¿Cómo prepararse para una negociación de ventas?

Si la negociación forma parte de la vida cotidiana, puede convertirse en un verdadero arte cuando se trata de la vida profesional. Y como todo arte, la negociación comercial se basa en técnicas y requiere cierta preparación previa.

¿Cuáles son las etapas de la negociación? ¿Cómo hacer una buena negociación? ¿Cómo preparar una negociación? ¿Cómo hacer un plan de negociación? ¿Cómo calificar una negociación?

Este artículo es una guía completa para ayudarle a preparar sus negociaciones con confianza: identificar a los actores, definir el campo de negociación y sus objetivos, anticipar los puntos de confrontación y los posibles límites, y aplicar y concretar el resultado.

¿Cuáles son las principales etapas de una negociación?

Antes de entrar en el meollo de la cuestión, es importante planificar todas las etapas de la negociación para anticiparse a los problemas de cada fase.

1. Preparación de la negociación

Antes de empezar a negociar, hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el contexto de esta negociación?
• ¿Quiénes son las personas implicadas y cuál es su percepción de la negociación?
• Si es un conflicto, ¿cuál es la naturaleza del mismo?

Además, antes de entablar cualquier negociación, decide la hora y el lugar de una reunión para discutir el asunto: si es posible, elige una fecha cercana para aclarar rápidamente los elementos preliminares.

Defina quién asistirá y asegúrese de que todos conocen los hechos para que puedan aclarar su posición.

Por último, evalúe sus objetivos de negociación: ¿qué es probable que pidan?

2. Definir el marco de la negociación

Definir las reglas y procedimientos básicos para la negociación con las otras partes (¡y no es inmune a la negociación posterior sobre la definición de estas reglas!)

• ¿Dónde tendrá lugar?
• ¿Hay limitaciones de tiempo?
• ¿En qué temas se limitarán las negociaciones?
• ¿Qué procedimiento seguir en caso de bloqueo?

También es el momento en que las partes pueden intercambiar sus primeras propuestas o peticiones.

3. Discutir y apoyar las posiciones de los demás

Tras intercambiar sus posiciones iniciales, ambas partes explican, amplían, aclaran, refuerzan y justifican sus demandas iniciales.

Pero esto no es necesariamente una confrontación. Más bien, es una oportunidad para informar a la otra parte sobre su percepción, y para entender la del otro. También es el momento en que cada parte puede pedir a la otra la documentación que respalde su posición.

4. Conciliar y comprometerse

La esencia del proceso de negociación reside en las concesiones que se hacen para intentar llegar a un acuerdo, a un buen trato. Aquí es donde ambas partes hacen concesiones para llegar a un acuerdo.

5. Poner en práctica y hacer que suceda

La última etapa del proceso de negociación consiste en formalizar el acuerdo redactado y desarrollar los procedimientos necesarios para su aplicación y seguimiento.

En el caso de las negociaciones importantes, los detalles deben establecerse en un contrato formal.

En resumen, estas cinco etapas del proceso de negociación deben ser negociadas para decidir cómo asignar los limitados recursos para salvaguardar los intereses de todos. Estar bien preparado también le permite tener más confianza y luego aplicar nuestras técnicas de negociación comercial para asegurarse de ganar la negociación.

Preparar bien una negociación: el método ATROCE

No se deje engañar por las siglas, el método ATROCE simplemente le permite preparar sus métodos de negociación comercial siguiendo un enfoque preciso:

• Actores: ¿quiénes son los actores?
• Terrenos: ¿qué terrenos se están negociando?
• Relación de poder: ¿está equilibrada entre las partes?
• Objetivos: ¿cuáles son sus objetivos y los de las otras partes?
• Confrontación de objetivos: ¿son compatibles?
• Etapas: ¿ha planificado todas las etapas, desde la introducción hasta la conclusión? ¿Cuáles son los posibles incidentes?

