Nossa opinião sobre Projetos Zoho

Para quem procura um software de gestão de projectos flexível e acessível, o Zoho Projects é a solução ideal. Inclui todas as funcionalidades que se esperam de uma solução de gestão de projectos, ao mesmo tempo que beneficia das vantagens do ecossistema Zoho. De facto, a verdadeira vantagem do Zoho Projects é a sua vasta gama de integrações.

No entanto, o Zoho Projects ainda é um pouco limitado nas suas funções de controlo de tempo e gestão de recursos. Saiba mais neste artigo!

Minha opinião sobre o Zoho Projects em poucas palavras

• Relação qualidade-preço: o Zoho Projects não só é um dos melhores programas de gestão de projectos gratuitos, como também os seus planos oferecem uma relação qualidade-preço imbatível para as funcionalidades oferecidas, com um preço realmente baixo (e ainda mais nos planos anuais).
• Ecossistema Zo ho: esta é a verdadeira vantagem – o Zoho Projects está incluído em todo o ecossistema Zoho (como se pode ver pelas integrações, em particular: CRM, Fatura, Pessoas, Documentos, Correio…) – para as pessoas que querem centralizar e simplificar a utilização de uma única ferramenta, ou quase uma única ferramenta, isto é ideal!

• Falta de profundidade funcional É a melhor relação qualidade/preço – não vai tão longe como outro software de gestão de projectos em muitos pontos (acompanhamento do tempo e gestão de recursos em particular) – por isso não é adequado para organizações com grandes necessidades (e projectos complexos).

Zoho Projects : Resumo das características

Em primeiro lugar, o Zoho Projects tem a imensa vantagem de estar disponível em francês, ao contrário de alguns softwares de gestão de projectos.

Gestão e planeamento de tarefas

Quando inicia sessão, acede ao seu painel de controlo personalizado que lhe mostra uma visão geral dos seus projectos, o estado das tarefas ou orçamentos que lhe interessam. Por exemplo, pode adicionar um widget “Estado da tarefa” que apresenta um gráfico circular e um número bruto de tarefas abertas e fechadas.

Pode então criar os seus projectos no Zoho Projects: ao contrário de outros softwares, não existem aqui modelos pré-existentes, pelo que pode personalizar tudo. O Zoho Projects dá um grande detalhe às tarefas: para além das datas de início e de fim, pode indicar quantas horas por dia uma pessoa deve dedicar a essas tarefas.

Nos planos pagos, as tarefas também têm temporizadores incorporados e pode indicar se o tempo despendido é faturável ou não. Se várias pessoas estiverem a trabalhar na mesma tarefa, podem introduzir uma percentagem de conclusão.

O Zoho Projects permite-lhe definir dependências de tarefas, que são mais fáceis de criar a partir de um gráfico de Gantt: pode também ligá-las com uma linha para evitar conflitos entre tarefas.

Como é frequentemente o caso com o software de planeamento, o Zoho Projects oferece várias formas diferentes de gestão de tarefas, desde listas de tarefas padrão a quadros Kanban, sem esquecer os gráficos de Gantt.

Cada tarefa tem definições de prioridade e dependências para o ajudar a decidir quais as tarefas a concluir primeiro.

Uma caraterística fundamental do Zoho Projects é um relatório de gestão de recursos (apenas para Premium e Enterprise) que lhe permite ver a carga de trabalho dos membros da sua equipa sob a forma de uma linha de tempo.

Ao contrário de uma tabela tradicional de software de gestão de projectos, as diferentes barras coloridas permitem-lhe ver quando uma pessoa não está atribuída a uma tarefa ou, pelo contrário, está atribuída a demasiadas tarefas.

Na secção Controlo de tempo, pode definir o seu horário de trabalho e introduzir os seus dias de folga.

Comunicação e colaboração

O Zoho Projects oferece uma série de ferramentas de comunicação e colaboração, que pode optar por manter ou não durante a configuração inicial, se, por exemplo, a sua equipa já estiver a utilizar uma aplicação de mensagens diferente e não quiser que haja confusão.

Por outro lado, o Zoho Projects oferece uma ferramenta de mensagens instantâneas que lhe permite discutir diretamente os projectos em curso. Para comunicações assíncronas, tem fóruns e actualizações de estado para informar os seus colegas sobre o que está a fazer.

Existe uma função de “fluxo de actividades” que lhe permite ver todas as actividades de um projeto por ordem cronológica inversa. Em termos de colaboração, os painéis de controlo da equipa permitem-lhe ver diretamente onde cada um se encontra em termos de progresso nas suas tarefas.

A integração com o Zoho Meeting é também muito útil para evitar a necessidade de utilizar aplicações de terceiros. Um dos pequenos extras do Zoho é que as notificações são interactivas: pode comentar diretamente as tarefas a partir da caixa de notificação.

