Yousign: nuestra opinión sobre la solución francesa de firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible para las empresas, y el mercado sigue estando ampliamente dominado por los gigantes estadounidenses, encabezados por DocuSign. Para las PYME francesas y europeas, esto plantea una cuestión fundamental: ¿deben confiar sus contratos y datos sensibles a servidores sujetos a la Ley de la Nube estadounidense?

Ahí es precisamente donde se ha posicionado Yousign. El editor francés, fundado en Caen en 2013, cuenta ahora con más de 280.000 usuarios y 30.000 clientes corporativos en Europa. Su promesa: una solución sencilla y conforme con eIDAS, con datos alojados exclusivamente en Francia.

Pero, ¿realmente cumple Yousign sus promesas en comparación con DocuSign? Hemos analizado a fondo la herramienta: funciones, precio, limitaciones y opiniones de los usuarios. Aquí está nuestra reseña completa.

Nuestra opinión sobre Yousign en breve

¿Qué es exactamente Yousign?

Yousign es una solución francesa de firma electrónica fundada en 2013 en Caen por Luc Pallavidino y Antoine Louis. La empresa ha crecido rápidamente, sobre todo tras recaudar 30 millones de euros en 2021. En la actualidad, cuenta con más de 280.000 usuarios, 30.000 clientes corporativos y está presente en 83 países.

El posicionamiento de Yousign se basa en tres pilares:

• Simplicidad: una interfaz ágil diseñada para ser utilizada sin necesidad de formación. Sólo se necesitan unos minutos para familiarizarse con la herramienta (o unas horas para conocer realmente todas sus funciones).
• Soberanía: datos alojados exclusivamente en Francia, infraestructura certificada SecNumCloud, visado de seguridad ANSSI. Ninguna exposición a la Ley de la Nube estadounidense. Este es un argumento clave para algunas organizaciones.
• Conformidad con eIDAS: Yousign está reconocido como Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) en la Lista de Confianza de la Comisión Europea. Las firmas están legalmente reconocidas en todos los Estados miembros.

La empresa está realizando una transición estratégica hacia la marca “Youtrust” (prevista para 2026). La idea es pasar de una simple herramienta de firma a una plataforma de confianza digital que incorpore tres bloques de construcción: Firmar, Verificar y Sellar. Una evolución lógica ante el creciente fraude documental.

Características principales de Yousign

Los 3 niveles de firma (compatibles con eIDAS)

Yousign aplica estrictamente las normas eIDAS, que estructuran su oferta en tres niveles de firma:

• Firma Electrónica Simple (FES): Es el nivel más común, representa alrededor del 90% de los volúmenes. La autenticación se basa en el envío de un enlace por correo electrónico + código OTP. Admisible ante un tribunal, pero la carga de la prueba recae en la parte que reivindica la firma. Aplicaciones típicas: presupuestos, formularios de pedido, condiciones generales, contratos de alquiler sencillos, documentos internos de RRHH.
• Firma electrónica avanzada (AES) Este nivel introduce una verificación de identidad más estricta: el firmante debe aportar una prueba de identidad (DNI, pasaporte) y validarla mediante un código SMS. La integridad del documento queda garantizada tras la firma. Aplicaciones típicas: contratos de trabajo, contratos de compraventa de inmuebles, apertura de cuentas bancarias, mandatos SEPA.
• Firma electrónica reconocida (FER) El nivel máximo, el equivalente legal de una firma manuscrita. Requiere la emisión de un certificado reconocido con verificación de identidad presencial (física o por vídeo certificado). En caso de litigio, corresponde a la parte litigante demostrar que la firma es falsa (inversión de la carga de la prueba). Casos prácticos: escrituras notariales, contratos públicos, transacciones financieras complejas.

Flujos de trabajo y automatización

Además de la firma pura, Yousign te permite construir rutas de documentos adaptadas a tus procesos internos. Aquí es donde a menudo se produce el verdadero ahorro de tiempo, no en el acto de firmar en sí, sino en todo lo que lo rodea.

Este paquete funcional se construye en torno a una serie de elementos básicos:

• El primero de ellos es el orden en que firman los firmantes. Puedes definir un orden secuencial (primero firma el gestor, luego el empleado y después RRHH) o un orden paralelo (todos firman al mismo tiempo). En la práctica, el orden secuencial es útil cuando una firma determina las demás: por ejemplo, un pedido de compra que debe validar el director financiero antes de enviarlo al proveedor. El orden paralelo acelera los procesos cuando el pedido no es importante.

• Los recordatorios automáticos resuelven un problema al que se enfrentan todos los equipos administrativos: el firmante que “se olvida” de firmar. En lugar de enviar recordatorios manualmente por correo electrónico o teléfono, Yousign envía recordatorios a intervalos regulares: cada 24 horas, 48 horas o una vez a la semana, según tu configuración. El firmante recibe un recordatorio por correo electrónico hasta que actúa. Es una forma sencilla pero muy eficaz de desbloquear los archivos que tardan demasiado.

