Les meilleurs outils de gestion de projet

Combien ça coûte un logiciel de gestion de projet?

En accès gratuit:

• Possibilités de plan gratuits: Monday et Todoist les proposent par exemple.
• Essais gratuits pour tester l’outil: la majorité des logiciels proposent de tester leur version payante, notamment Asana et Trello.

Évidemment, les versions gratuites incluent des limites fonctionnelles: reporting basique, nombre d’utilisateurs limité, catalogue d’intégrations plus restreint, etc.

Pour les plans payants, les prix sont toujours proposés en tarif mensuel, avec une réduction en cas de souscription annuelle. La structuration des prix dépend des solutions:

• Tarif par utilisateur: c’est le plus commun, et le choix de Jira ou Notion. Il y a parfois une condition de nombre minimal d’utilisateurs (3 pour Teamwork).
• Tarif pour toute la structure: c’est plus rare, et notamment proposé par Basecamp. C’est une formule surtout avantageuse pour les équipes nombreuses.

Comment choisir le bon logiciel de gestion de projets?

On peut diviser le marché en trois grandes catégories d’outils, qui conviennent à des équipes aux enjeux différents, et de tailles différentes:

• Solutions freemium ou à moins de $10/utilisateur: Monday, Trello, Notion, AirTable, Clickup, Todoist, Zoho Projects – Elles sont très flexibles et modulables, et surtout adaptées aux petites & moyennes organisations.
• Solutions plus complexes à $10 ou $20/utilisateur: Hive, Wrike, CoSchedule, Teamworks – Des solutions plus robustes avec des fonctionnalités plus avancées, mais également plus complexes à mettre en place.
• Solutions au-dessus de $20/utilisateur: Basecamp, Jira – Elles sont clairement destinées aux grandes organisations avec de gros enjeux de gestion de droits d’accès, et surtout avec des besoins importants en matière de reporting.

#1 Trello : L’outil de gestion de projets le plus simple, et le plus connu

Basé sur la méthode Kanban, l’interface simple et le plan gratuit généreux, font de Trello un outil de gestion de projet idéal pour les petites équipes qui gèrent des projets “basiques”. Trello a la particularité d’être un outil très flexible pouvant servir à toutes sortes d’utilisation. Vous pouvez gérer à la fois des projets individuels, mais aussi des workflows en cours, grâce à leur système de cartes et de tableaux très simple à comprendre. Sur les cartes, vous pourrez y inclure des images, des pièces jointes, des hyperliens, des listes déroulantes personnalisées, des dates d’échéance et bien plus encore. Une fois que vous avez terminé avec une carte particulière ou un tableau entier, elle peut être archivée pour la masquer de la vue de tous tout en restant accessible si nécessaire.

• Le niveau gratuit de base comprend un nombre illimité d’utilisateurs, de cartes et de tableaux, mais a des restrictions de taille de fichier et un seul “Power-Up” (c’est-à-dire l’intégration avec d’autres services) par carte.
• Les forfaits payants commencent à 9,99 $ par utilisateur et par mois (engagement d’un an), avec moins ou pas de limitations.
• Alors que la mise en place d’un CRM commercial a un certain coût, un outil de gestion de projet comme Trello est une excellente alternative.

Enfin, il est important de noter que les rapports intégrés à Trello sont très limités et, bien que les extensions tierces ajoutent plus d’options, vous devrez probablement chercher un autre outil si les rapports détaillés sont une exigence majeure pour vous. Pour tous les autres points, Trello est un excellent point de départ pour la gestion de projet. Il est disponible sur le Web, le mobile et le bureau.

L’avis de Salesdorado
Si vous souhaitez un outil simple et efficace pour votre gestion de projet, Trello est probablement l’un des meilleurs outils du marché.

