6 Pasos Y 6 Indicadores Para Elaborar Buenas Previsiones De Ventas

Aquí encontrará los pasos clave para construir previsiones de ventas exitosas basadas en datos objetivos y cuantitativos.

Independientemente de la fase en la que se encuentren las oportunidades en el embudo de ventas, se pide a los comerciales y a los directivos que realicen una evaluación cualitativa de sus oportunidades. Este es un enfoque que se basa principalmente en la intuición. El hecho de basarse en datos concretos limita varios sesgos importantes.

6 pasos para elaborar buenas previsiones de ventas

1. Estandarice su embudo de ventas

Para construir previsiones de ventas más precisas, lo primero que hay que hacer es definir las diferentes etapas de su embudo de ventas de la forma más objetiva posible.

Comience con un proceso de ventas claramente definido y con definiciones formales de cada paso del embudo de ventas. La definición de los pasos debe estar impulsada por el proceso de compra, no por el proceso de venta: aunque el vendedor lo haga todo bien, sus pasos no reflejan la probabilidad de que el cliente compre.

Es esencial definir y documentar todos los procesos de venta para garantizar que el equipo de ventas conozca bien las normas de cualificación, el sistema de ventas y los diferentes pasos que debe seguir una oportunidad para cerrarla.

fuente: insightsquared.com

Los pasos deben abarcar todo el embudo de ventas desde “Nuevo” hasta “Perdido/Ganado”. No debe tener ninguna oportunidad que no esté en una de las etapas. Deben ser lo suficientemente distintas como para que no se vean dos etapas juntas; de lo contrario, no hay suficiente diferenciación entre ellas para que tengan sentido.

Al definir estas etapas, podrá medir el porcentaje de oportunidades que llegan a la etapa “Perdida/Ganada”. Podrá acceder a esta información a través del software CRM más potente.

2. Calcule sus tasas de conversión históricas en cada etapa de su embudo de ventas

Conocer las tasas de conversión históricas de sus etapas de venta es esencial para una previsión de ventas eficaz y objetiva.

La figura 2 muestra un embudo de ventas y muestra las tasas de conversión de una etapa a la siguiente. Permite al director de ventas comprender los matices del valor del pipeline, su evolución en el tiempo y la etapa más importante en la que sus equipos deben centrar sus esfuerzos.

Por ejemplo, en la figura 2 que aparece a continuación, sólo el 31% de las oportunidades pasan de la fase 1 a la de “trato”, mientras que el 84% de las oportunidades de la fase 4 se convertirán en un trato para su organización. Estudiar con precisión el historial de su embudo de ventas es un primer paso esencial para comprender el rendimiento de su equipo a corto y largo plazo.

fuente: insightsquared.com

Con esta información, se puede pasar rápidamente de la estimación de las oportunidades que se cerrarán a una predicción más precisa del valor de cada oportunidad en función del tamaño, el vendedor y la etapa. Estas tasas históricas de ganancia le permiten estimar el valor de una operación de forma más realista basándose en el historial.

Yendo más allá
Una vez que haya definido estas diferentes etapas del embudo de conversión siguiendo el recorrido del cliente, puede observar el proceso de ventas que lleva a cada prospecto de una etapa a la siguiente, con el fin de optimizar estas tasas de conversión. Si no está formalizado, intente formalizarlo. Por ejemplo: 3 correos electrónicos y una llamada después de una demostración de producto. Más allá de eso, la oportunidad se pierde.
Se puede empezar por hacer esto para todo un equipo, e ir segmentando poco a poco. Por región, por ejemplo, hasta llegar al nivel de cada vendedor para optimizar su rendimiento.

3. Defina los indicadores clave que determinan sus previsiones de ventas

El método de previsión basado en datos examina las tasas de conversión en cada etapa, y simplemente multiplica los valores de oportunidad por estas tasas. Es más matemático, pero no tiene en cuenta los matices de su tubería. Su equipo también debe considerar su tasa de conversión de principio a fin, o por oportunidad.

4. Exigir fechas de cierre estimadas y hacer un seguimiento de los cambios de fecha

La mayoría de los CRM tienen un campo “Fecha de cierre” que permite a sus vendedores introducir sus propias predicciones sobre cuándo se cerrará una transacción. Busque ejemplos en los que la fecha de cierre no coincida con los datos (etapa actual + ciclo de ventas de esa etapa).

Siéntese y hable con su vendedor para saber qué está pasando. Aunque a toda su organización le gusten los números, no puede ignorar todos los datos subjetivos que su vendedor recoge a lo largo del proceso.

Exija datos precisos y actualizados a sus vendedores y hágalos responsables de todas sus oportunidades. Todas las herramientas de previsión del mundo no pueden ayudarle a hacer previsiones correctas si no tiene datos fiables que analizar.

