Los 10 mejores programas de planificación

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Un buen software de planificación es esencial para una buena gestión de proyectos. Hay cientos de paquetes de software disponibles, algunos con funcionalidades similares.

Sin embargo, estas herramientas difieren en su filosofía, su objetivo (equipo pequeño o grande, o empresa), el grado de avance de sus funcionalidades y sus precios.

Suelen ofrecer una versión gratuita o un periodo de prueba que da acceso a funciones limitadas. A continuación, ofrecen una serie de planes de pago que cuentan con funciones avanzadas de automatización, informes y colaboración.

En este artículo, le damos todos nuestros secretos para que pueda elegir el software de planificación que mejor se adapte a sus equipos.

¿Qué es un software de planificación?

El software de planificación es una herramienta que pretende organizar el trabajo teniendo en cuenta todos los factores de complejidad de un proyecto (coordinación de equipos, plazos a cumplir, presupuesto determinado, así como otros factores en función de cada caso). 

Este tipo de software permite centralizar los distintos elementos de la gestión de proyectos en una única solución y evitar tener que navegar entre distintos programas e interfaces, lo que podría provocar una pérdida de información. 

Estas herramientas también facilitan la visualización del trabajo de los equipos, lo que resulta especialmente útil para los directivos.

Existen diferentes tipos de software de planificación:

Software para la planificación anual

• Proponen planes estratégicos y operativos en los que se definen las metas, los objetivos, las actividades y las funciones específicas durante un periodo de tiempo determinado (normalmente un año).
• Ayudan en la toma de decisiones, la elaboración de presupuestos y la evaluación de los recursos humanos necesarios para un proyecto.

Software para la planificación continua

• Estos paquetes de software más flexibles se adaptan continuamente a los nuevos datos.
• Ayudan a evaluar las estrategias, las capacidades presupuestarias y de recursos humanos, y las prioridades. 
• Los mejores programas informáticos incorporan la planificación de escenarios y el análisis hipotético. 

Software para la planificación de proyectos

• Se centran en el alcance, los riesgos y los recursos de un proyecto. 
• Integran las funciones de asignación de trabajo, elaboración de informes y gestión de recursos. 

Características principales del software de planificación

El software de planificación tiene muchas funciones dedicadas a la gestión de proyectos. Se diferencian en las prestaciones que ofrecen, pero también en el grado de progreso que permiten realizar con ellas. 

Las principales funcionalidades de estos programas son :

• Gestión de tareas: permite desglosar un proyecto en tareas e hitos, y organizar las tareas en un calendario o un diagrama de Gantt, según sea necesario.
• Colaboración interna: gestión del intercambio de información (espacio de comentarios colaborativos), distribución de tareas dentro de los equipos y entre ellos, y recordatorios. 
• Visualización: esta funcionalidad proporciona una visión general de un proyecto, o de la actividad de un equipo o de la empresa durante un periodo de tiempo determinado (mes, año, etc.). Permite identificar las dificultades que podrían impedir que el proyecto se desarrolle sin problemas.
• Informes: esta funcionalidad tiene como objetivo proporcionar datos sobre los proyectos (plazos, presupuesto y capacidad de los equipos) y sobre el rendimiento de un equipo o de la empresa en un periodo determinado, para facilitar las previsiones futuras. 
• Integraciones: casi todas las herramientas ofrecen un catálogo de integraciones para facilitar el enlace con otras herramientas utilizadas por el equipo y facilitar la colaboración en tiempo real sobre los documentos. 
• Automatizaciones: las mejores herramientas también incluyen un gran número de funciones de automatización para ahorrar tiempo.

¿Por qué elegir un software de planificación?

El objetivo principal de los programas informáticos de planificación es ganar capacidad de previsión para futuros proyectos. Estas herramientas permiten trabajar más eficazmente en equipo y evitar tener que navegar entre diferentes interfaces.  

Algunas de las principales ventajas de estos programas son

• Mejor visibilidad: ver, seguir y gestionar las cargas de trabajo individuales y de equipo, las habilidades y la disponibilidad actual y futura.
• Facilitar la comunicación y la colaboración: este software actúa como un centro de recursos compartido, ayudando a la toma de decisiones y a la distribución del trabajo.
• Gestión de riesgos: incluye funciones de visualización e información. 
• Vista del archivo interno: estas herramientas le permiten tener a la vista el trabajo realizado en el pasado para ayudarle a planificar futuros proyectos.

