Como se preparar para uma negociação de vendas?

Se a negociação é parte integrante da vida cotidiana, ela pode se tornar uma verdadeira arte quando se trata da vida profissional. E como qualquer arte, a negociação comercial é baseada em técnicas e requer alguma preparação prévia.

Quais são as etapas da negociação? Como fazer uma boa negociação? Como preparar uma negociação? Como fazer um plano de negociação? Como qualificar uma negociação?

Este artigo é um guia abrangente para ajudá-lo a se preparar para suas negociações com confiança: identificar os atores, definir o campo de negociação e seus objetivos, antecipar os pontos de confronto e possíveis limites, e implementar e concretizar o resultado.

Quais são as principais etapas de uma negociação?

Antes de entrar no meio das coisas, é importante planejar todas as etapas da negociação para antecipar as questões em cada etapa.

1. Preparação para a negociação

Antes de começar a negociar, faça a si mesmo estas perguntas:

• Qual é o contexto desta negociação?
• Quem são as pessoas envolvidas e quais são suas percepções sobre a negociação?
• Em caso de conflito, qual é a natureza do conflito?

Além disso, antes de qualquer negociação, decidir a hora e o local de uma reunião para discutir o assunto: se possível, escolher uma data próxima à data para esclarecer rapidamente os elementos preliminares.

Definir quem participará e garantir que todos conheçam os fatos para que possam esclarecer sua posição.

Finalmente, avaliar seus objetivos de negociação: o que eles provavelmente irão pedir?

2. Definir a estrutura da negociação

Defina as regras básicas e procedimentos para a negociação com as outras partes (e você não está imune a novas negociações sobre a definição dessas regras!)

• Onde isso acontecerá?
• Existe alguma restrição de tempo?
• Em que questões as negociações serão limitadas?
• Qual procedimento a ser seguido em caso de impasse?

Este é também o momento em que as partes podem trocar suas primeiras propostas ou pedidos.

3. Discutir e apoiar as posições um do outro

Após trocar suas posições iniciais, ambas as partes explicam, amplificam, esclarecem, reforçam e justificam suas exigências iniciais.

Mas isto não é necessariamente um confronto! Ao contrário, é uma oportunidade de informar a outra parte sobre sua percepção, e de compreender a do outro. É também um momento em que cada parte pode pedir à outra a documentação para apoiar sua posição.

4. Conciliar e comprometer

A essência do processo de negociação está nas concessões que são feitas na tentativa de se chegar a um acordo, um bom negócio. É aqui que ambas as partes fazem concessões para chegar a um acordo.

5. Implementar e fazer acontecer

A etapa final do processo de negociação é formalizar o acordo que foi elaborado e desenvolver os procedimentos necessários para sua implementação e monitoramento.

No caso de grandes negociações, os detalhes devem ser estabelecidos em um contrato formal.

Em resumo, todas essas cinco etapas do processo de negociação precisam ser negociadas para decidir como alocar recursos limitados para salvaguardar os interesses de todos. Estar bem preparado também permite que você tenha mais confiança e depois aplique nossas técnicas de negociação comercial para garantir que você ganhe a negociação.

Preparando bem uma negociação: o método ATROCE

Não se deixe enganar pela sigla, o método ATROCE simplesmente permite que você prepare seus métodos de negociação comercial seguindo uma abordagem precisa:

• Atores: quem são os atores?
• Terra: que terra está sendo negociada?
• Relação de poder: ela é equilibrada entre as partes?
• Objetivos: quais são seus objetivos e os das outras partes?
• Confronto de objetivos: eles são compatíveis?
• Etapas: você já planejou todas as etapas, da introdução à conclusão? Quais são os possíveis incidentes?

