Gestión de proyectos CPQ: Guía de David Boukhors

Para completar con éxito un proyecto de configuración de Salesforce CPQ, aconsejo a mis clientes que sigan estos 5 pasos:

1. Tómese su tiempo para definir claramente los atributos de sus productos,
2. Elegir pantallas para su fuerza de ventas,
3. Defina sus cálculos,
4. Definir sus normas de asignación,
5. Sólo al final debe elaborar su presupuesto.

Esto implica una gran cantidad de trabajo de estructuración de sus requisitos incluso antes de lanzar su proyecto CPQ, para asegurarse de que el documento final coincide con su visión – en particular sus requisitos funcionales, desde el lenguaje hasta la gestión de contratos y modificaciones, sin olvidar la integración con su ecosistema de software.

Las 5 etapas de un proyecto de configuración de Salesforce CPQ

#1 Defina los atributos que caracterizan sus productos

El primer paso es definir con precisión los atributos que caracterizan sus productos, que variarán en función de lo que venda. Esto le permite construir su catálogo de acuerdo con estos criterios y empezar a importar ficheros desde archivos Excel.

Por ejemplo, si vendo pilas, los atributos interesantes para recordar pueden ser la vida útil de la pila y su peso. Mientras que estos mismos atributos no tendrán ningún significado para otra empresa. Salesforce CPQ proporciona una serie de atributos de forma estándar, como la familia de productos, el código de producto (¡esencial!) y la descripción.

Además, en función de sus interacciones con el back office, es posible que tenga que multiplicar determinados productos.

Por ejemplo, si vende camisetas, el cliente necesita saber la talla y el color: para usted, son simples indicaciones en el presupuesto, pero el back office seguramente lo gestionará con productos separados: talla, color, etc.

Otro ejemplo B2B: vendo trabajos de contabilidad en forma de 3 familias de productos:

• Proyectos vendidos fuera de catálogo: balance, estatutos, etc.
• Número de días de consultoría, cuyo coste depende del perfil del consultor
• Suscripciones: contabilidad, administración, etc.

También creo ofertas paquetizadas: por ejemplo, balance + contabilidad.

En el momento de la configuración, es imprescindible:

• distinguir entre suscripciones y productos únicos
• distinguir entre diferentes familias de productos
• identificar los productos que pueden venderse como parte de ofertas o por sí solos

Y todo ello sin plantear nunca la cuestión del precio, que se deja para una fase posterior (de lo contrario, añade demasiada complejidad a esta fase y corre el riesgo de descarrilar el proyecto).

El siguiente paso es crear los atributos del producto. ¿Cómo se definen los atributos? Son campos que se crean a nivel de producto por diversas razones:

• realizar una agrupación
• desencadenar un tratamiento especial
• datos agregados

Por ejemplo, si necesita calcular el coste de la entrega por correo, es una buena idea añadir un campo “Peso (Kg)” al objeto producto para poder calcular el peso total a entregar.

Otro ejemplo: si un determinado número de productos debe desencadenar la adición de una cláusula en el presupuesto enviado al cliente. Para ello, basta con añadir una casilla a los productos en cuestión.

#2 Defina pantallas para su fuerza de ventas

Su personal de ventas necesita pantallas claras para poder elaborar un presupuesto de la forma más rápida y sencilla posible.

Estas son las principales pantallas que hay que tener en cuenta:

La pantalla de oportunidades de Salesforce: a menudo se olvida, pero está destinada a verse afectada por la llegada de CPQ. Algunos campos se hacen necesarios, como el contacto al que va dirigido el presupuesto, la fecha de inicio del servicio, el ARR, etc. A veces incluso tendrá que añadir nuevos estados como “presupuesto en proceso de aprobación”, “presupuesto enviado”, etc.

La pantalla de oferta de Salesforce: esta pantalla muestra los datos básicos de la oferta y le permite introducir las pantallas CPQ o generar una oferta en PDF para el cliente.