Nuestros 10 mejores programas de planificación

#1 Monday: Software fácil de implementar para todos

Monday es ideal para planificar y ejecutar eficazmente proyectos complejos. Su interfaz limpia y sus amplias funciones e integraciones ayudan a reunir los flujos de trabajo y a agilizar las tareas.

Monday le permite mostrar el calendario del equipo en cualquier período de tiempo elegido. La herramienta también ofrece la gestión de proyectos a través de un panel de control colaborativo, y numerosas integraciones.

La versión gratuita puede ser utilizada por 2 empleados. La versión básica a 9 euros/mes/usuarios ofrece tareas y proyectos ilimitados. La versión Estándar a 12 euros/mes/usuarios da acceso a varias vistas, automatizaciones e integraciones. 

#2 Wrike: Excelente para proyectos complejos

Wrike es el software perfecto tanto para las PYMES como para las grandes empresas, que buscan un software fácil de usar. Fácil de usar, Wrike es de hecho ideal para iniciar rápidamente proyectos de tamaño pequeño o mediano. 

Esta herramienta ofrece la mayor parte de las características necesarias para la planificación de proyectos: diagramas de Gantt, tablero Kanban, integraciones y herramienta de seguimiento del tiempo.

La versión gratuita de Wrike proporciona acceso a aplicaciones web, de escritorio y móviles que permiten trabajar con colaboradores internos y externos.

En su versión profesional, con un precio de 9,80 dólares al mes, Wrike ofrece paneles compartibles e integraciones. La versión Business, de 24,80 dólares al mes por usuario, proporciona acceso a soluciones de automatización y seguimiento del tiempo.

#3 Trello: una herramienta sencilla para proyectos básicos

Trello está diseñado para aquellos que buscan una forma rápida de gestionar proyectos no muy complejos, o que son gestionados por equipos pequeños.

Trello se basa en el método Kanban, con tarjetas móviles. Las tarjetas pueden llevar mucha información (fechas, ubicación…), pero este método intuitivo se adapta más bien a la gestión básica de proyectos.

En su versión gratuita, Trello es accesible en el móvil, y permite hasta 10 tableros por espacio de trabajo con tarjetas y potenciadores ilimitados, pero sólo ofrece una integración por tarjeta.

A partir de 5 dólares al mes para la versión estándar, Trello ofrece un número ilimitado de tableros. Con la versión premium de 10 dólares al mes, Trello ofrece diferentes vistas (tablero, línea de tiempo, tabla, calendario, plan, etc.).

#4 Trabajo en equipo: planificación con los clientes

Utilizado por más de 20.000 empresas, Teamwork es la única herramienta dedicada a los equipos que buscan planificar con los clientes.

Diseñada para maximizar la productividad en el trabajo con los clientes, esta herramienta ofrece, por ejemplo, una herramienta de facturación.

Limitada a 5 usuarios, la versión gratuita de Teamwork permite el uso de herramientas básicas de gestión de proyectos y tareas y soluciones de seguimiento del tiempo.

Por 10 euros al mes por usuario, la versión básica ofrece el sistema de facturación y un sistema de mensajería. Por 18 euros al mes, la versión más popular ofrece numerosas plantillas, informes, diferentes vistas y la posibilidad de crear un equipo con clientes.

#5 Noción: La navaja suiza

Notion está dedicado a las organizaciones que buscan un espacio de trabajo digital todo en uno que pueda adaptarse a sus necesidades. Notion es ideal para reunir toda la información de la empresa en una sola herramienta.

A diferencia de la mayoría de las herramientas, Notion no funciona con un sistema de tareas, sino con un sistema de bloques personalizables en página, texto, lista, calendario, tabla…

La versión gratuita de Notion está diseñada como una herramienta individual: sólo es posible compartir con 5 invitados, pero el número de páginas y bloques es ilimitado, y la sincronización está asegurada en todos los dispositivos.

