Notre avis sur Trello : l’outil de Kanban par excellence

Développé par Atlassian autour de la méthode du tableau Kanban, Trello est un outil incontournable sur le marché des logiciels de gestion de projet.

Naturellement apprécié par les amateurs des logiciels Kanban, il est aussi utilisé par les entreprises avec des processus Agile, qui apprécient sa facilité de prise en main.

Trello ne se limite pas à la fonction Kanban : il propose aussi de nombreuses autres vues et fonctionnalités de gestion de projets et de tâches. Cet outil sera cependant vite limité pour les grosses équipes ou les projets complexes.

Dans cet article, on vous détaille tout ce qu’il faut savoir à propos de Trello !

Avant d’aller plus loin
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Notre avis sur Trello

Critère
Note Salesdorado
Commentaire
Note globale

94%

Trello est l’ouil de référence pour la méthode Kanban. Idéal pour les projets légers et Agile, il est moins adapté pour les projets complexes.
Facilité d’utilisation

96%

Trello est très intuitif, notamment grâce aux templates proposés par l’outil.
Facilité de mise en place

94%

Trello est facile à prendre en main et à mettre en place au sein d’une équipe.
Service client

92%

Le service client de Trello propose de nombreuses ressources (tutoriels, vidéos, communauté…), mais est joignable seulement par formulaire de contact.
Profondeur fonctionnelle

94%

Trello possède les principales fonctionnalités de gestion de projet, mais a une profondeur fonctionnelle convenant plus aux projets légers que complexes.
Intégrations

90%

Trello possède de nombreuses intégrations, mais on regrette l’absence de quelques logiciels importants.
Rapport qualité-prix

96%

Avec un plan gratuit déjà très riche et des plans payants complets, Trello possède un excellent rapport qualité-prix.

Les avantages de Trello :

  • Visualisation Kanban : Trello est le meilleur outil du marché dans ce domaine, avec toutes les fonctionnalités liées aux tableaux Kanban et beaucoup d’outils d’automatisation.
  • Flexibilité : Même si le Kanban reste au coeur de Trello, l’outil propose d’autres possibilités d’organisation et de visualisation du flux de travail. Il est donc adapté à tout type d’activité et toute taille de structure.
  • Galerie de templates très riche : Trello propose beaucoup de templates pour créer des cartes rapidement. C’est très efficace pour un process régulier et facile à anticiper (comme des tickets en IT par exemple).

Les inconvénients de Trello :

  • Version gratuite limitée : Trello est l’un des seuls outils à proposer des automatisations dans son plan gratuit. Mais ce plan reste très léger (seulement 10 tableaux par espace de travail) et adapté aux usages non professionnels ou aux petits business.
  • Profondeur fonctionnelle : C’est l’inconvénient de la simplicité de mise en place de l’outil : il va moins loin que d’autres outils (Monday, Notion…). Ce n’est pas la solution à privilégier pour les grosses équipes avec des projets très complexes et multiples.

Trello : Aperçu des fonctionnalités

Gestion de projets et planification de tâches

Les cartes Trello sont une application directe de la méthode Kanban : elles permettent de visualiser et gérer les tâches d’un projet sous forme d’un tableau, avec différentes colonnes indiquant chacune une étape d’avancement dans le projet.

Les cartes représentent des tâches à accomplir. Elles sont déplacées d’une colonne à une autre en fonction de leur degré d’avancement. La version la plus basique du tableau Kanban propose des colonnes “à faire”, “en cours”, et “terminé”, mais il en existe des plus complexes.

Les checklists sont les petits éléments d’une tâche plus importante. Comme chaque carte représente une tâche, elles sont situées à l’intérieur des cartes.

La fonctionnalité de checklist avancée vous permet d’attribuer une date d’échéance et une personne à des éléments individuels de la checklist.

Tous les éléments de la checklist que vous avez assignés apparaissent dans votre écran d’accueil. Il est ainsi facile pour les collaborateurs de voir tous les éléments qui leur sont attribués dans tous les tableaux, ce qui permet d’éviter de passer à côté de tâches à effectuer.

L’avis de Salesdorado
On apprécie que Trello et ses fonctionnalités soient aussi disponibles sur une application mobile (plutôt bien développée par ailleurs).

Outils de visualisation

Même si le tableau Kanban est au cœur de la méthode Trello, l’outil permet d’accéder à d’autres modes de visualisation du flux de travail grâce à la fonctionnalité Views (disponible avec les plans payants Premium et Team).

Cette adaptabilité de Trello pour correspondre aux besoins et préférences de chaque équipe est l’un de ses réels atouts.

En plus de la vue Kanban, vous pouvez visualiser votre travail sous forme de chronologie, de tableau, de calendrier, de tableau de bord et de carte.

Les vues chronologie  et calendrier vous permettent de voir comment le travail de l’équipe s’articule dans le temps et d’anticiper les blocages. La vue tableau rassemble les cartes de différents tableaux en un seul endroit pour avoir une vue d’ensemble.

Automatisation : le vrai point fort de Trello

Trello dispose d’un outil d’automatisation intégré appelé Butler. Il permet de gagner du temps en effectuant des tâches répétitives et d’accomplir davantage de choses de manière plus efficace.

Butler permet de définir des règles qui font suivre une action (le déclencheur) par une autre action, par exemple déplacer des cartes d’une liste à l’autre, envoyer des notifications, ou synchroniser des checklists avancées.