1. Identificar a los actores de la negociación

Enumerar todos los actores de la negociación

En primer lugar, piense (solo o con su equipo) en todas las personas que podrían participar en la negociación:

• ¿Es necesario recurrir a terceros (agentes, abogados, mediadores, intérpretes)?
• ¿Quién debe formar parte de mi equipo de negociación? ¿Quién debería ser nuestro portavoz? ¿Cuáles son las responsabilidades específicas de cada miembro del equipo?
• ¿Qué autoridad tengo yo (o nuestro equipo) para asumir compromisos firmes?
• ¿Qué partes no participan aún en la negociación y podrían también apreciar un acuerdo?

Clasificación de los actores de la negociación

Una vez que se han enumerado todos los actores, es muy interesante clasificarlos. Para ello, puede utilizar el GRID, o Grupo Real de Influencia y Decisión: es una matriz que permite categorizar a los diferentes actores de una negociación. Se compone de los siguientes elementos:

• Usuarios: son los directamente afectados por la negociación.
• Responsables de la toma de decisiones: Como es lógico, son los que toman la decisión final.
• Asesores (internos de la empresa) o Prescriptores (externos): influyen en la decisión.
• Filtros: no participan formalmente en la decisión, pero pueden dar un impulso o un freno.

Para afinar el análisis de los actores, puede puntuarlos según criterios objetivos de influencia (peso), preferencia y proximidad. La idea es llevar a cabo un análisis cuantitativo estableciendo subobjetivos medibles, con el fin de mejorar el indicador para un actor determinado.

• Influencia (peso): se trata de evaluar el peso de un actor en la decisión, de 1 (poca influencia pero puede transmitir o bloquear información) a 5 (forma parte del comité de decisión, a menudo el director general)
• Preferencia: aquí se anota si los actores le apoyan o no, desde -2 (la persona es muy desfavorable para usted o su competidor) hasta 2 (muy favorable) y 0 (es neutral).
• Proximidad: califica de 0 a 3 la proximidad de un grupo de interés: ¿es fácil encontrarse con él? ¿Le proporcionan mucha información sobre los diferentes temas de negociación?

En este ejemplo, François Voisin, un nuevo gestor de proyectos informáticos, fue convencido por un software de CRM que quiere comprar para su empresa. El ingeniero de ventas -usuario aquí- Philippe Gartan, presente en la demostración, también quedó convencido.

El director general, Pierre Lagrange, es bastante favorable por la reputación del software CRM. Tiene un peso importante en la decisión que afecta a la organización de ventas y representa un presupuesto sensible.

¿Cómo puede utilizar su conocimiento de los actores en la negociación?

Una vez identificados y evaluados todos los jugadores de la GRID, se trata de maximizar las posibilidades de ganar en un momento dado: para ello, el objetivo es aumentar el producto de índice de preferencia x índice de peso.

Buscamos, en este orden:

• Aumentar la preferencia de las personas cercanas
• Aumentar la proximidad de las personas con gran influencia
• En casos extremos, para disminuir la influencia de personas que son principalmente detractores, y muy distantes.

2. Definir el terreno

La idea es definir las “variables” de la negociación. ¿Qué es discutible en la negociación? A la inversa, ¿qué no lo es?

Los campos son, por ejemplo, el precio, el plazo, el método de financiación, el alcance, el ámbito funcional, etc.

3. Enumerar los objetivos

Una vez que tengas claros los actores y los campos, los pasos 3 y 4 (enumerar los objetivos y compararlos) consisten en definir, para cada campo :

• Su BATNA: BATNA significa “Best Alternative to a Negotiated Agreement”, que puede traducirse como MESORE: “MEilleure SOlution de REchange/REpli”. Esta es tu solución alternativa, es decir, la mejor que puedes conseguir si la otra persona se niega a negociar contigo. Si quieres convertirte en un profesional del BATNA, escribimos un artículo sobre ello aquí.
• El BATNA estimado de tu contraparte: no olvides pensar también en el BATNA de las otras partes. El principio es que un BATNA puede ser revelado sin miedo al oponente si es bueno.
• Su objetivo ideal
• El objetivo ideal estimado de su contraparte

A partir del BATNA, se puede deducir la ZOPA (Zona de Posible Acuerdo): es el rango en el que es posible un acuerdo.

