Para encurtar o ciclo de vendas, é fundamental ter uma boa compreensão do mesmo e alinhar toda a sua equipe com o que precisa ser feito. Ser claro sobre as etapas do ciclo de vendas de sua empresa (e de seu setor) lhe permitirá melhorá-lo e ser mais eficiente.
As atividades de venda devem ser orientadas para o processo e muito bem planejadas. Implementar e testar repetidamente esses processos ajuda seu pessoal de vendas a melhorar seus índices de conversação. Criar um crescimento sustentável é a chave para o sucesso de longo prazo de seu negócio.
Neste artigo, oferecemos um pequeno guia sobre o ciclo de vendas e como encurtá-lo.
Sommaire
As 7 etapas do ciclo de vendas BtoB
Não adianta tentar encurtar seu ciclo de vendas se você não consegue definir os passos com precisão. Para manter as coisas simples, explicamos os 7 passos principais:
1. Fazendo contato
Em primeira instância, você entrará em contato com seus potenciais clientes, geralmente por telefone ou e-mail. O objetivo é se apresentar e apresentar sua empresa, mas também iniciar um diálogo sobre as necessidades do potencial cliente. Seja amigável e encorajador: você está tentando estabelecer um relacionamento.
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Não entraremos em detalhes aqui sobre todas as etapas envolvidas na prospecção, mas o remetemos a todos os artigos que escrevemos sobre o assunto:
2. A fase de descoberta e qualificação
Para descobrir se um prospecto é adequado para seu produto ou serviço, tente descobrir o máximo possível sobre suas dificuldades e identificar suas necessidades. Faça perguntas qualificadas, pesquise seus negócios: você pode desenvolver um modelo de pontuação de prospectos (ou pegar um modelo do tipo BANT) para avaliar sua probabilidade de se tornar um cliente.
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3. O argumento de venda
Este é o momento de sua apresentação: a idéia é ter uma oferta sob medida projetada para atender às necessidades específicas do potencial cliente. Se o campo correr bem, esta etapa também pode envolver o envio de uma proposta para revisão.
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4. A fase de objeção
Espere que suas perspectivas tenham preocupações, perguntas ou mesmo objeções sobre a oferta. Seja em relação ao preço, ao tempo ou à própria solução, esta é uma oportunidade para ouvir e aprender sobre suas preocupações.
5. Negociação comercial
As objeções devem ser vistas como uma oportunidade para descobrir as necessidades de seus potenciais clientes e, em seguida, reposicionar sua oferta para atendê-las.
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6. O fechamento
Fechar um negócio é tanto uma arte quanto uma ciência. Aperfeiçoe suas técnicas de fechamento para ter seu potencial cliente a bordo e transforme-o em um novo cliente.
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7. Criando uma relação comercial sustentável
Você fez sua venda e o cliente assinou, mas o processo de venda ainda não terminou: é essencial manter a relação de confiança entre você e seu cliente. Para manter a fidelidade do cliente, pense na técnica dos 4Rs: tranquilizá-los, agradecer, levá-los para casa, vê-los novamente. Certifique-se de que eles estejam satisfeitos, acompanhe para ver se há algo que você possa fazer para ajudá-los a tirar o máximo proveito de seu produto ou serviço. Se eles estiverem completamente satisfeitos, esta é a oportunidade perfeita para pedir-lhes que o recomendem ou que os retenham.
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Como explorar as etapas da venda?
É importante identificar suas etapas de vendas desde cedo, utilizando ou desenvolvendo um modelo, especialmente de como os clientes potenciais o conhecem.
No marketing, há o famoso modelo AIDA (Atenção, Interesse, Desejo, Ação) que destaca as quatro etapas pelas quais um prospecto passa antes de tomar uma decisão. Isto lhe permite compreender em que estágio se encontra uma perspectiva e, em seguida, priorizar as etapas para melhorar.
Mas se você realmente quiser entender quais passos melhorar e como priorizá-los, você pode usar modelos de funil de vendas.
O funil de vendas representa um caminho ideal e potencial através do qual clientes potenciais passam antes de se tornarem clientes reais. Como representação, é também muitas vezes uma aproximação, ajudando as equipes de marketing e vendas a estruturar seus processos em grande escala, permitindo táticas de vendas e marketing repetitivas para converter clientes.
Mas existem muitos modelos diferentes, e é preciso ter cuidado para não impor um modelo a uma empresa que não se encaixa em nada. A simples mudança de B2C para B2B pode mudar tudo: em geral, um produto mais caro requer uma estrutura organizacional em torno da equipe de vendas, enquanto que um produto de baixo custo destinado a indivíduos dependerá do marketing.
