Em 2022, 73% das PMEs francesas ainda não estarão usando software de CRM (fonte: HubSpot). Há bons motivos para essa baixa taxa de adoção. Minha convicção é que muitas empresas não percebem o valor que um CRM oferece. O CRM é visto como um item de custo. A verdade é que um CRM pode economizar muito tempo e dinheiro para sua empresa.
O software de CRM é mais do que apenas um diretório de clientes. Se você simplesmente usar o software de CRM para compilar dados básicos sobre seus clientes, estará perdendo completamente o poder do CRM. Como especialista em CRM desde 2011, apoiei centenas de projetos destinados a otimizar o CRM. Neste artigo, gostaria de compartilhar com você 5 dicas estratégicas que são todos “ganhos rápidos” para tornar seu CRM uma ferramenta poderosa para suas equipes e seu desempenho de vendas.
Sommaire
#1 Gerar documentos automaticamente
As informações dos clientes são a matéria-prima e o coração do seu CRM. Elas estão apenas esperando para serem exploradas! Como, você pode se perguntar? Um dos usos mais óbvios, e que pode economizar um tempo precioso para você, é a geração automática de documentos.
Imagine poder produzir automaticamente e instantaneamente suas cotações, propostas de vendas, formulários de pedidos, certificados de participação, pedidos de transporte, termos e condições gerais de venda e formulários administrativos.
Bem, um CRM pode automatizar a geração de todos esses documentos e aliviar consideravelmente a carga de trabalho administrativo. Se você estiver equipado com um software de CRM, terá em mãos uma ferramenta capaz de proporcionar uma economia de tempo substancial à sua equipe.
Alguns podem estar relutantes. A automação pode ser assustadora. O que acontece com a integridade dos dados quando você confia a produção de seus documentos a um software?
Mas se você aplicar a lei de Pareto, logo perceberá que os benefícios superam em muito esses obstáculos. O investimento inicial (cerca de 15 a 20 euros por usuário/mês) é rapidamente amortizado pela eficiência obtida. E a automação não impede o controle humano após o evento.
Você pode recorrer a um integrador de CRM para facilitar e acelerar a implementação desse caso de uso, se achar necessário. Tudo o que você precisa fazer é preparar seus modelos de documentos, e o integrador cuidará do resto.
Você pode esperar uma transformação em apenas alguns dias. Na minha empresa Cloud Girafe, especialista em integração com o Salesforce, ajudo regularmente meus clientes a implementar esse tipo de caso de uso simples, mas altamente eficaz.
A geração automática de documentos no seu CRM tem outro benefício que geralmente é subestimado: permite que você armazene todos os documentos gerados por padrão. Isso não só melhora o processo de criação de documentos, mas também o gerenciamento de documentos.
Para os usuários do Salesforce, geralmente recomendo a ferramenta PDF Butler, que custa apenas 12 euros por mês e por usuário. A ferramenta é muito avançada e pode gerar todos os tipos de documentos: Word, PDF, Excel, PowerPoint, etc.
#2 Introdução de assinaturas eletrônicas
Agora que as assinaturas eletrônicas foram adotadas por quase 90% dos franceses (fonte: Ipsos), não há motivo para que as empresas não usem esse recurso extremamente prático.
A integração de assinaturas eletrônicas completa a geração automática de documentos. Esses dois ganhos rápidos trabalham em sinergia para formar uma dupla poderosa. O uso de assinaturas eletrônicas agora é uma questão natural. Entre as soluções mais proeminentes está a DocuSign, que se destaca por suas taxas muito acessíveis de cerca de € 20 por usuário por mês. Para quem procura alternativas, costumo recomendar o Sign Butler aos meus clientes.
Usar assinaturas eletrônicas não significa apenas economizar tempo. Ao adotá-la, você simplificará seus processos internos. Há vários motivos para isso. Em primeiro lugar, as assinaturas eletrônicas exigem uma identificação prévia e mais rigorosa dos signatários, o que significa que os tomadores de decisão são incluídos no ciclo mais adiante. Isso permite que suas equipes de vendas envolvam os principais tomadores de decisão no início do ciclo de vendas.