Por ejemplo, en el precio (eso es fácil):

• No bajará de 20.000 euros
• Lo ideal sería vender por 50.000 euros
• Cree que su contraparte no irá más allá de los 40.000 euros, la cantidad que están gastando actualmente en este problema.
• Su contraparte ha indicado un presupuesto de 32.000 euros
• La ZOPA está entre 20K€ y 40K€.

Por supuesto, el BATNA de cada artículo depende de los demás: con una diferencia de precio tan importante, no se vende lo mismo.

El ejercicio se limita a identificar los límites del marco de negociación, pero no propone soluciones. Deberían surgir de forma natural, pero es importante contrastar cada una de sus hipótesis con la realidad antes de agrupar cada terreno de negociación para proponer una solución.

En primer lugar, tómese el tiempo de estimar sus objetivos y BATNA para cada uno de los campos.

4. Confrontación de objetivos

El término enfrentamiento es un poco desafortunado aquí, ya que uno espera que la mayoría de los objetivos vayan en la misma dirección.

La idea es afinar su comprensión del BATNA de su contraparte. El objetivo es :

• Identifique los puntos no negociables o difíciles de negociar.
• Identificar las áreas de posible acuerdo.

Estos son los dos elementos que le guiarán cuando quiera reunir los diferentes motivos de negociación en una propuesta.

5. Las etapas de la negociación

Ahora es necesario definir con precisión cómo se llevará a cabo la negociación.

• ¿Dónde y cuándo debe tener lugar la negociación?
• ¿Quién estará presente?
• ¿Cuánto deben durar las negociaciones? ¿Cuáles son los plazos?
• ¿Cómo? ¿La negociación se lleva a cabo cara a cara o algunos intercambios tendrán lugar por correo electrónico, videoconferencia, etc.?
• ¿En qué orden debo dirigirme a las diferentes partes de la otra parte?
• ¿Quiénes son mis competidores en este mercado? ¿Cómo se comparan nuestras ventajas y desventajas relativas?

Sin embargo, tenemos un consejo: para simplificar las negociaciones, intente limitar el número de personas presentes, incluso si eso significa llamar a una persona externa en algún momento en caso de bloqueo.

Asegúrate de que los miembros de tu equipo (o todos tus defensores) se conocen entre sí: la confianza es clave, anima a tus “compañeros de equipo” a reunirse en entornos neutrales (restaurantes, bares). En función de lo que esté en juego en la negociación, puede organizar ejercicios y simulaciones para desarrollar esta relación de confianza.

No dudes en trabajar esta confianza también con tus oponentes, conociéndoos de antemano.

El lugar es muy importante: si te sientes débil, celebra la negociación en tus instalaciones, donde estarás más cómodo. Una vez que haya adquirido cierta experiencia en la negociación, puede pedir que se celebre en las instalaciones de su oponente y utilizar lo que inicialmente es un punto débil como argumento para negociar objetivos mayores.

¿Cómo calificar una negociación?

El método ATROCE también permite calificar una negociación con bastante precisión. En cada etapa, uno puede preguntarse sobre el potencial y el futuro de la negociación:

• Actores: si todo el mundo te odia, tienes problemas.
• Terreno: si sólo tienes el precio como terreno de negociación, puede ser bastante complicado encontrar un equilibrio satisfactorio. Por el contrario, si se puede negociar sobre 30 puntos diferentes, se está llevando a cabo una negociación muy compleja. Y la complejidad tiene un coste.
• Objetivos: esto es lo que le permitirá determinar si el coste de la negociación merece la pena (juego de palabras).
• Confrontación: debes ser capaz de dibujar una ZOPA, una zona de posible acuerdo. Si no hay ZOPA, es un muy mal comienzo…
• Pasos: hay que tener cuidado de no pasar por alto lo que a menudo se consideran detalles operativos. Si tiene que viajar a Nueva Zelanda cada semana durante cinco meses, probablemente le resultará difícil completar la negociación.