Por exemplo, uma empresa mais orientada para o mercado tenderá a seguir um modelo de volante, onde a escala é mais importante do que a qualidade de cada prospecto.
O mesmo se aplica aos modelos de negócios freemium (assim chamados quando toda a organização está alinhada com a oferta freemium), onde o topo do funil é ocupado por um grande número de perspectivas.
Como calcular e estimar a duração de um ciclo de vendas?
A duração de seu ciclo médio de vendas diz muito sobre seu negócio, e rastreá-lo cuidadosamente pode fornecer informações valiosas para a otimização de seu processo de vendas.
Por exemplo, você descobre que certos tipos de clientes ficam presos em certas etapas, o que prolonga o ciclo de vendas, tornando-o mais caro. Trata-se de reduzir os gargalos para acelerar todo o seu processo de vendas.
Método de cálculo da duração do ciclo de vendas
Para estimar a duração do ciclo de vendas, olhar para os dados de vendas passadas e calcular o número médio de dias entre o início e a conclusão da data.
O primeiro passo é somar o número total de dias que levou para fechar cada venda na semana, mês, trimestre ou ano que você deseja medir. Em seguida, divida a soma pelo número total de transações.
Por exemplo, digamos que você fechou recentemente três negócios com os seguintes tempos de ciclo de vendas:
- Operação A = 10 dias
- Operação B = 14 dias
- Negócio C = 16 dias
Para descobrir seu ciclo médio de vendas, basta somar a duração de cada transação para obter um total de 40 dias para todas as vendas combinadas.
Em seguida, divida o número de dias pelo número de transações para obter a duração média em dias.
40 / 3 = 13,3 dias
Com este indicador, você pode estimar que transações similares no futuro levarão cerca de 13,3 dias. Isto permite prever receitas futuras e prever datas de encerramento.
Atenção
Há sempre um viés (significativo) com médias. Uma boa média deve ser a média de objetos (relativamente) homogêneos. Portanto, fique de olho no desvio padrão (a variação) do conjunto de dados, mesmo que isso signifique segmentar em vários ciclos de vendas (se eles forem realmente muito diferentes) e medir a duração para cada um deles.
Se você conseguir uma distribuição mais ou menos gaussiana (em forma de sino), você tem uma boa chance de estar no estádio. Se você conseguir dois ou mais picos, segmentar.
Quando deve ser iniciado o ciclo de vendas?
Quando se trata de medir a duração de seu ciclo de vendas, há várias escolas de pensamento, inclusive quando o ciclo de vendas realmente começa.
Embora pareça simples, definir o ponto de partida de seu ciclo de vendas é mais complicado do que você possa pensar. Há três momentos que podem sinalizar seu início:
- Quando um contato entra em seu CRM pela primeira vez.
- Quando você entra em contato pela primeira vez com um novo prospecto.
- Quando uma perspectiva se torna uma oportunidade.
O acompanhamento de seu ciclo de vendas a partir do momento em que uma nova liderança é criada em seu CRM é conhecida como atribuição de primeiro contato. Aqueles que utilizam este método muitas vezes se concentram na otimização das atividades topo-de-canal, como a geração de leads e a prospecção.
Por outro lado, iniciar seu ciclo de vendas quando você entra em contato pela primeira vez com um novo prospecto exclui a prospecção da medida. Pode ser uma opção melhor se você comprar listas de prospectos e introduzi-las em seu CRM antes de contatá-los (por exemplo, se você precisar fazer mais pesquisas mas quiser manter os detalhes deles em seu sistema).
Finalmente, algumas empresas preferem iniciar seu ciclo de vendas quando a liderança se torna uma oportunidade. Isto resulta em menos etapas no ciclo de vendas, o que é benéfico para as equipes que querem se concentrar na otimização das etapas de negociação, fechamento e acompanhamento. No entanto, isto só funciona se sua equipe tiver um claro entendimento da diferença entre pistas e oportunidades.
Em resumo
Seja qual for o ponto de partida escolhido, certifique-se de que toda a sua equipe esteja clara sobre qual atividade específica desencadeia o ciclo de vendas. O monitoramento constante é essencial para calcular um tempo médio preciso e identificar como as mudanças no processo de vendas podem ser usadas para encurtar seu ciclo de vendas.