Les automatisations sur Trello fonctionnent aussi grâce à un système de boutons. Vous pouvez par exemple créer un bouton qui, lorsque vous cliquez dessus, fait passer le travail à l’étape suivante du processus en le déplaçant vers la liste suivante.

Butler permet aussi de configurer des commandes de calendrier. Vous pouvez par exemple automatiser les tâches récurrentes et configurer une commande de calendrier pour que toutes les cartes de la liste “Terminé” soient archivées chaque lundi à 8h00.

Vous pouvez aussi utiliser la date d’échéance d’une carte comme déclencheur pour effectuer une série d’actions. Par exemple, vous pouvez configurer une commande pour qu’une carte due soit déplacée en haut de la liste.

Enfin, Trello permet de créer des automatisations pour les mails et les intégrations, qui peuvent être utiles si vous partagez des mises à jour avec des collaborateurs externes ou des clients.

Vous pouvez par exemple configurer une règle qui fera que les clients recevront un mail les informant qu’un retour d’information est nécessaire chaque fois qu’une carte sera glissée dans la liste “Besoin d’un retour d’information”.

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Les avis des clients sur Trello

  • Les utilisateurs apprécient généralement la facilité d’utilisation de Trello. Ils valorisent les fonctionnalités de l’outil qui permettent une responsabilisation partagée et une facilité de partage et de gestion des données.
  • Certains clients trouvent que le système de gestion des tâches est mauvais pour les projets complexes, et lorsque les projets entrent dans une phase opérationnelle. Certains regrettent le manque de fonctionnalités de communication et de collaboration.
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Le support client chez Trello

Le helpdesk de Trello est développé par Atlassian, et est accessible sur leur site. Il permet d’accéder à de la documentation, à la communauté Trello, à une page indiquant en temps réel l’état de fonctionnement des outils Trello, et à des FAQ, notamment sur la facturation.

Les ressources proposées par le centre d’aide de Trello sont nombreuses, bien organisées, et facilement accessibles grâce à la barre de recherche. Ces ressources sont complétées par la page Youtube de Trello qui contient de nombreux tutoriels et vidéos informatives.

La communauté qu’anime Trello est aussi un vrai plus de l’outil, pour partager des astuces et des bonnes pratiques entre utilisateurs.

On regrette cependant que le service client de Trello ne soit joignable que par formulaire de contact, ce qui est assez limité.

La marketplace d’intégrations Trello

Trello propose de nombreuses intégrations :

  • Communication interne & externe : Gmail, Slack, Hangouts… Trello n’étant pas axé sur la communication, ces intégrations seront très utiles à ceux qui gèrent des projets en équipe conséquente, ou qui ont besoin de collaborer.
  • Automatisation : Focuster, Make, Autopilot, Zapier… Trello possède déjà des fonctionnalités d’automatisation, mais ces intégrations sont nécessaires pour aller plus loin et automatiser vos processus en lien avec d’autres outils.
  • Réseaux sociaux : Twitter, Mailchimp, Evernote… Ces intégrations sont un réel plus pour toutes les équipes travaillant sur des projets nécessitants de la communication ou de la prise d’information sur les réseaux sociaux.
  • Outils développeurs : Pegasus, Dashworks, Github… Un vrai plus pour ceux qui veulent allier les atouts de gestion de projet de Trello et ceux d’outils développeurs : idéal pour les projets web !

L’avis de Salesdorado
On apprécie que toutes les intégrations soient disponibles dès le plan gratuit ! On regrette cependant que la suite Microsoft ne soit pas disponible…

Trello : les tarifs

Trello propose plusieurs plans différents :

  • Gratuit : Ce plan permet d’avoir un nombre de carte illimité et aux automatisations sur le web et les applications mobiles, mais il est limité à 10 tableaux par espaces de travail. Il est surtout destiné aux petites équipes ou aux projets simples.
  • Standard: à 6 dollars par mois par utilisateurs. Par rapport à la version gratuite, ce plan ajoute les tableaux illimités, augmente le stockage et les automatisations possibles, et permet d’inviter des personnes sur les tableaux
  • Premium: à 12,50 dollars par mois par utilisateurs. Cette version permet de profiter de toutes les vues possibles (calendrier, chronogramme, tableur, tableau de bord et plan), d’accéder aux fonctions d’administration et de sécurité, et aux templates.
  • Entreprise: à 17,50 dollars par mois par utilisateurs. Ce plan rajoute les espaces de travails illimités, et des fonctions de permission, d’administration, d’authentification et de partage à l’échelle des organisations.
Pro tip !
Vous pouvez bénéficier d’une réduction sur les tarif affichés ci dessus pour une suscription annuelle, n’hésitez pas à en profiter.
Pour les fonctionnalités et le temps gagné, investir dans la version payante est un calcul gagnant selon nous!

L’avis de Salesdorado
On apprécie beaucoup que Trello propose une remise de 75% sur ses tarifs aux ONG et aux associations caritatives.

Les principales alternatives à Trello

Trello est adapté aux petites équipes et aux projets Agile, mais moins aux projets complexes. Parmi les alternatives à Trello, nous recommandons des logiciels plus complets, comme  Wrike, Jira ou  Monday pour les équipes nombreuses avec des projets complexes.

Et pour ceux qui recherchent un outil de communication interne et de collaboration plus qu’un outil de gestion de projets, nous vous conseillons de regarder du côté de Notion ou de Basecamp.

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