CPQ: Configure, Price, Quote – La guía completa

CPQ (Configure, Price, Quote) es una de las etapas fundamentales del proceso de ventas, pero también una de las más complejas, entre otras cosas porque implica una gran colaboración con otros departamentos.

Este artículo analiza cómo evaluar un proceso de CPQ, por qué optimizarlo y todos los conceptos relacionados.

CPQ: Definición

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CPQ es un acrónimo de Configure, Price, Quote, que hace referencia a todos los procesos de la empresa para proponer un presupuesto a un cliente. El proceso consiste en configurar uno o varios productos, traducir las necesidades expresadas por el cliente en una lista de productos, un precio y, en última instancia, un presupuesto.

En la práctica, a menudo nos referimos al término CPQ cuando hablamos de software que automatiza esta parte del proceso, más o menos integrado con el software CRM. Pero la CPQ no sólo se refiere a herramientas y ventas de productos complejos.

CPQ es un acrónimo de Configure, Price, Quote, que hace referencia a todos los procesos de la empresa para proponer un presupuesto a un cliente. El proceso consiste en configurar uno o varios productos, traducir las necesidades expresadas por el cliente en una lista de productos, un precio y, en última instancia, un presupuesto.

Stripe, por ejemplo, puede considerarse una herramienta de CPQ. Puede definir productos, establecer más o menos opciones de configuración (ya sea directamente por el cliente o por usted mismo en el back office), crear suscripciones, editar los enlaces de pago y gestionar un conjunto de suscripciones únicamente a través de Stripe.

Una herramienta de contabilidad como Pennylane también puede considerarse una herramienta CPQ.

Cuanto más complejos son los productos vendidos, más críticos son los procesos de CPQ, para garantizar un margen saludable en todos los contratos, limitar los errores y limitar el tiempo entre la fase de identificación de necesidades y la de negociación.

Configuración

Los productos más complejos suelen tener varios parámetros que influyen en el precio. Por ejemplo, si va a comprar una licencia de Salesforce, tendrá que determinar..:

• El plan – que depende esencialmente de la funcionalidad requerida.
• El número de licencias, que depende esencialmente de las condiciones de venta y del crecimiento previsto de la empresa.
• El número de llamadas a la API, que depende esencialmente de la integración y las extensiones elegidas.
• Volumen de almacenamiento, que depende… de muchas cosas

Una vez determinado todo esto, queda por averiguar cómo evolucionará a lo largo del periodo de facturación. En el caso de la facturación anual, deben determinarse las condiciones para añadir o retirar licencias, así como los umbrales para el volumen de llamadas a la API, el volumen de almacenamiento, etc.

Precios

Es la fase en la que los productos y los precios unitarios se suman y multiplican para obtener un precio global, por ejemplo un presupuesto anual.

Si el precio es lineal, todo el mundo puede arreglárselas con bastante facilidad. Pero si hay niveles, tarifas escalonadas, promociones o precios que cambian con el tiempo -por ejemplo, en función de Eurodol-, la cosa se complica rápidamente. Sobre todo si el cliente quiere simular varios escenarios antes de tomar una decisión.

En la práctica, esta etapa suele estar totalmente automatizada, como mínimo mediante archivos Excel y, en el mejor de los casos, con programas informáticos específicos.

Cita

La edición del presupuesto en sí no es baladí: hay que incluir todas las condiciones de venta, etc., y si hubiera que editarlas todas a mano, los errores serían frecuentes.

Pero el verdadero problema de la gestión de ofertas es la gestión del acuerdo con el cliente. Podemos ofrecer al cliente una firma electrónica, pasar automáticamente la oportunidad a cerrada/ganada en su CRM, lanzar el proceso de facturación, etc.

¿Cuándo se hace imprescindible el CPQ?

Utilizar una herramienta de CPQ puede ser una forma útil de optimizar sus procesos y, en particular, de obtener una imagen clara de todo su ciclo de ingresos. El CPQ es esencial, por ejemplo, para explotar los procesos de venta de sus mejores vendedores o implantar precios estandarizados. Esto significa, por ejemplo, que puede ofrecer precios que probablemente sean aceptados por sus clientes.

Una herramienta CPQ también es esencial si desea simplificar la venta de sus productos, y también puede utilizarla para proporcionar a sus clientes información sobre características opcionales.

Otras funciones que pueden resultarle útiles son la colaboración en presupuestos con miembros del equipo si desea acelerar la entrega de presupuestos, la creación de activadores de aprobación para controlar los descuentos abusivos o la creación de plantillas de propuestas por su cuenta.

Si desea controlar los correos electrónicos de propuesta que envía, la herramienta CPQ también le permitirá saber cuándo los abren sus clientes.

Las ventajas de un buen proceso de CPQ

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#1 Una herramienta CPQ aumenta las ventas al proporcionar presupuestos precisos

Un buen proceso de CPQ debería permitirle aumentar sus ventas ofreciendo presupuestos detallados y completos a su comprador, sin que ni usted ni él tengan que modificarlos. Al mismo tiempo, aumenta la confianza en su empresa.