E não é só isso. A adoção da assinatura eletrônica também reduz as discussões sobre cláusulas contratuais, graças à simplicidade de seu mecanismo. Ela elimina ambiguidades, torna as trocas mais transparentes e elimina a reticência que muitas vezes decorre da falta de clareza. A racionalização oferecida pela assinatura eletrônica e seu mecanismo padronizado, em última análise, facilita muito a conclusão dos negócios, ajudando a aumentar o percentual de conclusões positivas.
A adoção de assinaturas eletrônicas não apenas acelera o processo de assinatura, mas também muda fundamentalmente a forma como as vendas são feitas. Ela elimina o atrito normalmente associado à finalização de contratos e permite que as equipes de vendas fechem negócios mais rapidamente e com menos esforço, além de melhorar a experiência geral do cliente.
#3 Utilizar melhor as ferramentas de relatório
O software de CRM é mais do que apenas um repositório de informações sobre clientes e uma ferramenta para aprimorar os processos de vendas. A riqueza de dados que o CRM registra permite monitorar a atividade de vendas com precisão. Seria uma pena você não aproveitar os recursos de análise que todos os bons CRMs oferecem. Muitas empresas não percebem o valor dessas funções, conforme demonstrado em um estudo da Software Advice relatado pela 99firms.
Todo software de CRM digno desse nome (esse é obviamente o caso do Salesforce, que conheço muito bem, mas também do CRM para pequenas empresas e PMEs) oferece acesso a painéis e relatórios informativos. Essas funções de relatório não apenas oferecem uma visão clara e imediata do seu pipeline de vendas, mas também permitem uma análise avançada da sua atividade e do histórico de relacionamento com seus clientes potenciais e clientes.
Com o software de CRM, você pode determinar com precisão a taxa de conversão de acordo com o tipo de oportunidade ou produto vendido. Essas informações são extremamente valiosas. Ela permite que você ajuste suas políticas de desconto, por exemplo, para que você possa ajustar automaticamente a margem de manobra dada à equipe de vendas.
Ter acesso a essas informações não só ajudará você a aumentar suas vendas, mas também incentivará uma distribuição equilibrada das vendas entre os vários produtos do seu catálogo.
Uma grande vantagem do Salesforce é sua capacidade de oferecer controle granular sobre a visibilidade dos dados. Não importa o quão sofisticados sejam os seus relatórios, cada usuário só pode acessar as informações que seu perfil o autoriza a ver. Esse nível de segurança e personalização garante que o gerenciamento de dados seja flexível e seguro, proporcionando a você uma tranquilidade inestimável.
dA criação de relatórios no Salesforce se destaca por sua intuitividade. Após o treinamento inicial, muitos de nossos clientes não apenas se tornam mais autônomos, mas também atingem um nível de conhecimento impressionante, muitas vezes superior ao meu!
Essa capacidade de capacitar os usuários é uma prova do poder e da facilidade de uso do Salesforce, transformando cada membro da sua equipe em um analista em potencial, capaz de decifrar e explorar dados para melhorar o desempenho. Ao contrário do que se pensa, o Salesforce não é apenas para grandes grupos e recentemente lançou uma oferta de 25 euros por mês por usuário. Portanto, se você é uma PME, considerar o uso do Salesforce não é uma heresia – muito pelo contrário!
Mas não estou apenas pregando para o coro aqui e sei que, de modo geral, a maioria dos CRMs agora oferece funções de relatório que seria uma pena não aproveitar. Você tem acesso a ferramentas de visualização de dados em seu CRM, portanto, aproveite-as ao máximo!
#Seja rigoroso ao inserir dados
O CRM não deve ser visto como uma tarefa, mas como o coração pulsante de sua estratégia de vendas. Um indicador de subutilização do CRM? Uma taxa de conversão de oportunidades anormalmente alta. Isso significa que suas equipes só estão inserindo oportunidades quando têm quase certeza de que irão conquistá-las e estão negligenciando as que foram perdidas.