10 dicas para agilizar seus ciclos de vendas
1. Trabalhe em sua mira
Se seu pipeline de vendas começa a vazar na fase de qualificação, você pode estar atraindo potenciais clientes que correspondem a seus interesses, mas não são os tomadores de decisão de que você precisa. Trata-se de identificar os títulos que causam mais dificuldades em sua conversa – talvez fosse melhor omiti-los de sua pesquisa?
2. Rever cada passo para identificar bloqueios
Quanto mais você souber sobre a viagem de seus prospectos através do gasoduto, maior a probabilidade de detectar um problema antes que seja tarde demais. Se você vir um gargalo se desenvolver, concentre-se no estágio relevante do ciclo de vendas para encontrar a causa do bloqueio.
Por exemplo, se seus prospectos tendem a ficar presos na fase de proposta, talvez você precise passar mais tempo pesquisando-os antes de apresentar sua oferta, ou trabalhar com seu prospecto para escrever uma proposta com a qual todos concordem.
3. Criar prazos
Se suas perspectivas estão demorando muito tempo para responder, pode ser porque você não fixou um prazo para elas. O objetivo é que seus representantes de vendas marquem uma data para a próxima chamada ou reunião e se mantenham fiéis a ela.
Além disso, aproveite a oportunidade para criar um senso de urgência: não há nada como uma oferta limitada no tempo para incendiar suas perspectivas. Isto poderia ser estabelecer uma data de expiração para sua oferta, dando-lhes a chance de serem avós antes que suas tarifas subam, ou oferecer-lhes um presente se eles se inscreverem antes de uma determinada data.
4. Seja consistente em seus lembretes
Os profissionais de vendas sabem muito bem que fazer o primeiro contato é apenas uma pequena vitória em todo o processo. É o acompanhamento que faz a diferença. As perspectivas às vezes desaparecem e não respondem mais às chamadas ou mesmo aos e-mails.
Em média, são necessários 5 e-mails de acompanhamento para mover o potencial cliente através do funil – mas o representante de vendas médio faz 2 tentativas de acompanhamento com um potencial cliente. Conclusão: acompanhe constantemente e não hesite em acompanhar as suas perspectivas.
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Para facilitar, você pode ler nosso artigo sobre Como escrever um e-mail de cobrança que recebe respostas?
5. Fechar as oportunidades que estão ao redor
Não perca tempo com uma oportunidade que não está avançando. Às vezes, seu potencial cliente não pode assinar com seu orçamento atual ou o momento não é o mais adequado. Neste caso, retire-o temporariamente de sua tubulação e coloque-o em espera.
Isto permite que você mantenha seu pipeline (e suas idéias) claros, e que se concentre inteiramente no negócio que está progredindo bem.
6. Trabalho sobre objeções
Ouça atentamente as objeções de seus potenciais clientes para descobrir suas prioridades e preocupações. Isto lhe permite refinar seu discurso de vendas no futuro.
Além disso, se você responder corretamente às objeções de vendas, você pode usá-las como uma forma de fazer avançar o negócio. Ao reformular suas perguntas e preocupações, você educa o cliente em potencial sobre seu produto ou serviço. A cada objeção, tente dar uma resposta clara e demonstrar valor agregado.
7. Construa sua confiança
Quanto mais cedo você ganhar a confiança de alguém, mais cedo você poderá vender algo a alguém. E a melhor maneira de fazer isso é ter sido recomendado: as pessoas já ouviram coisas boas a seu respeito, e é mais provável que precisem de você, caso contrário nunca o teriam contatado.
No entanto, se você estiver fazendo ligações ou enviando e-mails a frio, você ainda pode construir confiança, compartilhando estudos de caso, testemunhos de clientes e logotipos de empresas notáveis com as quais você trabalhou.
8. Falar sobre dinheiro suficientemente cedo
Seja sempre transparente sobre seus preços desde o início, explicando exatamente o que você oferece, seu valor agregado e quanto custa. Isto não só qualifica as perspectivas de acordo com seu orçamento e dá uma visão do valor potencial do negócio, mas também constrói confiança.
Se você está preocupado que trazer os custos muito cedo na conversa vai assustar os clientes potenciais, você provavelmente não está visando corretamente. E acrescentar custos extras no último minuto é uma ótima maneira de afugentar os clientes.
9. Automatizar tarefas que podem ser automatizadas
Todo o tempo que você ainda está perdendo com a entrada manual de dados e outras tarefas repetitivas seria melhor gasto vendendo ou encontrando novas perspectivas. Com AI, há muitas ferramentas que lidam com tarefas tediosas como a entrada de dados.