Un CPQ también tiene la ventaja de configurar precios que satisfagan las necesidades de los clientes y aumentar la precisión de los presupuestos.

#2 Añadir CPQ a CRM aumenta la rentabilidad

Añadir una CPQ a su CRM le permitirá mejorar la eficacia de su negocio y, sobre todo, aumentar sus ventas. Según Jim Dickie, cofundador de CSO Insights, y un estudio realizado sobre la optimización del rendimiento de las ventas en más de 1.000 empresas de todo el mundo, para el 68% de ellas ésta es la principal motivación para adoptar una herramienta CPQ. El estudio muestra que cuando las empresas decidieron añadir una herramienta CPQ a su CRM principal, los ingresos aumentaron considerablemente.

#3 CPQ acelera el proceso de ventas

Un CPQ también puede acelerar su proceso de ventas, tanto a través de una entrega más rápida del presupuesto como de un mayor tiempo de aprobación. Y eso es esencial si quieres triunfar en este campo. La herramienta CPQ puede utilizarse para prevenir imprevistos, como la falta de presupuesto o un cambio en las expectativas del cliente.

Por ejemplo, el proceso de oferta de Cloudera es tres veces más rápido que antes de implantar CPQ. Domino Printing Sciences, usuario de Salesforce CPQ, ha visto cómo sus presupuestos se entregaban un 80% más rápido. Por lo tanto, es muy útil para evitar que varias operaciones se estanquen en su cartera de ventas.

#4 Integrar una herramienta CPQ con otras tecnologías comerciales permite estandarizar los procesos

A menudo, dentro de una organización, los departamentos de ventas, finanzas, jurídico, desarrollo, etc. son entidades bastante compartimentadas. El software CPQ permite a los distintos departamentos comunicarse más eficazmente entre sí y estandarizar los procesos.

Esto es especialmente útil para evitar errores y garantizar que las cosas se hacen bien en el momento adecuado. Por ejemplo, con una herramienta de CPQ, la firma de un cliente en un presupuesto genera automáticamente un pedido, seguido del envío de una factura, el registro de los recibos y el cumplimiento del pedido.

El software CPQ también puede integrarse con sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), agilizando aún más el proceso. Gracias a esta herramienta, las ventas y las operaciones están directamente vinculadas y todo el mundo puede seguir la evolución del proceso. En la práctica, esto significa que podemos responder muy rápidamente a las peticiones de los clientes. Los datos también son muy útiles para afinar las decisiones de la empresa y responder a las necesidades expresadas por los clientes.

#5 Una herramienta de CPQ ayuda a los departamentos a trabajar juntos y elaborar especificaciones precisas

Una de las principales ventajas del software CPQ es que puede participar toda la empresa. Cada departamento puede intervenir en un proceso, lo que aumenta la eficacia y evita, por ejemplo, vender una configuración que no es posible desde el punto de vista financiero o jurídico.

El CPQ también permite a los expertos en productos determinar las mejores configuraciones para un producto, en lugar de que los vendedores lo hagan de forma independiente. Las configuraciones se introducen directamente en el sistema CPQ, y el personal de ventas sólo tiene que proponer las distintas opciones posibles a los clientes.

Por tanto, el CPQ se dirige a toda la empresa, e incluso puede utilizar los análisis del CPQ para identificar tendencias.

Salesforce CPQ y facturación

El término CPQ se ha democratizado en gran medida gracias al producto del mismo nombre publicado por Salesforce. Salesforce CPQ&Billing le permite beneficiarse de todas las ventajas de utilizar un CPQ. Esta herramienta le permite crear soluciones para clientes con ofertas preconfiguradas o personalizadas, modelar escenarios de transacciones y refinar sus precios utilizando inteligencia de marketing.

Para gestionar los ingresos recurrentes, Salesforce CPQ&Billing ofrece opciones de suscripción y pago por uso para adaptar los presupuestos a las necesidades de sus clientes. Por ejemplo, puede automatizar las modificaciones de contratos o crear automáticamente oportunidades de renovación.

Por último, esta herramienta unifica las actividades de ventas y finanzas agilizando la solución del presupuesto al cobro, eliminando los silos de front-office y back-office. El CPQ le permitirá, por ejemplo, automatizar la aceptación de pedidos o agrupar automáticamente todos los gastos en una única factura unificada por cliente.

Salesforce ofrece varias opciones de precios para su herramienta CPQ&Billing:

• El plan CPQ a 75 euros por usuario y mes. Ofrece funciones de configuración, fijación de precios y creación de presupuestos.
• El plan CPQ+ a 150 euros por usuario y mes. Este plan ofrece la misma funcionalidad que el plan CPQ, pero con un mayor control y automatización del proceso.
• El plan CPQ&Billing Growth, con tarifas que varían en función de las necesidades. Este plan ofrece una solución integrada para facturar y crear presupuestos.
• El plan CPQ+ con facturación es una solución completa de presupuesto a cobro, con tarifas que varían en función de sus necesidades.