• Los aprobadores añaden un paso de validación interna antes de enviarlo a los firmantes finales. Caso típico: un comercial prepara un contrato con un cliente, pero el jefe de ventas tiene que validar las condiciones de precio antes de enviarlo. El aprobador recibe el documento, lo valida (o lo rechaza con comentarios) y sólo entonces el cliente recibe el enlace de firma. Esto evita las embarazosas idas y venidas de “lo sentimos, le hemos enviado el precio equivocado”.

• La caducidad te permite establecer un límite de tiempo tras el cual ya no es posible firmar. Esto es útil para presupuestos con validez limitada, ofertas promocionales o simplemente para evitar que se firme un contrato obsoleto seis meses después. Una vez transcurrido el plazo, el enlace de firma queda inactivo y puedes volver a enviar una nueva versión si es necesario.

• Las plantillas de documentos son esenciales si firmas regularmente el mismo tipo de contrato. Creas una plantilla con las zonas de firma colocadas, los campos a rellenar y la información obligatoria, y la reutilizas ad infinitum. No es necesario reconfigurar cada documento desde cero.

En la práctica, esta automatización transforma procesos administrativos de varios días en cuestión de horas.

Tomemos el ejemplo de una PYME que contrata a 100 personas al año:

• Sin Yousign: imprimir 100 contratos, enviarlos por correo u organizar reuniones presenciales, hacer un seguimiento telefónico de los que llegan tarde, escanear y archivar los contratos firmados, etc.
• Con Yousign: crea una plantilla de “Contrato de Trabajo”, genera los 100 contratos personalizados mediante un formulario, envíalos en masa, deja que los recordatorios automáticos hagan el trabajo, y recupera los contratos firmados directamente del archivo.

El proceso de RRHH, que antes duraba una semana, ahora puede completarse en un día.

Archivo y archivos de pruebas

Cada firma genera automáticamente un archivo de prueba con marca de tiempo que contiene todos los metadatos: identidad de los firmantes, direcciones IP, marcas de tiempo, navegador utilizado, etc. Este fichero se archiva durante 10 años a través de una asociación con el CDC Arkhineo.

Es un punto fuerte económico: el archivo probatorio está incluido en todos los planes, mientras que algunos competidores cobran por él como opción.

Integraciones

Yousign ofrece conectores nativos con las herramientas más comunes:

• CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive
• Automatización: Zapier, que desbloquea el acceso a más de 8.000 aplicaciones de terceros. Sin embargo, Yousign no ofrece integración con Make. Una verdadera lástima.

Para requisitos más avanzados, la API de Yousign (desde 106 €/mes) te permite integrar la firma directamente en tus aplicaciones empresariales.

Precios de yousign: ¿cuánto cuesta?

Yousign está utilizando la transparencia de precios como argumento de marketing contra la tradicional opacidad de los contratos empresariales. Aquí tienes los detalles de las ofertas.

Planes de aplicación (SaaS)

Qué incluyen todos los planes

• Firma electrónica simple (FES)
• Archivo de pruebas con sello de tiempo
• Archivo de prueba de 10 años (CDC Arkhineo)
• Asistencia por correo electrónico

Qué se factura extra

• Firma avanzada (SEA): módulo adicional con coste adicional (tarifa no pública)
• Firma cualificada (QES): 10 euros sin IVA/firma (paquete anual 10+) o 15 euros/firma (mensual)
• Autenticación SMS: incluida a partir del plan Pro
• Aprobadores y formularios: del plan Plus

Oferta API

Para empresas que quieran integrar la firma en sus propias aplicaciones:

• API Plus: 106 €/mes sin IVA (500 firmas/año incluidas)
• API Pro: 131 € sin IVA/mes (500 firmas + marca blanca + 99,9% SLA)

Lo que nos gusta (y lo que no)

• Excepcionalmente fácil de usar: interfaz optimizada, proceso de 3 clics (subir PDF → añadir firmantes → enviar). Muy rápido de aprender, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos. Éste es un punto fuerte en comparación con DocuSign, que es más complejo y complicado de aprender.
• Precio de entrada asequible: Ligeramente más barato que DocuSign para una funcionalidad equivalente. El plan Plus a 23 €/mes con firmas ilimitadas es muy competitivo para las PYME.
• Cumplimiento y soberanía: proveedor de servicios de confianza cualificado por eIDAS y certificado por la ANSSI, datos alojados en Francia. Sin exposición a la Ley de la Nube estadounidense: un argumento de peso para los sectores regulados.
• Archivo de 10 años incluido: el archivo de pruebas y el archivo probatorio están incluidos en todos los planes, mientras que algunos competidores cobran por ellos como opción.
• Atención al cliente en francés: equipo francófono, respuesta en menos de 2 horas. Sin barrera lingüística ni diferencia horaria como con las editoriales estadounidenses.
• Integraciones HubSpot/Salesforce/Zapier: conectores nativos suficientes para la mayoría de las pymes. La API está bien documentada para necesidades personalizadas.

