Quando você está procurando um CRM para estruturar sua prospecção e acompanhar melhor seus clientes, rapidamente se depara com soluções “gratuitas”. Na verdade, você já deve ter se deparado com nosso Top 15 (truly) Free CRM Software in 2025.
É tentador: por que pagar por um CRM se você pode usar um gratuitamente?
Mas se você pesquisar um pouco, logo descobrirá que os CRMs gratuitos oferecidos por alguns editores(HubSpot, Zoho CRM, Brevo, Agile CRM etc.) têm uma coisa em comum: são limitados em todos os aspectos, seja em termos de número de usuários, recursos, integrações ou suporte.
Exceto pelo fato de nem sempre sabermos o quanto é uma barreira. Claramente, se vocês são dois na equipe e precisam apenas centralizar seus contatos em um banco de dados, com um pipeline básico para acompanhar o progresso das oportunidades, então sim, um CRM gratuito pode ser suficiente.
Por outro lado, é difícil prescindir de um CRM pago se você quiser ir além – a menos que opte por um CRM de “código aberto”, que é gratuito no papel, mas na realidade é complexo (e, em última análise, caro) de implementar.
O objetivo deste guia é ajudá-lo a decidir se um CRM gratuito éadequado para você ou se seria melhor escolher um CRM pago imediatamente.
Sommaire
CRM gratuito ou pago: nossas recomendações para sua situação
Se não tiver tempo para ler tudo, você pode dar uma olhada em nossos conselhos, dependendo da sua situação (selecionamos os 4 casos mais emblemáticos, portanto, você deve se encontrar em um deles).
| Sua situação | Nossa recomendação |
|---|---|
| CASO 1: você está sozinho ou tem uma equipe muito pequena, com necessidades simples (centralização de contatos, acompanhamento de um único pipeline) e não planeja grandes mudanças no médio prazo. | A versão gratuita de um CRM, como HubSpot, Zoho ou Brevo, pode ser suficiente. |
| CASO 2: Suas necessidades são simples hoje, mas você está prevendo um rápido crescimento: mais usuários, mais leads, processos mais estruturados. | Comece com um CRM freemium… mas escolha um que você esteja preparado para manter como uma versão paga (para evitar uma migração dolorosa)! |
| CASO 3: você tem uma equipe de mais de três vendedores ou processos de vendas ligeiramente complexos (vários estágios de qualificação, diferentes tipos de clientes potenciais, acompanhamento longo ou com várias partes interessadas, acompanhamentos automatizados, relatórios por tipo de negócio etc.). | Um CRM pago é o caminho a seguir (ou um CRM de código aberto, desde que você esteja preparado para colocar a mão na massa). |
| CASO 4: Você tem habilidades técnicas internas e está procurando uma solução poderosa sem taxas de licença. | Um CRM de código aberto, como o Odoo ou o Dolibarr, pode ser uma opção, desde que você tenha um bom conhecimento de como implementá-lo e preveja os custos humanos (como veremos, um CRM de código aberto nunca é gratuito). |
Essayez notre moteur de recommendation pour shortlister les 3 logiciels les plus adaptés à votre besoin
CRM gratuito vs CRM pago – Tabela de resumo
Antes de entrar em detalhes, aqui está um resumo das principais diferenças entre um CRM gratuito (freemium ou de código aberto*) e um CRM pago. Isso lhe dará algumas dicas iniciais, mas não lhe dirá muito se você não estiver familiarizado com CRMs. Portanto, recomendamos que você não pare por aqui e continue a ler!