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10. Tornar a fase de conclusão tão fácil quanto possível
Não deixe a papelada atrasá-lo quando estiver perto de fechar a venda. Você pode criar um contrato on-line que seus potenciais clientes devem poder acessar em qualquer dispositivo, para que eles possam assinar em qualquer lugar.
Também é essencial trabalhar com a perspectiva ao redigir o contrato, para garantir que eles compreendam plenamente e concordem com seus termos. Isto evita que o documento final seja redigido desnecessariamente para frente e para trás, e estará pronto para ser assinado assim que você o enviar.
4 indicadores-chave de desempenho (KPIs) para otimizar seus ciclos de vendas
1. Tempo de resposta em cada etapa da venda
Por definição, este é o período entre a consulta de um cliente e a resposta de seu representante de vendas. Embora esta métrica seja frequentemente medida após o primeiro contato com o cliente, é possível examinar o tempo de resposta dos clientes em potencial em qualquer estágio do ciclo de vendas.
A idéia básica é que você só controla seu “lado” do ciclo de vendas: se a liderança leva três dias para responder a cada e-mail, não há muito que você possa fazer a respeito. Mas se você leva três dias também, isso não é normal e pode prejudicá-lo seriamente.
Para otimizar este KPI, você pode acompanhar o status dos leads em seu CRM e depois gerar relatórios sobre o tempo médio de resposta de seus vendedores. Se eles estiverem demorando muito para responder, você pode querer considerar aumentar os níveis de pessoal para melhorar a produtividade ou oferecer treinamento adicional para melhorar o tempo de resposta.
2. A taxa de perdas em cada etapa da venda
Esta é a porcentagem das transações perdidas em cada estágio do ciclo de vendas, contando as vendas perdidas em cada estágio.
O objetivo é identificar os gargalos logo no início: então você pode cavar mais fundo, e ver se eles estão relacionados ao seu processo de vendas ou a seus funcionários. Medir esta métrica ajuda você a ver os pontos fracos em seu ciclo de vendas.
Para otimizar este KPI, um CRM de vendas é um investimento sábio porque permite gerar relatórios de negócios perdidos por estágio. Num relance, você pode ver seus pontos fracos: por exemplo, se você vê que muitos negócios são perdidos durante a negociação, talvez seus vendedores precisem de mais treinamento para ajudá-los a fechar negócios. Ou você pode lançar ofertas promocionais para conseguir que seus clientes se comprometam.
3. Taxa de conversão de leads em oportunidades
A relação chumbo/oportunidade é a porcentagem de oportunidades geradas em relação ao número total de leads em seu negócio. É uma relação, o que significa que quanto mais pistas você gerar, mais oportunidades você terá.
É importante rastrear esta métrica para ver se há pontos fracos em seu processo de geração e qualificação de líderes. Em média, esta proporção é de 13%, mas muitos gerentes de vendas estão procurando uma proporção duas ou três vezes maior.
Novamente, embora você possa calcular isto manualmente, um CRM é uma boa ferramenta para rastrear este indicador: não apenas gera relatórios sobre esta relação, mas também sobre a fonte dos leads, para ajudá-lo a melhorar esta relação efetivamente.
Por exemplo, se você tem muitas pistas mas muito poucas oportunidades, isto indica uma falha em seu processo de geração de pistas. Seus esforços de geração de leads estão de acordo com a pessoa de seu cliente? Este indicador também permite que você verifique quais fontes estão gerando leads de qualidade e, portanto, veja onde concentrar seus esforços.
4. A taxa de conversão de oportunidades em vendas
Este indicador mede o número de vendas realizadas em relação ao número de oportunidades em seu negócio.
Mais uma vez, este KPI permite que você avalie a eficiência de seus vendedores e seu desempenho. Mas esta taxa de conversão também permite que você verifique a eficiência de seu ciclo de vendas.
Por exemplo, se você descobrir que sua taxa de conversão está abaixo da média do setor, você pode querer rever os processos e recursos que emprega. Faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Vocês equipam sua equipe de vendas com pastas de apresentação?
- Vocês fornecem modelos e técnicas para lidar com objeções?
- Seus funcionários estão claros sobre os tipos de ofertas ou descontos que eles podem oferecer para conquistar clientes?
Estas perguntas cobrem todas as três etapas do ciclo de vendas: apresentação, avaliação e encerramento. Portanto, é essencial fornecer estes recursos aos seus vendedores para ajudá-los a fechar negócios mais rapidamente.
Indo mais além
A fonte dos leads é uma variável fundamental para estudar o ciclo de vendas – porque os comportamentos são muito diferentes dependendo da fonte – e muitas vezes é interessante estudar cada KPI à luz desta variável.
