En 2022, el 73% de las pymes francesas aún no utilizarán software CRM (fuente: HubSpot). Hay buenas razones para esta baja tasa de adopción. Mi convicción es que muchas empresas no perciben el valor que ofrece un CRM. El CRM se ve como un elemento de coste. La verdad es que un CRM puede ahorrar a tu empresa mucho tiempo y dinero.
El software CRM es más que un simple directorio de clientes. Limitarse a utilizar un software CRM para recopilar datos básicos sobre tus clientes es desaprovechar por completo el poder del CRM. Como experto en CRM desde 2011, he apoyado cientos de proyectos destinados a optimizar el CRM. En este artículo, me gustaría compartir contigo 5 consejos estratégicos que son todos “triunfos rápidos” para hacer de tu CRM una herramienta poderosa para tus equipos y tu rendimiento de ventas.
Sommaire
#1 Generar documentos automáticamente
La información de los clientes es la materia prima y el corazón de tu CRM. ¡Está esperando a ser explotada! ¿Cómo? Uno de los usos más obvios, y que puede ahorrarte un tiempo precioso, es la generación automática de documentos.
Imagina poder elaborar de forma automática e instantánea tus presupuestos, propuestas de venta, hojas de pedido, certificados de asistencia, órdenes de transporte, condiciones generales de venta y formularios administrativos.
Pues bien, un CRM puede automatizar la generación de todos estos documentos y aligerar considerablemente la carga de trabajo administrativo. Si te equipas con un software CRM, tienes en tus manos una herramienta capaz de ofrecer un ahorro sustancial de tiempo a tu equipo.
Algunos pueden ser reacios. La automatización puede asustar. ¿Qué pasa con la integridad de los datos cuando confías la producción de tus documentos a un programa informático?
Pero si aplicas la ley de Pareto, pronto te das cuenta de que los beneficios superan con creces estos obstáculos. La inversión inicial (unos 15 a 20 euros por usuario/mes) se amortiza rápidamente con la eficacia obtenida. Y la automatización no impide el control humano a posteriori.
Puedes recurrir a un integrador de CRM para que te facilite y acelere la implantación de este caso de uso si lo consideras necesario. Lo único que tienes que hacer es preparar tus plantillas de documentos, y el integrador se encargará del resto.
Espera una transformación en sólo unos días. En mi empresa Cloud Girafe, experta en integración con Salesforce, ayudo regularmente a mis clientes a desplegar este tipo de casos de uso sencillos pero muy eficaces.
Generar tus documentos automáticamente en tu CRM tiene otra ventaja que a menudo se subestima: te permite almacenar por defecto todos los documentos generados. Esto no sólo mejora el proceso de creación de documentos, sino también su gestión.
Para los usuarios de Salesforce, suelo recomendar la herramienta PDF Butler, que cuesta sólo 12 euros al mes por usuario. La herramienta es muy potente y puede generar todo tipo de documentos: Word, PDF, Excel, PowerPoint, etc.
#2 Introducir la firma electrónica
Ahora que la firma electrónica ha sido adoptada por casi el 90% de los franceses (fuente: Ipsos), no hay razón para que las empresas no utilicen esta función tan práctica.
La integración de la firma electrónica completa la generación automática de documentos. Estas dos victorias rápidas trabajan en sinergia para formar un poderoso dúo. El uso de la firma electrónica se ha convertido en algo natural. Entre las soluciones más destacadas está DocuSign, que destaca por sus tarifas muy asequibles, de unos 20 euros por usuario y mes. Para quienes busquen alternativas, suelo recomendar Sign Butler a mis clientes.
Utilizar la firma electrónica no es sólo ahorrar tiempo. Adoptarla agilizará tus procesos internos. Hay varias razones para ello. En primer lugar, las firmas electrónicas exigen una identificación previa y más rigurosa de los firmantes, lo que significa que los responsables de la toma de decisiones entran en el bucle más arriba. Esto permite a tus equipos de ventas implicar a los responsables clave en una fase más temprana del ciclo de ventas.
