Os 10 melhores softwares de fluxo de trabalho

Se tivéssemos de definir o software de fluxo de trabalho numa frase, seria um software que automatiza os processos de trabalho para melhorar a produtividade das suas equipas.

Na realidade, é um pouco mais complexo do que isso e não existe um software de fluxo de trabalho específico: para gerir os seus fluxos de trabalho, pode escolher software de gestão de projectos, CRM, ferramentasde automatização, plataformas de colaboração, etc.

Não há falta de opções e pode ser difícil fazer a escolha certa para as suas necessidades. É por isso que listámos os nossos 10 pacotes de software de fluxo de trabalho favoritos neste artigo!

O que é a gestão do fluxo de trabalho?

O workflow é a representação gráfica ou modelação de um processo de negócio, que inclui diferentes etapas ou tarefas; é um processo que pode ser reproduzido dentro de uma equipa ou mesmo em maior escala, dentro de uma organização (este processo tem uma ou mais ocorrências em cada projeto).

A gestão do fluxo de trabalho é a coordenação de todas as tarefas que se acumulam numa equipa ou organização para realizar um projeto mais global. Existem 3 componentes principais:

• Entrada: todos os elementos necessários para iniciar uma tarefa.
• Transformação: todos os elementos produzidos quando a tarefa é executada.
• Saída: os elementos efetivamente produzidos no final da tarefa – tendo em conta que esses mesmos elementos podem ser o ponto de entrada para outra fase ou mesmo para outro fluxo de trabalho.

Principais características das ferramentas de gestão do fluxo de trabalho

A escolha de um software de gestão do fluxo de trabalho permite-lhe :

• facilitar a execução de tarefas no âmbito de projectos, para uma melhor visualização, mas também para melhorar a sua colaboração e limitar os erros e o risco de mau funcionamento
• poupar tempo, graças à automatização
• melhorar a sua produtividade global e promover a melhoria contínua, graças aos relatórios

Para o ajudar a atingir estes objectivos, simplificando os seus processos e automatizando o maior número possível de tarefas, o software de fluxo de trabalho deve possuir determinadas características essenciais. Tomemos o exemplo de um fluxo de trabalho para a celebração de um contrato de prestação de serviços com um cliente:

• Integração a montante: com as suas fontes de dados primárias, a fim de definir o processo com todas as informações que compõem o fluxo de trabalho (de outros softwares utilizados, que são diferentes consoante a equipa e a empresa). No nosso exemplo, o objetivo é qualificar as necessidades do cliente a partir da base de dados da equipa de vendas (o CRM) com vista à celebração de um contrato (informações e necessidades do cliente).
• Conceção do processo de transformação: Qualquer software de gestão do fluxo de trabalho deve permitir que uma tarefa ou projeto passe por um processo normalizado – trata-se da formalização das 3 fases principais acima mencionadas. No nosso exemplo, estes passos são os seguintes:

1. elaborar uma grelha de requisitos funcionais e não funcionais (formação, desenvolvimentos por medida, implantação, etc.), recorrendo frequentemente a documentos por medida de ferramentas como o Monday ou o Notion.
2. conceber a oferta: integração com ferramentas de gestão colaborativa de documentos para automatizar a redação da proposta de venda
3. negociações com clientes: esta fase é difícil de automatizar, mas pode ser estruturada.
4. finalizar o contrato e o preço: o software ajudará a limitar os erros, simplificando o processo.

Entre as outras funções essenciais, o software de fluxo de trabalho também deve permitir:

• Acompanhamento do progresso: para otimizar os fluxos de trabalho, colaborar mais eficazmente e detetar eventuais erros, os utilizadores precisam de poder acompanhar o progresso do projeto ou da campanha ao longo do tempo.
• Integração a jusante: com todas as ferramentas que necessitam dos resultados (software CRM, automatização do marketing, apoio ao cliente, etc.). No nosso exemplo: transmissão para um software de faturação, assinatura de contratos em linha, etc.
• Relatórios: ser capaz de determinar a sua produtividade e o seu sucesso em continuar a iterar num fluxo de trabalho e num processo – esta é a chave para a melhoria contínua da produtividade.

