Comment Bien Préparer Une Négociation Commerciale ?

Si la négociation fait partie intégrante du quotidien, elle peut se transformer en véritable art lorsqu’on parle de vie professionnelle. Et comme tout art, la négociation commerciale repose sur des techniques et demande une certaine préparation en amont.

Quelles sont les étapes de la négociation ? Comment faire une bonne négociation ? Comment préparer une négociation ? Comment faire un plan de négociation ? Comment qualifier une négociation ?

Cet article est un guide complet pour vous aider à préparer vos négociations sereinement: identifier les acteurs, définir le terrain de négociation et vos objectifs, anticiper les points de confrontation et les éventuelles limites, et implémenter et concrétiser le résultat.

Quelles sont les grandes étapes d’une négociation ?

Avant de rentrer dans le dur, il est important de planifier toutes les étapes de la négociation pour anticiper les sujets propres à chaque étape.

1. Préparer la négociation

Avant de commencer la négociation, posez-vous ces quelques questions :

• Quel est le contexte de cette négociation ?
• Quelles sont les personnes impliquées et quelles sont leurs perceptions de la négociation ?
• Si conflit, quelle est la nature du conflit?

En outre, avant toute négociation, il faut décider de la date et du lieu d’une réunion pour discuter du sujet : si possible, choisissez une date proche pour clarifier rapidement les éléments préliminaires.

Définissez la liste des personnes qui vont y assister et assurez-vous que tous connaissent les faits pour qu’ils puissent clarifier leur position.

Enfin, évaluez leurs objectifs de négociation : qu’est-ce qu’ils sont susceptibles de demander ?

2. Définir le cadre de la négociation

Définissez les règles de base et les procédures de la négociation avec les autres parties (et vous n’êtes pas à l’abri d’une nouvelle négociation sur la définition de ces règles !)

• Où aura-t-elle lieu ?
• Y-a-t-il des contraintes de temps ?
• Sur quelles questions les négociations seront-elles limitées ?
• Quelle procédure suivre en cas d’impasse ?

C’est aussi le moment où les parties peuvent échanger leurs premières propositions ou demandes.

3. Discuter et étayer les positions de chacun

Après avoir échangé leurs positions initiales, les deux parties expliquent, amplifient, clarifient, renforcent et justifient leurs demandes initiales.

Mais cela n’est pas forcément une confrontation ! C’est plutôt l’occasion d’informer l’autre partie sur sa perception, et de comprendre celle de l’autre. C’est aussi le moment où chaque partie peut demander à l’autre de la documentation pour étayer sa position.

4. Concilier & trouver un compromis

L’essence même du processus de négociation réside dans les concessions que l’on fait pour essayer de trouver un accord, une bonne affaire. C’est ici que les deux parties font des concessions pour arriver à un accord.

5. Implémenter & concrétiser

L’étape finale du processus de négociation consiste à formaliser l’accord qui a été élaboré et à développer les procédures nécessaires à sa mise en œuvre et à son suivi.

Dans le cas de négociations importantes, il faudra en définir les détails dans un contrat officiel.

En bref, ces cinq étapes du processus de négociation doivent toutes être négociées pour décider de la manière de répartir des ressources limitées afin de préserver les intérêts de chacun. En étant bien préparé, cela vous permet aussi d’être plus en confiance et d’appliquer ensuite nos techniques de négociation commerciale pour être sûr de remporter la négociation.

Bien préparer une négociation : la méthode ATROCE

Ne vous fiez pas à l’acronyme, la méthode ATROCE vous permet simplement de bien préparer vos méthodes de négociation commerciale en suivant une démarche précise :

• Acteurs : qui sont les acteurs ?
• Terrains : sur quels terrains portent la négociation ?
• Rapport de force : est-ce équilibré entre les parties ?
• Objectifs : quels sont vos objectifs et quels sont ceux des autres parties ?
• Confrontation des objectifs : est-ce qu’ils sont compatibles ?
• Étapes : avez-vous prévu toutes les étapes, de l’introduction à la conclusion ? Quels sont les incidents possibles ?