La pantalla Quote Line Editor (QLE): es la pantalla CPQ más importante. Muestra todos los productos del presupuesto, su cantidad, su precio de catálogo y su precio de venta. La pantalla permite añadir productos del catálogo elegido, y visualizar campos agregados interesantes (total de la familia de servicios, importe total de los descuentos, importe de las existencias a asegurar, etc.).

Pantalla de selección de productos: le permite elegir los productos que desea. Tenga en cuenta que puede crear botones de “Acción personalizada”, que le permitirán prefiltrar por familia o por otros criterios de selección. Puede seleccionar rápidamente un producto basándose en su código, nombre, etc.

La pantalla de configuración: aquí se configuran los paquetes. Le permite elegir las opciones incluidas en su oferta. Su administrador CPQ puede facilitarle la introducción de datos aplicando reglas de compatibilidad, reglas de exclusión y entradas automáticas basadas en sus elecciones.

#3 Definir las reglas de cálculo

Ahora va a definir uno por uno todos los valores a calcular:

• Tarifas complejas basadas en rejillas
• La comisión del vendedor
• Descuentos automáticos
• IVA
• Y así sucesivamente.

CPQ dispone de un potente motor de cálculo. Por supuesto, puede calcular el importe total del IVA, el peso total de los artículos y sumar, restar, dividir y multiplicar toda la información disponible.

Un ejemplo concreto: si vendo equipos informáticos y routers wifi, con un router capaz de soportar 6 conexiones, puedo calcular automáticamente el número de routers necesarios en función de los demás elementos del presupuesto.

¡Incluso mejor! También puedo confiar en compras anteriores. Esto también se aplica al cálculo de los descuentos. Por lo tanto, puedo ofrecer un descuento basado en la cantidad adquirida en este presupuesto, pero también en cantidades ya adquiridas en el pasado.

#4 Definir normas de aprobación

Ahora es cuestión de control, estableciendo el Proceso de Aprobación, que se activará en determinadas condiciones. El principio es sencillo: su comercial deberá obtener una validación antes de poder enviar el presupuesto al cliente.

He aquí 3 ejemplos clásicos de aprobación:

• La presencia de un producto requiere la aprobación de un responsable de producto
• El % de descuento total requiere la aprobación de un jefe de ventas
• Las condiciones de pago o la solvencia del cliente requieren una verificación por parte del equipo jurídico.

Para facilitar la aprobación, le recomiendo que elabore previamente una tabla con todos los casos posibles.

Y si el motor de aprobación estándar de Sales Cloud no le satisface, puede optar por la Aprobación avanzada.

La aprobación avanzada de Salesforce es una herramienta (realmente) potente que le permite ir mucho más allá, utilizando mecanismos más inteligentes:

• La delegación puede programarse durante las vacaciones de un empleado.
• Aprobación inteligente: el 20% de los descuentos ya han sido aprobados, por lo que no es necesario volver a pasar por la misma cadena de aprobación cuando se realiza un cambio en el presupuesto.
• Cálculo dinámico de aprobadores para grandes organizaciones.
• Aprobación de varias cadenas en paralelo (perfecto para deshacerse de los cuellos de botella cuando un equipo aprueba más despacio que los demás).

#5 Elabora tus presupuestos

Una vez que su CPQ está listo para su personal de ventas, todo lo que queda es construir la plantilla para sus ofertas. Sobre todo, no olvide que sus clientes sólo tendrán acceso a su presupuesto en formato PDF.

Por eso es tan importante que sea agradable de leer y, sobre todo, que incluya toda la información útil. He aquí algunos ejemplos de elementos esenciales que debe incluir en su presupuesto:

• Su carta gráfica.
• Datos de su empresa.
• Los datos de contacto de su cliente.
• Los datos de contacto de su representante comercial.
• Una lista clara de los servicios y productos vendidos.
• Una lista separada para las suscripciones, indicando las fechas de inicio y fin, así como las condiciones para renovar la oferta.
• Condiciones de pago.
• Un inserto de firma.
• Los datos legales de su empresa y, si procede, sus datos bancarios.

Si su presupuesto es dinámico, ¡construya de forma inteligente! En lugar de crear una nueva plantilla de presupuesto para cada situación, considere la posibilidad de crear presupuestos con secciones dinámicas basadas en determinados criterios. Los administradores que tengan que mantener y desarrollar sus modelos de cotización estarán encantados.

