6 étapes & 6 indicateurs pour construire de bons prévisionnels commerciaux

Vous trouverez ici les étapes clé pour construire des prévisionnels de vente performants en vous apppuyant sur des données objectives & quantitatives.

Indépendamment de l’étape atteinte par les opportunités dans le funnel de vente, les représentants commerciaux et les managers sont invités à faire une évaluation qualitative de leurs opportunités. Il s’agit d’une approche qui repose principalement sur sur l’intuition. Vous appuyer sur des données concrètes permet de limiter plusieurs biais importants.

6 étapes pour construire de bons prévisionnels de vente

1. Standardisez votre funnel commercial

Afin de construire des prévisionnels commerciaux plus précis, la première chose à faire est de bien définir les différentes étapes de votre funnel commercial de façon la plus objective possible.

Commencez par un processus de vente clairement défini et des définitions formelles de chaque étape de l’entonnoir de vente. La définition des étapes doit être dictée par le processus d’achat, et non par le processus de vente – même si le commercial fait tout correctement, ses étapes ne reflètent pas la probabilité d’achat du client.

Il est essentiel de définir et de documenter l’ensemble de vos process commerciaux pour s’assurer que l’équipe de vente maîtrise bien les règles de qualification, votre système de vente et les différentes étapes par lesquelles une opportunité doit passer pour se conclure.

source : insightsquared.com

Les étapes doivent couvrir l’ensemble du funnel de vente de “Nouveau” à “Perdu/Gagné”. Vous ne devez pas avoir d’opportunités qui ne se trouvent pas dans l’une des étapes. Elles doivent être suffisamment distinctes pour que vous ne voyiez pas deux étapes se produire conjointement ; sinon, c’est qu’il n’y a pas suffisamment de différenciation entre elles pour être significative.

En définissant ces étapes, vous aurez la possibilité de mesurer le pourcentage d’opportunités qui arrivent à la phase “Perdu/Gagné”. Vous serez en mesure d’accéder à ces informations via la plupart des logiciels CRM performants.

2. Calculez vos taux de conversion historiques à chaque étape de votre funnel commercial

Il est essentiel de connaître les taux de conversion historiques de vos étapes de vente afin d’obtenir des prévisionnels commerciaux efficaces et objectifs.

La figure 2 ci-dessous montre un entonnoir de vente et affiche les taux de conversion d’une étape à l’autre. Elle permet au responsable des ventes de comprendre les nuances de la valeur du pipeline, son évolution dans le temps et l’étape la plus importante où ses équipes doivent concentrer leurs efforts.

Par exemple, dans la figure 2 ci-dessous, seulement 31% de toutes les opportunités passent de l’étape 1 à “Deal”, alors que 84% des opportunités de l’étape 4 se transformeront en Deal pour votre organisation. Etudier avec précision l’historique de votre entonnoir de vente est une première étape essentielle pour comprendre les performances de votre équipe à court et à long terme.

source : insightsquared.com

Grâce à ces informations, vous pouvez rapidement passer de l’estimation des opportunités qui se rapprocheront à une prévision plus précise de la valeur de chaque opportunité en fonction de la taille, du commercial et de l’étape. Ces taux de gain historiques vous permettent d’estimer la valeur d’une affaire de manière plus réaliste en vous basant sur les antécédents.

Aller plus loin
Une fois que vous avez défini ces différentes étapes du funnel de conversion en suivant le parcours client, vous pouvez vous pencher sur le process commercial qui permet d’amener chaque prospect d’une étape à la suivante, afin d’optimiser ces taux de conversion. S’il n’est pas formalisé, attachez-vous à le formaliser. Par exemple: 3 emails & un appel après une démo produit. Au délà, l’opportunité est perdue.
Vous pouvez commencer par faire ça à l’échelle de toute une équipe, et progressivement segmenter. Par région par exemple, jusqu’à aller à l’échelle de chaque commercial pour optimiser ses performances.

3. Définissez les indicateurs clés qui déterminent vos prévisionnels de vente

La méthode de prévision basée sur les données examine les taux de conversion à chaque étape, et multiplie simplement les valeurs d’opportunité par ces taux. Elle est plus mathématique, mais ne tient pas compte des nuances dans votre pipeline. Votre équipe doit également tenir compte de votre taux de conversion du début à la fin, ou par opportunité.

4. Exigez des dates estimées de closing & suivez les changements de date

La plupart des CRMs ont un champ “Date de clôture” qui permet à vos commerciaux d’entrer leurs propres prévisions sur la date de clôture d’une transaction. Cherchez des exemples où la date de clôture ne correspond pas aux données (étape actuelle + cycle de vente à partir de cette étape).

Asseyez-vous et discutez avec votre commercial pour savoir ce qu’il se passe. Même si toute votre organisation aime les chiffres, vous ne pouvez pas ignorer toutes les données subjectives que votre commercial recueille tout au long de son processus.

Exigez de vos commerciaux des données précises et actualisées et tenez-les responsables de toutes leurs opportunités. Tous les outils de prévision du monde ne peuvent pas vous aider à faire des prévisions correctes si vous n’avez pas de données fiables à analyser.