Os 10 melhores softwares de gestão e automatização de fluxos de trabalho

#1 Segunda-feira: Software de gestão de projectos que se integra com quase tudo

O Monday é realmente a ferramenta ideal para gerir o seu fluxo de trabalho: um dos pacotes de software de gestão de projectos mais flexíveis do mercado, é perfeito para empresas que procuram uma ferramenta completa de gestão de projectos e documentos.

A vantagem da gestão do fluxo de trabalho é a sua rica galeria de modelos, o seu mercado de integração abrangente e a sua facilidade de adoção e utilização.

Em termos de preços, o Monday oferece um plano gratuito para um máximo de 2 utilizadores. Depois, o primeiro plano a 6 dólares/mês/utilizador.

#2 Hive: A ferramenta de gestão de projectos mais robusta que automatiza o seu fluxo de trabalho com o Hive Automate

O Hive é também um software de gestão de projectos de que gostamos muito na Salesdorado: é muito completo e oferece funções de gestão do fluxo de trabalho, mas é também um software de registo do tempo, de tomada de notas, de comunicação e colaboração e uma ferramenta de lista de tarefas. Estas incluem o Hive Automate, que lhe permite automatizar todo o seu fluxo de trabalho.

O outro ponto forte do Hive é o seu vasto catálogo de integrações (mais de 1000), o que faz dele a solução de eleição para as empresas que utilizam uma grande variedade de software.

Quanto aos preços, o plano gratuito está disponível para um máximo de 2 utilizadores e o primeiro plano pago custa 12 dólares por mês/utilizador (subscrição anual).

#3 Clickup: A ferramenta para gerir o seu fluxo de trabalho e recursos para tornar os seus projectos mais eficientes

Para quem procura uma excelente relação qualidade/preço, o Clickup oferece um plano freemium que proporciona uma grande profundidade funcional em termos de gestão do fluxo de trabalho, para um número ilimitado de utilizadores.

Apreciará a galeria de integrações (mais de 1000 aplicações de software disponíveis, incluindo Zapier) e as suas funções de automatização muito avançadas.

O plano gratuito está limitado a 5 utilizadores e não dá acesso a todas as integrações ou funções de personalização. O primeiro plano é de $5/mês/utilizador e desbloqueia quase todos estes limites.

#Airtable: gestão do fluxo de trabalho em formato de folha de cálculo, ideal para os fãs do Excel

Para quem trabalha principalmente com o Excel, o Airtable é o software de gestão do fluxo de trabalho ideal. Trata-se de uma folha de cálculo de nova geração: interligada, com vários quadros e muito poderosa. Isto torna-a uma ferramenta muito versátil, que se adapta muito bem às questões de gestão do fluxo de trabalho.

A sua função de folha de cálculo potente, flexível e fácil de utilizar, bem como o seu vasto catálogo de integrações, fazem dele um software de gestão do fluxo de trabalho eficaz, nomeadamente no que diz respeito à colaboração.

O Airtable oferece um plano gratuito, mas com um número limitado de utilizadores (máximo de 5) e um número limitado de integrações e extensões. Depois, o primeiro plano de pagamento é de $10/mês/utilizador.

#5 Proofhub: A ferramenta de gestão de projectos que tem tudo a ver com colaboração

Proofhub é uma ferramenta de gestão de projectos ideal para quem pretende monitorizar o seu fluxo de trabalho de forma simples e eficaz. É mais adequado para equipas mais pequenas, mas continua a oferecer uma vasta gama de funções.

Um dos seus pontos fortes é o facto de ser visual e personalizável, oferecendo diferentes visualizações dos seus fluxos de trabalho.