1. Identificar os atores na negociação

Lista de todos os atores da negociação

Antes de mais nada, pense (sozinho ou com sua equipe) em todas as pessoas que possam estar envolvidas na negociação:

• Precisamos utilizar terceiros (agentes, advogados, mediadores, intérpretes)?
• Quem deve fazer parte da minha equipe de negociação? Quem deve ser nosso porta-voz? Quais são as responsabilidades específicas de cada membro da equipe?
• Que autoridade eu (ou nossa equipe) tenho para assumir compromissos firmes?
• Quais partes ainda não estão envolvidas na negociação e também poderiam apreciar um acordo?

Categorização dos atores na negociação

Depois de listar todos os atores, é muito interessante categorizá-los. Para isso, você pode usar a GRID, ou Real Group of Influence and Decision: é uma matriz que lhe permite categorizar os diferentes atores em uma negociação. Ela é composta dos seguintes elementos:

• Usuários: eles são diretamente envolvidos na negociação.
• Tomadores de decisão: Sem surpresa, são eles que tomam a decisão final.
• Consultores (internos à empresa) ou Prescriptores (externos): influenciam a decisão.
• Filtros: eles não estão formalmente envolvidos na decisão, mas podem dar um impulso ou um freio.

Para refinar a análise dos atores, você pode pontuá-los de acordo com critérios objetivos de influência (peso), preferência e proximidade. A idéia é realizar uma análise quantitativa estabelecendo subobjetivos mensuráveis, a fim de melhorar o indicador para um determinado ator.

• Influência (peso): envolve a avaliação do peso de um ator na decisão, de 1 (pouca influência mas pode transmitir ou bloquear informações) a 5 (parte do comitê de tomada de decisão, muitas vezes o diretor geral)
• Preferência: aqui você observa se os atores o apóiam ou não, de -2 (a pessoa é muito desfavorável para você ou seu concorrente) a 2 (muito favorável) a 0 (eles são neutros).
• Proximidade: taxa de 0 a 3 a proximidade de uma parte interessada: é fácil encontrá-la? Eles lhe fornecem muitas informações sobre as diferentes questões de negociação?

Neste exemplo, François Voisin, um novo gerente de projetos de TI, foi convencido por um software de CRM que ele quer comprar para sua empresa. O engenheiro de vendas – usuário aqui – Philippe Gartan, presente na demonstração, também estava convencido.

O gerente geral, Pierre Lagrange, é bastante favorável por causa da reputação do software de CRM. Ele tem um peso importante na decisão que impacta a organização de vendas e representa um orçamento sensível.

Como você pode usar seus conhecimentos sobre os atores na negociação?

Uma vez identificados e avaliados todos os jogadores do GRID, a idéia é maximizar suas chances de ganhar em um determinado momento: para isso, o objetivo é aumentar o produto do índice de preferência x índice de peso.

Estamos à procura, nesta ordem :

• Para aumentar a preferência de pessoas próximas
• Para aumentar a proximidade de pessoas com forte influência
• Em casos extremos, para diminuir a influência de pessoas que são principalmente detratores, e muito distantes.

2. Definir a terra

A idéia aqui é definir as “variáveis” da negociação. O que é discutível na negociação? Ao contrário, o que não é?

Os campos são, por exemplo, preço, cronograma, método de financiamento, escopo, escopo funcional, etc.

3. Liste os objetivos

Uma vez claros os atores e os campos, os passos 3 e 4 (listar os objetivos e compará-los) consistem em definir, para cada campo :

• Seu BATNA: BATNA significa “Best Alternative to a Negotiated Agreement”, que pode ser traduzido como MESORE: “MEilleure SOlution de REchange/REplique- MEilleure SOlution”. Esta é sua solução de recurso, ou seja, a melhor que você pode obter se a outra pessoa se recusar a negociar com você. Se você quer se tornar um profissional da BATNA, escrevemos um artigo sobre isso aqui mesmo.
• O BATNA estimado de sua contraparte: não se esqueça de pensar também no BATNA das outras partes. O princípio é que um BATNA pode ser revelado sem medo ao adversário, se for bom.
• Seu objetivo ideal
• A meta ideal estimada de sua contraparte

A partir da BATNA, você pode deduzir o ZOPA (Zona de Possível Acordo): esta é a faixa sobre a qual um acordo é possível.