5. Connaissez la précision des prévisions de vos commerciaux

Les performances passées sont un indicateur avancé des performances futures. En connaissant la précision et les performances historiques de chacun de vos commerciaux, vous pourrez les guider et les aider à ajuster leurs prévisions pour une meilleure précision en fonction du profil des affaires en cours et de leurs données historiques.

6. Séparez vos réunions de prévision & vos réunions d’examen du pipe commercial

Les directeurs commerciaux qui réussissent doivent faire la différence entre les réunions d’examen du pipeline des ventes et les réunions de prévision des ventes. Bien qu’elles soient toutes deux destinées à suivre les ventes, les indicateurs clés et la stratégie, elles doivent avoir chacune un objectif et un centre d’intérêt distincts.

Les réunions d’examen du pipeline ont pour objectif de s’assurer qu’il y a suffisamment de leads à chaque étape du funnel commercial. Elles sont souvent moins fréquentes que les réunions de prévision puisqu’elles adressent les process internes, et pas le client.

Les réunions de prévision des ventes doivent avoir lieu chaque semaine, idéalement le lundi, et au cours de cette réunion, un directeur des ventes doit inspecter chaque affaire (surtout en bas de funnel) et aider les commerciaux à conclure les deals en cours.

6 indicateurs à suivre pour un des prévisionnels commerciaux efficaces

1. Etape du funnel commercial

Regardez à quel stade se trouve votre opportunité. Sur la base des éléments que nous avons détaillé précédemment, vous devriez maintenant savoir quel taux de conversion s’applique à chaque étape et avoir une idée précise de la probabilité de convertir l’opportunité en deal à ce stade. Surveillez les leads qui ne progressent pas ou très peu dans votre cycle de vente, car c’est un indicateur que cette opportunité pourrait être manquée. Si tout se passe bien traditionnellement, les leads progressent de plus en plus vite dans votre funnel de vente.

2. L’âge des opportunités

Vous avez probablement un certain nombre d’opportunités qui ne sont plus d’actualité et qui auraient dû être éliminées de votre base de données. Si l’opportunité est 2 ou 3 fois plus longue que votre cycle de vente moyen typique, votre opportunité est “à risque”. Les directeurs commerciaux doivent connaître leur cycle de vente et examiner combien de temps une opportunité réussie reste à chaque étape, puis la comparer à leurs opportunités en cours.

Si les leads à succès passent généralement par la première étape en quelques jours seulement et que votre pipeline actuel s’étend en moyenne sur un mois, c’est un signe évident qu’il faut éliminer ces opportunités qui ne sont plus d’actualité. Lors de votre réunion de prévision, vous pouvez maintenant avoir cette conversation objective avec votre commercial.

3. Le potentiel des opportunités

Les vendeurs se concentrent généralement sur les grosses affaires et manquent parfois d’objectivité en étant attiré par l’éventualité d’une grosse vente. En conséquence, la plupart des organisations perdent du temps sur de grosses opportunités qui n’ont jamais été réalistes au départ.

Les managers efficaces doivent revoir leur analyse des gains et des pertes, puis se pencher sur les taux de réussite pour les opportunités importantes. Il existe généralement un écart important entre ces deux chiffres, c’est pourquoi vous devriez discuter de ces opportunités importantes ou à gros potentiel prévues lors de réunions de prévision et demander à chaque commercial des données plus objectives sur les raisons pour lesquelles il pense qu’elles se concrétiseront.

4. Les actions commerciales menées

Sachez combien d’efforts ont été consacrés à un lead – cela peut être mesuré par le suivi des activités que vos commerciaux doivent enregistrer dans votre CRM. En outre, vous devez appliquer certains des principes de la “comptabilité par activités” et mesurer certaines de vos activités comme étant plus efficaces et plus impactantes que d’autres : ainsi, une démonstration ou un essai du produit signifierait bien plus qu’une simple activité de prospection téléphonique.

Si beaucoup d’efforts ou d’activités ont été investis sur un lead, celle-ci a plus de chances de se concrétiser, mais il est important de contrôler la “qualité” ou le type d’activité et pas seulement la “quantité”.

5. L’engagement du prospect

En observant les tâches ou activités réalisées sur le lead sur les 2 dernières semaines (ou 10 jours ouvrables), vous saurez si elle est au point mort ou non. S’il n’y a pas d’activité et qu’il est prévu de la clôturer ce mois-ci.

C’est un indicateur que l’opportunité est en danger. Si vous avez un cycle de vente traditionnellement plus long, ajustez ce seuil en fonction de vos données historiques, mais continuez à surveiller les baisses d’engagement.

6. La date de closing estimée

Lorsque vous examinez des opportunités, si vous constatez que la date de clôture d’une affaire ou d’une opportunité est repoussée à plusieurs reprises, l’opportunité est alors en danger. Autre obstacle à des prévisionnels commerciaux précis, la décalage des leads devrait être un indicateur clé du blocage des opportunités.