Top 10 des meilleurs logiciels de workflow

Si on devait définir en une phrase un logiciel de workflow, c’est un logiciel qui permet d’automatiser le processus de travail pour améliorer la productivité de vos équipes.

Dans la réalité, c’est un peu plus complexe que ça et il n’existe pas à proprement parler de logiciel dédié au workflow: pour gérer vos workflows, vous pouvez choisir des logiciels de gestion de projet, des CRM, des outils d’automatisation, des plateformes collaboratives, etc.

Pour la faire courte, les options ne manquent pas et c’est parfois difficile de faire le bon choix en fonction de vos besoins. C’est pourquoi on vous détaille dans cet article nos 10 logiciels de workflow préférés!

Qu’est-ce que la gestion de workflow?

Le workflow, c’est la représentation graphique ou modélisation d’un processus métier, qui inclut des étapes ou des tâches différentes ; c’est un processus reproductible au sein d’une équipe ou même à plus large échelle, au sein d’une organisation (ce processus a une voire plusieurs occurrences sur chaque projet).

La gestion de workflow est la coordination de toutes les tâches qui s’accumulent au sein d’une équipe ou organisation pour mener à bien un projet plus global. On distingue 3 composantes majoritaires:

• Entrée (input): ce sont tous les éléments nécessaires pour débuter toute tâche.
• Transformation : tous les éléments qui sont produits lors de la réalisation de la tâche.
• Sortie (output): les éléments effectivement produits à la fin de la tâche – sachant que ces même éléments peuvent être le point d’entrée d’une autre étape voire d’un autre workflow.

Les fonctionnalités clé des outils de gestion de workflow

Choisir un logiciel de gestion de workflow vous permet :

• de faciliter la réalisation des tâches au sein des projets, pour une meilleure visualisation mais aussi pour améliorer votre collaboration et limiter les erreurs et risques de dysfonctionnement
• de gagner du temps, grâce à l’automatisation
• d’améliorer votre productivité globale et d’être en amélioration continue, grâce au reporting

Pour vous permettre d’atteindre ces objectifs en rationalisant vos processus et en automatisant un maximum de tâches, un logiciel de workflow doit avoir certaines fonctionnalités incontournables. On prend ici l’exemple d’un workflow de conclusion d’un contrat de service avec un client:

• Intégration en amont : à vos sources de données primaires, afin de définir le processus avec toutes les informations qui composent le workflow (issus des autres logiciels utilisés, qui sont différents selon l’équipe et le métier). Dans notre exemple, il s’agit de qualifier les besoins du client à partir de la base de données de l’équipe commerciale (le CRM) en vue de la conclusion d’un contrat (informations client et besoins).
• Conception du process de transformation : Tout logiciel de gestion de flux de travail doit permettre de faire passer une tâche ou un projet par un processus-type – c’est la formalisation des 3 étapes majoritaires mentionnées plus haut. Dans notre exemple, ces étapes sont les suivantes:

1. établir une grille des besoins fonctionnels & non fonctionnels (formation, développements sur mesure, déploiement, etc.), souvent grâce à l’utilisation de documents sur mesure issus d’outils comme Monday ou Notion.
2. concevoir l’offre : intégration à des outils collaboratifs de gestion de documents pour automatiser la rédaction de la proposition commerciale
3. négociation clients : cette étape est difficile à automatiser, mais peut être structurée.
4. finalisation du contrat et du prix : le logiciel va permettre de limiter les erreurs en rationnalisant le process.

Dans les autres fonctionnalités incontournables, un logiciel de workflow doit ensuite permettre:

• Suivi des progressions : pour optimiser les flux de travail, mieux collaborer, repérer les éventuelles erreurs – les utilisateurs doivent pouvoir suivre la progression du projet ou de la campagne dans le temps.
• Intégrations en aval : à tous les outils qui ont besoin de la sortie (logiciels CRM, Marketing automation, support client, etc.). Dans notre exemple : transmission aux logiciels de facturation, de signature en ligne de contrats, etc.
• Reporting : pour être en mesure de déterminer votre productivité et votre réussite pour continuer à itérer sur un flux de travail et un processus – c’est la clé de l’amélioration continue de la productivité.

