La loi est claire sur les règles de facturation : il est obligatoire de présenter une facture pour toute prestation de professionnel à professionnel, et il est (très) interdit de supprimer ou modifier une facture existante.
Mais pas de panique, l’erreur est humaine, et on peut toujours s’en sortir, tout en suivant les règles! En gros il y a deux options:
- La facture d’avoir qui fonctionne à peu près à tous les coups
- La facture rectificative, qui fonctionne uniquement dans certains cas
Dans cet article, on vous détaille la marche à suivre pour modifier ou annuler une facture. Dans tous les cas, on recommande chaudement d’utiliser un logiciel de facturation agréé pour vous éviter pas mal de soucis!
Sommaire
#1 Vous avez fait une erreur sur la facture, mais vous ne l’avez pas encore envoyée au client
Si vous n’avez pas encore envoyé votre facture, techniquement rien de vous interdit de modifier votre facture. Cependant, il faut conserver le même numéro de facture.
D’un point de vue pratique, il est nécessaire de rappeler que depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA doivent obligatoirement utiliser un système de facturation qui doit respecter les conditions ci-dessous :
- Inaltérabilité
- Sécurisation
- Conservation
- Archivage
Lors d’une modification, une annulation ou une correction de facture validée, votre logiciel doit faire apparaître clairement le statut de la facture. De plus, chaque changement que vous faites sur une facture finalisée doit être enregistré.
Pour résumer, chaque changement sur une facture doit être visible. Vous ne pouvez donc pas faire disparaître une facture.
Le conseil Salesdorado
Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez considérer qu’une fois enregistrée, une facture est inaltérable. Ce n’est pas tout à fait exact, mais c’est vraiment plus simple pour vous.
Comment annuler une facture erronée ?
L’immense majorité des solutions de facturation comme Sage ou Evoliz fonctionnent d’ailleurs comme ça en vous proposant “d’annuler” la première facture, et d’en refaire une.
C’est beaucoup plus simple que de consigner et enregistrer chaque modification sur votre outil de facturation.
Il y a deux options pour annuler une facture proprement (et légalement):
- Vous pouvez faire une facture rectificative, qui remplacera la précédente. Attention, la nouvelle facture doit mentionner l’annulation de la facture précédente. Il est donc nécessaire de rappeler explicitement l’existence de la facture précédente.
- Vous pouvez également faire un avoir qui annule la totalité ou une partie de la facture initiale. Si nécessaire, il faudra donc refaire une facture.
En théorie, faire une facture rectificative semble plus rapide. Elle nécessite de faire qu’un seul document alors que la deuxième solution en nécessite deux. Pour autant, il ne faut pas oublier que la première solution peut être une source d’erreur. En effet, il n’est pas rare d’oublier d’annuler la facture initiale chez le client ou chez le fournisseur, vous pourriez donc faire face à des doublons ou données incohérentes.
Faire un avoir peut donc être une option à privilégier. En effet, le titre du document “avoir” vous permet de faire directement référence à une annulation d’une facture. L’avoir peut permettre d’éviter les erreurs et donc de bénéficier une facturation plus sereine.
Lorsque vous avez finalisé votre avoir, il est nécessaire de créer une nouvelle facture.
Attention
Veillez à ne pas commettre une erreur dans cette nouvelle facture ! Il peut parfois être nécessaire de refaire un devis (vous trouverez ici des modèles de devis) si les modalités de la prestation ont changé.
#2 Vous avez fait une erreur, et le client a déjà payé tout ou partie de la facture erronée
Il est plus compliqué d’annuler ou de modifier une facture qui a déjà été réglée par votre client. Ainsi, dans ce cas, une facture rectificative ne suffit pas pour faire l’affaire. Il faut donc que vous annuliez la facture initiale, ce qui revient à générer un avoir. On peut en fait considérer l’avoir comme une annulation de facture.
Dans cet avoir, n’oubliez pas de faire référence à la facture que vous annulez. Il faut donc éditer un avoir du montant de la facture, ce qui revient à un compte égal à 0 et vous établissez une facture qui permet de régulariser la situation.
Comme vous pouvez vous en douter, une facture erronée ne doit pas être gérée par votre client mais bien pas votre entreprise. En effet, la rectification de la facture doit provenir de la même entreprise qui a envoyé la première facture et donc fournit la prestation.
