Na maioria dos casos, as caixas de entrada centralizadas como [email protected] ou [email protected] ainda são baseadas na alocação manual ou semi-automatizada de solicitações. Entretanto, existe uma ampla gama de software que pode otimizar esses processos e assim aumentar a eficiência e o desempenho. Neste artigo, nós o ajudaremos a fazer a escolha certa! Apresentamos sete das melhores ferramentas do mercado para gerenciar seus e-mails recebidos.
As melhores ferramentas para gerenciar seus e-mails recebidos, resumo :
- O que faz um bom software de gerenciamento de e-mail de entrada?
- FrontApp
- OutPost
- eDesk
- MissiveApp
- Hubspot CRM
- Zendesk
- Grupos Google
Sommaire
O que faz um bom software de gerenciamento de e-mail de entrada?
Gestão centralizada da caixa de entrada
A capacidade de gerenciar facilmente endereços de e-mail como [email protected] e [email protected] é uma característica comum para ferramentas de gerenciamento de e-mail de entrada.
Ter acesso a todas as suas caixas de entrada compartilhadas em um local central permite que sua equipe responda mais rapidamente e evite que os e-mails caiam pelas rachaduras.
A atribuição de novos e-mails a um agente específico permitirá que cada agente saiba pelo que é responsável, evitando assim a duplicação de respostas e e-mails não processados.
Alocação automatizada das mensagens recebidas
Você já teve aquele momento desconfortável quando percebeu que duas pessoas em sua equipe não só responderam duas vezes ao mesmo cliente, mas também lhes deram informações diferentes?
Com o software de gerenciamento de e-mails recebidos, você pode evitar este tipo de cenário, atribuindo bilhetes às diferentes pessoas que devem responder.
Para evitar confusão, os bilhetes podem ser alocados por meio de regras de roteamento ou pedindo às pessoas que se alistem manualmente aos e-mails no topo da fila.
Respostas automatizadas
A maioria das ferramentas de e-mail de entrada permite o uso de respostas padronizadas e na maioria das vezes automatizadas. Especialmente para os pedidos mais simples, eles podem ajudar sua equipe a fornecer respostas mais rápidas para que eles possam se concentrar na satisfação do cliente.
De fato, é melhor manter todas as forças presentes ao responder a e-mails negativos. As respostas padronizadas também ajudam a garantir a consistência em toda a sua equipe, utilizando respostas já validadas.
Armazenamento de todas as comunicações
Usar notas ou comunicações arquivadas para incorporar informações importantes diretamente em cada e-mail não é apenas uma economia de tempo, mas é simplesmente essencial se você quiser fornecer respostas personalizadas a seus clientes.
Todas as informações relevantes serão visíveis para sua equipe, simplificando todo o processo. A maioria das ferramentas de gerenciamento de e-mails recebidos permite o acesso a todos os intercâmbios já realizados para permitir que outros membros da equipe tenham o contexto completo.
Através deste armazenamento de dados, você também poderá ver os dados que aparecem em vários de seus arquivos. Você poderá dedicar os dados de seus clientes.
Relatórios: fundamental para otimizar seus processos de venda
Embora nem todas as ferramentas para gerenciar seus e-mails recebidos ofereçam funcionalidade de relatório, é uma coisa ótima de se ter.
O acompanhamento dos tempos de resposta por e-mail e do desempenho pode ajudá-lo a manter-se concentrado em seu objetivo, decidir se precisa de mais ajuda e descobrir as áreas que precisa melhorar para atingir seu objetivo final de conseguir ainda mais clientes.
#1 FrontApp
Transforme seu e-mail em um helpdesk para fornecer um suporte ao cliente ainda mais personalizado. A Front traz e-mails e mensagens de todos os canais (e-mail, chat, redes sociais, SMS) para uma caixa de entrada de uma equipe colaborativa.
Responda 3x mais rápido com fluxos de trabalho automatizados, acesse os dados do cliente diretamente em sua caixa de entrada e análises robustas com funcionalidade avançada de relatórios. Seja no PC ou no aplicativo móvel da Front, usar este serviço é uma brisa e você nunca vai querer ficar sem ele.
Você pode usar o Frontapp gratuitamente por 7 dias. Os planos pagos começam em US$ 9 por mês. Com esta taxa, você pode :
- Ter caixas de entrada individuais
- Beneficie-se de 3 canais de equipe (1 e-mail, 1 chat, 1 rede social)
- Atribuir e @menção
- Definir 3 regras básicas
Se você quiser recursos mais avançados, como integrações completas ou relatórios, você precisará optar pelo plano Prime a $49 por mês por usuário.
#2 OutPost
O posto avançado é uma ferramenta projetada para pequenas equipes para que você possa trabalhar com caixas de entrada gerais, independentemente do provedor de e-mail que você utiliza. O número de endereços de e-mail conectados é ilimitado (mesmo que estejam hospedados em locais diferentes (Gmail, Office 365, etc.)
A ferramenta também inclui notas internas que podem ajudar seus colegas de equipe a reduzir o número de e-mails enviados entre os representantes. Os alertas do posto avançado o ajudarão a ver quem está trabalhando em um e-mail, impedindo que duas pessoas respondam à mesma mensagem.
Você pode usar o OutPost gratuitamente por 14 dias. Se você optar pela versão paga, o OutPost lhe custará $12,50 por mês. A este preço, você poderá definir atribuições de e-mail, escrever notas internas, ter modelos de resposta ou acessar análises.
#3 eDesk
Com o eDesk, os usuários têm visibilidade instantânea do quadro geral de suas operações de suporte ao cliente. As informações sobre clientes, produtos e remessas são constantemente atualizadas para fornecer aos agentes detalhes confiáveis.
