As melhores ferramentas para gravar e analisar suas ligações de vendas

A primeira coisa que vem à cabeça, quando você decide gravar suas ligações de vendas, é conectar um gravador com IA na sua agenda. Isso funciona muito bem em videoconferências. Na primeira ligação, porém, não tem nada pra gravar: o robô não tem nenhuma reunião pra participar… Tá procurando um Fireflies pra celular? Você veio ao lugar certo.

Entre um aplicativo de anotações de 15 euros e uma plataforma de 500 euros por mês, a diferença não está na qualidade da IA (porque, sim, é claro, todas essas ferramentas são baseadas em IA), mas no que a ferramenta consegue captar:

• Qual delas realmente grava suas ligações (e não só suas videochamadas…)?
• A partir de qual tamanho de equipe uma plataforma que custa várias centenas de euros por mês passa a valer a pena?

Comparamos dez ferramentas, com os preços reais para uma equipe de cinco vendedores. Aqui está nossa seleção completa.

Qual ferramenta escolher para gravar e analisar suas chamadas?

Para uma equipe pequena que faz vendas por videoconferência, o Fathom oferece a melhor relação entre simplicidade e preço, com um plano gratuito que realmente dá pra usar. Para alimentar o CRM sem precisar digitar nada manualmente, o Modjo domina o mercado francês. Por fim, para capturar chamadas telefônicas, você precisa usar sua central de atendimento: Ringover, Aircall ou Allo.

Um resumo das nossas recomendações, caso você não tenha tempo de ler o resto:

• Você vende principalmente por videochamada, para poucas pessoas: o Fathom na versão gratuita e, depois, o plano Business quando o assunto for o CRM.
• Você vende principalmente por telefone: comece pela sua central de atendimento, não por alguém que só toma notas. Allo para uma equipe bem pequena, Ringover ou Aircall para equipes maiores.
• Seus dados precisam ficar na Europa: Noota, Leexi ou Modjo, dependendo do orçamento e do nível de análise que você espera.
• Seu verdadeiro desafio é a inserção de dados no CRM: Modjo se você usa Salesforce ou HubSpot, Claap se quiser um preço aberto ao público e começar sem precisar de um vendedor.
• Se você coordena mais de cinquenta vendedores: o Gong continua sendo a melhor opção, desde que você aceite o modelo de preços dele.

Gravar suas chamadas de vídeo: Fathom, Fireflies, Noota, Leexi

Essas quatro ferramentas funcionam da mesma maneira: um robô entra na sua reunião no Meet, Teams ou Zoom, grava, transcreve e, depois, redige o relatório. Elas não veem nada do que rola na chamada. O custo varia de 10 a 50 euros por usuário por mês.

Fathom: o plano gratuito mais generoso do mercado

• Gravação: videoconferência (Meet, Teams, Zoom)
• Preço: grátis, depois de US$ 15 a US$ 25 por usuário por mês no plano anual
• Empresa: americana

O plano gratuito do Fathom grava e transcreve sem limite de duração nem de volume, com cinco resumos gerados por IA por mês. Sinceramente, isso é mais do que suficiente para um freelancer ou um vendedor que está testando o serviço. O resumo fica disponível cerca de trinta segundos depois do fim da reunião, antes da sua próxima ligação.

Os modelos de relatório seguem as metodologias de vendas (MEDDPICC, SPICED, BANT), o que evita resumos genéricos. O plano Business de US$ 25 habilita a sincronização com o CRM, incluindo campos personalizados, a visualização por negócio e as tabelas de pontuação.

Duas ressalvas:

• A editora é americana, o que tem peso em alguns comitês de compras.
• O limite de cinco resumos mensais no plano gratuito torna-se perceptível com apenas duas consultas por dia.

Fireflies: a biblioteca pesquisável de todas as suas chamadas

• Preço: grátis, depois US$ 10 por usuário por mês no plano anual, até US$ 39
• Empresa: americana

O Fireflies oferece transcrição ilimitada já no plano gratuito. O que você paga é pelo armazenamento e pelos créditos de IA. O plano Business, por US$ 19 por ano, inclui análise de conversas e estatísticas de equipe; o plano Enterprise, por US$ 39, traz SSO, registros de auditoria e, principalmente, tempo de retenção personalizável.