Toutes les erreurs ne mènent pas à être à l’origine d’un nouvel avoir. Si l’erreur vous semble minime et que chaque élément mentionné n’est pas ambigu alors il n’est pas nécessaire de modifier ou annuler la facture. En revanche, si une erreur concerne l’une des mentions obligatoires et qu’elle remet en cause la clarté de la facture, il est nécessaire de modifier la facture même si elle date d’il y a plusieurs mois.
#3 Le client ne vous paiera jamais, ou vous décidez que vous ne serez jamais payé
Vous faites face à un impayé et vous aimeriez assainir votre comptabilité ? Si malgré vos relances d’une facture impayée votre client ne vous paie pas, il est possible d’annuler la facture.
En effet, l’annulation de la facture peut avoir lieu puisqu’aucun paiement n’a été réalisé. Vous pouvez donc émettre une facture rectificative ou une facture d’avoir pour “nettoyer” votre comptabilité.
#Comment faire une facture d’avoir?
L’avoir est une facture, et doit comporter les mêmes éléments . Mais il a aussi quelques spécificités:
Vous doutez de la manière de faire un avoir ? Voici un petit rappel.
L’avoir doit contenir les mêmes informations qu’une facture :
- Les coordonnées et les données d’identification du client
- Une date d’émission
- Un numéro d’identification.
- La description de la prestation réalisée / du produit et la quantité
- Le taux de TVA, le montant HT et TTC
- Les conditions de paiement
En plus de ces informations, il faut qu’il respecte les deux conditions ci-dessous :
- La mention “avoir” doit clairement apparaître tout en explicitant le numéro de la facture initiale à laquelle il fait référence
- Il faut remplacer la formule “Net à payer” d’une facture classique par “Net à déduire”
En revanche, si votre avoir concerné plusieurs factures, il faut donc indiquer la période à laquelle votre avoir fait référence.
Pour numéroter un avoir, il faut veiller à respecter quelques règles. En effet, les avoirs sont soumis à des contraintes précises imposées par la loi. Le numéro doit être une séquence de chiffres en ordre chronologique, continue et sans rupture. Vous pouvez utiliser la date pour ce faire ou un système de numérotation personnalisé expliquant qu’il s’agit d’un avoir. Par exemple, vous pouvez utiliser ce système : A00001 pour votre avoir numéro 1.
Attention
N’oubliez pas que les montants de l’avoir doivent toujours être positifs. Même si vous “rendez” de l’argent, la mention “avoir” permet de dire qu’il s’agit d’un retour d’une autre facture. Les montants sont donc positifs.
#Comment éviter de faire des erreurs sur vos factures?
Éviter les erreurs sur vos factures peut vous faire gagner beaucoup de temps et éviter des incohérences dans votre comptabilité.
Utiliser une numérotation automatique
Vous n’avez pas de numérotation automatique ? Il s’agit d’une bonne pratique basique et facile à mettre en place pour éviter des erreurs de facturation. En effet, un système automatique vous permet d’avoir toujours le même format de facture et qui génère directement le numéro suivant pour chaque facture.
De nombreux outils de facturation gratuits vous permettent de mettre en place cette numérotation automatique.
Enregistrer toutes les données des clients
Les données clients peuvent être à l’origine de nombreuses modifications sur les factures. Il est possible d’enregistrer les fiches clients que vous utilisez également dans votre logiciel CRM dans votre outil de facturation. Les données telles que les numéros de téléphone, le SIRET ou encore le nom du destinataire peuvent être enregistrées. Ensuite, il vous suffit de sélectionner le client et les données correspondantes seront directement sur votre facture.
Enregistrez vos spécificités des produits ou services
De la même manière que les données clients, vous pouvez enregistrer sous forme de fiche vos produits ou services. En effet, chaque produit a ses spécificités : prix, TVA associée, description etc. Il est donc pertinent d’enregistrer ces données. Pour créer une facture, il suffit de sélectionner le ou les produits associés et les données apparaîtront sur votre facture.
Enregistrer vos conditions de vente & de paiement
Enfin, il est possible d’enregistrer les conditions de vente et de paiement que vous souhaitez avoir en les mettant directement sur vos modèles de facture. Vous pouvez par exemple mettre le délai de paiement, les frais de pénalité en cas de retard de paiement etc.
Pour aller plus loin
La loi de 2018 oblige chaque entreprise doit avoir un logiciel de facturation agréé. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel comme Quickbooks qui propose un abonnement à partir de 4€ / mois.