Todas as informações relevantes do cliente são exibidas em uma tela cheia, permitindo que os agentes forneçam um suporte impecável e personalizado em todos os momentos. eDesk encaminha bilhetes, chamadas e consultas a agentes que têm as ferramentas e a experiência para responder rapidamente.
Se você tem um site de comércio eletrônico, o eDesk também é para você! Ele oferece um serviço de suporte ao cliente totalmente projetado e adaptado ao comércio eletrônico. Ela fornece a essas empresas uma plataforma poderosa para ajudá-las a centralizar e gerenciar todas as suas operações de suporte, informações, ferramentas e muito mais.
Em relação aos preços, a eDesk oferece um teste gratuito por 14 dias. Os planos pagos começam a partir de £35 por mês (faturamento anual). A este preço, você receberá ingressos e modelos ilimitados ou suporte por e-mail. Para obter as características mais interessantes, recomendamos o pacote “Profissional” a 69 euros por mês (taxa anual).
#4 MissiveApp
Missive é um cliente de e-mail completo que lhe permite gerenciar seus e-mails recebidos. A filosofia da empresa é que “a parte de e-mail da aplicação deve ser tão boa que os usuários querem colocar todas as suas contas de e-mail nela”.
Com isto em mente, Missive exibe todas as suas contas de e-mail, inclusive as privadas, em um só lugar. O Missive suporta todas as configurações de e-mail para que você possa gerenciar a caixa de entrada da equipe, assim como Facebook, Twitter e até mesmo contas de SMS de um só lugar. A pequena desvantagem é que você não terá acesso à funcionalidade de relatório.
Uma vantagem significativa é que você pode usar a MissiveApp sem custos e sem limite de tempo. Mesmo que seu armazenamento de e-mail seja limitado a 15 dias, este é um ótimo lugar para começar. Se você quiser atualizar, pode optar pelo plano Starter a $10 por mês (armazenamento de seus e-mails por 6 meses) ou o plano Produtive a $15 por mês (armazenamento ilimitado ao longo do tempo).
#5 Hubspot CRM
OHubspot CRM é verdadeiramente um dos melhores softwares de CRM do mercado. Ao se inscrever neste CRM gratuito, você tem acesso à ferramenta de conversação, que inclui a possibilidade de conectar os e-mails de sua equipe a uma caixa de entrada compartilhada.
Ao vincular seus apelidos de e-mail à caixa de entrada compartilhada, você conectará suas equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente em um único lugar para que possam visualizar, gerenciar e responder a todas as conversas sem “colisões”. Como os e-mails da equipe estão integrados ao CRM gratuito da HubSpot, eles terão acesso imediato às informações de contato e poderão elaborar respostas eficazes e personalizadas.
A HubSpot também oferece ferramentas de produtividade gratuitas que rapidamente dão a seus clientes as respostas que eles precisam usando modelos, respostas pré-definidas e documentos – sem nunca deixar sua caixa de entrada. Em resumo, uma riqueza excepcional de funcionalidade disponível gratuitamente.
#6 Zendesk
Zendesk é mais do que apenas um helpdesk. Seu CRM permite organizar processos, fluxos de trabalho e acompanhamento do envolvimento do cliente. Só o software pode transformar seus enormes volumes de dados de suporte em um tesouro de pistas, oportunidades e informações.
A Zendesk ajuda você a consolidar esses dados e aproveitá-los para construir ou manter relacionamentos de longo prazo com seus clientes. Zendesk é um conjunto abrangente de aplicações de suporte que você pode adaptar à medida que suas necessidades comerciais crescem. Inclui um help desk, bate-papo ao vivo, base de conhecimento e portal comunitário.
Em termos de preços, Zendesk oferece um teste gratuito (duração não especificada). Os planos pagos começam a partir de 5 euros por mês e por agente. A este preço, você terá acesso, entre outras coisas, ao histórico de interações ou às fichas de informações de cada prospecto. Se você quiser recursos mais avançados, como análises e relatórios detalhados, opte pela versão “Profissional” a 49 euros por mês por agente. Este é um software de CRM de primeira linha com uma versão gratuita.
#7 Grupos Google
OGoogle Groups é um serviço focado em comunicação e colaboração. Segundo o Google, é uma ferramenta onde “você pode enviar um e-mail a todos os membros de um grupo com um único endereço, convidar um grupo para um evento ou compartilhar documentos com esse mesmo grupo”.
Você também pode criar um fórum online para discutir um tópico popular ou responder perguntas sobre um produto. Aqui estão algumas das principais características do Google Groups:
- Você pode criar e utilizar listas de correio para enviar boletins informativos aos seus clientes ou comunicados a toda a sua equipe.
- Você também pode criar um fórum onde os membros do grupo possam interagir uns com os outros. Normalmente é dividido em tópicos, o que levou algumas equipes a adaptá-lo para compartilhar tarefas.
- O Google Groups não foi originalmente projetado para ser uma caixa de entrada compartilhada, mas muitas equipes estão se adaptando para utilizá-la com este propósito. A Caixa de Entrada Colaborativa Google consiste em um grupo onde as pessoas podem enviar e-mails para um pseudônimo, e esses e-mails são distribuídos para uma equipe. Por exemplo, imagine clientes enviando e-mails para “[email protected]” pedindo ajuda. Todas as pessoas de sua equipe de suporte ao cliente receberão esses e-mails e poderão responder a eles.
Se você usa GSuite, o Google Groups é uma solução extremamente fácil de usar. Entretanto, você não terá a profundidade funcional (sem relatório, por exemplo) em comparação com as outras ferramentas desta lista. Finalmente, o Google Groups só trabalha com Gsuite e custa US$ 6 por mês por usuário.
