Nossa opinião sobre Asana

Quase todas as empresas utilizam atualmente ferramentas de gestão de projectos, que se tornaram ainda mais essenciais com a generalização do teletrabalho. A Asana é uma das soluções realmente sólidas que testámos, uma vez que oferece um plano gratuito e rico em funcionalidades que se adequa perfeitamente a pequenas estruturas.

Por outro lado, embora o plano de pagamento por utilização ofereça um nível muito elevado de profundidade funcional, com automatização e relatórios avançados, continua a ser ligeiramente mais caro do que os dos seus concorrentes.

Leia a nossa análise completa da Asana neste artigo!

Minha opinião sobre a Asana em poucas palavras

As vantagens e desvantagens da Asana

• O plano gratuito é bastante generoso, dando acesso ilimitado às funcionalidades essenciais.
• A ferramenta no seu todo é muito fácil de utilizar e as vistas proporcionam uma boa visão geral do progresso do projeto.
• A biblioteca de integração é abrangente e robusta, e as aplicações móveis estão entre as melhores do mercado.

• Os preços são significativamente mais elevados do que os do resto do mercado – soluções como o Monday ou o Clickup são mais acessíveis.
• O apoio ao cliente tem uma má reputação, apesar de estar disponível em francês.
• A Asana não é muito adequada para processos que envolvam muito trabalho gráfico (imagens, vídeo, etc.).

Asana: Funcionalidades em pormenor

Gestão e planeamento de tarefas

A Asana é uma ferramenta muito bem concebida para visualizar os seus diferentes projectos: existem muitas opções e cada membro da sua equipa é livre de escolher o quadro Kanban ou as listas e calendários. Para além disso, a ferramenta é infinitamente personalizável.

Os gestores de projectos podem facilmente mudar de uma vista para outra para obter uma visão completa.

Para as tarefas, pode criar tarefas e subtarefas e atribuir-lhes um destinatário, uma data de vencimento (recorrente ou não), anexos, comentários e etiquetas. Também pode atribuir seguidores, que receberão actualizações assim que a tarefa for modificada.

Os comentários são bem feitos porque suportam a formatação de texto rico, a edição pós-publicação e as menções.

Do nosso ponto de vista, o que falta é uma função que transforme uma tarefa e todas as suas subtarefas num modelo predefinido que seria depois aplicado a todas as novas tarefas criadas para um projeto específico (mesmo que o modelo seja personalizado ao nível do projeto).

Mas pode contornar esta situação criando uma tarefa chamada “modelo” que pode ser facilmente duplicada por cada membro da sua equipa.

Colaboração e comunicação

Um dos pontos fortes da Asana é o facto de ser também uma excelente ferramenta de colaboração: os membros da sua equipa podem atribuir tarefas uns aos outros e criar dependências entre tarefas. Podem também atribuir prioridades e ajustar as datas de entrega.

A visualização do calendário permite que as equipas planeiem as suas tarefas de acordo com os horários umas das outras e sejam informadas de quaisquer alterações sem terem de se notificar umas às outras por correio eletrónico.

Todas as discussões de projectos são geridas pela Asana, mas como se isso não bastasse, o software integra-se com todas as suas ferramentas de mensagens. O software também permite partilhar todo o tipo de ficheiros, incluindo PDFs, JPGs e Google Docs.

O único ponto negativo, na nossa opinião, é a impossibilidade de atribuir uma tarefa a mais do que um utilizador, uma vez que o software foi concebido para identificar a pessoa principal responsável por cada tarefa. Isto pode ser facilmente evitado incluindo vários colaboradores na tarefa ou atribuindo-lhes sub-tarefas (ou mesmo criando cópias da tarefa).

Relatórios e controlo do tempo

A elaboração de relatórios é extremamente importante para o software de gestão de projectos, para que um gestor de projectos possa ver facilmente como o projeto está a progredir sem ter de perguntar a cada membro da sua equipa ou analisar os vários documentos relacionados.

A Asana é um software bastante bem concebido em termos de visualização, o que também é evidente em termos de relatórios. Tem acesso a painéis de controlo em tempo real para todas as suas equipas e projectos, com informações sobre cargas de trabalho, orçamento, calendário, etc., geradas inteiramente pelo software.

A partir dos relatórios, é possível tomar medidas diretamente na Asana.

Os relatórios oferecem funções de pesquisa avançada de alta qualidade: pode procurar tarefas por termo, por estado (Atribuído a, Em projeto e Acompanhamento por), mas também por data de vencimento, por anexo, mas também por pessoa, para ver quem é produtivo graças às actualizações instantâneas na página Relatórios.

Uma das funcionalidades mais úteis da Asana é o cronograma: para garantir que nada fica por fazer, a função de cronograma oferece gráficos de Gantt para ver como todas as tarefas do projeto se encaixam.

Opções de personalização

Para além das funções de personalização iniciais (escolha de um quadro Kanban ou de um calendário, etc.), Asana oferece um vasto leque de opções de personalização: por exemplo, pode personalizar as tarefas adicionando pormenores, e também hierarquizá-las de acordo com o seu grau de prioridade (baixo, médio, alto) ou o seu estado de progresso (pendente, em curso, a aguardar aprovação).