A partilha de documentos é muito fácil, quer a partir das secções de comentários das tarefas, quer a partir da área de armazenamento centralizada no menu do lado esquerdo.

Controlo de tempo

Como todos os softwares de controlo de tempo, o Zoho Projects tem um temporizador incorporado para cada tarefa (com limites de tempo, caso se esqueça de o desligar). É possível registar este tempo como faturável ou não faturável.

Para acompanhar a sua produtividade, tem acesso a relatórios específicos. Os administradores podem gerir as autorizações dos empregados, incluindo o registo das horas já trabalhadas e o número máximo de horas registadas.

No que diz respeito ao controlo do tempo, o Zoho Projects não vai tão longe como outros softwares, embora ofereça as ferramentas essenciais.

Comentários de clientes sobre o Zoho Projects

De um modo geral, os clientes consideraram o Zoho Projects um pacote de software extremamente completo para a gestão de projectos, especialmente em termos de colaboração e comunicação. O Zoho Projects também está a receber muitos comentários positivos sobre as muitas integrações possibilitadas pelo pacote Zoho. Como ponto fraco, estas várias integrações tornam por vezes mais complexo o onboarding do Zoho Projects, o que significa que a sua utilização nem sempre é intuitiva, algo que os seus utilizadores lamentam.

Apoio ao cliente no Zoho Projects

O apoio ao cliente do Zoho Projects não é revolucionário, mas é muito completo e, acima de tudo, está disponível em mais de 20 línguas, incluindo o francês, o que é bastante raro.

Oferece uma grande quantidade de recursos, tanto para os utilizadores do Zoho Projects como para os programadores. Estes recursos incluem:

• Recursos escritos para a integração, FAQs para resolver os problemas mais comuns
• Um fórum e uma comunidade bastante ativa de utilizadores do Zoho Projects
• Tutoriais em vídeo e estudos de caso para o ajudar a aprender a utilizar o Zoho Projects
• Vídeos do YouTube e Webinars com especialistas do Zoho Projects
• Uma bússola de produtividade: uma ferramenta que o orienta na melhoria da produtividade, desde a gestão de projectos e a colaboração até à cultura do local de trabalho e ao comportamento organizacional.

Se não encontrar o que procura, existe ainda um endereço eletrónico para contacto no sítio. Para os programadores, o Zoho Projects disponibiliza um guia de API para compreender e integrar o serviço Zoho Projects com aplicações de terceiros, bem como um guia para criar as suas próprias extensões.

O mercado de integração do Zoho Projects

Um dos pontos fortes do Zoho Projects é o facto de fazer parte do pacote Zoho, razão pela qual oferece uma vasta gama deintegrações.

• Aplicações Zoho: acesso a todo o ecossistema Zoho, desde a ferramenta de videoconferência Zoho Meetings até ao Zoho Books e ao Zoho Invoice.
• Gestão de documentos: o Zoho Projects também funciona com o pacote Google, incluindo aplicações de gestão de documentos como o Google Drive, mas também o Dropbox, Onedrive, Box, etc.
• Mensagens: para a comunicação, o Zoho Projects integra-se com todas as suas aplicações de mensagens, incluindo o Slack, o Gmail e o Teams.

Zoho Projects: preços

Em termos de preços, o Zoho Projects oferece 3 planos, todos eles bastante acessíveis tendo em conta a profundidade funcional oferecida:

• Plano gratuito para um máximo de 3 utilizadores e 2 projectos, com espaço de armazenamento limitado. Este plano é mais para uso pessoal ou para descobrir a ferramenta. Continua a ser uma excelente ferramenta gratuita de gestão de projectos, mas se precisar de mais utilizadores, recomendamos a Asana.
• Plano Premium: 5 euros/utilizador/mês. Disponível para 50 utilizadores e 20 projectos, permite o acesso a gráficos de Gantt, tarefas recorrentes e integrações mais avançadas (como o Zoho Accounting). É o plano ideal para empresas muito pequenas.
• Plano Empresa: 10 euros/utilizador/mês. Sem limites de utilizadores ou projectos, este plano dá-lhe acesso a funções personalizadas, como dependências de tarefas ou um domínio específico da empresa.

As principais alternativas ao Zoho Projects

O Zoho Projects tem uma série de vantagens, mas se não tiver a certeza, existem muitas alternativas:

• Os gigantes da gestão de projectos e, por conseguinte, os softwares mais versáteis (nomeadamente em termos de controlo do tempo, gestão dos recursos, etc.): Monday, Wrike, Clickup, Asana, etc.
• Software de gestão de projectos com um elevado nível de colaboração e comunicação: plataformas de colaboração como o Trello ou o Notion
• Gestão de projectos especializada num determinado sector ou tipo de projeto: Teamwork para agências e empresas de serviços, Jira para a gestão ágil de projectos, Airtable para os adeptos do Excel, Basecamp para organizações totalmente remotas.