4 cosas que hay que saber antes de iniciar un proyecto CPQ

#1 Sus procesos CPQ dependen de su catálogo de productos

Una advertencia que puede parecer obvia pero que es esencial: antes de iniciar un proyecto de CPQ, asegúrese de que su catálogo está actualizado y de que no tiene intención de modificarlo de inmediato.

Tengo un ejemplo de un cliente que lanza un proyecto CPQ en septiembre, sabiendo que va a cambiar su catálogo en enero. Corre el riesgo de tener que rehacerlo todo y de descarrilar todo el proyecto.

#2 No aborde las reglas de cálculo demasiado pronto

El principio de un proyecto CPQ es que realmente hay un orden:

C = Configurar. Asegúrese de que sabe cómo construir sus ofertas en la herramienta, con opciones coherentes y adiciones automáticas de opciones. Por ejemplo, gastos de envío automáticos en función del peso de los artículos.

P = Precio. Sobre todo, ¡no empieces esta etapa demasiado pronto! Si el producto no está configurado correctamente, no intente calcular un precio.

Esta sección incluye descuentos. CPQ ofrece descuentos de sistema (por ejemplo, descuentos automáticos cuando se toma una cantidad determinada, o según un acuerdo marco con el cliente), y descuentos discrecionales, introducidos por el vendedor.

Q = Presupuesto, es el documento que se envía al cliente.

#3 Recuerde definir claramente la visión objetivo para el documento final

A saber: en el modelo anglosajón, una cita no tiene por qué ser bella, sólo tiene que ser formal. En Francia, prestamos especial atención al documento que debe firmar el cliente. Por eso no es raro utilizar herramientas como Conga Composer o Docusign Gen para complementar CPQ.

#4 ¡Utiliza objetos personalizados en el lateral!

Recuerde utilizar tablas/objetos junto con CPQ.

Por ejemplo, para gestionar un código promocional, cree una tabla independiente con la siguiente información:

• Fecha de inicio de la promoción
• Fecha de fin de la promoción
• Producto afectado
• % de promoción a aplicar
• etc.

Esto significa que la persona encargada de las promos no necesita una licencia CPQ y puede encargarse de esta parte sin necesidad de formación CPQ.

Evite poner demasiadas reglas “duras” en la herramienta. Es mejor pensar de forma más amplia y hacer las cosas más variables. Lo mismo ocurre para calcular las primas de los comerciales: es mejor crear una tabla que contenga las reglas.

Definición de los requisitos funcionales de su proyecto CPQ

La lista de requisitos funcionales de su empresa puede ser asombrosa. Procure priorizar sus necesidades para respetar las de mayor valor añadido.

Los costes y el esfuerzo que conlleva la implantación de un proyecto CPQ aumentan considerablemente si hay que personalizar todas las funcionalidades “off-the-shelf”. Mi consejo es que primero se haga una idea de las soluciones CPQ utilizando las funciones y los flujos de trabajo estándar.

Para definir su lista de requisitos funcionales,

• Asegúrese de que todos sus requisitos están enumerados y priorizados (crítico, alto, medio, bajo) en función de los principales impulsores de valor del proyecto CPQ.
• Asegúrese de que la funcionalidad estándar de su solución CPQ satisface sus requisitos prioritarios y sólo considere la personalización en una fase posterior.

#1 Multidivisa y multilingüe

CPQ es compatible con todos los idiomas que ofrece Salesforce y multidivisa. Para gestionar el uso de varios idiomas a la vez, CPQ utiliza un objeto “Localización” muy potente.

Va más allá de la traducción estándar de Salesforce. Aquí puede traducir cualquier campo de texto presente en el objeto producto. En otras palabras, el mismo producto podría llamarse Mouse en inglés y Souris en francés. El multilingüismo no sólo afecta al cliente final que firma el presupuesto, sino también al representante de ventas que utiliza CPQ.

Esto le permite vender productos en cualquier idioma, lo que resulta muy útil si su empresa ha adquirido una compañía extranjera.

