Comparatif des logiciels CRM pour Organismes de Formations (OF)

Pour construire cet article, on a retenu deux grandes familles d’outils

• Les logiciels de gestion pour organismes de formations, qui incluent généralement un ensemble assez large de fonctionnalités, et vont parfois jusqu’à proposer un LMS complet avec du contenu sur étagère
• Les logiciels CRM plus génériques, mais qui incluent aussi des briques de gestion administrative, financière, ou marketing, avec suffisamment de flexibilité pour répondre aux besoins spécifiques d’un OF

Là où les logiciels all-in-one proposent un périmètre fonctionnel très large à des tarifs généralement imbattables, ils sont parfois un peu rigides et peinent à s’adapter à des process métier complexes. Les logiciels de cette famille qu’on a retenus ciblent exclusivement les organismes de formation, donc ils sauront cocher les cases dans l’immense majorité des cas, mais dès qu’un développement sur mesure est à envisager, des solutions logicielles plus génériques peuvent être plus flexibles.

Top 10 des logiciels CRM pour Organismes de Formation: Tableau récapitulatif

Digiforma est un outil de gestion tout en un pour organismes de formation. L’outil inclut

• Des fonctionnalités de gestion commerciale et des relations clients – du pipeline de ventes à l’édition des factures et du Bilan Pédagogique et Financier
• Des fonctionnalités de gestion administrative avec des outils d’évaluation des formations, de gestion de la qualité, un module de signature électronique, etc
• Des fonctionnalités spécifiques à la formation à distance – LMS intégré, portail extranet, classes virtuelles, le tout compatible SCORM & XAPI
• Des fonctionnalités d’émargement numérique avec des outils de signature sur tablette ou mobile et une feuille de présence dématérialisée

La société française est déjà bien établie sur ce segment avec plus de 4500 Organismes de Formations clients, et une vraie promesse ERP spécifiquement conçue pour les besoins des OFs. Le logiciel accompagne les organismes dans leur démarche qualité dans le cadre de la certification Qualiopi.

En matière de tarifs, Digiforma propose 4 plans différents, qui sont essentiellement définis par la taille de votre Organisme de Formation:

• Le plan Indep à 99€ / mois permet d’avoir jusqu’à 2 utilisateurs, 3 formateurs et 200 apprenants / an
• Le plan Equipe à 249€ / mois permet d’aller jusqu’à 5 utilisateurs, 20 formateurs, et 500 apprenants / an
• Le plan Orga à 349€ / mois donne accès à un support client prioritaire, utilisateurs & formateurs illimités et 1500 apprenants / an
• Le plan Leader à 799€ / mois donne droit à 4500 apprenants / an et accès aux options avancées (API, Liens de paiement, signature électronique, espace extranet entreprise, …)

Dans les 3 premiers plans, vous pouvez accéder à la signature électronique et à l’espace extranet entreprise en option.

Sellsy est un logiciel CRM made in France (La Rochelle) qu’on a retenu dans plusieurs de nos sélections CRM sur Salesdorado. Le logiciel équipe un peu plus de 7000 TPEs/PMEs françaises, et il propose à la fois une vraie suite CRM “best-in-class” – avec tous les modules de reporting, de lead management, et de gestion des activités commerciales qui vont bien — et un ensemble d’outils de facturation et de gestion, qui flirtent tout juste avec la notion d’ERP.

Sans être formellement spécialisé sur les organismes de formation, le logiciel est très complet et sait très bien gérer les subtilités du droit des entreprises français.

Une solution CRM flexible et performante, avec un support français disponible et efficace.

Côté tarifs, Sellsy propose en fait 2 ensembles de fonctionnalités:

• La suite Prospection & Vente à 29€ HT par utilisateur et par mois pour le plan Essentials, 45€ par utilisateur et par mois pour le plan Advanced, et 79€ par utilisateur et par mois pour le plan Enterprise
• La suite Facturation & Gestion à 39, 59 et 79€ HT / utilisateur / mois
• La suite CRM combine les 2 ensembles, à 49, 79 et 99€ HT / utilisateur / mois

En plus, Sellsy a récemment sorti un outil de gestion de la trésorerie qui permet d’aller assez loin sur les prévisionnels et le pilotage. L’engagement minimum est de 12 mois quoiqu’il arrive, et il faut compter 780€ par an pour le plan Starter et 1188€ par an pour le plan Pro.

Monday est avant tout un outil de gestion de projets, et c’est vraiment l’ADN du logiciel. Mais ils ont sorti un ensemble de fonctionnalités sur le CRM et c’est globalement assez séduisant.

L’outil est très flexible, connectable avec à peu près n’importe quoi, et permet vraiment de mettre en place de l’intelligence et des process métier simplement et rapidement.

Au delà de la seule organisation, Monday va très loin sur la collaboration et la gestion des droits, ce qui peut être très intéressant pour travailler avec beaucoup de parties prenantes (formateurs, clients, apprenants, …). Pas vraiment une solution clé en main comme Digiforma, mais avec un peu d’imagination ça peut être très puissant.

SC Form est un éditeur de logiciels français qui propose en réalité 3 logiciels différents:

• Galia est conçu pour gérer les formations diplômantes et qualifiantes
• Sofia, pour gérer les formations pour l’insertion et l’accompagnement des demandeurs d’emploi
• Gessica, conçu pour gérer les formations continues

L’entreprise basée à Metz propose aussi des modules complémentaires, par exemple pour gérer les financements institutionnels pour ceux qui travaillent dans les domaines de l’insertion, de l’orientation, ou de l’accompagnement des demandeurs d’emploi

Fonctionnellement, les trois logiciels ont une approche all-in-one: planification et gestion des formations elles-même, et gestion administrative et financière. Pour obtenir les tarifs, c’est sur demande, mais ils sont très joignables et accessibles.

