Facturas por pagar: Como acompanhar os seus clientes?

Um dos seus clientes está a demorar um pouco demais para lhe pagar? Antes de passar à cobrança de facturas não pagas, é essencial determinar porque é que estes clientes estão atrasados:

• Má comunicação: não se compreendem um ao outro
• Processos de pagamento complicados: datas fixas, contabilidade não muito bem desenvolvida, etc.
• Disputa sobre o produto ou serviço fornecido: não concorda com a implementação
• É uma das facturas despriorizadas pelo seu cliente

Neste artigo, damos-lhe toda a informação sobre os seus direitos. Também lhe fornecemos modelos de cobrança nos quais pode basear os seus lembretes aos seus últimos clientes.

A importância de um processo de cobrança sólido para as suas facturas por pagar

Para finanças saudáveis, uma empresa deve assegurar um fluxo de caixa “normal”. Por outras palavras, as condições de facturação devem ser respeitadas. Sem isto, a sua empresa não pode cobrir todas as suas despesas.

Salários, encargos, marketing: tudo isto tem um custo. Eventualmente, as dívidas podem acumular-se, pondo em risco o crescimento da sua empresa.

As empresas B2B não são as mais bem protegidas. Poucos deles implantaram um verdadeiro processo de cobrança de facturas não pagas. Quando o fazem, as acções são geralmente ad hoc.

O gráfico acima mostra que 64% das empresas são afectadas por atrasos de pagamento. Como resultado, 23% deles não podem empregar pessoal novo devido à falta de dinheiro.

A fim de ser pago a tempo, pode pôr em prática uma série de acções concretas e eficazes. Isto lembra ao cliente que está atrasado nos seus pagamentos e, portanto, põe as suas finanças em ordem.

Utilização de software de recolha: a forma mais eficaz de optimizar o seu capital de exploração

Uma das formas mais eficazes de gerir melhor o capital de exploração e manter os pagamentos em atraso sob controlo é a utilização de software de cobrança. Este software integra-se com as suas ferramentas de facturação, e oferece duas características chave:

• Painéis e relatórios para monitorizar o estado das suas contas a receber em detalhe, antecipar potenciais necessidades de fluxo de caixa, e capacitar as suas equipas em KPIs chave como o WCR, expressos em dias de facturação
• Ferramentas de lembrete mais ou menos automatizadas (dependendo do gosto), integradas com meios de pagamento simples e transparentes para os clientes, tais como um portal do cliente, formulários de pagamento em linha, etc.

A melhor maneira de levar as suas contas ao topo da pilha é tornar a experiência de pagamento tão simples quanto possível, e ter uma comunicação clara e explícita. Estas ferramentas são, portanto, concebidas para o ajudar a ver mais claramente, mas também para ajudar os seus clientes a ver mais claramente.

Recolha os seus pagamentos pendentes em 5 passos

É normal pedir ao cliente para pagar novamente. Prestou um serviço, para o qual foi contactado. Resta definir os passos a dar para chamar o cliente à encomenda.

Acima de tudo, convidamo-lo a optar por uma comunicação simples e factual. Recomenda-se também que seja abordável sem ser amigável na sua abordagem. Torne-o pessoal e mostre que se preocupa com a saúde financeira do seu negócio.

Se nada se mover, pode começar a escalar. Para tal, sugerimos-lhe que descubra uma sequência a seguir. Contudo, certifique-se de que está em contacto com a pessoa certa do departamento certo.

#1 Email – 2 dias úteis após a data de vencimento

Uma vez passado o prazo de dois dias, pode começar a tomar medidas. Recomenda-se o envio de um primeiro e-mail de aviso com todas as informações necessárias (factura, data de vencimento, etc.).

Se for uma simples supervisão da sua parte, não deve demorar muito tempo até que o cliente confirme o pagamento. Pode também ter sido feito algumas horas antes. Neste caso, pode pedir um comprovativo de pagamento.