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#2 Basecamp : Le vétéran des outils de gestion de projets

Vétéran du monde de la gestion de projet, Basecamp existe depuis plus d’une décennie et dispose d’une large et fidèle clientèle. Le logiciel tire parti de sa capacité à remplacer plusieurs autres services payants, comme Slack et Dropbox. En effet, le logiciel reprend bon nombre des fonctionnalités de ces outils et les regroupe toutes dans un seul système. La planification et les calendriers, le chat en temps réel, la messagerie privée, le stockage de fichiers, etc. sont inclus. Une interface épurée et des outils de recherche puissants facilitent la recherche de la tâche, de l’image ou du message que vous voulez, et une suite de rapports puissante vous permet d’aller aussi loin que nécessaire. Grâce à l’intégration de la messagerie électronique, vous avez la possibilité de partager des tâches et des messages individuels avec des personnes extérieures à l’organisation. Enfin, les notifications peuvent être personnalisées en fonction de vos besoins.

• Le prix fixe de 99 $ / mois de Basecamp en fait une option attrayante pour les grandes organisations, mais les petites équipes peuvent trouver une meilleure option ailleurs.
• Il n’y a pas de plan gratuit, mais la durée de l’essai de 30 jours est plus généreuse que la plupart des autres outils. Des versions Web, de bureau et mobiles sont également disponibles.

L’avis de Salesdorado
Basecamp est un autre excellent outil de gestion de projet avec toutes les fonctionnalités nécessaires. Cependant, son prix peut être quelque peu rebutant pour les petites entreprises.

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#3 Monday : Le petit nouveau des outils de gestion de projets

Monday.com est un logiciel de gestion de projet puissant qui aide les équipes à planifier et à exécuter des projets qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement. Sa facilité d’utilisation et sa flexibilité signifient une intégration rapide pour votre équipe et la possibilité de personnaliser les workflows à votre guise. Avec de puissantes fonctionnalités de productivité telles que le suivi du temps, les notifications automatisées, les vues chronologiques et les intégrations, votre équipe peut obtenir des résultats meilleurs et plus rapides à chaque étape du projet.

• Monday.com ne dispose pas de plan gratuit.
• Les plans payants commencent à partir de 8€ par utilisateur et par mois (facturation annuelle). Idéal pour les petites équipes, ce plan vous fournira 5 giga de stockage, les applications sur iOS et Android ou encore des boards illimités.
• Vous pouvez augmenter votre capacité en passant aux forfaits supérieurs à 10 ou 16€ par mois.

L’avis de Salesdorado
Monday.com est relativement nouveau dans le paysage de la gestion de projet. Cependant, c’est un outil puissant et très accessible financièrement qui conviendra aux petites comme aux grandes équipes.

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#4 Asana : Trello sous stéroïdes

Asana est une solution de gestion de projet qui offre une tonne de fonctionnalités pratiques pour augmenter la productivité. Cependant, l’accent est davantage mis sur le suivi. L’application vous permet de créer des listes de tâches et des rappels pour que vous respectiez toujours les délais, en plus d’ajouter des dates d’échéance, des collègues, des instructions et des commentaires. Vous pouvez même partager des images d’autres applications (comme Google Drive) directement sur Asana. Et plus important encore, vous pouvez suivre tout ce sur quoi vous et vos collègues travaillez dans le but de vous assurer que le projet se déroule correctement et que les délais sont respectés.

• Asana propose un plan de base gratuit, avec des fonctionnalités et des tableaux de bord limités.
• Passez au niveau Premium et pour 9,99 $ par personne et par mois facturés annuellement, vous obtenez une utilisation illimitée de l’outil, sans limite de membre d’équipe.

L’avis de Salesdorado
Asana est l’un des outils de gestion de projet les plus populaires sur le marché. Si vous aimez Trello, vous adorerez Asana et ses fonctionnalités de suivi très complètes.

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#5 Todoist : un add-on à votre boîte email

Une bonne gestion de projet signifie surtout que la communication est efficace, que les efforts de collaboration sont fructueux, que les tâches sont terminées à temps et que certaines choses ne passent pas entre les mailles du filet. Todoist peut couvrir tout cela tout en restant assez simple pour les débutants. Mieux encore, puisque l’outil est disponible via des applications et des extensions sur 10 plates-formes différentes, les équipes peuvent collaborer les unes avec les autres tout en utilisant leurs navigateurs et appareils préférés. C’est le cas notamment avec les intégrations Gmail et Outlook où vous n’aurez pas besoin d’un n-ième outil à ouvrir. Cela peut conduire à une adoption beaucoup plus rapide de la part de tout le monde.

