Nuestra opinión sobre Trello

Desarrollado por Atlassian en torno al método del tablero Kanban, Trello se ha convertido en una herramienta esencial en el mercado del software de gestión de proyectos.

Naturalmente popular entre los aficionados al software Kanban, también es muy valorado por las empresas que implementan procesos Agile, gracias a su facilidad de uso.

Trello no se limita únicamente a la función Kanban: también ofrece muchas otras vistas y funcionalidades para gestionar proyectos y tareas. Sin embargo, puede mostrar ciertas limitaciones para grandes equipos o proyectos complejos.

En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre Trello.

Mi opinión sobre Trello en pocas palabras

Las ventajas de Trello

• Visualización Kanban: Trello es la mejor herramienta del mercado en este ámbito, con todas las funciones asociadas y múltiples herramientas de automatización.
• Flexibilidad: Aunque Kanban es el núcleo de Trello, la herramienta permite otras formas de organizar y visualizar el flujo de trabajo, siendo adecuada para todo tipo de actividades.
• Amplia galería de plantillas: Trello ofrece una variedad de plantillas para crear tarjetas rápidamente, especialmente útiles para procesos repetitivos (como tickets de soporte técnico).

Las desventajas de Trello

• Versión gratuita limitada: Aunque Trello es de las pocas herramientas que ofrece automatización en su plan gratuito, está limitado a 10 tableros por espacio de trabajo, adecuado principalmente para pequeñas empresas o uso personal.
• Profundidad funcional: La simplicidad de Trello lo limita comparado con herramientas más avanzadas como Monday o Notion. No es ideal para grandes equipos o proyectos muy complejos.

Trello: Características de un vistazo

Gestión de proyectos y planificación de tareas

Las tarjetas de Trello son la aplicación directa del método Kanban: permiten visualizar y gestionar tareas de un proyecto en formato de tablero, con columnas que representan las distintas etapas del progreso del proyecto.

Las tarjetas representan las tareas a realizar, moviéndose de una columna a otra según su progreso. La versión más básica del tablero Kanban tiene columnas como “Por hacer”, “En curso” y “Terminado”, aunque se pueden crear versiones más complejas.

Las listas de control son sub-elementos dentro de una tarea. Cada tarjeta representa una tarea, y estas listas se encuentran dentro de las tarjetas.

La función avanzada de lista de verificación permite asignar fechas de vencimiento y responsables a cada elemento.

Todos los elementos asignados en las listas de verificación aparecerán en la pantalla de inicio de cada usuario. Así, los empleados pueden ver fácilmente todos los elementos que les han sido asignados a través de diferentes tableros, evitando perder de vista sus tareas.

Desarrollado por Atlassian en torno al método del tablero Kanban, Trello se ha convertido en una herramienta esencial en el mercado del software de gestión de proyectos.

Naturalmente popular entre los aficionados al software Kanban, también es muy valorado por las empresas que implementan procesos Agile, gracias a su facilidad de uso.

Trello no se limita únicamente a la función Kanban: también ofrece muchas otras vistas y funcionalidades para gestionar proyectos y tareas. Sin embargo, puede mostrar ciertas limitaciones para grandes equipos o proyectos complejos.

En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre Trello.

Mi opinión sobre Trello en pocas palabras

Las ventajas de Trello

• Visualización Kanban: Trello es la mejor herramienta del mercado en este ámbito, con todas las funciones asociadas y múltiples herramientas de automatización.
• Flexibilidad: Aunque Kanban es el núcleo de Trello, la herramienta permite otras formas de organizar y visualizar el flujo de trabajo, siendo adecuada para todo tipo de actividades.
• Amplia galería de plantillas: Trello ofrece una variedad de plantillas para crear tarjetas rápidamente, especialmente útiles para procesos repetitivos (como tickets de soporte técnico).

Las desventajas de Trello

• Versión gratuita limitada: Aunque Trello es de las pocas herramientas que ofrece automatización en su plan gratuito, está limitado a 10 tableros por espacio de trabajo, adecuado principalmente para pequeñas empresas o uso personal.
• Profundidad funcional: La simplicidad de Trello lo limita comparado con herramientas más avanzadas como Monday o Notion. No es ideal para grandes equipos o proyectos muy complejos.

Trello: Características de un vistazo

Gestión de proyectos y planificación de tareas

Las tarjetas de Trello son la aplicación directa del método Kanban: permiten visualizar y gestionar tareas de un proyecto en formato de tablero, con columnas que representan las distintas etapas del progreso del proyecto.

Las tarjetas representan las tareas a realizar, moviéndose de una columna a otra según su progreso. La versión más básica del tablero Kanban tiene columnas como “Por hacer”, “En curso” y “Terminado”, aunque se pueden crear versiones más complejas.

Las listas de control son sub-elementos dentro de una tarea. Cada tarjeta representa una tarea, y estas listas se encuentran dentro de las tarjetas.

La función avanzada de lista de verificación permite asignar fechas de vencimiento y responsables a cada elemento.

Todos los elementos asignados en las listas de verificación aparecerán en la pantalla de inicio de cada usuario. Así, los empleados pueden ver fácilmente todos los elementos que les han sido asignados a través de diferentes tableros, evitando perder de vista sus tareas.

Herramientas de visualización

Aunque el tablero Kanban es el núcleo del método Trello, la herramienta ofrece otras formas de visualizar el flujo de trabajo gracias a la funcionalidad “Vistas” (disponible con los planes de pago Premium y Team).