Exemplo de e-mail:

Assunto: {identidade_do_cliente}: {mount_due}atrasado para {nom_votre_entreprise}

Corpo do correio :

Caro {nom_point_de_contact},

Espero que esteja bem.

Estou a contactar-vos em relação ao saldo da vossa conta, que ascende a {total_solde_compte}do qual {amount_due} euro está pendente de pagamento.

Por favor, encontre uma lista das nossas referências de facturação pendentes: {liste_factures}

Encontrará também os PDFs relevantes anexados a este e-mail, se necessário.

Agradecemos um pagamento imediato após a recepção deste e-mail.

Se o seu pagamento já estiver em curso, por favor ignore este aviso.

Atenciosamente seu,

{seu nome}

#2 Email – 8 dias úteis após a data de vencimento

Se o seu primeiro e-mail não teve o efeito desejado, recomendamos que aguarde mais alguns dias. 8 dias úteis após a data de vencimento, enviar um segundo lembrete.

Adoptar uma abordagem um pouco mais directa. Trabalhe sobre o tema e o seu conteúdo para o tornar um pouco mais autoritário. Recomenda-se que se concentre na factura mais atrasada e que indique a data de vencimento.

Exemplo de e-mail:

Assunto : [Rappel] {identite_client} {amount_due} euros em atraso por {nom_votre_entreprise}

Corpo do correio :

Caro {nom_point_de_contact},

Estou de novo em contacto consigo para o informar sobre as nossas facturas, para as quais ainda estamos à espera de pagamento.

Note-se que a factura {número_da_factura} devia ser paga em {data de atraso}.

Além disso, o seu saldo total ascende agora a {total_montante_due} euros, uma vez que as facturas {referências_facturas} ainda não foram pagas.

Poderia dizer-nos quando devemos esperar receber o seu pagamento?

Se entretanto já tiver efectuado o seu pagamento, por favor, ignore este aviso.

Atenciosamente seu,

{seu nome}

#3 Chamada: 15 dias úteis após a data de vencimento

Se os dois primeiros avisos não funcionarem, corre o risco de ter as suas facturas por pagar transformadas em dívidas incobráveis.

Para este terceiro passo, é recomendado envolver o gestor de conta do seu cliente. Ele pode fazer uma chamada telefónica.

No sector B2B, poucas empresas utilizam o telefone para cobrar facturas pendentes. A chamada ajudará a compreender porque é que o pagamento ainda não foi efectuado.

Ambas as partes acordam então numa data de pagamento. Sinta-se à vontade para insistir no envio de um e-mail de resumo com os detalhes da sua discussão.

#4 Email – 20 dias úteis após a data de vencimento

Embora seja provável que isto seja raro, a ideia de que o cliente não cumpriu os compromissos assumidos durante a sua chamada deve ser tida em conta. Neste caso, é encorajado a ser mais assertivo.

Recomenda-se o envio de um e-mail 20 dias úteis após a data de vencimento. Não hesite em acrescentar o gestor de conta do seu cliente como cópia, bem como o comprador a quem o bem ou serviço possa ter sido vendido.

É recomendável que acrescente a equipa financeira ou contabilística do seu cliente. Sublinhar o carácter preocupante dos atrasos de pagamento observados.

Exemplo de um e-mail

Assunto: [URGENT] {client_identity}: {amount_due} euro overdue for {nom_votre_entreprise}

Caro {nom_point_de_contact},

Apesar das nossas tentativas anteriores a {date_envoi_emails} para cobrar o pagamento das suas contas, preocupa-nos que o seu saldo por pagar ascenda ainda a {amount_due} euros.

De facto, as nossas facturas {facturação_referências} estão todas pendentes de pagamento.

Devemos lembrar que são necessários pagamentos atempados para que possamos operar de uma forma sustentável.

Pode dar-nos uma data definitiva para o acima mencionado ou avisar-nos se já efectuou o seu pagamento?

Atenciosamente seu,

{seu nome}

#5 Correio – 25 dias úteis após a data de vencimento

Na grande maioria dos casos, não deveria ser necessário o envio de uma carta. No entanto, isto deve ser tido em conta.

