Nuestra opinión sobre Asana

Casi todas las empresas utilizan ya herramientas de gestión de proyectos, que se han hecho aún más imprescindibles con la generalización del teletrabajo. Asana es una de las soluciones realmente sólidas que hemos probado, ya que ofrece un plan gratuito y repleto de funciones que se adaptará perfectamente a las estructuras pequeñas.

Por otro lado, aunque el plan de pago por uso ofrece un nivel muy alto de profundidad funcional, con automatización e informes avanzados, sigue siendo ligeramente más caro que los de sus competidores.

Lee nuestra reseña completa de Asana en este artículo.

Mi opinión sobre Asana en pocas palabras

Ventajas y desventajas de Asana

• El plan gratuito es bastante generoso y ofrece acceso ilimitado a las funciones esenciales.
• La herramienta en su conjunto es muy fácil de usar, y las vistas proporcionan una buena visión de conjunto del progreso del proyecto.
• La biblioteca de integración es completa y robusta, y las aplicaciones móviles están entre las mejores del mercado.

• Los precios son significativamente más altos que el resto del mercado – Soluciones como Monday o Clickup son más asequibles.
• El servicio de atención al cliente tiene mala reputación, aunque está disponible en francés.
• Asana no se adapta muy bien a los procesos que implican mucho trabajo gráfico (imágenes, vídeo, etc.).

Asana: Características en detalle

Gestión y planificación de tareas

Asana es una herramienta realmente bien diseñada para visualizar tus diferentes proyectos: hay muchas opciones, y cada miembro de tu equipo es libre de elegir el tablero Kanban o las listas y calendarios. Además, la herramienta es infinitamente personalizable.

Los gestores de proyectos pueden cambiar fácilmente de una vista a otra para obtener una visión completa.

Para las tareas, puedes crear tareas y subtareas y asignarles un destinatario, una fecha de vencimiento (recurrente o no), archivos adjuntos, comentarios y etiquetas. También puede asignar seguidores, que recibirán actualizaciones en cuanto se modifique la tarea.

Los comentarios están bien hechos porque admiten formato de texto enriquecido, edición posterior a la publicación y menciones.

Desde nuestro punto de vista, lo que falta es una función que transforme una tarea y todas sus subtareas en una plantilla por defecto que luego se aplique a todas las nuevas tareas creadas para un proyecto específico (incluso si la plantilla se personaliza a nivel de proyecto).

Pero puedes evitarlo creando una tarea llamada “plantilla” que cada miembro de tu equipo pueda duplicar fácilmente.

Colaboración y comunicación

Uno de los puntos fuertes de Asana es que también es una gran herramienta de colaboración: los miembros de tu equipo pueden asignarse tareas unos a otros y crear dependencias entre tareas. También pueden asignar prioridades y ajustar sus fechas de vencimiento.

La visualización del calendario permite a los equipos planificar sus tareas en función de los horarios de los demás y estar informados de cualquier cambio sin tener que notificárselo por correo electrónico.

Todas las discusiones del proyecto son gestionadas por Asana, pero si eso no fuera suficiente, el software se integra con todas tus herramientas de mensajería. El programa también te permite compartir todo tipo de archivos, incluidos PDF, JPG y Google Docs.

El único punto negativo, en nuestra opinión, es que resulta imposible asignar una tarea a más de un usuario, ya que el software está diseñado para identificar al principal responsable de cada tarea. Esto puede evitarse fácilmente incluyendo a varios colaboradores en la tarea o asignándoles subtareas (o incluso creando copias de la tarea).

Informes y control del tiempo

La elaboración de informes es extremadamente importante para un software de gestión de proyectos, de modo que un gestor de proyectos pueda ver fácilmente cómo avanza el proyecto sin tener que preguntar a cada miembro de su equipo o revisar los distintos documentos relacionados.

Asana es un software bastante bien diseñado en términos de visualización, y esto también es evidente en términos de informes. Tiene acceso a cuadros de mando en tiempo real para todos sus equipos y proyectos, con información sobre cargas de trabajo, presupuesto, calendario, etc. generada íntegramente por el software.

A partir de los informes, puedes tomar medidas directamente en Asana.

Reporting ofrece funciones de búsqueda avanzada de alta calidad: puede buscar tareas por término, por estado (Asignado a, En proyecto y Seguimiento por), pero también por fecha de vencimiento, por archivo adjunto, pero también por persona, para ver quién es productivo gracias a las actualizaciones instantáneas de la página Reporting.

Una de las funciones más útiles de Asana es la línea de tiempo: para asegurarte de que nada se te escapa, la función Línea de tiempo ofrece diagramas de Gantt para ver cómo encajan todas las tareas del proyecto.

Opciones de personalización

Además de las funciones de personalización iniciales (elección de tablero Kanban o calendario, etc.), Asana ofrece una amplia gama de opciones de personalización: por ejemplo, puedes personalizar las tareas añadiendo detalles, y también jerarquizarlas según su grado de prioridad (baja, media, alta) o su estado de avance (pendiente, en curso, en espera de aprobación).