5. Conozca la precisión de las previsiones de sus vendedores

Los resultados pasados son un indicador de los resultados futuros. Conocer la precisión y el rendimiento histórico de cada uno de sus vendedores le servirá de guía y le ayudará a ajustar sus previsiones para que sean más precisas en función de su perfil comercial actual y de los datos históricos.

6. Separe las reuniones de previsión y las de revisión de la tubería de ventas

Los directores de ventas de éxito deben diferenciar entre las reuniones de revisión de la cartera de ventas y las reuniones de previsión de ventas. Aunque ambos están destinados a supervisar las ventas, los indicadores clave y la estrategia, cada uno debe tener un objetivo y un enfoque distintos.

El objetivo de las reuniones de revisión de la cartera de pedidos es garantizar que haya suficientes clientes potenciales en cada etapa del embudo de ventas. Suelen ser menos frecuentes que las reuniones de previsión, ya que se dirigen a los procesos internos, no al cliente.

Las reuniones de previsión de ventas deberían celebrarse semanalmente, idealmente los lunes, y durante esta reunión un responsable de ventas debería inspeccionar cada acuerdo (especialmente en la parte inferior del embudo) y ayudar a los vendedores a cerrar los acuerdos en cuestión.

6 indicadores a seguir para una previsión de ventas eficaz

1. Etapa del embudo comercial

Fíjate en la fase en la que se encuentra tu oportunidad. Basándose en los elementos que hemos detallado anteriormente, ahora debería saber qué tasa de conversión se aplica a cada etapa y tener una idea clara de la probabilidad de convertir la oportunidad en un acuerdo en esa etapa. Esté atento a los clientes potenciales que avanzan poco o nada en su ciclo de ventas, ya que esto es un indicador de que la oportunidad puede perderse. Si todo va bien tradicionalmente, los clientes potenciales avanzan cada vez más rápido por su embudo de ventas.

2. La era de las oportunidades

Probablemente tenga un número de oportunidades que ya no son relevantes y que deberían haber sido eliminadas de su base de datos. Si la oportunidad es 2 o 3 veces más larga que su ciclo de ventas medio típico, su oportunidad está “en riesgo”. Los directores de ventas deben conocer su ciclo de ventas y observar el tiempo que una oportunidad exitosa permanece en cada etapa, y luego compararla con sus oportunidades actuales.

Si los clientes potenciales que tienen éxito suelen pasar por la primera fase en unos pocos días y su cartera actual tiene una duración media de un mes, es una clara señal de que debe eliminar las oportunidades que ya no son relevantes. En su reunión de previsión, ahora puede tener esta conversación objetiva con su vendedor.

3. El potencial de las oportunidades

Los vendedores suelen centrarse en los grandes negocios y a veces carecen de la objetividad necesaria para sentirse atraídos por la posibilidad de una gran venta. Como resultado, la mayoría de las organizaciones pierden el tiempo en grandes oportunidades que, para empezar, nunca fueron realistas.

Los gestores eficaces deben revisar su análisis de pérdidas y ganancias y, a continuación, observar los índices de éxito de las grandes oportunidades. Suele haber una gran diferencia entre estas dos cifras, por lo que debe discutir estas oportunidades planificadas grandes o de alto potencial en las reuniones de previsión y pedir a cada vendedor datos más objetivos sobre por qué creen que se producirán.

4. Acciones comerciales realizadas

Saber cuánto esfuerzo se ha dedicado a un cliente potencial: esto puede medirse haciendo un seguimiento de las actividades que su personal de ventas tiene que registrar en su CRM. Además, debería aplicar algunos de los principios del “cálculo de costes por actividades” y medir algunas de sus actividades como más eficaces e impactantes que otras: por ejemplo, una demostración o prueba de un producto significaría mucho más que una simple llamada en frío.

Si se ha invertido mucho esfuerzo o actividad en una pista, es más probable que se materialice, pero es importante controlar la “calidad” o el tipo de actividad y no sólo la “cantidad”.

5. Compromiso con los clientes potenciales

Observando las tareas o actividades realizadas en la pista durante las últimas 2 semanas (o 10 días laborables), sabrá si está estancada o no. Si no hay actividad y está previsto que se cierre este mes.

Esto es un indicador de que la oportunidad está en riesgo. Si tiene un ciclo de ventas tradicionalmente más largo, ajuste este umbral basándose en sus datos históricos, pero continúe vigilando la disminución del compromiso.

6. La fecha estimada de cierre

Cuando se examinan las oportunidades, si se observa que la fecha de cierre de una operación u oportunidad se retrasa repetidamente, la oportunidad está en peligro. Otro obstáculo para una previsión de ventas precisa es que el retraso de los clientes potenciales debería ser un indicador clave de que las oportunidades están estancadas.