Benchmark Des Logiciels De Planification Gratuits

Une bonne gestion de projet passe souvent par un bon logiciel de planification: comme souvent, il en existe des millions sur le marché, aux fonctionnalités assez proches. Nombreux sont ceux qui proposent des plans gratuits qui donnent accès à toutes les fonctions de l’outil, mais limitées à un nombre d’utilisateurs ou de tâches. Notez cependant que les intégrations sont souvent comprises dès le plan gratuit.

Les plans payants se distinguent la plupart du temps par des fonctions plus avancées d’automatisation, de reporting et de collaboration.

Pour vous guider dans le choix du logiciel de planification qui conviendra le mieux à vos équipes, on vous livre tous nos secrets dans cet article.

Qu’est-ce qui fait un bon logiciel de planification?

Un outil de planning ou de planification de projet a pour principal objectif de faciliter la gestion de ressources et d’assurer la remise, dans les temps, des différents livrables.

Pour être efficaces, ces logiciels rassemblent toute les informations liées à un projet au même endroit, et permettent de planifier les ressources et les tâches nécessaires pour mener le projet à bien.

Un bon logiciel de planification, c’est donc un logiciel qui:

• Permet de découper un projet en tâches unitaires et en étapes, et qui sait organiser ces tâches dans un calendrier (ou diagramme de GANTT) et décrire les interdépendances entre chaque étape.
• Offre une courbe d’apprentissage la plus courte possible, afin que n’importe quel membre de l’équipe projet puisse adopter l’outil rapidement pour créer, modifier et organiser les tâches et étapes du projet.
• S’intègre à tous les outils utilisés régulièrement pour mener le projet, et permet de collaborer en temps réel sur des documents. Ces logiciels sont généralement connectés à plusieurs équipes, et donc à plusieurs outils – voire même ensemble d’outils (Google, Microsoft, etc.) – différents.
• Gère le partage d’informations et le travail collaboratif de façon intelligente: notifications, rappels, deadlines, commentaires, etc.
• Apporte une vue d’ensemble sur le projet et permet d’identifier rapidement les points de blocage – c’est-à-dire les goulets d’étranglement, les facteurs limitants au bon déroulement du projet.

Les fonctionnalités gratuites d’un logiciel de planification

Le principal objectif d’un logiciel de planification est de travailler plus efficacement en équipe. Sans grande surprise, la plupart des logiciels ont construit leurs grilles tarifaires sur le nombre d’utilisateurs. Sauf un: Basecamp.

Dans les versions gratuites, le nombre d’utilisateurs est donc généralement la première limite. On peut utiliser ces logiciels gratuitement jusqu’à 2, 3 ou 5 utilisateurs, mais au-delà, il faut prendre une licence payante.

Les versions gratuites limitent aussi généralement l’usage, notamment le nombre de tâches qu’on peut créer (Monday), ou le nombre d’entrées (Notion).

La bonne nouvelle c’est que les intégrations – hyper importantes pour tirer de la valeur de ces outils – sont généralement accessibles dès le plan gratuit, même si elles sont limitées en profondeur ou en nombre.

Les fonctionnalités premium des logiciels de planification

Pour un usage plus fréquent ou plus important des outils, il faudra généralement opter pour un plan payant.

Ces plans viennent généralement avec des fonctionnalités de reporting pour avoir une vue plus globale du projet.

Surtout, ces plans ouvrent l’accès à une gestion beaucoup plus fine des droits d’accès et de partage de l’information (notifications, etc.), pour une collaboration beaucoup plus souple, en particulier pour les équipes plus grandes.

Et avec ces règles de gestion d’accès, vous disposez également de nombreuses fonctionnalités d’automatisation, pour gagner un temps précieux sur toutes les tâches d’administration du projet.

Top 10 des logiciels de planification gratuits: tableau comparatif

#1 Monday : Un des logiciels de planification les plus puissants

Monday Projects est  un excellent logiciel qui offre de nombreuses fonctionnalités, comme la gestion via un tableau de bord collaboratif, et de nombreuses intégrations. L’outil permet notamment d’afficher le planning de toute l’équipe sur n’importe quelle période de temps choisie.