• Cet outil est disponible gratuitement, mais vous serez limité à 80 projets et à 5 personnes par projet.
• Les plans payants commencent à partir de 3€ par mois (facturation annuelle) avec une limite de 300 projets et bon nombre de fonctionnalités.

L’avis de Salesdorado
Todoist est un excellent outil de gestion de projet qui peut également servir de add-on à votre boite email. De plus, ses tarifs extrêmement attractifs font de cet outil un outil abordable pour toutes les entreprises.

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#6 LiquidPlanner : Un logiciel de gestion de projets plus complet

LiquidPlanner est un logiciel très complet qui dispose de nombreuses fonctionnalités. Ici la quantité va de pair avec la qualité. En plus d’être un outil puissant pour les projets traditionnels, avec toutes les fonctionnalités que vous attendez, LiquidPlanner fonctionne aussi bien en tant qu’outil de suivi des problèmes de type Helpdesk. Des rapports solides sont disponibles, ainsi que des intégrations avec les principaux fournisseurs de stockage cloud. Il existe également une prise en charge de Zapier, ce qui vous permet de créer vos propres connexions automatisées avec d’autres outils si nécessaire. Bien sûr, les fonctionnalités supplémentaires s’accompagnent d’une complexité supplémentaire et, bien que LiquidPlanner explique bien certains de ses aspects les plus délicats, il nécessite plus de temps pour configurer, apprendre et maîtriser l’outil que beaucoup de ses concurrents. Pour cette raison – sans parler du coût – il convient mieux aux équipes et aux organisations plus importantes qu’aux petits groupes.

• LiquidPlanner n’offre pas de niveau gratuit, bien que vous puissiez essayer différents plans gratuitement pendant deux semaines.
• Les plans commencent à partir de 45 $ / mois et par utilisateur, avec un minimum de cinq utilisateurs.
• Vous pouvez également les contacter si vous avez des besoins spécifiques.

L’avis de Salesdorado
La force de LiquidPlanner est que c’est un outil extrêmement complet. Vous ne manquerez pas de fonctionnalités, toutes plus utiles les unes que les autres. En revanche, qui dit nombreuses fonctionnalités, dit forcément courbe d’apprentissage plus longue. C’est pour cela que cet outil est plutôt réservé aux grandes entreprises.

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#7 Wrike : Très simple à mettre en place

Si un outil comme Trello vous semble un peu limitée, mais que vous n’avez pas d’heures à consacrer à l’apprentissage et à la mise en place d’un outil de gestion de projet complexe, il est temps de considérer la solution Wrike. Des fonctionnalités de gestion de projet standard telles que des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord et une suite complète de rapports sont intégrées. La mise en route d’un projet de petite à moyenne taille peut être effectuée rapidement sans apprendre tous les avantages et les inconvénients d’un nouvel outil compliqué. Un outil de suivi du temps est intégré, disponible à la fois pour l’individu travaillant sur une tâche particulière et pour celui qui gère le projet dans son ensemble. L’interface est fonctionnelle, et bien qu’elle puisse nécessiter un peu de rafraîchissement visuel, elle fait parfaitement l’affaire.

• Le plan gratuit est généreux avec le nombre de projets que vous pouvez créer – il est illimité – mais a des restrictions sur le nombre d’utilisateurs (5 maximum) et les fonctionnalités disponibles.
• Les forfaits payants sont un peu plus chers que certains concurrents, à partir de 9,80 $ / mois et par utilisateur, mais couvrent toutes les fonctionnalités du logiciel. Wrike est disponible sur le Web, mais aussi avec des applications iOS et Android.
• Vous pouvez également opter pour un logiciel tout-en-un afin de gérer votre relation clients (CRM) et vos opérations marketing, avec une version gratuite.