Top 10 des logiciels de gestion et d’automatisation de Workflows

#1 Monday: Le logiciel de gestion de projet qui s’intègre à tout, ou presque

Monday, c’est vraiment un outil idéal pour gérer votre workflow : logiciel de gestion de projet du marché parmi les plus flexibles, il convient parfaitement aux entreprises à la recherche d’un outil de gestion de projets et de documents complet.

L’avantage pour la gestion du workflow, c’est sa galerie de templates très riche, sa marketplace intégrations très complète et sa facilité d’adoption et d’utilisation.

Au niveau des prix, Monday propose un plan gratuit jusqu’à 2 utilisateurs. Ensuite, le 1er plan à $6/mois/utilisateur.

#2 Hive: L’outil de gestion de projet le plus robuste qui automatise votre workflow grâce à Hive Automate

Hive est aussi un logiciel de gestion de projet qu’on aime beaucoup chez Salesdorado: il est très complet et propose des fonctions de gestion de workflow mais c’est aussi un logiciel de time-tracking, de prise de notes, de communication et collaboration, et un outil de to-do list. Parmi ces nombreuses fonctions, on retrouve Hive Automate, qui vous permet d’automatiser tout votre workflow.

L’autre point fort de Hive, c’est son catalogue très large d’intégrations (1000+) qui en font une solution de choix pour les entreprises qui utilisent des logiciels très variés.

Pour les tarifs, le plan gratuit est disponible jusqu’à 2 utilisateurs, puis le 1er plan payant est à $12/mois/utilisateur (en souscription annuelle).

#3 Clickup: L’outil de gestion de votre workflow et de vos ressources pour un gain d’efficacité sur vos projets

Pour ceux qui cherchent un excellent rapport qualité-prix, Clickup propose un plan freemium qui offre une grande profondeur fonctionnelle en termes de gestion de workflow, et ce pour un nombre d’utilisateurs illimité.

On apprécie la galerie d’intégrations (plus de 1000 logiciels disponibles, dont Zapier) et ses fonctions d’automatisation très avancées.

Le plan gratuit est limité à 5 utilisateurs, et ne donne pas accès à toutes les intégrations ni toutes les fonctions de personnalisation. Le premier plan est à $5/mois/utilisateur et permet de déverrouiller la quasi-totalité de ces limites.

#4 Airtable: La gestion du workflow en format spreadsheet, idéale pour les inconditionnels d’Excel

Pour ceux qui travaillent en majorité avec Excel, Airtable est un logiciel de gestion de workflow idéal. C’est un un tableur de nouvelle génération: interconnecté, multi-tables, et très puissant. Ça en fait un outil très versatile, qui s’adapte très bien à des problématiques de gestion de workflow.

Sa fonction de tableur très puissante, flexible et facile d’utilisation et son catalogue d’intégrations fourni en font un logiciel de gestion de workflow efficace, et notamment en matière de collaboration.

Airtable propose un plan gratuit mais assez limité en utilisateurs (5 maximum) mais aussi en intégrations et extensions. Ensuite, le premier plan payant est à $10/mois/utilisateur.

#5 Proofhub: L’outil de gestion de projet qui mise tout sur la collaboration

Proofhub est un outil de gestion de projets idéal pour ceux qui veulent un suivi simple et efficace de leur workflow. Il est plus adapté aux petites équipes mais propose cependant de nombreuses fonctionnalités.

Parmi ses atouts, on apprécie notamment le fait qu’il soit visuel et personnalisable, en proposant différentes vues de vos workflows.

Il existe seulement deux plans: le 1er plan est à 45$/mois pour 40 projets, mais sans limite d’utilisateurs. Pour 89$/mois, vous avez un nombre illimité d’utilisateurs et accès à toutes les fonctionnalités du logiciel.