La version gratuite de Monday Projects permet l’utilisation des outils de brainstorming et de planification par 2 collaborateurs, et jusqu’à 1000 tâches.

La version payante, qui commence à 9 euros/mois/utilisateur, permet de profiter d’un nombre de visiteurs gratuits illimités, de tâches et projets illimités, ainsi que de vues variées du projet en Kanban, tableau de bord, ou calendrier.

#2 Wrike : Outil de planification simple et complet pour les petites équipes

Simple à prendre en main, Wrike est idéal pour initier rapidement des projets petits ou moyens. Cet outil propose la majorité des fonctionnalités nécessaires à la planification de projets : diagrammes de Gantt, Dashboard Kanban, intégrations, et outil de suivi du temps.

La version gratuite de Wrike donne accès aux applications web, de bureau et mobile qui permettent de travailler avec des collaborateurs internes et externes, avec un stockage allant jusqu’à 2GB/compte.

Dans sa version payante, qui commence à 9,80 dollars/mois, Wrike propose un stockage augmenté, des tableaux de bord partageables, des intégrations, des solutions d’automatisation et de time-tracking.

#3 Trello : Outil de planification très simple, pour des projets basiques

Construit autour de la méthode Kanban, Trello est idéal pour les projets basiques individuels ou gérés par des équipes réduites. Les cartes peuvent porter de nombreuses informations mais le système de Kanban n’est pas adapté à la gestion de projets très complexes.

Dans sa version gratuite, Trello est accessible sur mobile, et permet de créer jusqu’à 10 tableaux par espace de travail avec des cartes et des power-ups illimités, mais ne propose qu’une intégration par carte.

A partir de 5 dollars/mois pour un abonnement annuel, Trello propose un nombre de tableaux et un stockage illimités, des intégrations avec d’autres outils, et différentes vues (tableau de bord, chronogramme, tableau, calendrier, plan, etc.).

#4 Notion : Le couteau Suisse

Notion est logiciel tout-en-un modulable, idéal pour rassembler toutes les informations de l’entreprise sur un seul outil. Il rassemble de nombreuses fonctionnalités : espace de travail collaboratif, traitement de texte, to-do, stockage de documents, calendrier, tableau kanban, etc.

Notion a conçu sa version gratuite comme un outil individuel : le nombre de pages et de blocs sont illimités, et la synchronisation est assurée sur tous les appareils, mais le partage n’est possible qu’avec 5 invités.

A partir de 4 dollars par mois, les utilisateurs de Notion peuvent avoir accès à un chargement des fichiers et un nombre d’invités illimités, à un système d’historique, et à des espaces de travail collaboratifs.

#5 Basecamp : Le vétéran des outils de planification de projet en équipe

Lancé en 2004, Basecamp est l’un des plus anciens logiciels de planification. Très complet, il intègre des fonctionnalités propres à d’autres outils, et se targue de remplacer Slack, Asana, Dropbox, et l’ensemble de la suite Google.

Conçu pour les usages légers, la version gratuite de Basecamp n’offre l’accès qu’à 3 projets ouverts à 20 utilisateurs et avec 1 GB de stockage seulement.

La version payante de Basecamp coûte 99 dollars par mois pour l’équipe entière et permet d’obtenir un nombre de projets, d’utilisateurs et de clients illimités, et des espaces de collaboration propres à chaque équipe.

#6 Toggl : Outil de planification de l’écosystème Toggl

Très facile à utiliser, Toggl Plan est l’outil de planification et de gestion de projet en ligne développé par Toggl. Il permet notamment d’accéder à l’intégration Toggl Track, l’outil de time tracking de Toggl.

Toggl ne propose pas de version gratuite, mais 2 versions payantes, essayables gratuitement 14 jours. Pour 8 dollars/mois/utilisateur, la première donne accès à des chronologies d’équipes, des tableaux de bord illimités, des tâches récurrentes, et des intégrations.