Essa relutância em capturar todos os dados relacionados às oportunidades geralmente decorre da falta de conhecimento dos benefícios que o CRM pode oferecer. É porque as pessoas não percebem o que o software de CRM pode fazer por elas que acabam usando-o o mínimo possível.
E, no entanto, ao alimentar conscientemente o CRM, as vantagens são muitas: as cotações e os formulários de pedido são gerados sem erros, a continuidade do serviço é garantida mesmo na ausência de um vendedor, as campanhas de mala direta são facilitadas e, portanto, as chances de sucesso aumentam.
Além disso, ao registrar as oportunidades assim que elas surgem, você pode refinar suas estimativas de taxa de conversão, tomar medidas estratégicas para conquistar o negócio e gerenciar seu pipeline com mais eficiência. Essa abordagem proativa permite que você antecipe as flutuações de atividade, seja em períodos fora de pico ou em picos de demanda.
O CRM deve ser um espaço colaborativo em que as informações fluam livremente entre todos os departamentos.
Cada contribuição enriquece a base de conhecimento compartilhado, transformando o tempo investido na entrada de dados em valor agregado tangível para toda a empresa. Ao cultivar essa perspectiva, o CRM se torna uma alavanca para o crescimento, uma ferramenta de gerenciamento estratégico e um catalisador de oportunidades para todos na organização.
#5 Não restrinja o CRM usando muitas regras
Como especialista em colocar os projetos de CRM de volta nos trilhos, muitas vezes me deparo com uma armadilha recorrente: o excesso de regulamentação da ferramenta. Um conselho que sempre repito: evite tornar muitos campos obrigatórios e limite o número de regras.
O excesso de restrições leva à frustração e à resistência, o que geralmente dificulta a adoção do CRM pelos usuários. A chave está na relevância do processo: um campo obrigatório deve corresponder a uma necessidade precisa no ciclo de vida do registro e não constituir um obstáculo permanente.
Tomemos como exemplo as informações essenciais de uma empresa, como o número e o endereço da empresa, que são cruciais para o faturamento, mas não necessariamente disponíveis ou relevantes para um representante de vendas no início do processo. Esse último se beneficiaria mais se você se concentrasse em entender os tomadores de decisão, as necessidades, o orçamento e os pontos problemáticos do cliente potencial, a fim de navegar com eficiência pelo processo de vendas.
O erro não está na ausência de campos obrigatórios, mas no excesso deles. Essa questão, que muitas vezes é subestimada, não deve se limitar a simples trocas de e-mails entre o integrador e o gerente de projeto. Ela merece ser abordada em workshops dedicados, reunindo os principais usuários e uma variedade de partes interessadas, para uma análise aprofundada dos campos essenciais e quando eles devem ser ativados.
Essa abordagem colaborativa torna possível não apenas definir informações cruciais, mas também ajustar sua natureza obrigatória de acordo com a fase do processo, garantindo que o CRM seja usado sem problemas e adaptado a todas as necessidades operacionais.
Conclusão: CRM, uma alavanca para o crescimento e a eficiência
A ideia principal que gostaria de transmitir por meio deste artigo é que o CRM não é apenas uma ferramenta de gerenciamento de clientes, mas um verdadeiro catalisador para o crescimento de sua empresa. Ao otimizar seu uso por meio dos ganhos rápidos que sugeri, você pode não apenas aprimorar o gerenciamento de seus relacionamentos com os clientes, mas também aumentar significativamente seu faturamento e a eficiência de seus processos internos.
Um CRM bem ajustado e adotado adequadamente por todas as equipes torna-se uma ferramenta unificadora, propícia à colaboração e à inovação.
Tudo isso remete à principal razão de ser da Cloud Girafe, que é ajudar as empresas a fazer uso produtivo de sua solução de CRM. Como integrador do Salesforce, a Cloud Girafe pode ajudar você a transformar seu gerenciamento de relacionamento com o cliente em uma verdadeira vantagem competitiva. Convido você a visitar o site da Cloud Girafe para saber mais.
Isso me leva a um pequeno conselho adicional: não economize na qualidade do seu CRM. Escolha uma plataforma capaz de apoiar e ampliar suas ambições comerciais, agora e no futuro!