A partir de 4 dólares al mes, la versión individual “pro” permite subir un número ilimitado de archivos. La primera versión “para equipos” cuesta 8 dólares por usuario y mes, y da acceso a las funciones de colaboración para un número ilimitado de colaboradores.

#6 Asana: una herramienta de planificación completa y escalable

Asana es la herramienta adecuada para equipos de cualquier tamaño que busquen una herramienta completa y personalizable.

Asana tiene 4 características principales: tablero Kanban, listas, calendario y línea de tiempo. A diferencia de Trello, este software hace que las funcionalidades se comuniquen y permite, por ejemplo, organizar una lista de tareas de forma cronológica.

La versión gratuita ofrece un número ilimitado de proyectos, visualización de proyectos en diferentes vistas e integraciones. Pero limita el trabajo en equipo a 15 personas, y el número de proyectos en el tablero.

Por 10,99 euros al mes por usuario, la versión premium ofrece la creación ilimitada de proyectos, con un número ilimitado de invitados gratuitos. Por 24,99 euros al mes por usuario, la versión para empresas ofrece funciones avanzadas, como carteras y objetivos.

#7 Team Leader : Planificación, seguimiento del tiempo y facturación

Teamleader es la herramienta perfecta para quienes buscan un software que combine las funciones de planificación, seguimiento del tiempo y facturación. 

Diseñado para equipos, Teamleader ofrece dos versiones diferentes del software: 

• Enfoque de líder de equipo: dedicado a equipos de 1 a 20 empleados.
• Teamleader Orbit: dedicado a equipos de más de 20 empleados.

Teamleader Focus no ofrece una versión gratuita, sino 3 versiones de pago a 15, 20 y 30 euros al mes por usuario.

Teamleader Orbit tampoco ofrece una versión gratuita, y ofrece una versión única a 50 euros al mes por usuario.

#8 Toggl : Una sencilla herramienta de Toggl

Toggl Plan se adaptará perfectamente a las estructuras que necesiten una planificación de proyectos sencilla y que sean fans del ecosistema de Toggl.

Esta herramienta de planificación online proporciona acceso a Toggl Track, la herramienta de seguimiento del tiempo de Toggl.

Toggl no ofrece una versión gratuita, sino 2 versiones de pago, que se pueden probar durante 14 días. Por 8 dólares/mes/usuario, la oferta “Equipo” da acceso a las líneas de tiempo del equipo, tableros ilimitados, tareas recurrentes e integraciones.

Por 13,35 $/mes/usuario, el plan “Business” de Toggl te permite invitar a los usuarios a los espacios de trabajo, exportar los datos de los proyectos y recibir asistencia prioritaria.

#9 Meistertask: una completa alternativa a Trello

Meistertask es adecuado para las empresas que buscan una alternativa completa a Trello.

Construida como Trello en torno al tablero kanban, esta herramienta basada en la nube también permite organizar los proyectos en forma de tabla, tareas, comentarios, fechas de vencimiento, etc.

La versión básica de Meister Task permite planificar hasta 3 proyectos con tableros de proyectos personalizables, pero ofrece posibilidades de integración limitadas y no permite crear un calendario o una agenda.

Por 8,25 euros al mes, la versión Pro incluye un número ilimitado de proyectos e integraciones, así como automatizaciones. Por 20,75 euros al mes, la versión Business ofrece una línea de tiempo, funciones avanzadas de colaboración y asistencia prioritaria. 

#10 Zoho Projects: Completo, eficiente y fácil de configurar

Zoho Projects es una aplicación de planificación colaborativa que atraerá a aquellos que buscan un software completo, fácil de implementar y eficiente de usar, y que aprecian el ecosistema de Zoho. 

Zoho permite gestionar los documentos y visualizar el proyecto de diferentes formas. El módulo de hoja de horas le permite registrar las horas facturables y no facturables.

Limitada a 3 usuarios y 2 proyectos, la versión gratuita permite gestionar las tareas a través de diferentes vistas, flujos de proyectos y foros.

Por 5 euros/usuario/mes, la versión Premium da acceso a proyectos ilimitados y a la automatización de tareas. Por 10 euros al mes por usuario, la versión Enterprise da acceso a funciones avanzadas, como el panel de control de la cartera.