonction des articles que vous souhaitez vendre, ou des besoins spécifiques de votre activité.
#3 Modèles de factures pour auto-entrepreneurs
Les autoentrepreneurs ont également l’obligation de facturer leurs ventes et leurs prestations de services. En plus des mentions obligatoires à l’ensemble des professionnels, les spécificités des factures concernent les éléments suivants :
- L’identité de l’autoentrepreneur (nom ou nom commercial et adresse professionnelle, éventuel site internet et adresse mail) ;
- Numéro d’identification de l’autoentrepreneur : numéro SIRET, numéro SIREN, éventuel numéro Registre du Commerce et des Sociétés suivis de la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants, numéro Répertoire des Métiers et département d’immatriculation pour les artisans ;
Enfin, le statut d’autoentrepreneur vous affranchit de la TVA jusqu’à un certain seuil :
- 91 000 € de CA pour de la vente de marchandises ;
- 35 200 € pour des prestations de service,
Au-delà de ces niveaux, vous devenez alors redevable de la TVA. Vous devez alors faire apparaître les mentions suivantes sur vos factures :
- Si redevable de la TVA : le numéro de TVA intracommunautaire et le montant total à payer HT et TTC ;
- Si non-redevable de la TVA, la mention “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
#4 Modèle de facture d’acompte sur excel
Un acompte peut être versé par avance par un client, pour réserver une commande par exemple. Lors du versement de cette avance, une facture d’acompte doit être émise. Il s’agit d’une obligation de la part de toutes les entreprises prévue par le Code général des impôts (article 289).
Celle-ci est générée avant la réalisation d’une prestation ou de la livraison d’une commande. Le montant de cette facture sera ensuite déduit de la facture finale.
En général, la facture d’acompte sert à la validation et à la réservation définitive d’une commande. Le client est alors engagé envers son fournisseur. Pour les professionnels qui engagent des frais (achat de matières premières par exemple) pour réaliser leurs prestations, cela limite l’avance de trésorerie nécessaire ainsi que les risques d’impayés.
Les éléments spécifiques à une facture d’acompte sont les suivants :
- La date correspondant à la date d’émission de l’acompte ;
- La possibilité d’indiquer une date de paiement précise, ou de demander le paiement « à réception » ;
- La possibilité de ne pas faire mention des services ou produits concernés par la commande.
- Toujours établir une facture pour le solde. Vous pouvez réaliser plusieurs factures d’acomptes pour une même commande, avec de préférence une mention du devis auquel l’acompte fait référence. Cependant la facture finale doit recenser les différents acomptes reçus ainsi que les montants, dates et numéros des factures d’acompte correspondantes, et indiquez clairement le montant restant dû.
#5 Modèles de factures d’avoir
Les commerces de biens sont généralement plus susceptibles d’utiliser les factures d’avoir que les prestataires de services. Néanmoins, toutes les entreprises peuvent émettre des factures d’avoir à leurs clients.
Il s’agit souvent d’une “facture de doit”, émise lors d’un échange de marchandise par exemple. Afin de comptabiliser plus facilement vos avoirs, n’hésitez pas à faire apparaître la facture à laquelle se réfère l’avoir édité.
Les avoirs peuvent être également émis afin d’accorder une remise à un client ayant effectué plusieurs commandes consécutives. Dans ce cas précis, il sera plus délicat d’indiquer à quelles factures fait référence l’avoir. Vous pouvez alors indiquer qu’il s’agit d’un seuil de chiffre d’affaires généré par votre client qui lui donne droit à cet avoir.
Les règles générales de facturation et les mentions obligatoires sont les mêmes que pour une facture classique. Seules deux spécificités existent :
- Mentionner la formule « Net à déduire » ou « Net à votre crédit » au lieu de « Net à payer »
- Mentionner clairement le terme « Avoir » sur l’entête de votre facture d’avoir.
Concernant la numérotation de vos factures d’avoir, elles s’incrémentent séparément de vos factures de vente. Par exemple, si votre facture du mois de mai 2021 comporte le numéro F-2021-05-07, votre première facture d’avoir de mai peut porter le numéro A-2021-05-01. De cette façon, vous distinguez rapidement vos factures de vente de vos factures d’avoir.