1. Identifier les acteurs de la négociation

Lister tous les acteurs de la négociation

Avant toute chose, réfléchissez (seul ou avec votre équipe) à toutes les personnes qui pourraient être impliquées dans la négociation :

• Devons-nous faire appel à des tiers (agents, avocats, médiateurs, interprètes) ?
• Qui doit faire partie de mon équipe de négociation ? Qui devrait être notre porte-parole ? Quelles sont les responsabilités spécifiques de chaque membre de l’équipe ?
• De quelle autorité est-ce que je dispose (ou est-ce que notre équipe dispose) pour prendre des engagements fermes ?
• Quelles sont les parties qui ne participent pas encore à la négociation et qui pourraient également apprécier un accord ?

Catégoriser les acteurs de la négociation

Une fois que vous avez listé tous les acteurs, il est très intéressant de les catégoriser. Pour cela, vous pouvez vous aider du GRID, ou Groupe réel d’influence et de décision : c’est une matrice permettant de catégoriser les différents acteurs d’une négociation. Il est composé des éléments suivants :

• Utilisateurs : ils sont directement concernés par la négociation.
• Décideurs : sans surprise, ce sont eux qui prennent la décision finale.
• Conseillers (internes à l’entreprise) ou Prescripteurs (externes) : ils influencent la décision.
• Filtres : ils ne sont pas parties prenantes officiellement dans la décision, mais peuvent donner un coup d’accélérateur ou de frein.

Pour affiner l’analyse des acteurs, vous pouvez les noter selon des critères objectifs d’influence (poids), de préférence et de proximité. L’idée est de mener une analyse quantitative en se donnant des sous-objectifs mesurables, pour faire progresser l’indicateur de tel acteur.

• Influence (poids) : il s’agit d’évaluer le poids d’un acteur dans la décision, de 1 (faible influence mais peut transmettre ou bloquer des informations) à 5 (fait partie du comité de décision, souvent le directeur général)
• Préférence : vous notez ici si les acteurs vous soutiennent ou non, de -2 (la personne vous est très défavorable ou est favorable à votre concurrent) à 2 (très favorable) en passant par 0 (elle est neutre).
• Proximité : évaluez de 0 à 3 la proximité d’un acteur : est-ce facile de le rencontrer ? Vous communique-t-il beaucoup d’informations sur les différents enjeux de la négociation ?

Dans cet exemple, François Voisin, nouveau chef de projet informatique, a été convaincu par un logiciel CRM qu’il désire acheter pour son entreprise. L’ingénieur commercial – Utilisateur ici – Philippe Gartan, présent lors de la démonstration, a également été séduit.

Le directeur général, Pierre Lagrange, est plutôt favorable du fait de la notoriété du logiciel CRM. Il a un poids important dans la décision qui impacte l’organisation des ventes et représente un budget sensible.

Comment exploiter sa connaissance des acteurs de la négociation ?

Une fois que vous avez identifié et évalué tous les acteurs du GRID, l’idée est de maximiser vos chances de gagner à un instant T : pour cela, l’objectif est de faire progresser le produit indice de préférence x indice de poids.

On cherche, dans cet ordre :

• A augmenter la préférence des gens à forte proximité
• A augmenter la proximité des gens à forte influence
• Dans les cas extrêmes, à diminuer l’influence des gens qui sont avant tout des détracteurs, et très éloignés.

2. Définir les terrains

L’idée ici est de définir les “variables” de la négociation. Qu’est-ce qui est discutable dans la négociation ? A l’inverse, qu’est-ce qui ne l’est pas ?

Les terrains sont par exemple le prix, le délai, le mode de financement, le scope, le périmètre fonctionnel, etc.

3. Lister les objectifs

Une fois que vous êtes au point sur les acteurs et sur les terrains, les étapes 3 et 4 (lister les objectifs et les confronter) consistent à définir, pour chacun des terrains :

• Votre BATNA : BATNA signifie “Best Alternative to a Negotiated Agreement”, qu’on peut traduire en français par MESORE : “MEilleure SOlution de REchange/REpli”. C’est votre solution de repli, c’est-à-dire le mieux que vous puissiez obtenir si l’autre personne refuse de négocier avec vous. Si vous souhaitez devenir un pro du BATNA, on a écrit un article à ce sujet juste ici.
• Le BATNA estimé de votre contrepartie : n’oubliez pas de réfléchir aussi au BATNA des autres parties. Le principe est qu’un BATNA peut être révélé sans craintes à l’adversaire s’il est bon.
• Votre objectif idéal
• L’objectif idéal estimé de votre contrepartie

A partir du BATNA, vous pouvez déduire le ZOPA (Zone of Possible Agreement) : c’est la plage sur laquelle un accord est possible.