L’avis de Salesdorado
Wrike est un outil puissant de gestion de projet qui couvre à peu près toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin, sans une courbe d’apprentissage trop longue.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet?

Un logiciel de gestion projet, c’est un outil pour vous aider à la conduite de vos activités en interne. Son but, c’est la réussite de votre projet, dans le temps imparti et avec le budget qui lui est alloué.

L’idée, c’est de vous faire gagner du temps – et de l’argent – tout en facilitant le travail de vos équipes. Ils s’adressent aux structures qui gèrent des projets plus ou moins complexes, et qui impliquent soit plusieurs agents d’une même équipe, soit plusieurs équipes.

Il existe différents types d’outils, adaptés aux besoins des utilisateurs:

• Certains sont plus axés sur la collaboration au sein des équipes (planification, partage de calendriers, de boîtes mail et de prise de notes)
• Certains sont plus axés sur le suivi de tâches et le reporting (gestion du temps, du budget, analyse des coûts et des performances pour améliorer les projets par la suite)
• D’autres sont spécialisés dans la communication externe (idéal notamment pour les équipes de support client)

Les fonctionnalités clés des logiciels de gestion de projet

Tous les outils de gestion de projet doivent avoir certaines fonctionnalités incontournables, et certains proposent d’autres fonctions plus avancées.

Les fonctionnalités incontournables

• Gestion des tâches et planification: vous pouvez diviser les projets en étapes-clés et en petites tâches, ajouter des deadlines à respecter, y associer des budgets, etc. La fonction de planification permet de suivre les tâches à venir et de garder un œil sur les deadlines. Certains outils proposent aussi des calendriers d’équipe partagés, avec un envoi de notifications automatiques à l’approche d’une date limite.
• Collaboration et communication: les outils de gestion de projet sont avant tout des plateformes centrales pour les données de base et les informations détaillées sur vos activités. Ils permettent le partage des informations d’un projet entre les agents et les équipes et surtout avec les clients.
• Accès aux intégrations: la plupart des outils proposent de s’intégrer à tout votre écosystème de travail. Parmi les plus communes, on retrouve les intégrations avec les boîtes mail (Gmail), Slack, Dropbox, Google Drive, les calendriers (Google ou Apple), ou encore avec les autres outils de gestion de projets similaires.
• Reporting et suivi du temps: c’est une fonction très importante pour assurer un suivi constant de votre activité et améliorer vos performances. L’outil reporting fournit des rapports et des statistiques détaillées pour tirer les leçons de vos précédents projets (par exemple, comprendre pourquoi un projet a dépassé le budget ou manqué une date limite). En particulier, la fonction suivi du temps permet de voir quelles tâches ont mis le plus de temps à être effectuées, afin de mieux estimer les coûts et les durées.
• Possibilités de personnalisation: c’est clé pour qu’un outil de gestion de projet soit réellement un atout. Il s’adapte à votre flux de travail et à vos préférences et à celles de votre équipe (par exemple, modèle Kanban ou autre). Comme la forme est très importante, il s’adapte aussi à vos préférences design (couleurs, formes, polices).

Les fonctionnalités “premium”

• Fonctions avancées de planification et de gestion des tâches: certains logiciels (souvent plus chers) proposent de répartir des tâches et les responsabilités au sein de l’équipe, en fonction des compétences et attributions de chaque agent. Il y a aussi l’intégration du « chemin critique »: c’est l’ordre précis dans lequel les tâches doivent être effectuées.
• Fonctions avancées de reporting: vous pouvez gérer plus efficacement votre temps, en définissant des tarifs horaires en fonction des projets, en ajoutant automatiquement les heures facturables aux factures, etc. Mais c’est surtout sur la question clé du budget que ces fonctions sont indispensables: elles vous donnent un aperçu des ressources prévues et celles utilisées, et permettent parfois de gérer vos factures.

• Automatisation: c’est une fonction premium mais elle peut se révéler incontournable afin de dynamiser vos équipes. La fonction de fixation et de gestion des objectifs permet notamment de stimuler le travail d’équipe et la performance globale de vos agents.