A carta de exigência é um esforço extra que muitas vezes compensa. Para maior clareza, imprima e anexe as suas facturas antes de as incluir na sua carta.

Exemplo de uma carta:

Assunto: Carta de exigência do seu saldo devedor de {amount_due} euros.

Caro Senhor ou Senhora,

Apesar de vários lembretes à sua empresa, ainda não conseguimos recuperar o pagamento das nossas facturas que estão agora pendentes de pagamento {list_invoice_references} e que encontrará em anexo a esta carta.

Pedimos-lhe portanto que pague o {amount_due} euro dentro dos próximos 15 dias.

Se não recebermos o seu pagamento ou não tivermos notícias suas até {deadline}, infelizmente teremos de agravar a situação e recorrer a uma acção judicial.

Aguardo com expectativa a sua resposta,

Atenciosamente

{seu nome}

Antecipar e prevenir o risco de não-pagamento a montante

Há formas de conseguir que o seu cliente pague uma factura. Isto não torna a situação menos desconfortável. Para evitar isto, existem boas práticas a aplicar para se proteger e evitar este tipo de problemas.

#1 Confie num sólido processo de facturação

Em primeiro lugar, é realçado o carácter da validade da factura. Para que uma reclamação seja eficaz, o seu documento deve ser legalmente viável.

Isto é conseguido através do aparecimento de certas menções obrigatórias, tais como :

• A declaração “Factura”
• Um número de factura. Estes devem ser numerados por ordem ascendente.
• O seu nome, morada, nome da empresa e número SIRET. Os mesmos dados também devem ser mostrados do lado do cliente.
• Os detalhes do seu serviço e o montante de cada um. Acrescentar o prazo de pagamento
• Informação específica sobre o IVA. Empresários independentes, se não estiverem sujeitos a IVA, não se esqueçam de acrescentar a seguinte nota: “IVA não aplicável, artigo 293B do CGI”.

Finalmente, as regras sobre sanções por atraso devem ser legíveis. Uma lei aprovada em 1 de Julho de 2019 impõe um mínimo de 2,61% do montante total da factura, mais uma taxa fixa de 40 euros.

#2 Estabelecer uma relação comercial saudável

Para além de estar preparado, devem ser envidados todos os esforços para assegurar que a relação comercial seja saudável. Ambas as partes têm obrigações uma para com a outra.

Honre os seus compromissos, seja receptivo e aberto à negociação nas suas ordens. Ao ser claro, respeitoso e profissional, coloca do seu lado todas as hipóteses de ser pago a tempo.

#3 Multiplicar o número de contactos

Uma boa relação comercial é a construção de relações. Não hesite em discutir e trocar com os representantes dos vários departamentos do seu cliente. Isto permite que todos os decisores estejam envolvidos no projecto em curso.

A longo prazo, isto pode permitir que a sua empresa seja considerada uma prioridade para a facturação e pagamento.

#4 Seja justo com as equipas de contabilidade

Para não ficar surpreendido, não hesite em fazer perguntas ao departamento de contabilidade do seu cliente. Algumas empresas pagam no momento da recepção, enquanto outras preferem pagar 15 ou 30 dias após o final do mês. Em caso de facturação regular, isto evita surpresas desagradáveis.

As suas equipas têm agora todas as informações à sua disposição. Podem enviar facturas sem erros e têm um calendário claro e estabelecido que podem seguir no caso de faltarem pagamentos.

Finalmente, não hesite em inovar. Por exemplo, se um empresário quiser pagar-lhe directamente por cartão, pode enviar-lhe um link de pagamento através de Stripe ou Lydia. Pagará 1,5% de comissão, mas todas as partes ficarão satisfeitas.

#5 Usando o factoring

Fonte : Libeo

O factoring é um método mal percebido, utilizado principalmente por grandes grupos.

Isto consiste na entrega da propriedade e gestão da factura a uma instituição financeira especializada. Chama-se a isto o factor.