Por exemplo, no preço (isso é fácil):

• Você não irá abaixo de 20 mil euros
• Idealmente, você gostaria de vender por 50 mil euros
• Você acha que sua contraparte não irá além dos 40 mil euros, o montante que eles estão gastando atualmente com este problema.
• Sua contraparte indicou um orçamento de 32 mil euros
• O ZOPA está entre 20K e 40K.

Naturalmente, o BATNA para cada item depende dos outros itens: com uma diferença de preço tão significativa, você não vende a mesma coisa.

O exercício apenas identifica os limites da estrutura de negociação, não propondo ainda soluções. Elas devem surgir naturalmente, mas é importante testar cada uma de suas hipóteses contra a realidade antes de agrupar cada terreno de negociação para propor uma solução.

Primeiro, reserve um tempo para estimar seus objetivos & BATNA para cada um dos campos.

4. Confrontação de objetivos

O termo confronto é um pouco infeliz aqui, pois se espera que a maioria dos objetivos estejam na mesma direção.

A idéia aqui é refinar sua compreensão do BATNA de sua contraparte. O objetivo é :

• Identificar pontos não negociáveis ou difíceis de serem negociados.
• Identificar áreas de possível acordo.

Estes são os dois elementos que o guiarão quando quiser juntar as diferentes bases de negociação em uma proposta.

5. As etapas da negociação

Agora é necessário definir com precisão como a negociação será conduzida.

• Onde e quando a negociação deve ser feita?
• Quem estará presente?
• Quanto tempo devem durar as negociações? Quais são os prazos?
• Como? A negociação é presencial ou algumas trocas serão realizadas por e-mail, videoconferência, etc.?
• Em que ordem devo me dirigir às diferentes partes da outra parte?
• Quem são meus concorrentes para este mercado? Como se comparam nossas vantagens e desvantagens relativas?

Entretanto, temos alguns conselhos: para simplificar as negociações, tente limitar o número de pessoas presentes, mesmo que isso signifique chamar um forasteiro em algum momento no caso de um impasse.

Certifique-se de que os membros de sua equipe (ou todos os seus defensores) se conheçam: a confiança é fundamental, incentive seus ‘colegas de equipe’ a se encontrarem em ambientes neutros (restaurantes, bares). Dependendo dos riscos da negociação, você pode organizar exercícios e simulações para desenvolver esta relação de confiança.

Não hesite em trabalhar nesta confiança também com seus oponentes, conhecendo-se de antemão.

A localização é muito importante: se você sente que está em uma posição fraca, mantenha a negociação em suas instalações, onde você estará mais confortável. Uma vez adquirida alguma experiência de negociação, você pode pedir que ela seja realizada nas instalações de seu oponente e usar o que inicialmente é um ponto fraco como argumento para negociar objetivos principais.

Como qualificar uma negociação?

O método ATROCE também torna possível qualificar uma negociação com bastante precisão. Em cada etapa, pode-se perguntar a si mesmo sobre o potencial e o futuro da negociação:

• Atores: se todos o odeiam, você está em apuros.
• Terreno: se você tem apenas o preço como um terreno de negociação, pode ser bastante complicado encontrar um equilíbrio satisfatório. Por outro lado, se você pode negociar em 30 pontos diferentes, você está se engajando em uma negociação muito complexa. E a complexidade tem um custo.
• Objetivos: isto é o que lhe permitirá determinar se o custo da negociação vale a pena (trocadilho pretendido).
• Confronto: você deve ser capaz de desenhar um ZOPA, uma zona de possível acordo. Se não há ZOPA, é um péssimo começo…
• Passos: tome cuidado para não desconsiderar o que muitas vezes são considerados detalhes operacionais. Se você tiver que viajar para a Nova Zelândia toda semana durante cinco meses, provavelmente terá dificuldade para concluir a negociação.