Uma característica essencial do software de gerenciamento de projetos, o método Kanban permite visualizar as tarefas e etapas de um projeto na forma de uma tabela mais ou menos avançada, cuja versão mais básica oferece colunas “para fazer”, “em andamento” e “concluída”.
Com as placas Kanban, você pode visualizar e gerenciar o fluxo de trabalho, melhorar a colaboração tornando os processos explícitos, e configurar loops de feedback.
Esta funcionalidade está, portanto, presente na maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. Mas nem todos eles o oferecem com a mesma profundidade funcional.
Neste artigo, nós lhe dizemos tudo o que você precisa saber sobre o método e o software Kanban!
Sommaire
O Método Kanban: Definição, Princípios e Benefícios
O que é o método Kanban?
Kanban é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho que visa melhorar a eficiência das organizações. Ela permite visualizar o trabalho e melhorar continuamente seu desempenho.
A origem do método é japonesa. Ela vem das fábricas da Toyota, que desenvolveram uma nova organização de trabalho just-in-time nos anos 50.
Aplicado a organizações que vendem serviços, visa permitir a visualização de tarefas e marcos na forma de um Kanban (“quadro visual” em japonês).
Os princípios-chave do método Kanban
O método Kanban funciona de acordo com 3 princípios-chave:
- Necessidades e expectativas do cliente em primeiro lugar: O cliente deve estar no centro de sua organização e ser o destinatário final das melhorias internas que você implementar.
- Gerenciar e controlar o trabalho, não os agentes: Ao melhorar sua gestão de trabalho, seus agentes ganharão autonomia e se organizarão da maneira mais eficaz.
- Melhoria contínua e regular do sistema de serviço oferecido: O serviço oferecido a seus clientes deve sempre evoluir e melhorar. Portanto, você deve rever regularmente sua oferta de serviços e suas políticas internas de gerenciamento de trabalho.
As vantagens do método Kanban
Os princípios-chave do método Kanban podem ser divididos em boas práticas a serem implementadas para uma boa gestão de seu fluxo de trabalho.
- Visualize o fluxo de trabalho: Kanban é dividido em colunas (suas etapas de trabalho) e cartões (seus itens de trabalho). Primeiro você tem que identificar todas as etapas para chegar a um produto a ser entregue. Uma vez concluída a tarefa, você move o cartão para a próxima coluna.
- Limitar o trabalho em andamento: Demasiadas tarefas para gerenciar ao mesmo tempo resultarão em perda de tempo e eficiência. Um número máximo de itens de trabalho deve ser definido em etapas identificadas.
- Gerenciar o fluxo: Uma coluna não deve ser sobrecarregada por outra. Os cartões devem ser movimentados entre colunas a um ritmo previsível e sustentável.
- Tornar explícitas as políticas de processo: Seu processo de trabalho deve ser definido e compreendido por todos. Ao definir um objetivo comum, todos podem agir independentemente para alcançá-lo.
- Estabelecer laços de feedback (ou cadências): estes asseguram uma resposta adequada à mudança, envolvendo as partes interessadas. Uma cadência pode ser uma reunião diária da equipe Kanban para rever os processos.
- Melhorar colaborativamente: Todos os membros de sua organização devem estar envolvidos nas mudanças a serem implementadas, para garantir aceitação e eficácia.
Conselhos do Salesdorado
O método Kanban é um processo evolutivo – quase 40% das organizações que o utilizam dizem que ainda estão aprendendo após a adoção. Portanto, não se preocupe demais, pois é um método comprovado a médio e longo prazo.
Software Kanban: Principais características e operação
Além de permitir acesso remoto aos dados internos para todos os seus agentes, e sendo mais seguro que um método baseado em papel, o software Kanban permite a melhoria contínua no gerenciamento de seu fluxo de trabalho.
Consolidação das informações: As informações são centralizadas e classificadas de acordo com as ferramentas Kanban disponíveis.
- Swimlanes: São filas dentro das cartas que fornecem outro nível de informação sobre o trabalho em andamento.
- Classes de serviço: Esta é uma ferramenta para classificar os itens de trabalho de acordo com sua prioridade ou urgência na conclusão.
- Subtarefas: Subdividir tarefas em várias tarefas a serem completadas.
Atualizações de status em tempo real: Não há necessidade de sincronizar – tudo é atualizado automaticamente nos quadros de todos os membros da equipe.
- Status: Esta ferramenta define o status de uma tarefa dentro de sua faixa de natação (a fazer, em andamento ou concluída).
- Substatus: Alguns softwares oferecem a possibilidade de adicionar substatus às tarefas atuais.
Análise de fluxo: As ferramentas de software Kanban fornecem relatórios em tempo real de seus dados.
- Dependências de tarefas: Permite definir e rastrear relações complexas entre tarefas dentro de projetos.
- Método de métricas ágeis de ação: Melhorar a previsibilidade para garantir um fluxo contínuo de trabalho em equipe.