#6 Exemples de factures internationales
Types de factures internationales
Il existe 3 principaux types de factures utilisées pour les transactions internationales :
- Facture proforma internationale : Elle revêt tous les aspects d’une facture de vente, mais il s’agit d’une facture provisoire, sans valeur fiscale ni légale. Elle sert à l’acheteur afin d’effectuer les démarches nécessaires pour obtenir le droit d’importer un produit ou pour obtenir les devises nécessaires au règlement de sa commande.
- Facture commerciale : Elle est émise par le vendeur lors de la réalisation de la commande et se substitue à la facture proforma. Il faut veiller à ce que celle-ci soit conforme aux règles françaises et à celles du pays où se trouve le client.
- Facture douanière ou consulaire : Elle est exigible pour exporter vers certains pays, et se présente sous la forme d’un formulaire à compléter par le vendeur. Pour se procurer ce formulaire, il faut se rendre dans des librairies spécialisées, ou le demander aux services consulaires.
La TVA pour les factures internationales ?
Sachez que le montant de la TVA n’est pas applicable sur vos factures destinées à l’international. Vous devez donc éditer une facture hors taxes :
- Pour les livraisons intracommunautaires (soit pour les livraisons à d’autres professionnels au sein de l’Union européenne) la TVA n’est pas applicable sur votre facture. L’acheteur devra de son côté déclarer la réception de ses marchandises et reverser la TVA à l’administration fiscale.
- Pour les livraisons en dehors de l’UE, votre facture ne doit pas comporter de TVA, et votre client ne sera pas soumis à la TVA française, que ce soit pour des biens ou des services.
Mentions spécifiques
Enfin, des mentions particulières doivent être apposées sur vos factures internationales, en plus des mentions obligatoires en France :
- votre numéro de TVA intracommunautaire
- le numéro de TVA intracommunautaire de l’acheteur, pour un client basé dans un autre État membre de l’UE,
- la devise dans laquelle sont indiqués les montants,
- le taux de change utilisé pour la conversion du prix, selon la devise de votre client,
- le prix du transport supporté par l’acheteur
- Montants totaux HT et TTC de la situation les clauses d’exonération de la TVA :
- pour une livraison intracommunautaire au sein de l’UE : « exonération de TVA, article 262 ter I du CGI » ;
- pour des ventes vers des pays en dehors des pays de l’UE: « exonération de TVA, article 262 I du CGI ».
#7 Modèle de facture de solde
La facture de solde reprend tous les articles (biens et services) qui ont été vendus, et marque l’achèvement des prestations de services ou la livraison de la commande. Il s’agit de la facture finale qui clôt la transaction lorsque des acomptes ont été versés par le client.
La facture de solde est émise lors du dernier règlement qui suit un ou plusieurs acomptes. Elle mentionne l’ensemble des éléments facturés, ainsi que les différentes sommes déjà perçues par le vendeur, et le montant restant dû par l’acheteur.
Pour réaliser votre facture de solde, vous devez suivre les obligations d’une facture de vente classique, et récapituler tous les montants des acomptes reçus, avec leurs numéros de factures d’acomptes et les dates d’émission.
La facture de solde tient compte de la TVA déjà perçue lors des acomptes si tel est le cas. La TVA est exigible au moment de l’émission d’une facture d’acompte pour les prestations de services, mais pas pour la vente de marchandises.
Pour effectuer sans difficulté vos factures de solde, vous pouvez utiliser un modèle préparamétré sur Excel ou Word. Mais il est également possible d’utiliser une solution de gestion qui simplifie grandement l’édition de ces factures grâce à la centralisation des données concernant les factures d’acomptes et des devis notamment.
#8 Modèle de facture avec calcul de TVA sur marge
Il est parfois nécessaire de calculer la TVA sur la marge bénéficiaire au lieu du montant total du chiffre d’affaires. Il s’agit de la TVA sur marge généralement appliquée lorsqu’un vendeur n’a pas pu déduire la TVA lors d’une vente.
C’est souvent le cas lorsqu’un professionnel achète des biens à des vendeurs non assujettis à la TVA ou particuliers. Les professionnels tels que les garagistes, les brocanteurs, ou les antiquaires sont de parfaits exemples d’entreprises ayant recours à la TVA sur marge.
