Las mejores herramientas para grabar y analizar tus llamadas de ventas

Lo primero que se te ocurre cuando decides grabar tus llamadas de ventas es conectar un grabador con IA a tu agenda. Funciona muy bien en videoconferencias. En la primera llamada, en cambio, no hay nada que grabar: el robot no tiene ninguna reunión a la que unirse… ¿Buscas un Fireflies para el teléfono? Estás en el sitio adecuado.

Entre un tomador de notas de 15 euros y una plataforma de 500 euros al mes, la diferencia no está en la calidad de la IA (porque, sí, claro, todas estas herramientas se basan en la IA), sino en lo que la herramienta es capaz de captar:

• ¿Cuál graba de verdad tus llamadas telefónicas (y no solo tus videollamadas…)?
• ¿A partir de qué tamaño de equipo empieza a salir a cuenta una plataforma que cuesta varios cientos de euros al mes?

Hemos comparado diez herramientas, con los precios reales para un equipo de cinco comerciales. Aquí tienes nuestra selección completa.

¿Qué herramienta elegir para grabar y analizar tus llamadas?

Para un equipo pequeño que vende por videoconferencia, Fathom ofrece la mejor relación entre facilidad de uso y precio, con un plan gratuito que realmente sirve. Para alimentar el CRM sin tener que introducir datos a mano, Modjo es el líder del mercado francés. Por último, para grabar llamadas telefónicas, tienes que pasar por tu centralita: Ringover, Aircall o Allo.

Aquí tienes un resumen de nuestras recomendaciones, por si no tienes tiempo de seguir leyendo:

• Si vendes sobre todo por videollamada y a pocos clientes: Fathom en su versión gratuita y, cuando el tema del CRM salga a colación, su plan Business.
• Vendes sobre todo por teléfono: empieza por tu centralita, no por alguien que se limite a tomar notas. Allo para un equipo muy pequeño; Ringover o Aircall para equipos más grandes.
• Tus datos deben quedarse en Europa: Noota, Leexi o Modjo, según el presupuesto y el nivel de análisis que busques.
• Tu verdadero reto es la introducción de datos enel CRM: Modjo si usas Salesforce o HubSpot, Claap si quieres un precio público y empezar sin necesidad de un comercial.
• Si diriges a más de cincuenta comerciales: Gong sigue siendo la mejor opción, siempre y cuando aceptes su modelo de precios.

Grabar tus videollamadas: Fathom, Fireflies, Noota, Leexi

. Estas cuatro herramientas funcionan según el mismo principio: un bot se une a tu reunión de Meet, Teams o Zoom, graba, transcribe y luego redacta el informe. No ven nada de lo que pasa por teléfono. El coste oscila entre 10 y 50 euros por usuario al mes.

Fathom: el plan gratuito más generoso del mercado

• Grabación: videoconferencia (Meet, Teams, Zoom)
• Precio: gratis, y después entre 15 y 25 $ por usuario al mes con la suscripción anual
• Empresa: estadounidense

El plan gratuito de Fathom graba y transcribe sin límite de duración ni de volumen, con cinco resúmenes generados por IA al mes. Sinceramente, es más que suficiente para un autónomo o un comercial que lo esté probando. El resumen aparece unos treinta segundos después de que termine la reunión, justo antes de tu siguiente llamada.

Las plantillas de informes siguen las metodologías de ventas (MEDDPICC, SPICED, BANT), lo que evita los resúmenes genéricos. El plan Business de 25 $ te permite sincronizar el CRM con campos personalizados, la vista por operación y las tablas de puntuación.

Dos reservas:

• La editorial es estadounidense, lo cual tiene peso en algunos comités de compras.
• El límite de cinco resúmenes mensuales en el plan gratuito se hace evidente con tan solo dos citas al día.

Luciérnagas: la biblioteca de búsqueda de todas tus llamadas

• Precio: gratis, luego 10 $ por usuario al mes con la suscripción anual, hasta 39 $
• Desarrollador: estadounidense

Fireflies transcribe sin límites ya desde el plan gratuito. Lo que se paga es el almacenamiento y los créditos de IA. El plan Business, a 19 $ al año, incluye análisis conversacional y estadísticas de equipo; el plan Enterprise, a 39 $, ofrece SSO, registros de auditoría y, sobre todo, un periodo de retención personalizable.