Lembra desse último ponto: é exatamente essa configuração que você vai precisar para manter os prazos de validade detalhados abaixo. Na maioria das editoras, ela é reservada para o plano mais caro.

Outro ponto forte dele é a pesquisa. Descobrir todas as vezes que um cliente em potencial mencionou um concorrente, em seis meses de ligações, leva só alguns segundos. Mais informações no site da Fireflies.

Noota: a empresa francesa que te ajuda a manter seus dados na Europa

• Gravação: videoconferências, reuniões presenciais, importação de arquivos
• Preço: grátis até 300 minutos; depois, US$ 19 e US$ 39 por usuário por ano
• Empresa: francesa, dados hospedados na Europa

O Noota funciona como um bloco de notas clássico, com dois pontos importantes para uma PME francesa: um desenvolvedor com sede na França e hospedagem na Europa. Os relatórios são estruturados por modelos e as integrações abrangem tanto CRMs quanto ferramentas de recrutamento.

O plano Business traz um recurso raro e superprático: o gerenciamento do consentimento dos participantes. Quando você chegar à seção sobre as informações dos interlocutores, vai entender por que esse detalhe vale o preço.

A limitação do plano Pro é a cota de 1.000 minutos por mês, que um vendedor com uma agenda cheia de compromissos esgota rapidinho.

Leexi: o aplicativo de anotações que se conecta à rede telefônica

• Preço: 12 €, 23 € e depois 39 € por usuário e por mês, com cobrança anual
• Empresa: belga, hospedagem na AWS Europa
• Período de teste: 7 dias, sem plano gratuito permanente

O Leexi é a ferramenta que, no papel, mais se assemelha ao Noota, com uma diferença que interessa às equipes de vendas: o plano Business, de 39 €, conecta tanto o CRM quanto os sistemas de telefonia. É o único aplicativo de anotações desta seleção que afirma cobrir os dois canais.

Fica de olho nos detalhes dos planos. O plano Starter, de 12 €, registra e resume, mas não envia nada para suas outras ferramentas. As integrações começam em 23 €, o CRM e a telefonia em 39 €, e as análises de desempenho estão reservadas para o plano Enterprise, que não tem preço divulgado.

Os detalhes das ofertas estão no site da Leexi.

Analisar suas ligações de vendas no CRM: Modjo, Claap, Gong

. Mudança de categoria. Aqui, a gravação é só uma matéria-prima. O que você compra é o preenchimento automático do CRM, a pontuação das ligações, a análise da carteira de clientes e o coaching que vem junto. O preço muda de nível, e o compromisso também.

Modjo: a referência francesa em preenchimento automático de CRM

• Captura: videoconferência, telefonia e e-mails
• Preço: sob orçamento, contrato anual, sem versão de teste
• Desenvolvedor: francês, dados hospedados em Paris

O Modjo se conecta à sua rede de telefonia e envia seu bot para suas videoconferências, alimentando o Salesforce ou o HubSpot campo por campo. Essa é a principal promessa e também a limitação: no Pipedrive, Zoho ou Dynamics, você perde a funcionalidade que mais diferencia o Modjo.

O modelo de licenças é bem elaborado. Só os usuários cadastrados pagam; a audição é gratuita e ilimitada para gerentes e a diretoria. O valor fica em torno de cem euros por licença por mês, com desconto por volume, como explicamos em detalhes na nossa análise completa do Modjo.

Claap: um preço fixo para o público em contraponto às plataformas de orçamento

• Preço: grátis, 24 € por usuário e, depois, 48 € para preencher o CRM
• Diferencial: gravação sem nenhum robô aparecendo na reunião

O Claap, que agora faz parte da lemlist, oferece o melhor dos dois mundos. Por 24 €, é um ótimo aplicativo para anotações. Por 48 €, você tem o preenchimento do CRM, o coaching e os quadros de análise de negócios. Tudo isso exibido publicamente, sem compromisso anual obrigatório.