- Tempo de retorno e tempo de ciclo: O primeiro é o tempo necessário para completar um produto a partir do pedido do cliente. A segunda é o tempo para a conclusão do produto desde o início do processo de trabalho interno.
Integrações: O software lhe permite integrar suas placas Kanban com sua caixa de entrada de e-mail, seu CRM ou outro software utilizado por sua equipe. Alguns softwares também suportam outros métodos de organização do trabalho ágil (por exemplo, Monday ou Jira).
Automação das regras de gerenciamento de trabalho: Você pode escolher combinações de ações a serem executadas (como If-Then) para acionar lembretes, mudar automaticamente um cartão de coluna ou bloquear um cartão até que uma tarefa seja concluída.
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#1 Trello: O líder indiscutível em Kanban
Construído diretamente em torno do método de placa Kanban, Trello é o software de gerenciamento de projetos líder neste campo.
Dedicado a processos lineares simples, Trello oferece uma prática visão Kanban com sintaxe Markup e a capacidade de criar modelos multiníveis nos cartões – uma grande economia de tempo.
Entretanto, esta ferramenta não é a mais adequada para processos complexos: ela impõe a visão Kanban sem qualquer possibilidade real de personalização. A exibição do status ou prioridade das tarefas também é limitada, o que impede que se tenha uma visão geral do projeto.
Trello é rapidamente limitado para equipes que precisam gerenciar dependências entre tarefas, e precisam de mais comunicação: a ferramenta só permite a comunicação através de comentários dentro das tarefas, e através de notificações.
Em termos de preços, a Trello oferece um plano gratuito muito generoso, com características deautomação, sem limite de usuários e sem limite no número de placas. O único limite é o número de placas que você pode ter, e algumas características.
A Trello oferece diferentes versões pagas que superam as limitações da versão gratuita: uma versão Standard a 6 dólares por mês por usuário, uma versão Premium a 12,50 dólares por mês e uma versão Enterprise a 17,50 dólares por mês.
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#2 Segunda-feira: O método Kanban, pelo líder em ferramentas de gerenciamento de projetos
Monday é o software líder na área de gerenciamento de projetos. É uma solução altamente flexível, perfeita para empresas que buscam um projeto completo e uma ferramenta de gerenciamento de documentos.
A Monday é uma das alternativas mais confiáveis ao Trello em termos de software de planejamento gratuito. Muito completo, não é construído em torno do método Kanban, e oferece muitas outras características: calendário, gráfico de Gantt…
A Monday oferece um plano gratuito para até 5 usuários e um plano básico por 8 euros/usuário/mês que desbloqueia o número de usuários. Mas você precisará se atualizar para o plano Standard para ter acesso a automatizações, integrações e diferentes visões.
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#3 Software Jira: um dos softwares mais profundos, com características muito avançadas
Desenvolvido por editores de software Atlassian, Jira é um software especializado em gerenciamento de projetos para equipes ágeis. Em particular, oferece funções de relatório muito avançadas.
A Jira oferece diversas ferramentas de gerenciamento de projetos, como Scrum e Kanban. A Jira orienta seus usuários no processo de criação dessas placas, que são altamente personalizáveis e adaptáveis a diferentes fluxos de trabalho.
As diretorias da Kanban tiram proveito das funções de relatório da Jira:
- Fluxograma cumulativo para rastrear problemas e bloqueios dentro de uma placa Kanban
- Os gráficos de controle determinam o desempenho futuro dos ciclos em um quadro Kanban
A Jira oferece 4 planos diferentes. O plano gratuito é limitado a 10 usuários, mas permite o acesso à maioria dos recursos, incluindo as placas Scrum e Kanban.
Os planos Standard ($7,50/mês/usuário), Premium ($14,50/mês/usuário) e Enterprise permitem então mais usuários e acesso a recursos e suporte mais avançados.
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#4 ProofHub: Uma ferramenta visual e personalizável com características avançadas
ProofHub é um software de gerenciamento de projetos visual e personalizável. Completa, oferece uma visão Kanban, mas também gráficos de Gantt, tabelas, vistas por tarefas…
ProofHub tem um sistema de quadro kanban bastante padrão, incluindo a capacidade de mostrar o progresso percentual das tarefas de um estágio para o outro através de seu software de rastreamento de tarefas.
O Proof Hub oferece um teste gratuito, e duas versões pagas com um número ilimitado de usuários: uma versão “Essencial” a $50 por mês e uma versão “Controle final” a $99 por mês.
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#5 SwiftKanban: O software acessível e completo, ideal para equipes de pequeno e médio porte
SwiftKanban é um software desenvolvido em torno do método Kanban pela empresa Digité. Fácil de usar, é ideal para equipes pequenas e médias.
A SwiftKanban oferece quadros Kanban pessoais, de equipe e corporativos. Também apresenta um sistema de métricas preditivas, roteiros e um “motor de similaridade” alimentado por inteligência artificial para evitar a criação de placas duplicadas.