Les ventes concernées par la TVA sur marge doivent être facturées TTC sans faire apparaître la TVA. En revanche, la mention du système d’imposition sur la marge doit être indiquée : l’article 297-A du CGI, ou alors la directive communautaire b2006/12/CE).
Un professionnel qui achète des biens d’occasion ne pourra pas récupérer la TVA sur ces achats.
#9 Exemples de factures récurrentes
Les factures récurrentes sont utilisées pour facturer certains clients d’un montant fixe à intervalles réguliers. Cela peut être une facture hebdomadaire, bi-menseulle, mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction de votre activité et de vos offres. Elles sont généralement utilisées dans le cadre d’abonnements à un service.
Elles peuvent sembler chronophages car très répétitives. Mais pour commencer, éditez la première facture de façon totalement conforme à la législation en vigueur. Il vous suffira ensuite de la dupliquer aux dates souhaitées, en ne modifiant que la date et le numéro de la facture, et éventuellement la période de service concernée, si elle est mentionnée.
#10 Modèle de factures proforma sur excel
Les factures proforma sont utiles dans différentes situations :
- Elles permettent de compléter un dossier de demande de crédit pour des travaux par exemple, ou une demande de subventions pour les associations, auprès des établissements bancaires ou des institutions, sans s’engager en amont dans l’achat sans avoir la trésorerie suffisante.
- Elles servent aussi à demander une autorisation d’importation auprès des services de douanes, ou de déclarer la valeur de produits offerts comme des échantillons par exemple.
- L’obtention d’un paiement en avance en échange d’un escompte pour un nouveau client ou un client ayant tendance à régler ses factures en retard.
- Les factures proforma aident à sceller une transaction, notamment en BtoB, en fixant définitivement les tarifs de celle-ci.
- Elles justifient les exonérations de TVA.
Les factures proforma ne sont pas des factures définitives. À ce titre, elles ne sont pas prises en compte dans la comptabilité de l’acheteur et du vendeur, et elles n’engagent pas définitivement ces deux parties. Elle peut encore faire l’objet de négociations, et porte clairement la mention « Proforma » en en-tête. D’ailleurs, elle ne suit pas la chronologie des numéros des factures définitives.
Bien que les factures proforma soient facultatives, lorsqu’elles sont utilisées, elles doivent répondre à certaines exigences :
- porter la mention pro forma ou proforma,
- avoir un numéro du document,
- indiquer une date d’émission,
- porter les informations légales de l’émetteur (raison sociale, Siren, adresse, etc.),
- mentionner le nom du client,
- posséder une référence de commande,
- énumérer le détail de la commande (désignation des articles et quantités),
- indiquer le mode et le délai de livraison,
- renseigner sur les conditions tarifaires (prix unitaire HT, TVA, montant TTC),
- préciser les délais de paiement,
- indiquer la durée de validité de l’offre,
- préciser les conditions particulières, s’il y en a,
- afficher la devise utilisée et les Incoterms (conditions de livraison, ou les assurances, pour les ventes internationales).
#11 Exemple de facture de situation (BTP)
Les factures de situation (également appelées « situation de chantier » ou « situation de travaux » sont utilisées dans le secteur du BTP afin de facturer de façon intermédiaire certaines étapes d’un chantier. Ainsi les entreprises du bâtiment facturent leurs clients étape par étape, avant la réalisation finale d’un projet, et permettent aux clients d’échelonner leurs paiements.
Cette facture est considérée comme une sorte d’acompte spécifique au secteur du bâtiment.
Quel que soit le nombre de prestataires qui réalisent le chantier, la facture de situation doit reprendre les informations suivantes :
- le degré d’avancement (en pourcentage)
- le montant HT de la facture
- le montant TTC
Toutes les mentions obligatoires d’une facture traditionnelle doivent apparaître sur une facture de situation. Elles possèdent également des mentions spécifiques au domaine du BTP :
- l’adresse exacte du chantier (s’il ne s’agit pas de l’adresse de facturation)
- l’assurance souscrite par l’artisan au titre de son activité professionnelle et de la garantie décennale (loi Pinel), ainsi que les coordonnées de l’assureur, et sa couverture géographique.
- Les montants hors taxes pour les factures d’auto-liquidation (selon l’article 293 B du CGI)