Toma nota de este último punto: es exactamente la configuración que necesitarás para cumplir con los plazos de conservación que se detallan más abajo. En la mayoría de las editoriales, esta opción solo está disponible en el plan más caro.

Otro de sus puntos fuertes es la búsqueda. Encontrar todas las veces que un cliente potencial ha mencionado a un competidor, en seis meses de llamadas, te lleva unos segundos. Más información en la web de Fireflies.

Noota: el proveedor francés para que tus datos se queden en Europa

• Grabación: videollamadas, reuniones presenciales, importación de archivos
• Precio: gratis hasta 300 minutos; después, 19 $ y 39 $ por usuario al año
• Desarrollador: francés, datos alojados en Europa

Noota funciona como un tomador de notas clásico, con dos puntos a su favor para una pyme francesa: un desarrollador con sede en Francia y un alojamiento en Europa. Los informes están estructurados por plantillas y las integraciones abarcan tanto los CRM como las herramientas de selección de personal.

El plan Business incluye una función poco habitual y muy útil: la gestión del consentimiento de los participantes. Cuando llegues a la sección sobre la información de los interlocutores, entenderás por qué este detalle vale lo que cuesta.

La limitación del plan Pro es el límite de 1.000 minutos al mes, que un comercial que tiene una cita tras otra se gasta en un santiamén.

Leexi: la app para tomar notas que se conecta al móvil

• Precio: 12 €, 23 € y luego 39 € por usuario y al mes, con facturación anual
• Desarrollador: belga, alojamiento en AWS Europa
• Prueba: 7 días, sin plan gratuito permanente

Leexi es la herramienta que, sobre el papel, más se parece a Noota, con una diferencia que interesa a los equipos comerciales: el plan Business de 39 € conecta tanto el CRM como los sistemas de telefonía. Es la única app para tomar notas de esta selección que dice cubrir ambos canales.

Ten cuidado con los detalles de las ofertas. El plan Starter, de 12 €, registra y resume, pero no envía nada a tus otras herramientas. Las integraciones empiezan en 23 €, el CRM y la telefonía en 39 €, y los análisis de rendimiento solo están disponibles en el nivel Enterprise, sin precio público.

Puedes ver los detalles de las ofertas en la web de Leexi.

Analizar tus llamadas de ventas en el CRM: Modjo, Claap, Gong

Cambio de categoría. Aquí, la grabación no es más que materia prima. Lo que compras es el rellenado automático del CRM, la puntuación de las llamadas, el análisis de la cartera y el asesoramiento que viene con todo ello. El precio cambia de nivel, y el compromiso también.

Modjo: la referencia francesa en el rellenado automático del CRM

• Captura: videoconferencias, llamadas y correos electrónicos
• Precio: según presupuesto, contrato anual, sin prueba de libre uso
• Desarrollador: francés, datos alojados en París

Modjo se conecta a tu sistema de telefonía y envía su bot a tus videollamadas, para luego alimentar Salesforce o HubSpot campo por campo. Esa es su principal promesa y también su límite: en Pipedrive, Zoho o Dynamics, pierdes la funcionalidad que más lo diferencia.

El modelo de licencias está bien pensado. Solo se cobra a los usuarios registrados; la escucha es gratis e ilimitada para los responsables y la dirección. El coste aproximado ronda los cien euros por licencia al mes, con descuentos por volumen, tal y como detallamos en nuestra reseña completa sobre Modjo.

Claap: un precio público frente a las plataformas de presupuestos

• Precio: gratis, 24 € por usuario y, después, 48 € por completar el CRM
• Característica especial: grabación sin que se vea el robot en la reunión

Claap, que ahora forma parte de lemlist, juega en dos frentes. Por 24 €, es un tomador de notas genial. Por 48 €, tienes la actualización del CRM, el coaching y los cuadros de análisis de los acuerdos. Todo ello visible públicamente, sin compromiso anual obligatorio.

Lo que lo hace especial es que la grabación se hace sin robots. No aparece ningún participante fantasma en la reunión, lo que elimina un verdadero obstáculo comercial. A cambio, el aviso de la grabación depende totalmente de ti, y eso cambia tus obligaciones. Volveremos sobre esto más adelante. Nuestra opinión detallada sobre Claap compara los distintos planes.

