Nuestra opinión sobre Instantly

Instantly es un paquete de software 3 en 1 para encontrar nuevos clientes potenciales (base de datos B2B de 80 millones de contactos), gestionar campañas de envío de correos electrónicos en frío y gestionar tu canal de ventas (CRM).

Instantly está diseñado sobre todo para gestionar campañas de gran volumen (de varios miles a varios cientos de miles de correos electrónicos al mes), con una excelente gestión de la entregabilidad.

El diseño de la interfaz es depurado, minimalista y con muy pocos colores, un poco como Notion. Pero la profundidad funcional de esta herramienta de prospección es bastante limitada. Instantly nos decepcionó un poco. Para la prospección masiva, preferimos una herramienta como Smartlead.

Mi opinión sobre Instantly en pocas palabras

Características principales de Instantly

Encuentra nuevos prospectos (Buscador de prospectos)

A diferencia de una herramienta como Smartlead, que se centra en la gestión de campañas de prospección, Instantly es a la vez un gestor de campañas de correo frío y una base de datos B2B para encontrar nuevos contactos.

La base de datos de Instantly (Lead Finder) contiene más de 80 millones de contactos B2B. La probamos y, para ser sinceros, nos decepcionó un poco. La base de datos es ciertamente enorme, pero el mercado francés está poco cubierto, con sólo 160.000 contactos.

En cambio, si te dedicas a la prospección internacional, sobre todo en EE.UU., la base de datos es muy amplia. Puedes consultarla mediante un sistema de filtros o escribiendo tu consulta en lenguaje natural en la barra de búsqueda AI Search. Es una buena alternativa al clásico sistema de filtros. Por ejemplo: “Jefes de ventas en Francia”:

Si utilizas el modo de búsqueda clásico, Instantáneamente ofrece varios filtros de búsqueda:

• Cargos
• Sectores de actividad
• Empleados
• Cifras de ventas
• Dominios

La interfaz es bastante ergonómica, aunque siga siendo clásica.

Mejora tu software CRM

También puedes utilizar Instantáneamente para mejorar las listas de prospectos existentes. El proceso es sencillo:

• Importa tu lista en formato csv o Google Sheets.
• Rellena instantáneamente la información que falta en tu archivo (las celdas vacías) basándose en los datos disponibles en su base de datos.

La calidad del enriquecimiento depende obviamente de los datos disponibles en la base de datos Instantly. Si tus archivos de prospección se refieren al mercado francés, los resultados no siempre serán muy concluyentes…

Instantly gestiona los clientes potenciales por lista. Puedes importarlos en formato CSV o Google Sheets, o copiando y pegando las direcciones manualmente. Como hemos visto, también puedes generar listas desde el Buscador de clientes potenciales.

Una vez cargado tu archivo en Instantly, la herramienta te permite configurar las reglas de concordancia.

Las listas se limpian automáticamente cuando se importan: los duplicados no se importan y los correos erróneos se eliminan.

Sorprendentemente, Insightly no gestiona los elementos de dirección y código postal. Si importas archivos que contengan columnas de direcciones o códigos postales, no se podrán importar a la plataforma…

Gestión de campañas de prospección por correo electrónico

Instantly es una base de datos B2B para encontrar clientes potenciales, pero también es, y sobre todo, un gestor de campañas de correo electrónico en frío. La herramienta Campaña tiene la ventaja de ser muy fácil de usar, pero la desventaja de ser simplista y bastante básica en su funcionalidad. He aquí cómo funciona, paso a paso:

• Empieza por crear una campaña y darle un nombre.
• Tú eliges la lista de clientes potenciales = destinatarios de la campaña.
• A continuación, crea tu correo electrónico de prospección o secuencia de correos electrónicos de prospección:
  • Puedes añadir tantos correos electrónicos como quieras a tus secuencias.
  • Puedes realizar pruebas A/Z en los objetos. Nos gusta mucho esta función, que te permite probar 3, 4, 5 o más objetos al mismo tiempo. Instantáneamente también ofrece un autooptimizador, que te permite confiar a la IA la selección del objeto de correo electrónico ganador y su generalización al final del periodo de prueba.

• También puedes insertar variables de personalización en tus correos electrónicos:

• Una vez redactado(s) el(los) correo(s) electrónico(s), planifica la campaña y elige la dirección de entrega.

Instantáneamente ofrece varias opciones. Por ejemplo, puedes :

• Deja de enviar a clientes potenciales que te hayan respondido / enviado un mensaje.
• Aperturas de vías.
• Optimiza la entregabilidad enviando los correos electrónicos en formato de texto (sin HTML).
• Establece el número máximo de correos electrónicos enviados cada día.

El objetivo principal de estas funciones es optimizar la reputación de tus direcciones de envío y mejorar la entregabilidad de tus campañas de correo electrónico. Son esenciales si quieres enviar correos masivos. Y las opciones de personalización no acaban ahí, como puedes ver en la captura de pantalla siguiente:

En resumen, el editor de secuencias de prospección de Instantly es bastante básico, sobre todo en lo que se refiere a la gestión de los activadores. Sólo puedes definir el retraso entre el envío del mensaje X y el mensaje Y, pero ahí acaban las opciones. Por ejemplo, no es posible enviar un mensaje Y o Z en función de la reacción del contacto al mensaje X.