| Critérios | CRM gratuito | CRM pago |
|---|---|---|
| Custo | Gratuito para usar (freemium) ou instalar (código aberto), mas cuidado com os custos indiretos… | Assinatura mensal, de € 10 a € 20 por usuário por mês. |
| Recursos | Funcionalidade limitada no freemium (automações, relatórios, integrações geralmente ausentes); muito abrangente no código aberto, mas com a condição de que você mesmo configure tudo. | Acesso a todas as principais funções de CRM: vários pipelines, automação, painéis de controle personalizados, marketing etc. |
| Número de usuários | Geralmente limitado a 1 ou 3 usuários em freemium; ilimitado em código aberto, mas sem gerenciamento de direitos detalhado por padrão. | Multiusuário por padrão, com gerenciamento de funções e permissões. Os CRMs pagos são projetados para o trabalho colaborativo. |
| Número de contatos/negócios | Limites de volume ou funcionalidade quando um determinado limite é ultrapassado (freemium); ilimitado em código aberto. | Geralmente ilimitado ou muito grande |
| Suporte ao cliente | Nenhum código aberto; freemium mínimo (fórum, base de conhecimento). | Suporte multicanal completo: e-mail, chat, às vezes telefone. |
| Personalização | Nível baixo a médio para freemium; nível muito alto para código aberto, mas requer habilidades técnicas. | Personalização avançada acessível sem codificação (campos, pipelines, visualizações, fluxos de trabalho, relatórios etc.). |
| Integrações e APIs | Frequentemente ausentes ou bloqueadas no freemium; disponíveis em código aberto, mas, mais uma vez, complexas de integrar sem desenvolvimento. | Os CRMs pagos bem estabelecidos geralmente oferecem grandes bibliotecas de conectores nativos e APIs documentadas. |
| Acesso móvel | Frequentemente ausente ou muito limitado | Aplicativo móvel robusto na maioria dos casos. |
| Segurança e conformidade | Depende do modelo: código aberto = responsabilidade do provedor de hospedagem; freemium = garantias variáveis. | Conformidade com o RGPD, hospedagem segura, opções de backup e gerenciamento de acesso. |
| Para quem é? |
|
Todas as outras empresas 🙂 |
*Esta tabela leva em conta apenas o CRM gratuito “no sentido estrito”, ou seja, software de código aberto e versões freemium oferecidas por editores de SaaS. Excluímos deliberadamente as ferramentas que foram desviadas de seu uso original (Notion, Trello, Airtable, GSheets, etc.) que podem, em alguns casos, ser usadas como CRMs simplificados.
Quando um CRM gratuito pode ser suficiente
Vamos começar esclarecendo: “CRM gratuito” não se refere a apenas um tipo de ferramenta, e isso geralmente é a fonte de muita confusão entre as pessoas que não estão familiarizadas com esse tipo de solução. Na verdade, existem 3 categorias de software de CRM gratuito 👇
O que chamamos de “CRM gratuito”.
Existem três tipos de CRM gratuito (e eles são muito diferentes uns dos outros):
- CRM Freemium, também conhecido como os “planos gratuitos” oferecidos por alguns editores de CRM pagos, como a HubSpot ou a Zoho. Esses são produtos que geram perdas. As versões gratuitas geralmente são muito limitadas em todos os aspectos, pois o objetivo do editor é fazer com que você mude para uma assinatura paga o mais rápido possível. As versões gratuitas podem fazer o trabalho em certos casos (bastante limitados, é preciso dizer…).
- Os CRMs de código aberto, como o Odoo ou o Dolibaar, são gratuitos para download, mas você mesmo precisa hospedá-los, configurá-los e mantê-los. Em geral, eles são muito avançados em termos de funcionalidade, mas difíceis ou muito difíceis de domar se você não tiver as habilidades técnicas ou de desenvolvimento necessárias. Portanto, para ser honesto, a implantação de um software de CRM de código aberto não é nada gratuita: ela custará a você mão de obra ou dinheiro (se você usar um integrador de CRM).
- Soluções que não são CRMs, mas que podem ser usadas para essa função de uma forma que desvirtue seu uso tradicional. Estamos pensando aqui no Notion, que oferece modelos de CRM, ou no Airtable, Trello, etc. Em geral, a versão gratuita dessas ferramentas é suficiente para executar um CRM (um banco de dados de contatos + um pipeline de vendas).
No restante deste artigo, vamos nos concentrar nas duas primeiras categorias: “CRM freemium” e “CRM de código aberto”.
Em alguns casos, optar por um CRM gratuito pode ser perfeitamente suficiente, desde que você tenha uma ideia clara do que deseja da ferramenta e esteja ciente de suas limitações.
Optar por um CRM gratuito pode fazer sentido se, e somente se, você tiver um CRM gratuito:
- Você está na fase inicial. Você acabou de lançar sua empresa ou está no processo de estruturar sua atividade comercial. Seu objetivo é, acima de tudo, não se esquecer de nada e centralizar suas informações em algum lugar. Você ainda não precisa automatizar ou analisar nada.
- Você trabalha sozinho ou com uma equipe muito pequena. Quando você trabalha com apenas duas ou três pessoas, sem hierarquia de vendas ou relatórios para produzir, um painel simples com alguns lembretes geralmente é suficiente para manter as coisas funcionando sem problemas.
- Suas necessidades são simples, limitadas à centralização de contatos. Você precisa centralizar seus contatos e ficar de olho nas oportunidades atuais, com acompanhamento básico das vendas. Você não precisa integrar o CRM à sua ferramenta de faturamento, lançar sequências de e-mail nem automatizar nada.