Y eso no es todo. La adopción de la firma electrónica también reduce las discusiones sobre las cláusulas contractuales, gracias a la sencillez de su mecanismo. Elimina las ambigüedades, hace más transparentes los intercambios y elimina las reticencias que a menudo se derivan de la falta de claridad. La racionalización que ofrece la firma electrónica y su mecanismo normalizado facilitan en última instancia la conclusión de los tratos, contribuyendo a aumentar el porcentaje de conclusiones positivas.
Así que la adopción de la firma electrónica no sólo acelera el proceso de firma, sino que cambia fundamentalmente la forma en que se realizan las ventas. Elimina la fricción normalmente asociada a la finalización de los contratos y permite a los equipos de ventas cerrar acuerdos más rápidamente y con menos esfuerzo, al tiempo que mejora la experiencia general del cliente.
#3 Utilizar mejor las herramientas de información
El software CRM es algo más que un depósito de información sobre los clientes y una herramienta para mejorar los procesos de venta. La gran cantidad de datos que registra el CRM permite controlar con precisión la actividad de ventas. Sería una pena desaprovechar las funciones de análisis que ofrecen todos los buenos CRM. Muchas empresas no ven el valor de estas funciones, como demuestra un estudio de Software Advice recogido por 99firms.
Todo software CRM que se precie (es el caso, obviamente, de Salesforce, que conozco muy bien, pero también de los CRM para empresas muy pequeñas y PYMES) proporciona acceso a cuadros de mando e informes informativos. Estas funciones de informes no sólo ofrecen una visión clara e inmediata de tu canal de ventas, sino que también permiten un análisis avanzado de tu actividad y de tu historial de relaciones con tus clientes potenciales y clientes.
Con el software CRM, puedes determinar con precisión la tasa de conversión según el tipo de oportunidad o producto vendido. Esta información es muy valiosa. Te permite afinar tus políticas de descuentos, por ejemplo, para que puedas ajustar automáticamente el margen de maniobra concedido al personal de ventas.
Tener acceso a esta información no sólo te ayudará a aumentar tus ventas, sino que también fomentará una distribución equilibrada de las ventas entre los distintos productos de tu catálogo.
Una gran ventaja de Salesforce es su capacidad para ofrecer un control granular sobre la visibilidad de los datos. Por muy sofisticados que sean tus informes, cada usuario sólo puede acceder a la información que su perfil le autoriza a ver. Este nivel de seguridad y personalización garantiza que la gestión de datos sea a la vez flexible y segura, proporcionándote una tranquilidad inestimable.
dLa creación de informes en Salesforce destaca por su intuitividad. Tras la formación inicial, muchos de nuestros clientes no sólo se vuelven más autónomos, sino que alcanzan un nivel de experiencia impresionante, ¡a menudo superior al mío!
Esta capacidad de empoderar a los usuarios es un testimonio de la potencia y facilidad de uso de Salesforce, que convierte a cada miembro de tu equipo en un analista potencial, capaz de descifrar y explotar los datos para mejorar el rendimiento. Contrariamente a la creencia popular, Salesforce no es sólo para grandes grupos, y recientemente ha lanzado una oferta de 25 euros al mes por usuario. Así que, si eres una PYME, considerar el uso de Salesforce no es una herejía, sino todo lo contrario.
Pero no me limito a sermonear al coro y sé que, en general, la mayoría de los CRM ofrecen ahora funciones de elaboración de informes que sería una pena no aprovechar. Tienes acceso a herramientas de visualización de datos en tu CRM, así que ¡aprovéchalas!
#4 Sé riguroso al introducir los datos
El CRM no debe verse como una tarea de introducción de datos, sino como el corazón palpitante de tu estrategia de ventas. ¿Un indicador de infrautilización del CRM? Una tasa de conversión de oportunidades anormalmente alta. Esto significa que tus equipos sólo introducen oportunidades cuando es casi seguro que las van a ganar, y descuidan las que se pierden.
Esta reticencia a capturar todos los datos relativos a las oportunidades suele deberse a la falta de conocimiento de las ventajas que puede ofrecer el CRM. Como la gente no se da cuenta de lo que el software CRM puede hacer por ellos, acaban utilizándolo lo menos posible.