La adaptabilidad de Trello a las necesidades y preferencias de cada equipo es uno de sus principales puntos fuertes.

Además de la vista Kanban, puedes visualizar tu trabajo en forma de cronograma, tabla, calendario, panel de control y mapa.

Las vistas de cronograma y calendario te permiten observar cómo se organiza el trabajo del equipo a lo largo del tiempo y anticipar posibles cuellos de botella. La vista de tabla agrupa datos de diferentes tableros en un solo lugar para ofrecer una visión general.

Automatización: el verdadero punto fuerte de Trello

Trello incluye una herramienta de automatización llamada Butler, que te ahorra tiempo en tareas repetitivas y te permite trabajar con mayor eficiencia.

Butler te permite definir reglas que siguen una acción desencadenante (como mover tarjetas entre listas, enviar notificaciones o sincronizar listas de control avanzadas) con una acción subsiguiente.

Las automatizaciones de Trello también funcionan a través de un sistema de botones. Por ejemplo, puedes crear un botón que, al hacer clic, mueva automáticamente una tarjeta a la siguiente etapa del proceso.

Butler también permite configurar comandos de calendario. Por ejemplo, puedes automatizar tareas recurrentes y configurar un comando para archivar todas las tarjetas en la lista “Completadas” cada lunes a las 8:00 a.m.

Incluso puedes usar la fecha de vencimiento de una tarjeta como desencadenante para ejecutar acciones específicas. Por ejemplo, puedes crear un comando que mueva una tarjeta vencida a la parte superior de la lista.

Por último, Trello permite crear automatizaciones para correos electrónicos e integraciones, lo cual es útil si necesitas compartir actualizaciones con colaboradores o clientes externos.

Por ejemplo, puedes configurar una regla que envíe automáticamente un correo electrónico a los clientes para pedirles comentarios cuando una tarjeta pase a la lista “Necesita comentarios”.

Opiniones de clientes sobre Trello

• En general, los usuarios destacan la facilidad de uso de Trello. Valoran sus características, que permiten compartir responsabilidades y gestionar datos de manera sencilla.

• Algunos usuarios consideran que Trello es menos adecuado para proyectos complejos y fases operativas avanzadas. También mencionan la falta de herramientas de comunicación y colaboración integradas.

Atención al cliente en Trello

El servicio de atención al cliente de Trello está desarrollado por Atlassian y se puede acceder desde su sitio web. Ofrece acceso a documentación, a la comunidad Trello, una página con el estado en tiempo real de las herramientas, y una sección de preguntas frecuentes, especialmente sobre facturación.

El Centro de ayuda de Trello ofrece una amplia gama de recursos bien organizados y fáciles de acceder a través de la barra de búsqueda. Además, el canal de Trello en YouTube contiene numerosos tutoriales y vídeos informativos.

La comunidad de Trello también es un verdadero punto fuerte, permitiendo a los usuarios compartir consejos y buenas prácticas.

Sin embargo, es un punto débil que solo se pueda contactar con el servicio de atención al cliente a través de un formulario en línea, lo cual es algo limitado.

El mercado de integraciones de Trello

Trello ofrece una amplia gama de integraciones:

• Comunicación interna y externa: Gmail, Slack, Hangouts… Como Trello no está diseñado para la comunicación, estas integraciones son esenciales para quienes gestionan proyectos en grandes equipos o necesitan colaborar.
• Automatización: Focuster, Make, Autopilot, Zapier… Aunque Trello tiene funciones de automatización integradas, estas integraciones son necesarias para llevar la automatización a un nivel superior.
• Redes sociales: Twitter, Mailchimp, Evernote… Estas integraciones son muy útiles para equipos que trabajan en proyectos que requieren comunicación o recopilación de información a través de redes sociales.
• Herramientas para desarrolladores: Pegasus, Dashworks, Github… Una ventaja real para aquellos que desean combinar las capacidades de gestión de proyectos de Trello con herramientas para desarrolladores, ideal para proyectos web.

Trello: precios

Trello ofrece varios planes distintos:

• Gratuito: Este plan permite un número ilimitado de tableros y automatización tanto en la web como en las aplicaciones móviles, pero está limitado a 10 tableros por espacio de trabajo. Está diseñado principalmente para equipos pequeños o proyectos sencillos.
• Estándar: a 6 dólares al mes por usuario. En comparación con la versión gratuita, este plan añade tableros ilimitados, mayor capacidad de almacenamiento y automatizaciones avanzadas, además de permitirte invitar a colaboradores a tus tableros.
• Premium: a 12,50 dólares al mes por usuario. Este plan incluye todas las vistas que necesitas (calendario, cronograma, tabla, panel de control y mapa), así como acceso a funciones avanzadas de administración, seguridad y plantillas.
• Empresa: a 17,50 dólares al mes por usuario. Este plan añade espacios de trabajo ilimitados y funciones de permisos, administración, autenticación y compartición a nivel organizacional.

Las principales alternativas a Trello

Trello es ideal para equipos pequeños y proyectos ágiles, pero puede quedarse corto para proyectos complejos. Como alternativa a Trello, recomendamos software más completos como Wrike, Jira o Monday para equipos grandes con proyectos complejos.

Y si lo que necesitas es una herramienta centrada en la comunicación y colaboración interna, te sugerimos echar un vistazo a Notion o Basecamp.