- Você está no processo de avaliar suas necessidades. É claro que vale a pena testar a versão gratuita do HubSpot, Brevo ou Zoho CRM para ver como é um CRM “real”, como ele funciona e para ajudar você a identificar suas necessidades (antes de fazer sua escolha).
- Você tem os recursos internos para configurar um CRM de código aberto. Se você tiver uma equipe técnica ou um perfil capaz de lidar com a hospedagem, a configuração e a manutenção de um CRM de código aberto, poderá considerar esse tipo de solução por um custo quase zero (excluindo mão de obra). Mas tenha cuidado, pois os CRMs de código aberto costumam ser muito ruins em termos de experiência do usuário: não é certo que o seu pessoal de vendas vá aceitá-lo (um ponto que muitas vezes é esquecido).
E se você pudesse comprar o melhor CRM do mercado?
Independentemente das necessidades e do contexto de sua empresa, é impossível realizar um estudo comparativo sério sem incluir o Salesforce em seu benchmark.
A Salesforce agora tem uma oferta dedicada para PMEs e VSEs, o plano Salesforce Starter.
Para obter uma demonstração personalizada e gratuita da versão Starter do software, clique no botão abaixo.
Os benefícios reais de mudar para uma solução de CRM paga
Muitas empresas começam com uma versão gratuita, normalmente o plano gratuito oferecido pela HubSpot ou a versão gratuita do Brevo. E, em muitos casos, essa é uma maneira muito boa de estabelecer as bases: você consegue centralizar seus contatos, acompanhar as oportunidades em andamento e manter um histórico mínimo de trocas. Você instala a ferramenta, testa-a e se orienta. No início, tudo se encaixa em um único pipeline, então ficamos felizes.
Mas logo surgiram problemas:
- Você gostaria de enviar um lembrete automático a todos os clientes potenciais que não responderam em 7 dias. Mas você não pode.
- Você tem dois tipos de clientes potenciais com ciclos de vendas muito diferentes e deseja rastreá-los em pipelines separados. Isso não é possível com a versão gratuita.
- Você começa a ter várias pessoas usando a ferramenta, mas fica difícil saber quem está seguindo o quê e não há um sistema de colaboração.
- E, acima de tudo, você não sabe realmente qual é a sua posição. Quantas oportunidades surgiram para você neste mês? De onde elas vieram? Qual é a taxa de conversão real entre o contato e a assinatura? Os painéis de controle oferecidos são muito limitados, se não inexistentes.
Geralmente, é nesse momento que damos o passo em direção a um plano de CRM pago. E essa etapa sempre se torna necessária em algum momento. Em outras palavras, quando a centralização das informações de contato e o uso de um canal único não são mais suficientes.
O conselho de Salesdorado
Sempre chega um momento em que a versão gratuita de um CRM atinge seus limites e, em muitos casos, isso acontece rapidamente, às vezes nas primeiras semanas de uso sério.
Se, “por acaso”, a versão gratuita puder fazer o trabalho no início (e, portanto, você decidir começar a usar a versão gratuita), tenha o cuidado de escolher uma ferramenta que você esteja preparado para manter (e pagar) quando quiser ir além. Caso contrário, o custo real virá mais tarde… quando você tiver que mudar de CRM.
Mudar de um HubSpot gratuito para um Pipedrive pago, por exemplo, não é uma simples questão de copiar e colar. Você precisa começar do zero com a configuração, os dados e o histórico, e também precisa fazer com que toda a equipe aceite uma nova ferramenta. Portanto, é uma boa ideia que você pense no futuro…
Se você ainda optar por um CRM gratuito: 2 avisos
Um CRM gratuito pode ser um bom ponto de partida, mas somente se você fizer uma escolha informada. Um erro comum é pensar que você sempre pode mudar depois, ou que verá “quando chegar a hora certa”. Só que “quando chegar a hora” muitas vezes chega mais rápido do que você imagina e, se a ferramenta não tiver sido escolhida com um mínimo de antecedência, ela pode se transformar em um verdadeiro obstáculo.
Aqui estão dois pontos que você deve ter em mente se decidir usar um CRM gratuito.
#1 CRM gratuito ≠ 0 euro
Um CRM gratuito, no papel e “por definição”, é € 0. Só que, na realidade, isso nunca é totalmente verdade.
Com o CRM freemium, os mecanismos são bem experimentados e testados. Você tem acesso a uma versão gratuita que é funcional o suficiente para começar, mas deliberadamente limitada: um único pipeline, no máximo três usuários, poucas integrações, nenhuma automação, nenhum relatório. Obviamente, essa é uma escolha deliberada por parte dos editores. O objetivo é empurrá-lo naturalmente para um plano pago assim que você quiser estruturar um pouco as coisas.