Gong: la plataforma para las grandes organizaciones comerciales

• Precio: según presupuesto, licencia por usuario más gastos anuales de la plataforma
• Desarrollador: estadounidense

Gong sigue a la cabeza en previsión de ventas y análisis de cartera. Los módulos de interacción con los clientes y de previsión se cobran por separado, lo que hace que la factura se dispare rápidamente.

Los precios no son públicos. Según los datos de compra recopilados por la plataforma Vendr y recogidos en varios análisis de mercado, la licencia cuesta entre 1.300 y 1.900 dólares por usuario al año, a lo que hay que sumar unos gastos anuales de plataforma de entre 5.000 y 50.000 dólares, dependiendo del tamaño de la empresa. Son estos costes fijos los que hacen que Gong no sea una opción viable para un equipo de menos de veinte comerciales, ya que no se reducen con el número de licencias.

Grabar tus llamadas telefónicas: Ringover, Aircall, Allo

Si tus comerciales se pasan el día al teléfono, ningún sistema de toma de notas te va a salvar. La grabación se activa en la centralita, no en la videollamada. El análisis viene después, ya sea como módulo adicional o a través de una plataforma conectada a tu sistema de telefonía.

Ringover: el análisis conversacional como módulo independiente

• Precio: a partir de 20 € por usuario al mes
• Módulo Empower: 39 € por licencia al mes
• Desarrollador: francés

Ringover incluye la transcripción y los resúmenes de las llamadas en sus planes superiores. El análisis conversacional avanzado, por su parte, se realiza a través del módulo Empower, que se factura por separado.

Esta distribución tiene una ventaja que pocos comparativos mencionan: solo equipas a los comerciales que lo necesitan. Tres licencias de Empower para un equipo de diez te salen más baratas que una plataforma que se factura a todo el mundo. Además, Ringover se conecta con plataformas de «conversación inteligente», incluida Modjo, por si quieres separar la telefonía del análisis.

Aircall: el ecosistema de integraciones más amplio

• Precio: a partir de 30 € por usuario al mes, con un mínimo de tres licencias
• Las funciones de IA se cobran aparte
• Desarrollador: francés

Aircall sigue siendo la referencia para los equipos que ya cuentan con las herramientas necesarias, con más de cien integraciones nativas y funciones de coaching en directo, como la escucha dual y el modo «susurro». Las funciones de IA, incluida la transcripción, se cobran aparte, lo que hace que la factura suba bastante respecto al precio inicial.

El requisito mínimo de tres licencias deja fuera, de hecho, a los autónomos. Para decidir entre las dos empresas francesas, nuestra opinión sobre Aircall analiza en detalle las tarifas.

Allo: telefonía con IA incluida para equipos pequeños

• Precio: 120 € al año para un usuario, 25 € por licencia a partir de dos usuarios
• Desarrollador: francés

Allo incluye la transcripción y los resúmenes automáticos en sus dos planes, sin necesidad de módulos adicionales. Tampoco hay un número mínimo de licencias, lo que lo convierte en la única opción viable para un autónomo o un equipo de dos personas que quiera grabar sus llamadas correctamente. El periodo de prueba dura siete días. Nuestra opinión sobre Allo detalla el cálculo según el tamaño del equipo.

Para volúmenes propios de un centro de atención al cliente, échale un vistazo a Diabolocom o CloudTalk, y a nuestra comparativa de programas de llamadas.

Llamadas de ventas: lo que estas herramientas no registran

Antes de firmar, comprueba que la herramienta realmente cubra tus conversaciones.