Multidivisa funciona del mismo modo que el estándar de Salesforce. Elige una moneda principal para tu entorno. Todos los informes pueden agregar datos en esta moneda. Usted fija los tipos de cambio, una vez al año o en periodos definidos. Incluso puede utilizar herramientas de terceros para rellenar los tipos de cambio automáticamente.

#2 Gestión de suscripciones y renovaciones

El primer paso para gestionar las suscripciones y renovaciones es definir claramente las normas de gestión.

Los campos de capital para definir una suscripción se encuentran en el objeto producto:

• Precios de suscripción: seleccione “precio fijo” si el precio depende de un catálogo y de un periodo de compromiso, o “porcentaje del total” si el precio depende de otros elementos del presupuesto (por ejemplo, una garantía de 1 año por valor del 12% del total para los productos de la familia Hardware del presupuesto).

• Plazo de suscripción: es la duración del compromiso del producto. Este campo muestra el precio indicado en el catálogo. Si el periodo de suscripción es de 12 meses y el precio del catálogo es de 100 $, los 100 $ corresponden a una suscripción de un año. Uno de los grandes puntos fuertes de CPQ es su cálculo prorrateado. Todo lo que tiene que hacer es configurar las duraciones correctas en los productos y CPQ se encargará del resto.
• Tipo de suscripción:

Este campo definirá si la suscripción aparece de nuevo en la renovación. Por ejemplo, podría ofrecer una suscripción válida durante el primer año para apoyar a los nuevos clientes.

También puede utilizar el tipo Permanente (Evergreen). En este caso, la suscripción se renueva tácitamente. Por lo tanto, es aconsejable acordar un proceso para comprobar el periodo de preaviso que debe aplicarse al rescindir el contrato.

#3 Gestión de contratos y modificaciones

CPQ integra la gestión de contratos y modificaciones y, sobre todo, le ofrece un proceso claro para gestionarlos.

A menudo veo que mis clientes no tienen un proceso real para gestionar las modificaciones antes de que llegue CPQ.

Los principios fundamentales:

• Un contrato debe activarse antes de poder crear corredores.
• La oportunidad de renovación debe crearse lo antes posible, y absorbe automáticamente todos los cambios. Por lo tanto, en la fecha de renovación, usted renueva automáticamente todos los servicios iniciales con todos los complementos añadidos durante la vigencia del contrato.
• El contrato original también absorbe todos los cambios introducidos por el mecanismo de modificación.
• La renovación crea un nuevo contrato. Esto supone a veces un problema para nuestros clientes. Esto se debe a que su back office a veces gestiona el mismo número de contrato, incluso cuando se renueva. En este caso, todo lo que tiene que hacer es utilizar el concepto de contrato maestro en Salesforce CPQ.

#4 Creación de un portal accesible a los socios

El siguiente paso es abrir el CPQ a los socios, para que puedan elaborar presupuestos complejos y ahorrarle una cantidad de tiempo considerable. Para utilizar esta función, necesitará licencias de Experience Cloud además de las licencias de CPQ+.

Se acabaron los intercambios de correos electrónicos y las discrepancias en las referencias. Además, el socio sabrá más rápidamente de qué margen dispone y podrá ver la flota existente del cliente (si le das acceso).

Para controlar los descuentos, le recomendamos que añada un proceso de aprobación para que la verificación y los descuentos queden en sus manos.

#5 Integración con su ecosistema de software

En mi opinión, hay dos integraciones clave con su ecosistema de software:

• ERP: gestión de inventarios y capacidad

La gestión de inventarios y capacidades es una petición habitual, para la que podemos recurrir a herramientas como el monstock francés o el topShelf estadounidense.

• Informes / Precontabilidad

Ya hemos integrado varias herramientas. Puede utilizar el estándar de Revenue Cloud o conectar su Salesforce a cualquier sistema. Los requisitos: una API y una documentación exhaustiva. En general, trabajamos sobre la base de un “mapeo”, es decir, usted nos proporciona capturas de pantalla de Salesforce y de la herramienta de destino, especificando que tal o cual campo va en tal o cual campo, etc.