E quando chega a hora de fazer a troca, a conta pode aumentar rapidamente. Estamos pensando em um CRM como o da HubSpot, que oferece uma versão gratuita bastante generosa, é preciso dizer, mas também os planos pagos da HubSpot, que estão entre os mais caros do mercado (mesmo que a chegada do plano Starter possa atenuar esse julgamento).
Como vimos, os CRMs de código aberto são gratuitos para download, mas, na prática, exigem tempo, habilidades técnicas e manutenção. Você precisa gerenciar a hospedagem, a segurança, a configuração técnica e as atualizações. A menos que tenha uma equipe técnica dedicada, você corre o risco de gastar muito mais energia do que deveria.
Portanto, tome cuidado para não sucumbir irrefletidamente ao canto da sereia das ofertas gratuitas. Na vida, nada é gratuito. Em ambos os casos (versões gratuitas de CRMs proprietários e CRMs de código aberto), a implantação de um CRM custa dinheiro em algum momento.
#2 A migração para outra ferramenta de CRM pode ser (muito) cara
O que raramente prevemos é o custo de saída. Porque quando o CRM gratuito atinge seus limites, dizemos a nós mesmos que simplesmente escolheremos outro CRM mais completo. Fácil no papel, não é?
Bem, na verdade não. Ou melhor: nem um pouco!
Mudar o CRM significa migrar dados (e nem todos os dados migram bem), reconstruir processos, reconfigurar visualizações, refazer a integração da equipe, redefinir automações… É um projeto real que você nunca pode antecipar o suficiente.
Especialmente porque a transição precisa ser gerenciada sem nenhuma interrupção operacional. Não se trata de perder uma semana de prospecção porque o novo CRM não está pronto ou porque você perdeu as notas de acompanhamento dos 20 leads em andamento.
Em resumo, é melhor evitar que você passe pelo processode “migração de CRM“. E, para isso, você precisa escolher seu CRM com cuidado desde o início, seja ele gratuito ou pago.
Indo mais longe
Conclusão: a melhor orientação para você fazer a escolha certa
Este conselho é simples: comece definindo seus casos de uso – agora e daqui a 6 a 12 meses.
O grande erro na escolha de um CRM é se precipitar na comparação de ferramentas sem dedicar tempo para formular claramente suas necessidades. No entanto, essa é a única maneira de você escolher um CRM de forma eficaz e encontrar a resposta para a pergunta feita neste artigo: CRM gratuito ou CRM pago.
Portanto, antes mesmo de pensar na ferramenta, você precisa pegar uma folha de papel em branco e definir em preto e branco o que realmente deseja do CRM. Você precisa expressar suas necessidades e casos de uso de forma clara e precisa. Isso o ajudará a identificar os recursos de CRM de que você precisa de forma precisa e a criar uma mini especificação deCRM.
Para ajudar você, faça a si mesmo as perguntas certas:
- Quem usará o CRM no dia a dia?
- Quais informações você deseja centralizar (contatos, oportunidades, contratos, trocas)?
- Você precisa rastrear clientes potenciais, clientes ou ambos?
- Você gostaria de automatizar determinadas tarefas repetitivas (lembretes, notificações, lembretes)?
- Quão padronizados ou altamente específicos são seus processos de vendas?
- Sua equipe costuma trabalhar junta nos mesmos projetos?
- Você precisa conectar o CRM a outras ferramentas (faturamento, marketing, suporte)?
- Seu volume de leads está estável ou deve crescer significativamente nos próximos meses?
Porque, sim, você precisa ir além do uso imediato. Um CRM não é uma ferramenta que você troca a cada três meses, é um bloco de construção projetado para criar raízes ao longo do tempo.
Essayez notre moteur de recommendation pour shortlister les 3 logiciels les plus adaptés à votre besoin
Se a sua empresa está pronta para evoluir (mais leads, mais pessoas na equipe, processos de vendas mais complexos), essas necessidades futuras também devem ser previstas hoje.
Muitas empresas se veem encurraladas não porque escolheram o CRM errado, mas porque escolheram o CRM que estava fazendo o trabalho no momento t, mas que não é mais adequado no momento t+1, porque sua atividade de vendas se tornou mais estruturada, porque surgiram novas necessidades (não cobertas pelo CRM escolhido no início).
Portanto, para concluir, não comece comparando ferramentas, não comece perguntando a si mesmo se você precisa de um CRM gratuito ou pago, comece definindo suas necessidades e seus casos de uso – e a resposta às suas perguntas se tornará óbvia.
Indo mais longe
Essayez notre moteur de recommendation pour shortlister les 3 logiciels les plus adaptés à votre besoin