Si estás acostumbrado a herramientas de automatización del marketing más avanzadas, es probable que esto te frustre. Dicho esto, Instantly ofrece un buen abanico de opciones de personalización, lo que compensa en cierto modo la sencillez de su editor.

Y puedes ver que todo está diseñado con el objetivo de mejorar la entregabilidad de tus campañas. En este sentido, Instantly recuerda mucho a Smartlead, una herramienta del mismo género, igual de moderna, pero en conjunto más completa que Instantly.

Gestiona las respuestas de forma centralizada (mensajería Unibox)

Unibox de Instantly es una bandeja de entrada centralizada para ver y responder a todos los correos electrónicos recibidos de tus clientes potenciales como resultado de tus campañas.

La funcionalidad es bastante estándar (se encuentra en la mayoría de las herramientas de correo electrónico en frío), pero es eficaz. Facilita mucho la gestión de las interacciones con los clientes potenciales. El pequeño extra: puedes encontrar contactos que cumplan determinadas condiciones.

Por ejemplo, “abrieron más de un correo electrónico pero no respondieron”. Esto es útil para crear listas basadas en criterios de comportamiento y orientar mejor tus esfuerzos de venta.

Puedes configurar que se envíen notificaciones a tu buzón principal cuando se reciban respuestas:

Optimizar la entregabilidad de tus mensajes

El problema de las campañas de prospección por correo electrónico es que muy a menudo los correos acaban como spam y nunca llegan a sus destinatarios. Se trata de un problema estructural, que empeora a medida que los ISP y los proveedores de correo electrónico endurecen sus condiciones de uso.

Para solucionar este problema y optimizar la capacidad de entrega de las campañas, Instantly ha desarrollado una serie de funciones. En primer lugar, con Instantly puedes utilizar tantas direcciones de correo electrónico como quieras. Esto significa que puedes limitar el número de veces que envías por dirección. Puedes :

• Añade tus direcciones de correo electrónico existentes.
• Confirma este trabajo con el equipo de Instantly (sólo para tus direcciones de Google Workspace).
• Utiliza direcciones de correo electrónico precalentadas. Proporciona Instantly cuentas y dominios ya creados y preparados para enviar correos electrónicos.

Para utilizar direcciones precalentadas, todo lo que tienes que hacer es escribir una palabra clave (el nombre de tu empresa), e Instantly te sugerirá un conjunto de dominios relacionados con esa palabra clave:

Dudamos un poco del principio. Enviar correos de prospección a direcciones que no tienen el nombre de dominio de tu empresa es un poco malo para tu imagen de marca… De nuevo, para optimizar la entregabilidad, Instantly ofrece :

• Una función de rotación de cajas.
• Un panel de control de entregabilidad, para conocer tu puntuación de entregabilidad y la proporción de direcciones de correo electrónico que acaban como spam. Esto te permite identificar las direcciones de envío que necesitan un mejor calentamiento.
• Un sistema automatizado de calentamiento. Como hemos visto antes, en tus campañas puedes establecer el número máximo de correos electrónicos enviados al día y acceder a otras funciones para gestionar cómo se utilizan tus direcciones.

Gestionar tu canal de ventas (CRM)

Resumamos. Te permite encontrar instantáneamente clientes potenciales cualificados, gracias a su base de datos B2B. La plataforma también ofrece un editor de campañas, cuyas ventajas y limitaciones hemos mostrado.

Pero el trabajo de ventas no se limita al envío de estas campañas. También tienes que gestionar interacciones, oportunidades, tratos… en resumen, todo lo que surge de tus esfuerzos de prospección.

Así que no es de extrañar que Instantly haya integrado recientemente la funcionalidad CRM. Ahora puedes gestionar las relaciones con tus clientes directamente desde Instantly. Más concretamente, puedes :

• Accede a la lista de clientes potenciales.
• Accede a un archivo para cada cliente potencial que centralice toda la información sobre él y el historial de interacciones con él.
• Visualiza la distribución de los clientes potenciales y su progreso a través del embudo de conversión mediante una vista Kanban.

El CRM te da acceso a tu lista de clientes potenciales. Si haces clic en un cliente potencial, puedes acceder a su ficha, con toda la información relativa a este cliente: información personal e historial de relaciones. Nos gusta mucho el módulo Instant AI, que te da acceso a información detallada de la cuenta.

No hemos probado estas funciones CRM en profundidad. Lo que debes saber es que ciertas funciones esenciales de CRM, como la gestión de la canalización de ventas, sólo están disponibles en el plan Hyper CRM de 97 $ al mes. Esto es relativamente caro, aunque puedas añadir un número ilimitado de usuarios a tu cuenta.