#6 Accord: L’idéal pour ceux qui ont besoin d’un espace partagé avec leurs clients

Le principe d’Accord, c’est de fournir un espace de travail partagé entre vous et vos clients. Concrètement, vous proposez un “Mutual Action Plan” à vos leads, et vous travaillez ensemble sur une checklist partagée.

C’est vraiment l’originalité d’Accord et ça en fait un très bon outil pour gérer vos workflows mais aussi si vous avez des problématiques de fidélisation de clients.

Trois offres sont disponibles : Essential, Startup et Growth à 99, 499 et 1 499$/utilisateur/mois respectivement. Des essais gratuits sont aussi possibles pour chaque offre.

#7 Miro: Le tableau blanc collaboratif en ligne pour ceux qui veulent s’appuyer sur des templates

Miro est une plateforme collaborative assez originale et qui peut être une très bonne option pour gérer vos workflows de manière hyper visuelle: c’est un tableau blanc sur lequel peuvent travailler plusieurs personnes simultanément.

Outre le design attrayant, Miro propose diverses fonctions comme celle d’ajouter des fichiers et des images, peuvent dessiner, épingler des notes, etc. Vous pouvez également passer des appels via Miro en ayant vos workflows sous les yeux.

La version gratuite de Miro n’a aucune limite d’utilisateurs mais ne propose que 3 tableaux, contrairement au 1er plan payant à 8$/mois/membre, qui offre un nombre illimité de tableaux mais aussi des fonctions de personnalisation des tableaux plus avancées.

#8 Make: “The glue of the internet”, idéal pour faire transiter vos données entre les outils

Anciennement Integromat, Make est une plateforme d’automation hyper complète qui dispose d’un éditeur visuel qui permet d’ajouter des branches logiques et de construire ses scénarios de façon très intuitive, avec une librairie de connecteurs très riche.

Make permet de créer des workflows complexes et avancés super facilement. Son seul défaut, c’est justement qu’il pourrait être un peu trop complexe pour des scénarios simples.

Niveau tarifs, la version gratuite donne accès à 1000 opérations et jusqu’à 100MB de données transférées (si vous ne traitez pas d’images, a priori vous serez bien en dessous). Le 1er plan payant est à 9$ par mois, et permet de monter jusqu’à 10 000 opérations et 1GB de données.

#9 Notion: Le logiciel pour ceux qui veulent un vrai suivi sur la base de leurs documents

Notion est devenue la référence pour une communication interne efficace. Il permet de rassembler toute la connaissance de l’entreprise sur un outil unique, facile d’utilisation et intuitif. Pour gérer vos workflows avec votre équipe, c’est donc idéal.

Le plus, ce sont aussi la galerie de templates et les nombreuses intégrations. Parfait pour tout documenter, vous pouvez compléter son usage en automatisant tout assez facilement avec make.com.

Conçu comme un outil individuel, le plan gratuit est limité à 5 utilisateurs. Le premier plan payant disponible est à $5/mois/utilisateur, mais il faut compter 10$/utilisateur/mois pour accéder aux plans destinés aux équipes, qui donne accès aux espaces de travail collaboratifs.

#10 Salesforce: La gestion du workflow au sein d’un des leaders du marché des logiciels CRM

Leader du marché des logiciels CRM, Salesforce est assez simplement inégalable à bien des égards: il est à la fois ultra complet et vous permet de personnaliser à l’extrême vos workflows ; la plateforme s’adapte à tous les process de vente.

Le plus de Salesforce, ce sont aussi ses outils de reporting, qui vous permettent notamment de mieux comprendre vos cycles de vente et de gérer vos opérations d’une main de maître.

Niveau tarifs, Salesforce ne propose aucun plan gratuit et le 1er plan est à partir de 25 euros/mois/utilisateur. Vous pouvez cependant bénéficier d’un essai gratuit de leurs différents plans.