Mobileo et un logiciel créé en 2017 par deux centraliens qui englobe un périmètre fonctionnel très large. Le logiciel permet de gérer à peu près tous les aspects d’un organisme de formation, et surtout propose de développer des solutions sur mesure pour s’adapter à vos besoins.

À mi-chemin entre le SaaS et l’agence de développement logiciel, Mobileo courtise essentiellement les plus gros Organismes de formations, avec de très belles références comme Enedis, Centrale Supélec, et imago.

Le déploiement met environ 3 mois, pendant lesquels Mobileo propose plusieurs ateliers de co-conception pour développer une solution adaptée à vos besoins.

Le sur-mesure a un prix, mais en l’occurence il n’est pas affiché. Pour avoir une estimation tarifaire il faudra entrer en contact avec leurs équipes directement.

Hubspot est une vraie référence sur le marché des logiciels CRM, et pour de bonnes raisons. L’outil est né il y a une vingtaine d’années et ce sont les inventeurs de ce qu’on appelle aujourd’hui l’inbound marketing. Là où Hubspot est très pertinent pour un OF c’est sur la suite Starter CRM, qui commence à 30€ / mois avec 2 utilisateurs et jusqu’à 1000 contacts.

Hubspot ce n’est pas “juste” un logiciel CRM avec un pipeline et des fiches clients, c’est aussi un des outils de marketing automation les plus complets du marché, un outil de ticketing complet, et un CMS. Et avec la suite Starter CRM, vous accédez à tout ça pour 30€ / mois. Ne cherchez pas, il n’y a rien de comparable sur le marché.

Pas vraiment spécifiquement conçu pour un OF, et sur des aspects facturation et administratifs l’outil sera probablement un peu limitant, mais en matière de process commerciaux, c’est vraiment très très avancé – sans devenir complexe pour autant.

On s’éloigne un peu des logiciels CRM proprement dit avec Eforma, qui met surtout l’accent sur le suivi des parcours pédagogiques et la gestion administrative, mais l’outil propose quand même les essentiels sur la gestion d’un pipeline commercial avec un système de prise de rendez-vous en ligne, quelques outils de marketing, et la possibilité de gérer les primes commerciales de vos équipes depuis l’outil.

Mais c’est surtout sur la gestion de vos parcours pédagogiques qu’Eforma prend tout son sens. Eforma propose un LMS assez complet avec beaucoup de contenu sur étagère pour vous permettre d’étoffer votre offre de formation.

Pour en savoir plus sur les possibilités de l’outil et les tarifs, il faut se rapprocher de l’équipe qui propose des démos personnalisés sur demande.

Youday est un autre logiciel CRM français assez établi sur le segment des PMEs. L’ADN Youday, c’est d’être une solution entièrement paramétrable, ce qui permet de l’adapter à virtuellement tous les process métier.

La totalité des objets du CRM sont personnalisables, qu’il s’agisse de tables, d’onglets, ou de champs. Le maître mot c’est la simplicité. L’outil est très complet, et très accessible, ce qui favorise une adoption franche et rapide.

Sur les organismes de formation en particulier, Youday permet d’aller sensiblement plus loin qu’un CRM classique, avec le suivi des stages, la collecte de la taxe d’apprentissage, la possibilité de créer un catalogue de formations et de les planifier, et un suivi commercial & administratif complet.

Côté tarifs, Youday fait simple aussi, avec un plan unique à 40€ HT / utilisateur / mois qui donne accès à l’ensemble des fonctionnalités disponibles sur le logiciel

SmartOF est un logiciel édité par Mobileo (une autre solution dans cette liste), mais qui se positionne beaucoup plus comme une solution clés en main, et à des tarifs beaucoup plus accessibles, sans personnalisation ou développements sur mesure.

Le périmètre fonctionnel couvert reste très large, avec une suite CRM assez complète intégrée, un outil de gestion de la qualité et de la conformité juridique, un outil de suivi administratif, et une suite de gestion financière.

Globalement, la vision tout-en-un du logiciel reste un peu la même, mais en ciblant des organismes de formations beaucoup moins établis.

Queoval est un autre logiciel de gestion tout-en-un pour organisme de formation. L’outil propose un périmètre fonctionnel impressionnant, avec là aussi la gestion commerciale et marketing, la gestion administrative et financière, la gestion des formations elles-même, et même un LMS complet avec du contenu disponible sur étagère.

Queoval propose également des modules de gestion un peu plus spécifiques pour les formations CACES® & les formations DPC.

L’entreprise propose deux plans différents:

• L’offre Starter à 79€ HT / mois donne accès à une license utilisateur & un formateur, et à une entité de facturation et gestion
• L’offre Entreprise à 144€ HT / mois permet elle d’avoir autant de formateurs qu’on le souhaite, et ouvre l’accès la gestion multi-entités de facturation. Vous pouvez également ajouter d’autres utilisateurs pour 20€ HT / mois / utilisateur supplémentaire.

Dans tous les cas, comptez sur un tarif fixe de 600€ HT de frais d’installation et de paramétrage, et une formation de 6h à 720€ HT avec prise en charge possible par un OPCO.