Hay cuatro puntos ciegos que siempre vuelven a aparecer:

• El móvil que no usa la nube. Si un comercial llama desde su móvil personal, sin usar ninguna app de telefonía de la empresa, ninguna de estas herramientas lo registra. Este es el caso más habitual en las pymes y el que peor se trata en las comparativas.
• Las reuniones presenciales. Solo Noota y Leexi ofrecen una aplicación móvil capaz de registrar una reunión presencial. Las demás dan por hecho que se trata de una videollamada o una llamada telefónica.
• Las comunicaciones por escrito. WhatsApp, LinkedIn y los SMS se quedan fuera de todas estas herramientas, aunque parte de la negociación se desarrolla ahí. Solo Modjo también recoge los correos electrónicos.
• El propio robot. Cuando un participante llamado «Fathom Notetaker» o «Noota Bot» se une a la reunión, se le ve, y a veces cambia la dinámica del encuentro. Claap es el único de esta selección que graba sin robot, lo que resuelve el problema comercial, pero te deja a ti la responsabilidad de avisar de que se está grabando.

¿Cuánto cuesta una herramienta de análisis de llamadas de ventas?

Hay tres modelos de facturación:

• Los que toman notas facturan por usuario.
• Las soluciones de telefonía cobran una tarifa plana y, además, un módulo de análisis.
• Las plataformas añaden gastos fijos al precio de las licencias.

Esto es lo que sale con un equipo de cinco comerciales, según las tarifas anuales que publican las editoriales.

Cuatro cosas en las que hay que tener cuidado:

1. Las funciones de IA que los operadores de telecomunicaciones venden como complemento: la tarifa que te muestran casi nunca incluye el análisis.
2. Las licencias inactivas, ya que pagas por cada comercial que tenga el sistema, tanto si graba dos llamadas como si graba cuarenta a la semana.
3. El compromiso anual, que es la norma en las plataformas que trabajan con presupuestos.
4. La facturación en dólares de los proveedores estadounidenses, que expone tu presupuesto a las fluctuaciones del tipo de cambio.

Grabación de llamadas: los 6 ajustes que debes hacer al principio

Casi todas estas herramientas se instalan con ajustes predeterminados pensados para capturar el máximo posible. Bastan quince minutos de configuración para poner el sistema a punto y evitar esa conversación incómoda con un comercial que descubre que todas sus llamadas llevan dos años archivadas:

1. Pasa de una grabación automática a una grabación selectiva. Activación manual o limitada a ciertos tipos de citas. Este es el ajuste más importante y el que más se suele pasar por alto.
2. Establece un plazo de conservación y comprueba que realmente se aplique. La eliminación automática no está disponible en todos los proveedores (o solo en los planes más caros).
3. Desactiva el análisis de emociones si la herramienta lo ofrece. A menudo viene activado por defecto con el nombre de «análisis de sentimiento».
4. Limita los accesos. Un responsable comercial no necesita escuchar las llamadas de otro departamento, y las integraciones a veces dan acceso a todo el historial.
5. Excluye las líneas y las llamadas personales. Prepara una línea no registrada o un botón para colgar que puedas usar durante la llamada.
6. Prepara el mensaje de bienvenida y la página informativa. Una frase al principio de la llamada, un enlace a la descripción completa del tratamiento y ya está todo listo.

Preguntas frecuentes sobre la grabación de llamadas de ventas

¿Puede un tomador de notas con IA grabar una llamada telefónica?

No, a menos que esté conectado a tu centralita. Fathom, Fireflies o Noota se unen a una videoconferencia: si no hay ninguna reunión en línea, no tienen nada que grabar. En el caso del teléfono, la grabación se activa desde el sistema de telefonía y, después, el análisis se realiza en la herramienta o en una plataforma conectada a ella.

¿Qué herramienta gratuita hay para grabar y analizar tus llamadas?

Fathom ofrece el plan gratuito más completo, con grabaciones y transcripciones ilimitadas y cinco resúmenes generados por IA al mes. Fireflies también transcribe sin límites en su versión gratuita, aunque con un límite de almacenamiento. Noota ofrece 300 minutos al mes. Ninguna de estas ofertas incluye el teléfono.

¿Se puede grabar una llamada de un cliente sin avisarle?

No. La información previa es obligatoria, tanto para los empleados como para los interlocutores, y debe darse con suficiente antelación durante la conversación para que la persona pueda oponerse.

¿Cuánto tiempo se puede conservar una grabación de una llamada?

Como máximo seis meses para la grabación en sí, y un año para los informes y las tablas de análisis, salvo que alguna normativa establezca otro plazo. Lo mejor es analizar la grabación cuanto antes y, después, quedarte solo con el documento de análisis.