Contra estas facturas, financia as necessidades de tesouraria. A empresa tem então fundos à sua disposição e não tem de esperar que as suas facturas sejam pagas.

Seguro baseado na facturação

O seguro baseado na facturação é um sistema comprovado. Funciona de uma forma muito clássica.

A sua empresa subscreve um contrato. Este documento obriga-o a uma seguradora. Se o prazo legal ou contratual de pagamento for ultrapassado, informa a seguradora, que assume o controlo.

Este último encarrega-se da reclamação e da cobrança dos pagamentos em atraso. Recomenda-se que recorra à ferramenta Dimpl se esta solução lhe parecer adequada às suas necessidades.

Como reagir a uma conta não paga?

Os pagamentos tardios são bastante comuns. Os processos relacionados com os regulamentos podem por vezes ser bastante enfadonhos, especialmente em grandes grupos.

Se isto lhe acontecer, não hesite em lembrar ao seu cliente que é responsável por penalizações e um montante fixo.

Encorajamo-lo a mencionar isto na sua citação e factura. Caso contrário, o cliente não tem de lhe pagar por esta parte. Poderá então seguir de uma forma amigável mas firme, utilizando os modelos apresentados.

As minhas tentativas de lembretes amigáveis ficaram sem resposta, o que posso fazer?

Quando confrontado com um cliente que não responde, não hesite em reforçar a sua abordagem. A notificação formal é muito eficaz. Esta é uma carta simples na qual se pede ao seu cliente que cumpra os seus compromissos.

Não o fazer pode resultar em acusação. Este é um método prático, que não requer o uso de um advogado. Pode escrever a carta você mesmo.

Deve ser datado, ostentar as palavras “mise en demeure” (aviso de incumprimento) e indicar muito explicitamente a data de execução.

Sinta-se à vontade para permitir uma a duas semanas extra. O objectivo é obter o seu dinheiro de volta, reforçando a sua abordagem.

A ideia não é criar um conflito que possa conduzir a litígios mais impactantes e, acima de tudo, mais dispendiosos. Finalmente, a carta deve ser enviada por correio registado com aviso de recepção.

Apesar da minha notificação formal, o meu cliente não mostra sinais de vida.

Se a notificação formal não funcionar, pode dar início a um processo judicial.

Pode assumir três formas:

• Cobrança simplificada de dívidas de menos de 4.000 euros: este procedimento exige a intervenção de um oficial de justiça. Pode contactá-lo através da plataforma Credicys. O oficial de diligências recolhe o ficheiro e envia uma carta registada. Inicia o processo de recuperação. Esta é uma prática que está sujeita a uma taxa (14,92 euros para a apresentação do ficheiro, mais uma percentagem do montante recuperado).
• A ordem de pagamento: o tribunal comercial lida com o caso. Há duas formas de preencher uma candidatura. Se passar pelo Infogreffe, terá de pagar 35,21 euros. Também pode enviar o formulário Cerfa n. 12946*01 para o tribunal competente. Se a soma a recuperar exceder 10.000 euros, deve ser envolvido um advogado. Acompanhe a sua candidatura com todos os documentos de apoio relevantes. Se o juiz decidir a seu favor, cabe-lhe a si transmitir o veredicto ao seu cliente.
• A injunção provisória e a citação para pagamento: esta forma de proceder permite-lhe obter a recuperação das suas facturas no prazo de 15 dias. Deve fornecer ao tribunal todos os documentos comprovativos relacionados com o seu pedido. Aqui o seu cliente pode defender-se. É um documento legal, elaborado e transmitido por um oficial de diligências. O documento obriga o cliente a comparecer numa data pré-determinada.

A quem contactar em caso de não pagamento?

Em vez de ir a tribunal, também pode utilizar mediadores da empresa. Este é um serviço gratuito oferecido pelo Ministério da Economia e Finanças.

Uma pessoa certificada arbitra o desacordo entre os profissionais. Pode candidatar-se directamente na plataforma online dedicada.