Par exemple, sur le prix (c’est facile):

• Vous ne descendrez pas sous 20K€
• Idéalement, vous souhaiteriez vendre à 50K€
• Vous pensez que votre contrepartie n’ira pas au-delà de 40K€, le montant qu’ils dépensent actuellement pour ce problème.
• Votre contrepartie vous a indiqué un budget de 32K€
• Le ZOPA se situe entre 20K€ & 40K€.

Naturellement, le BATNA pour chaque item dépend des autres items : sur une différence de prix aussi significative, vous ne vendez pas la même chose.

L’exercice se contente de déterminer les limites du cadre de la négociation, pas encore de proposer des solutions. Elles devraient émerger assez naturellement, mais il est important de confronter chacune de vos hypothèses à la réalité avant de regrouper chaque terrain de négociation pour proposer une solution.

Prenez d’abord le temps d’estimer vos objectifs & BATNA pour chacun des terrains.

4. La confrontation des objectifs

Le terme confrontation est un peu malheureux ici, puisqu’on espère quand même que la majorité des objectifs vont dans le même sens.

L’idée ici est d’affiner votre compréhension du BATNA de votre contrepartie. L’objectif est :

• D’identifier les points non négociables ou difficilement négociables.
• De repérer les zones d’accord possibles.

Ce sont ces deux éléments qui vous guideront lorsque vous souhaiterez rassembler les différents terrains de négociation en une proposition.

5. Les étapes de la négociation

On cherche à présent à définir précisément comment va se dérouler la négociation.

• Où et quand la négociation doit-elle avoir lieu ?
• Qui seront les personnes présentes ?
• Combien de temps doivent durer les négociations ? Quels sont les délais à respecter ?
• Comment ? La négociation a-t-elle lieu en présentiel ou certains échanges auront-ils lieu par courriels, visioconférences, etc. ?
• Dans quel ordre dois-je aborder les différentes parties de l’autre partie ?
• Qui sont mes concurrents pour ce marché ? Comment se comparent nos avantages et inconvénients relatifs ?

On vous livre quand même quelques conseils : pour simplifier une négociation, tâchez de limiter le nombre de personnes présentes, quitte à faire appel à un moment à une personne extérieure en cas de blocage.

Faites en sorte que les membres de votre équipe (ou tous ceux qui défendent vos intérêts) se connaissent : la confiance est clé, encouragez vos “coéquipiers” à se rencontrer dans des cadres neutres (restaurants, bars). Selon les enjeux de la négociation, vous pouvez organiser des exercices et simulations pour développer cette relation de confiance.

N’hésitez pas à travailler cette confiance également avec vos adversaires, en liant connaissance juste avant.

Le lieu est très important : si vous vous sentez en position de faiblesse, organisez la négociation dans vos locaux, où vous serez plus à l’aise. Une fois que vous avez acquis une certaine expérience de la négociation, vous pouvez demander à ce qu’elle se déroule dans les locaux de votre adversaire et utiliser ce qui est au départ un point faible comme argument pour négocier des objectifs majeurs.

Comment qualifier une négociation?

La méthode ATROCE permet aussi de qualifier une négociation de façon assez précise. À chacune des étapes, on peut s’interroger sur le potentiel & l’avenir de la négociation:

• Acteurs : si tout le monde vous déteste, vous êtes plutôt mal barré.
• Terrains : si vous n’avez comme terrain de négociation que le prix, ça risque d’être assez compliqué de trouver un équilibre satisfaisant. À l’inverse, si vous pouvez négocier sur 30 points différents, vous vous engagez dans une négociation très complexe. Et la complexité a un coût.
• Objectifs : c’est ce qui vous permettra de déterminer si le coût de la négociation vaut le coup (pun intended).
• Confrontation : vous devriez arriver à dessiner un ZOPA, une zone d’accord possible. S’il n’y en a pas, c’est très mal engagé …
• Etapes : attention à ne pas négliger ce qu’on considère souvent comme des détails opérationnels. Si vous devez vous déplacer en Nouvelle Zélande toutes les semaines pendant 5 mois, vous aurez a priori du mal à arriver au bout de la négociation.