Por tanto, una de dos:

• O puede que ya tengas un CRM, en cuyo caso te aconsejamos que lo conserves.
• O tal vez utilices Excel, en cuyo caso tiene sentido utilizar Instantly como CRM.

Pero, admitámoslo, Instantly es principalmente una herramienta de generación de contactos. Las funciones de CRM no están ni cerca de las que encontrarías en Pipedrive o HubSpot. De hecho, es difícil comparar.

Analiza el rendimiento de tus esfuerzos de prospección (informes)

Ofrece instantáneamente un informe del rendimiento de la campaña que te permite recuperar datos clave como las tasas de apertura, las tasas de clics, las tasas de respuesta y las oportunidades.

Puedes filtrar este informe por :

• Intervalo de tiempo.
• Campaña.
• Estado de la campaña: activa, en pausa, completada, etc.
• Direcciones de envío.

Instantáneamente también proporciona acceso a un informe de rendimiento de ventas, con algunas métricas interesantes:

La herramienta de informes de Instantly es bastante sencilla y básica, pero cumple su cometido.

Integraciones instantáneas

Instantly ofrece una serie de conectores nativos:

• CRM: Pipedrive, Salesforce y HubSpot
• Slack
• Zapier
• OpenAI
• Calendario de Google

También hay una API que te permite conectar Instantly a otras herramientas, por ejemplo si utilizas un CRM distinto de Pipedrive, HubSpot y Salesforce.

Por último, Instantly gestiona webhooks, lo que resulta práctico para enviar notificaciones a herramientas de terceros cuando se produce un evento: apertura, clics, etc.

Atención al cliente de Instantly

El nivel de asistencia depende del plan que elijas. Si optas por el plan básico (Crecimiento), sólo tendrás acceso al chat. Para un soporte premium, tienes que optar al menos por el plan Hipercrecimiento de 97 $ al mes.

Como hemos visto, el servicio de atención al cliente es muy popular entre los usuarios. Yo mismo no lo he probado. Instantly ofrece un centro de recursos bien surtido, pero sólo en inglés, así como una comunidad privada (y bastante activa) en Facebook que permite a los usuarios ayudarse mutuamente.

Opiniones de clientes sobre Instantly

Instantly está muy bien valorada por los usuarios de la plataforma G2, con una media de 4,8/5 sobre un total de 3.496 opiniones. En Truspilot, las opiniones son un poco más variadas, con una media de 4,1/5 de un total de 393 opiniones. Las opiniones positivas destacan :

• La facilidad de uso de la herramienta, con una interfaz intuitiva y fácil de usar que se aprende bastante rápido.
• Entregabilidad del correo electrónico, gracias a las funciones de precalentamiento de direcciones.
• La atención al cliente es casi unánime. Es rápido y eficaz.
• Las principales críticas se refieren a las cuotas de correo electrónico y, en general, a los precios bastante elevados de Instantly.

Precios de Instantly

Instantáneamente ofrece 3 categorías de planes de precios:

• Planes que sólo te permiten gestionar campañas de correo electrónico en frío:
  • El plan básico, Crecimiento, cuesta 37 $ al mes. Te permite utilizar un número ilimitado de direcciones de envío y te da acceso a las funciones de calentamiento. Sin embargo, estás limitado a 1.000 contactos (clientes potenciales) y 5.000 correos electrónicos enviados al mes.
  • El plan Hipercrecimiento, a 97 $ al mes, que te permite subir 25.000 contactos y enviar 100.000 correos electrónicos al mes. Este plan también ofrece soporte prioritario, la posibilidad de invitar a miembros de tu equipo a la cuenta y acceso a funciones premium: Pruebas A/Z, listas negras, Unibox, webhooks, etc.
  • El plan Velocidad Ligera, de 358 $ al mes, aumenta las cuotas a 100.000 contactos y 500.000 correos electrónicos enviados al mes.
• Planes de gestión de campañas de correo electrónico + búsqueda de nuevos clientes potenciales (acceso a la base de datos Instantly):
  • El plan Growth Leads, a 47 $ al mes, que te permite encontrar 1.000 clientes potenciales al mes.
  • El plan Supersonic Leads, a 97 $ al mes, que te permite encontrar 4.500 clientes potenciales al mes.
  • El plan HyperLeads, a 197 $ al mes, que te permite encontrar 10.000 clientes potenciales al mes.
  • El plan Velocidad Ligera, a 492 $ al mes, que te permite encontrar 25.000 clientes potenciales al mes.
• Planes que dan acceso a la gestión de campañas, a la base de datos y a las funcionalidades CRM:
  • Growth CRM, a 47 $ al mes, que te permite utilizar el Master Unbox, las fichas de clientes potenciales y el gestor de tareas CRM.
  • Hyper CRM, a 97 $ al mes, que también te da acceso a funcionalidades de IA, canales SMS y telefónicos, seguimiento de visitas web e informes avanzados.

Como la mayoría de las herramientas de prospección, Instantly ofrece un descuento (del 20%) si adquieres un compromiso anual. Instantly también ofrece una prueba gratuita de 14 días para probar la plataforma (sin necesidad de tarjeta de crédito).