O que o diferencia é a gravação sem robôs. Nenhum participante fantasma aparece na reunião, o que elimina um verdadeiro obstáculo comercial. Por outro lado, a notificação da gravação depende inteiramente de você, e isso muda suas responsabilidades. Voltaremos a isso mais adiante. Nossa análise detalhada sobre o Claap compara os planos.

Gong: a plataforma para grandes organizações comerciais

• Preço: sob cotação, licença por usuário mais taxa anual da plataforma
• Empresa: americana

A Gong continua na frente em previsão de vendas e análise de portfólio. Os módulos de engajamento e de previsão são cobrados separadamente, o que faz a conta subir rapidinho.

Os preços não são divulgados. De acordo com os dados de compras compilados pela plataforma Vendr e citados em várias análises de mercado, a licença custa entre 1.300 e 1.900 dólares por usuário por ano, além de uma taxa anual de plataforma que varia de 5.000 a 50.000 dólares, dependendo do tamanho da empresa. São essas taxas fixas que tornam o Gong inviável para uma equipe com menos de vinte vendedores, já que elas não diminuem com o número de licenças.

Gravar suas chamadas: Ringover, Aircall, Allo

Se seus vendedores passam o dia todo ao telefone, nenhum sistema de anotações vai te ajudar. A gravação é ativada na central telefônica, não na videoconferência. A análise vem depois, seja como um módulo adicional, seja por meio de uma plataforma conectada ao seu sistema de telefonia.

Ringover: análise de conversas em módulo separado

• Preço: a partir de 20 € por usuário por mês
• Módulo Empower: 39 € por licença por mês
• Desenvolvedor: francês

O Ringover inclui a transcrição e os resumos das chamadas nos planos mais caros. Já a análise conversacional avançada é feita pelo módulo Empower, que é cobrado separadamente.

Essa divisão tem uma vantagem que poucas comparações mencionam: você só precisa equipar os vendedores envolvidos. Três licenças do Empower para uma equipe de dez pessoas saem mais baratas do que uma plataforma cobrada de todo mundo. Além disso, o Ringover se conecta a plataformas de conversação inteligente, incluindo o Modjo, caso você queira separar a telefonia da análise.

Aircall: o maior ecossistema de integrações

• Preço: a partir de 30 € por usuário por mês, com um mínimo de três licenças
• Recursos de IA cobrados à parte
• Desenvolvedor: francês

O Aircall continua sendo a referência para equipes já equipadas, com mais de cem integrações nativas e recursos de coaching em tempo real, como escuta dupla e sussurro. Os recursos de IA, incluindo a transcrição, são cobrados à parte, o que aumenta a conta em relação ao preço inicial anunciado.

O mínimo de três licenças acaba excluindo os profissionais autônomos. Para decidir entre as duas empresas francesas, nossa avaliação da Aircall entra nos detalhes dos planos.

Allo: telefonia com IA incluída para equipes pequenas

• Preço: 120 € por ano para um usuário, 25 € por licença a partir de dois usuários
• Desenvolvedor: francês

O Allo inclui transcrição e resumos automáticos nos dois planos, sem precisar de nenhum módulo extra. Também não tem exigência de licença mínima, o que faz dele a única opção viável pra quem trabalha sozinho ou em dupla e quer gravar suas chamadas de forma organizada. O período de teste dura sete dias. Nossa avaliação do Allo detalha o cálculo de acordo com o tamanho da equipe.

Para volumes de central de atendimento, dá uma olhada no Diabolocom ou no CloudTalk, e no nosso comparativo de softwares de chamadas.

Chamadas de vendas: o que essas ferramentas não registram

Antes de assinar, confira se a ferramenta realmente cobre suas conversas.