Existem apenas dois planos: o primeiro plano custa 45 dólares por mês para 40 projectos, mas sem limite para o número de utilizadores. Por 89$/mês, tem um número ilimitado de utilizadores e acesso a todas as funcionalidades do software.

#6 Accord: Ideal para quem precisa de um espaço partilhado com os seus clientes

A ideia subjacente ao Accord é proporcionar um espaço de trabalho partilhado para si e para os seus clientes. Em termos práticos, propõe um “Plano de Ação Mútuo” aos seus contactos e trabalham em conjunto numa lista de verificação partilhada.

É isso que torna o Accord tão original e faz dele uma excelente ferramenta para gerir os seus fluxos de trabalho, mas também se estiver a lidar com questões de fidelização de clientes.

Estão disponíveis três pacotes: Essential, Startup e Growth a $99, $499 e $1.499/utilizador/mês, respetivamente. Também estão disponíveis testes gratuitos para cada oferta.

#7 Miro: O quadro branco colaborativo em linha para quem quer utilizar modelos

O Miro é uma plataforma colaborativa bastante original que pode ser uma boa opção para gerir os seus fluxos de trabalho de uma forma muito visual: é um quadro branco no qual várias pessoas podem trabalhar em simultâneo.

Para além do seu design atraente, o Miro oferece uma gama de funções, incluindo a capacidade de adicionar ficheiros e imagens, desenhar, fixar notas e muito mais. Também pode fazer chamadas através do Miro com os seus fluxos de trabalho à sua frente.

A versão gratuita do Miro não tem limite para o número de utilizadores, mas apenas oferece 3 quadros, ao contrário do primeiro plano pago a $8/mês/membro, que oferece um número ilimitado de quadros, bem como funções mais avançadas de personalização de quadros.

#8 Make: “A cola da Internet”, ideal para a transferência de dados entre ferramentas

Anteriormente Integromat, Make é uma plataforma de automação altamente abrangente com um editor visual que permite adicionar ramificações lógicas e construir cenários de forma muito intuitiva, com uma biblioteca rica de conectores.

O Make torna muito fácil a criação de fluxos de trabalho complexos e avançados. O seu único defeito é que pode ser demasiado complexo para cenários simples.

Em termos de preços, a versão gratuita dá acesso a 1000 operações e até 100MB de dados transferidos (se não processar imagens, ficará muito abaixo disso). O primeiro plano de pagamento custa 9 dólares por mês e permite até 10.000 operações e 1 GB de dados.

#9 Noção: O software para aqueles que querem um acompanhamento real com base nos seus documentos

A Notion tornou-se a referência para uma comunicação interna eficaz. Reúne todos os conhecimentos da empresa numa ferramenta única, fácil de utilizar e intuitiva. Por isso, é ideal para gerir os seus fluxos de trabalho com a sua equipa.

Existe também uma galeria de modelos e uma série de integrações. Perfeito para documentar tudo, pode complementar a sua utilização automatizando tudo muito facilmente com make.com.

Concebido como uma ferramenta individual, o plano gratuito está limitado a 5 utilizadores. O primeiro plano de pagamento disponível é de $5/mês/utilizador, mas é necessário pagar $10/utilizador/mês para aceder aos planos para equipas, que dão acesso a espaços de trabalho colaborativos.

#10 Salesforce: gestão do fluxo de trabalho num dos líderes do mercado de software CRM

Líder de mercado em software CRM, a Salesforce é simplesmente incomparável em muitos aspectos: é ultra-completa e permite-lhe personalizar os seus fluxos de trabalho ao extremo; a plataforma adapta-se a todos os processos de venda.

Os pontos fortes do Salesforce residem também nas suas ferramentas de elaboração de relatórios, que lhe dão uma melhor compreensão dos seus ciclos de vendas e lhe permitem gerir as suas operações de forma mais eficaz.

A Salesforce não oferece nenhum plano gratuito e o primeiro plano começa em 25 euros/mês/utilizador. No entanto, pode tirar partido de uma avaliação gratuita dos seus vários planos.