Swift Kanban existe em uma versão gratuita: a versão “Team”, que propõe o uso de 3 placas Kanban para até 10 usuários, com 5 tipos de cartões padrão, e 5 tipos de cartões personalizáveis.
O plano “Grupo” a 7 dólares/mês/usuários dá acesso a 20 placas para 50 usuários, e 10 tipos de mapas personalizáveis. A versão “Enterprise” fornece acesso a um número ilimitado de usuários, placas e tipos de cartões por US$15/mês.
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#6 Kanbanize: Ideal para grandes empresas que precisam de visibilidade a longo prazo
O Kanbanize é um software de gerenciamento de projetos baseado no método Kanban. Muito completo e flexível, é ideal para grandes empresas que necessitam de uma visão de longo prazo, especialmente graças às características de previsão do projeto.
A ferramenta tem muitas outras características, tais como um módulo de análise, acompanhamento do tempo, cronograma do projeto, automação do fluxo de trabalho, relatórios automáticos e gerenciamento de dependência.
O Kanbanize está disponível como uma versão padrão gratuita e já é muito abrangente, com acesso ilimitado às placas e espaços de trabalho Kanban, mas com um limite de 1000 usuários.
A versão empresarial, para a qual você precisa entrar em contato com a Kanbanize para obter preços, eleva o limite de usuários e fornece acesso aos recursos mais avançados e ofertas de suporte.
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#7 Teamhood: Uma ferramenta altamente customizável, focada na colaboração interna
Projetado em grande parte em torno do método Kanban, o trabalho em equipe é uma ferramenta fácil de aprender e usar que se concentra na colaboração interna.
Ele oferece muitas características relacionadas ao método Kanban, tais como nadadeiras, e até mesmo sub-calças, classes de serviço, status e substatus. Tem também uma gestão de dependência simples, mas poderosa entre tarefas.
As placas Kanban estão disponíveis na versão em equipe a partir da versão gratuita. As versões “Profissional” (12 euros/mês), “Premium” (15 euros/mês) e “Empresarial” oferecem recursos avançados de colaboração e integração.
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#8 SmartSheet : Para os entusiastas de planilhas que precisam de recursos avançados de colaboração
Smartsheet é um software de gerenciamento de projetos projetado em torno de planilhas eletrônicas. Ele foi projetado para estimular a colaboração através do compartilhamento colaborativo de arquivos e, portanto, é ideal para aqueles que desejam colaborar em torno de planilhas.
A funcionalidade Smartsheet Kanban combina efetivamente a eficiência de uma planilha com o gerenciamento visual da linha do tempo. Ele aproveita as grandes características de colaboração da ferramenta.
Smartsheet oferece um teste gratuito, e está disponível em uma versão Pro (a 7 euros por mês), uma versão Business (28 euros por mês), e uma versão Enterprise, para a qual você deve entrar em contato com Smartsheet.
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#9 Microsoft Project: Para usuários da suíte Microsoft sem grandes exigências funcionais
O Projeto Microsoft está ligado a outros produtos da suíte Microsoft, incluindo Equipes, que é ideal para a comunicação. Será bem adequado para aqueles familiarizados com o conjunto Microsoft, se eles não tiverem requisitos funcionais extensos e não precisarem de uma visão de longo prazo.
O projeto Microsoft não é projetado em torno do método Kanban e, portanto, não possui funcionalidades muito avançadas nesta área, mas oferece muitas outras funcionalidades, tais como gráficos de Gantt, relatórios, roteiros, etc.
As placas Kanban estão disponíveis no Plano 1 do Projeto Microsoft, a 8,40 euros/mês/usuário. Os planos 2 (a 25,30 euros/mês) e 3 (a 46,40 euros/mês) oferecem recursos mais avançados, incluindo gerenciamento de recursos e suporte ao cliente.
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#10 Asana: Ideal para aqueles que precisam de visualizações claras primeiro
O Asana é um software de gerenciamento de projetos muito completo. Ela oferece visões do quadro Kanban, mas também listas, gráficos de Gantt e linhas de tempo… Ao contrário de Trello, Asana faz com que as diferentes visões (quadro Kanban, listas, linha do tempo e calendário) se comuniquem entre si.
Asana é muito personalizável, especialmente no nível Kanban: você pode personalizar as tarefas e priorizá-las de acordo com seu status (pendente, em andamento, aguardando aprovação) ou sua prioridade (baixa, média, alta).
A versão gratuita do Asana já oferece placas Kanban. Limitado a 15 usuários, é bastante completo, com um número ilimitado de projetos, e acesso a todas as visões e integrações.
A partir de 10,99 euros por usuário/mês, as versões pagas do Asana oferecem recursos avançados, incluindoautomação e relatórios, mas são mais caras do que as dos concorrentes.
Asana oferece uma versão completamente gratuita: não hesite em experimentá-la!