Há quatro pontos cegos que sempre aparecem:

• O celular fora do padrão da nuvem. Um vendedor que liga do celular pessoal, sem um aplicativo de telefonia da empresa, não é detectado por nenhuma dessas ferramentas. Esse é o caso mais comum nas PMEs e o que é menos bem abordado nas comparações.
• Reuniões presenciais. Só o Noota e o Leexi oferecem um aplicativo móvel capaz de registrar uma reunião presencial. Os outros pressupõem uma videoconferência ou uma linha telefônica.
• As trocas por mensagem. O WhatsApp, o LinkedIn e as mensagens de texto ficam de fora dessas ferramentas, mesmo que parte da negociação aconteça por lá. Só o Modjo também capta e-mails.
• O próprio robô. Um participante chamado “Fathom Notetaker” ou “Noota Bot” que entra na reunião fica visível, e às vezes muda a dinâmica do encontro. O Claap é o único dessa lista que grava sem robô, o que resolve o problema comercial, mas deixa pra você a responsabilidade de avisar que a gravação vai rolar.

Quanto custa uma ferramenta de análise de chamadas de vendas?

Existem três modelos de cobrança:

• Os serviços de anotação cobram por usuário.
• As soluções de telefonia cobram uma mensalidade fixa e, além disso, um módulo de análise.
• As plataformas adicionam taxas fixas ao preço das licenças.

Veja aqui quanto custa uma equipe de cinco vendedores, com base nos valores anuais divulgados pelas editoras.

Quatro armadilhas para ficar de olho:

1. Os recursos de IA vendidos como complemento pelas operadoras de telecomunicações: o plano anunciado quase nunca inclui a análise.
2. As licenças ociosas, já que você paga por cada vendedor equipado, quer ele registre duas ou quarenta chamadas por semana.
3. O compromisso anual, que é a regra nas plataformas que trabalham com orçamentos.
4. O faturamento em dólares pelos fornecedores americanos, o que deixa seu orçamento exposto às variações cambiais.

Gravação de chamadas: as 6 configurações que você precisa fazer logo de cara

Quase todas essas ferramentas vêm com configurações padrão pensadas para capturar o máximo possível. Bastam quinze minutos de configuração para colocar o sistema nos eixos e evitar aquela conversa chata com um vendedor que descobre que todas as suas ligações estão arquivadas há dois anos:

1. Mude do registro automático para o registro seletivo. Ativação manual ou limitada a certos tipos de compromissos. Essa é a configuração mais importante e, muitas vezes, a mais ignorada.
2. Defina um prazo de retenção e verifique se ele realmente é aplicado. A exclusão automática não existe em todos os fornecedores (ou só nos planos mais caros).
3. Desative a análise de emoções, se a ferramenta oferecer essa função. Ela costuma vir ativada por padrão com o nome de análise de sentimento.
4. Restrinja os acessos. Um gerente de vendas não precisa ouvir as chamadas de outro departamento, e as integrações às vezes dão acesso a todo o histórico.
5. Exclua as linhas e as chamadas pessoais. Tenha uma linha não registrada ou um botão de desligamento à mão durante a chamada.
6. Prepare o anúncio e a página de informações. Uma frase logo no início da ligação, um link para a descrição completa do tratamento e o assunto está resolvido.

Perguntas frequentes sobre a gravação de chamadas de vendas

Um anotador de notas com IA pode gravar uma ligação telefônica?

Não, a menos que esteja conectado à sua central telefônica. O Fathom, o Fireflies ou o Noota participam de uma videoconferência: sem uma reunião online, eles não têm nada para gravar. No caso do telefone, a gravação é acionada pelo sistema de telefonia, e a análise é feita na ferramenta ou em uma plataforma conectada a ela.

Qual ferramenta gratuita usar para gravar e analisar suas chamadas?

O Fathom oferece o plano gratuito mais generoso, com gravações e transcrições ilimitadas e cinco resumos gerados por IA por mês. O Fireflies também faz transcrições ilimitadas na versão gratuita, mas com limite de armazenamento. O Noota oferece 300 minutos por mês. Nenhuma dessas ofertas cobre o telefone.

Por quanto tempo dá pra guardar uma gravação de ligação?

No máximo seis meses para a gravação em si, um ano para os relatórios e planilhas de análise, a menos que alguma norma determine outro prazo. O ideal é analisar a gravação logo e, depois, guardar só o documento de análise.