Asana también ofrece algunas funciones útiles, pero están reservadas a los clientes Business y Enterprise:

• Carteras: esta función te ofrece una visión general de todos tus proyectos en un solo lugar, para que puedas seguir su progreso. Esto es muy útil cuando necesitas gestionar muchos proyectos a la vez. Los portafolios se pueden exportar a Google Sheets.
• Gestión de la carga de trabajo: esta función permite a los gestores ver la carga de trabajo de sus empleados para evitar el agotamiento: puede ver la carga de trabajo prevista para cada persona y definir una capacidad máxima que no debe superarse.
• Objetivos: Asana tiene un sistema de seguimiento de objetivos bastante bueno. Usted define objetivos corporativos (a largo plazo) u objetivos de equipo (más a corto plazo) y éstos son visibles para su equipo en todo momento, acompañados de una ficha detallada que establece el contexto y los subobjetivos, y los vincula a proyectos o carteras.

Automatización: la visión de Asana

Para los clientes de Asana Premium, Business o Enterprise, el software ofrece algunas funciones de automatización bastante avanzadas: por ejemplo, puedes generar reglas personalizadas, como “Cuando cambie una fecha de vencimiento, añade automáticamente al líder del equipo como seguidor de tareas.”

Las reglas son muy fáciles de crear, sobre todo porque hay opciones ya preparadas en la galería de reglas:

• Alertar a Slack cuando finaliza un proyecto
• Asignar una tarea al miembro adecuado del equipo
• Fijar plazos
• Traslado de tareas al proyecto adecuado

Opiniones de clientes sobre Asana

En sus reseñas sobre Asana, los usuarios elogian la facilidad de uso del software en lo que respecta a la gestión de proyectos: es fácil de manejar y ofrece una muy buena visión general de los proyectos. El hecho de que Asana permite una excelente comunicación entre los miembros del equipo se menciona a menudo en los comentarios.

Por el contrario, los comentarios mencionan a menudo los límites de personalización de Asana y algunos lo reservan para equipos y proyectos más pequeños. Algunas personas también critican las notificaciones por correo electrónico, que no están muy bien diseñadas, por lo que puedes perderte información relevante.

Atención al cliente de Asana

El soporte al cliente de Asana es un poco mixto: por un lado, el software es bastante fácil de configurar dentro de tus equipos y el soporte al cliente es bastante amplio y está disponible en francés. Por otro lado, y este es realmente uno de los puntos débiles de Asana, tiene bastante mala reputación si nos atenemos a los comentarios.

En términos de recursos, son muy ricos:

Puede encontrar muchas de las respuestas a sus preguntas en línea, gracias a nuestras completas FAQ en francés.

Puedes participar en la Academia Asana, por ejemplo, que ofrece algunos casos de estudio muy bien hechos para mostrarte cómo diferentes tipos de negocios y proyectos utilizan Asana.

La Academia Asana también está repleta de tutoriales en vídeo y seminarios web. Tenga en cuenta que no están disponibles en francés.

Si no encuentra lo que busca, puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente a través de un formulario en su sitio web.

Integraciones: uno de los puntos fuertes de Asana

Uno de los puntos fuertes de Asana es su catálogo de integraciones, que realmente ayudan a ampliar su funcionalidad. Por ejemplo, tu equipo recibe una notificación instantánea en Slack cada vez que hay una actualización de un proyecto o tarea en Asana. Tenga en cuenta, sin embargo, que algunas integraciones avanzadas, como Salesforce y Tableau, no están disponibles con todos los planes.

Por nombrar sólo algunas integraciones, puedes encontrar:

• Herramientas de diseño como Canva, Adobe Creative Cloud, Figma, etc.
• Software de atención al cliente como Zendesk, Freshdesk o HelpSpot para resolver los tickets más complejos.
• Herramientas de comunicación: Microsoft Teams, Zoom, Gmail, Outlook, Slack, etc.

Asana: Precios

La mayor fortaleza de Asana es su plan gratuito y su rica funcionalidad: las principales funciones de proyectos y tareas son ilimitadas, al igual que el número de integraciones.

Sin embargo, especialmente para los equipos más grandes, este plan puede no ser suficiente: las funciones de personalización y automatización sólo tienen sentido con el plan Premium.

Asana ofrece tres planes de pago:

• Premium: a partir de 10,99 euros/mes. En comparación con el plan gratuito, se beneficiará de funciones de automatización de reglas y de informes mucho más avanzados, con cuadros de mando ilimitados para un número ilimitado de proyectos, incluida la muy útil función de búsqueda personalizada.
• Empresas: desde 24,99 euros/mes. La personalización y la automatización son aún más avanzadas: puede crear sus propias reglas dinámicas.
• Empresa: precios a consultar. Además de las funciones mencionadas, este plan ofrece asistencia 24 horas y funciones de confidencialidad y seguridad mucho más avanzadas.

Las principales alternativas creíbles a Asana

Para un equipo grande, Wrike es una herramienta muy sólida y, en nuestra opinión, una de las alternativas más creíbles a Asana. En particular, se adapta mejor a los proyectos que incluyen mucho trabajo gráfico, ya que, a diferencia de Asana, ofrece opciones de anotación y discusión para las imágenes.

También puedes recurrir a Jira para la gestión ágil de proyectos.

Basecamp también es una posible solución, con tarifas mucho más atractivas para un equipo grande, dado que su plan único está diseñado para un número ilimitado de usuarios.

Para los equipos más pequeños, también existen soluciones más ligeras, baratas y fáciles de instalar, como Monday, Clickup y Notion.