A Asana também oferece algumas funcionalidades úteis, mas estas estão reservadas aos clientes Business e Enterprise:

• Portfólios: esta funcionalidade dá-lhe uma visão geral de todos os seus projectos num único local, para que possa acompanhar a sua evolução. Isto é muito útil quando é necessário gerir vários projectos ao mesmo tempo. Os portefólios podem ser exportados para o Google Sheets.
• Gestão da carga de trabalho: esta função permite aos gestores ver a carga de trabalho dos seus empregados para evitar o esgotamento: vê a carga de trabalho esperada por cada pessoa e pode definir uma capacidade máxima que não deve ser excedida.
• Objectivos: A Asana tem um sistema de acompanhamento de objectivos bastante bom. Os objectivos da empresa (a longo prazo) ou da equipa (a mais curto prazo) são definidos e estão sempre visíveis para a sua equipa, acompanhados de uma ficha pormenorizada que descreve o contexto e os sub-objectivos, ligando-os a projectos ou carteiras.

Automação: a visão da Asana

Para os clientes Asana Premium, Business ou Enterprise, o software oferece algumas funcionalidades de automatização bastante avançadas: por exemplo, pode gerar regras personalizadas, como “Quando uma data de conclusão muda, adiciona automaticamente o líder da equipa como seguidor da tarefa”.

As regras são muito fáceis de criar, especialmente porque existem opções prontas na galeria de regras:

• Alertar o Slack quando um projeto é concluído
• Atribuir uma tarefa ao membro da equipa certo
• Estabelecer prazos
• Mover tarefas para o projeto certo

Comentários de clientes da Asana

Nas suas opiniões sobre a Asana, os utilizadores elogiam a facilidade de utilização do software no que diz respeito à gestão de projectos: é fácil de manusear e proporciona uma excelente visão geral dos projectos. O facto de a Asana permitir uma excelente comunicação entre os membros da equipa é frequentemente mencionado nos comentários.

Por outro lado, os comentários mencionam frequentemente os limites da personalização na Asana e alguns reservam-na para equipas e projectos mais pequenos. Algumas pessoas também criticam as notificações por correio eletrónico, que não estão muito bem concebidas, pelo que pode perder informações relevantes.

Apoio ao cliente Asana

O apoio ao cliente da Asana é um pouco heterogéneo: por um lado, o software é bastante fácil de configurar nas suas equipas e o apoio ao cliente é bastante abrangente e está disponível em francês. Por outro lado, e este é realmente um dos pontos fracos da Asana, tem uma reputação bastante má, se os comentários servirem de referência.

Em termos de recursos, são muito ricos:

Pode encontrar muitas das respostas às suas perguntas em linha, graças às nossas FAQs completas em francês.

Pode participar na Academia Asana, por exemplo, que oferece alguns estudos de caso muito bem elaborados para lhe mostrar como diferentes tipos de empresas e projectos utilizam a Asana.

A Academia Asana também está repleta de tutoriais em vídeo e webinars. Note-se que estes não estão disponíveis em francês.

Se não encontrar o que procura, pode, naturalmente, contactar o serviço de apoio ao cliente através de um formulário no sítio Web.

Integrações: um dos pontos fortes da Asana

Um dos pontos fortes da Asana é o seu catálogo de integrações, que ajudam realmente a alargar a sua funcionalidade. Por exemplo, a sua equipa é notificada instantaneamente no Slack sempre que houver uma atualização de um projeto ou tarefa na Asana. Note-se, no entanto, que determinadas integrações avançadas, como o Salesforce e o Tableau, não estão disponíveis em todos os planos.

Para citar apenas algumas integrações, pode encontrar:

• Ferramentas de design como o Canva, Adobe Creative Cloud, Figma, etc.
• Software de apoio ao cliente, como o Zendesk, Freshdesk ou HelpSpot, para resolver os bilhetes mais complexos
• Ferramentas de comunicação: Microsoft Teams, Zoom, Gmail, Outlook, Slack, etc.

Asana: Preços

O maior ponto forte da Asana é o seu plano gratuito e a sua rica funcionalidade: as principais funções de projeto e tarefa são ilimitadas, assim como o número de integrações.

No entanto, especialmente para equipas maiores, este plano pode não ser suficiente: as funções de personalização e automatização só fazem sentido com o plano Premium.

A Asana oferece três planos pagos:

• Premium: a partir de 10,99 euros/mês. Em comparação com o plano gratuito, beneficia de funções de automatização de regras e de relatórios muito mais avançados, com painéis de controlo ilimitados para um número ilimitado de projectos, incluindo a muito útil função de pesquisa personalizada.
• Empresas: a partir de 24,99 euros/mês. A personalização e a automatização são ainda mais avançadas: pode criar as suas próprias regras dinâmicas.
• Empresa: preços a pedido. Para além das funções acima mencionadas, este plano oferece assistência 24 horas por dia e funções de confidencialidade e segurança muito mais avançadas.

As principais alternativas credíveis à Asana

Para uma equipa grande, o Wrike é uma ferramenta extremamente sólida e, na nossa opinião, uma das alternativas mais credíveis à Asana. Em particular, é mais adequado para projectos que incluem muito trabalho gráfico, porque, ao contrário da Asana, oferece opções de anotação e discussão para imagens.

Também pode recorrer ao Jira para a gestão ágil de projectos.

O Basecamp é também uma solução possível, com tarifas muito mais atractivas para uma grande equipa, uma vez que o seu plano único foi concebido para um número ilimitado de utilizadores.

Para as equipas mais pequenas, existem também soluções mais leves, mais baratas e mais fáceis de instalar, como o Monday, o Clickup e o Notion.