Pour 13,35 dollars/mois/utilisateur, Toggl Plan permet d’inviter des utilisateurs aux espaces de travail, d’exporter les données d’un projet, et de bénéficier d’un accompagnement prioritaire.

#7 Zoho Projects : Le logiciel de planification efficace basé sur le cloud

Zoho est une application de planification collaborative qui permet de gérer des documents, et de visualiser le projet sous différentes formes. Le module feuille de temps permet notamment d’enregistrer les heures facturables et non facturables.

Limitée à 3 utilisateurs, 2 projets, et un espace de stockage limité, la version gratuite de Zoho permet d’opérer la gestion des tâches grâce aux diagrammes de Gantt, aux flux de projet, à la vue calendrier et aux forums.

A partir de 5 euros/utilisateur/mois, la version premium donne accès à un nombre de projets illimités, à un grand espace de stockage, à l’automatisation des tâches, et à de nombreuses fonctionnalités comme les sous-tâches, les rappels et les minuteurs.

#8 Asana : Outil de planification complet qui s’adapte aux besoins de son utilisateur

 

Intuitif, Asana possède 4 fonctionnalités principales : tableau Kanban, listes, calendrier, et chronologie. Contrairement à Trello, cet outil fait communiquer les fonctionnalités et permet par exemple d’organiser une liste de tâches de façon chronologique.

Utilisable sur application mobile, la version gratuite propose un nombre de projet illimité, la visualisation des projets en différentes vues, et les intégrations. Mais elle limite le travail en équipe jusqu’à 15 personnes, et le nombre de projets dans le tableau de bord.

A partir de 10,99 euros par utilisateur et par mois, les versions payantes proposent de créer des projets illimités dans le tableau de bord, d’inviter gratuitement un nombre illimité de personnes, et de nombreuses autres fonctionnalités, comme la recherche avancée.

#9 Teamwork : Le logiciel axé sur la planification du travail de l’entreprise avec ses clients

Pensé pour maximiser la productivité, Teamwork permet d’avoir une visibilité sur l’état d’avancement des tâches en temps réel. Il se présente comme le seul outil conçu pour gérer le travail d’une équipe avec ses clients, et propose par exemple un outil de facturation.

Limitée à 5 utilisateurs, la version gratuite de Teamwork permet d’utiliser les outils basiques de management des projets et tâches, ainsi que les messages.

A partir de 10 euros par mois, les versions payantes de Teamwork proposent de nombreux templates de projet, des solutions de time tracking et de facturation et différentes vues pour les projets.

#10 Project manager : Idéal pour le travail “hybride”

Project manager est dédié au travail “hybride”, par exemple pour des équipes qui travaillent à distance. Facile à prendre en main, ce logiciel s’adapte aux différentes manières de travailler, grâce à 5 vues : tableau kanban, diagramme de Gantt, tableau, calendrier, ou simple liste.

Dédiée à la planification de projet pour une petite équipe, la version gratuite de Project Manager permet de collaborer sur la gestion de tâches et de projets grâce à des vues en liste, Kanban ou calendrier, dans la limite de 3 projets et 3 utilisateurs.

Dès 11,50 dollars par utilisateur et par mois, les versions payantes de Project Manager augmentent le nombre de projets et de collaborateurs accessibles, et incluent différentes vues du projet, le time tracking, ainsi que le suivi des budgets et coûts.

#11 Meister Task : Alternative plus complète à Trello

Tout comme Trello, Meister Task est construit autour de la vue du tableau kanban pour planifier un projet. Basé sur le cloud, cet outil se veut plus complet que Trello, et permet d’organiser sous forme de tableau les tâches, commentaires, dates d’échéance, etc.

Utilisable sur les applications mobiles, la version basique de Meister Task permet de planifier jusqu’à 3 projets grâce aux tableaux de projet personnalisables, mais offre des possibilités d’intégration limitées et ne permet pas de créer un calendrier ou un agenda.

A partir de 8,25 euros par mois, la version Pro de Meister Task comprend un nombre de projets et des intégrations illimités, des automatisations, la possibilité de créer des tâches récurrentes, une vue agenda, et les statistiques et rapports.