• No hay aplicación móvil nativa: ésta es la crítica más frecuente. Es imposible crear firmas en un smartphone. Esto es un problema para los equipos sobre el terreno (agentes inmobiliarios, vendedores itinerantes). La interfaz web móvil existe, pero no sustituye a una aplicación real…
• Una interfaz ligeramente anticuada: funcional pero no muy moderna visualmente. Colores apagados, tipografía gruesa: muy lejos del diseño limpio de algunos competidores recientes.
• Plan Uno demasiado limitado: 10 firmas/mes no son suficientes para un uso regular. Obliga a una migración rápida al plan Plus a 23 euros.
• Recargo por firma cualificada (QES): 10-15 euros por firma. Para los sectores que las necesitan con frecuencia (notarios, abogados), el coste variable puede superar rápidamente la cuota de suscripción.
• Menos completo que DocuSign: sin notarización, sin firma presencial, KBA (verificación de identidad) menos avanzado. Para necesidades complejas, DocuSign sigue estando por delante.

Yousign vs DocuSign: ¿qué herramienta elegir?

Esta es la comparación clásica, y ahora los precios son idénticos. DocuSign ofrece un plan Personal a 9 euros/mes, un plan Estándar a 23 euros/mes y un plan Business Pro a 38 euros/mes. Yousign cobra 9 euros (Uno), 23 euros (Plus) y 38 euros (Pro). En precios, hay empate.

La verdadera diferencia está en otra parte. DocuSign es el líder mundial, con más de 100 millones de documentos firmados al año y presencia en el 95% de las empresas Fortune 500. Su fuerza radica en su amplitud funcional (notarización, firma presencial, integraciones ultrarrápidas con Salesforce, flujo de trabajo de diseño avanzado, aplicación móvil nativa). Es una solución diseñada para grandes empresas internacionales con necesidades complejas.

Yousign adopta un enfoque diferente: sencillez y soberanía. Donde DocuSign puede parecer una “fábrica de gas” con cientos de opciones, Yousign guía al usuario paso a paso. Y sobre todo, para una PYME europea, el alojamiento en Francia + el cumplimiento nativo del RGPD + la certificación ANSSI simplifican considerablemente el análisis de riesgos. No hay que preocuparse por la Ley Americana de la Nube.

La otra diferencia notable es que DocuSign ofrece una aplicación móvil nativa (iOS/Android) que te permite firmar documentos en tu smartphone o tableta, incluso sin conexión. Yousign no, y éste es su talón de Aquiles para los equipos sobre el terreno.

En resumen: DocuSign si eres una gran cuenta internacional, si necesitas funciones avanzadas (notarización, KBA) o si tus equipos trabajan mucho con móviles. Yousign si eres una PYME/ETI europea que prefiere la sencillez, la soberanía de los datos y el soporte francés.

Nuestro veredicto: ¿Para quién es adecuado Yousign?

Yousign es para ti si :

• Eres una PYME francesa o europea (< 100 empleados)
• Firmas entre 50 y 500 documentos al año (contratos, presupuestos, órdenes de compra, documentos de RRHH)
• La facilidad de uso es una prioridad (no quieres pasarte 3 días formando a tus equipos)
• El cumplimiento del RGPD y la soberanía de los datos son criterios importantes
• Tus equipos trabajan principalmente en ordenadores de sobremesa (sin necesidades móviles críticas)

Sigue adelante si :

• Eres una gran empresa internacional con requisitos complejos (notarización, KBA avanzado, integraciones avanzadas de Salesforce).
• Tus equipos están sobre el terreno y necesitan obtener firmas sobre la marcha (agentes inmobiliarios, comerciales itinerantes)
• Utilizas mucho las firmas cualificadas (QES): el coste variable será prohibitivo
• Ya tienes Adobe o Microsoft (en cuyo caso, Adobe Sign será una incorporación más natural a tu pila)

Puntuación final: 4/5. Yousign merece su reputación como la mejor alternativa europea a DocuSign. Es extraordinariamente fácil de usar, tranquilizadoramente compatible con eIDAS y ofrece una excelente relación calidad-precio para las PYMES. El principal inconveniente es la falta de una aplicación móvil, que puede ser un verdadero freno para algunas empresas. Pruébalo gratis durante 14 días para ver si se adapta a tus necesidades.