Y, sin embargo, alimentando concienzudamente el CRM, las ventajas son muchas: los presupuestos y las hojas de pedido se generan sin errores, se garantiza la continuidad del servicio incluso en ausencia de un vendedor, se facilitan las campañas de mailing y, por tanto, aumentan las posibilidades de éxito.
Es más, al registrar las oportunidades en cuanto surgen, puedes afinar tus estimaciones de la tasa de conversión, tomar medidas estratégicas para conseguir el negocio y gestionar tu pipeline de forma más eficaz. Este enfoque proactivo te permite anticiparte a las fluctuaciones de la actividad, ya sea en periodos valle o en picos de demanda.
El CRM debe ser un espacio de colaboración donde la información fluya libremente entre todos los departamentos.
Cada aportación enriquece la base de conocimientos compartida, transformando el tiempo invertido en la introducción de datos en un valor añadido tangible para toda la empresa. Cultivando esta perspectiva, el CRM se convierte en una palanca de crecimiento, una herramienta de gestión estratégica y un catalizador de oportunidades para todos los miembros de la organización.
#5 No restrinjas el CRM utilizando demasiadas reglas
Como especialista en encarrilar proyectos CRM, a menudo me he topado con un escollo recurrente: la regulación excesiva de la herramienta. Un consejo que repetiré una y otra vez: evita hacer obligatorios demasiados campos y limita el número de reglas.
Demasiadas obligaciones provocan frustración y resistencia, lo que a menudo dificulta la adopción del CRM por parte de los usuarios. La clave está en la pertinencia del proceso: un campo obligatorio debe corresponder a una necesidad precisa en el ciclo de vida del registro y no constituir un obstáculo permanente.
Tomemos el ejemplo de la información esencial de una empresa, como el número y la dirección de la empresa, que es crucial para la facturación, pero no necesariamente disponible o relevante para un representante de ventas en la fase inicial del proceso. Este último se beneficiaría más si se concentrara en comprender a los posibles responsables de la toma de decisiones, las necesidades, el presupuesto y los puntos débiles del cliente potencial, para navegar eficazmente por el proceso de ventas.
El error no reside en la ausencia de campos obligatorios, sino en su exceso. Esta cuestión, a la que a menudo se resta importancia, no debería limitarse a simples intercambios de correos electrónicos entre el integrador y el director del proyecto. Merece abordarse en talleres específicos, que reúnan a los usuarios clave y a diversas partes interesadas, para estudiar en profundidad los campos esenciales y cuándo deben activarse.
Este enfoque colaborativo permite no sólo definir la información crucial, sino también ajustar su carácter obligatorio en función de la fase del proceso, garantizando que el CRM se utilice sin problemas y se adapte a todas las necesidades operativas.
Conclusión: CRM, una palanca para el crecimiento y la eficacia
La idea principal que me gustaría transmitir con este artículo es que el CRM no es sólo una herramienta de gestión de clientes, sino un verdadero catalizador del crecimiento de tu empresa. Optimizando su uso mediante las ganancias rápidas que he sugerido, no sólo puedes mejorar la gestión de tus relaciones con los clientes, sino también aumentar significativamente tu volumen de negocio y la eficacia de tus procesos internos.
Un CRM bien ajustado y adoptado adecuadamente por todos los equipos se convierte en una herramienta unificadora, propicia para la colaboración y la innovación.
Todo esto se remonta a la principal razón de ser de Cloud Girafe, que es ayudar a las empresas a hacer un uso productivo de su solución CRM. Como integrador de Salesforce, Cloud Girafe puede ayudarte a convertir tu gestión de las relaciones con los clientes en una auténtica ventaja competitiva. Te invito a visitar el sitio web de Cloud Girafe para obtener más información.
Esto me lleva a un pequeño consejo extra: no escatimes en la calidad de tu CRM. Elige una plataforma capaz de apoyar y amplificar tus ambiciones comerciales, ¡ahora y en el futuro!
