Desarrollado por Atlassian en torno al método del tablero Kanban, Trello es una herramienta esencial en el mercado del software de gestión de proyectos.

Naturalmente popular entre los aficionados al software Kanban, también es utilizado por empresas con procesos Agile, que aprecian su facilidad de uso.

Trello no se limita a la función Kanban: también ofrece muchas otras vistas y funciones para gestionar proyectos y tareas. Sin embargo, esta herramienta se verá rápidamente limitada para grandes equipos o proyectos complejos.

Este artículo explica todo lo que necesitas saber sobre Trello.

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Sommaire

Mi opinión sobre Trello en pocas palabras

Perímetro	Puntuación	Mi opinión
Puntuación global	4,7	Trello es la herramienta de referencia para el método Kanban. Ideal para proyectos ligeros y ágiles, es menos adecuado para proyectos complejos.
Facilidad de uso	4,8	Trello es muy intuitivo, sobre todo gracias a las plantillas que ofrece la herramienta.
Fácil de instalar	4,7	Trello es fácil de aprender y de configurar dentro de un equipo.
Atención al cliente	4,6	El servicio de atención al cliente de Trello ofrece una amplia gama de recursos (tutoriales, vídeos, comunidad, etc.), pero sólo se puede contactar con él a través del formulario de contacto.
Profundidad funcional	4,7	Trello cuenta con las principales funciones de gestión de proyectos, pero tiene una profundidad de funcionalidad más adecuada para proyectos ligeros que complejos.
Integraciones	4,5	Trello tiene un gran número de integraciones, pero falta algún software importante.
Relación calidad-precio	4,8	Con un plan gratuito repleto de funciones y una amplia gama de planes de pago, Trello ofrece una excelente relación calidad-precio.

Las ventajas de Trello :

Visualización Kanban: Trello es la mejor herramienta del mercado en este ámbito, con todas las funciones asociadas a los tableros Kanban y multitud de herramientas de automatización.
Flexibilidad: Aunque Kanban sigue siendo el núcleo de Trello, la herramienta ofrece otras formas de organizar y visualizar el flujo de trabajo. Por tanto, es adecuado para todo tipo de actividades y organizaciones.
Amplia galería de plan tillas: Trello ofrece una amplia gama de plantillas para crear tarjetas rápidamente. Es muy eficaz para un proceso regular que es fácil de anticipar (como los tickets de TI, por ejemplo).

Las desventajas de Trello :

Versión gratuita limitada: Trello es una de las únicas herramientas que ofrece automatización en su plan gratuito. Pero este plan sigue siendo muy ligero (sólo 10 tableros por espacio de trabajo) y adecuado para uso no profesional o pequeñas empresas.
Profundidad funcional: Es el inconveniente de la sencillez con la que está configurada la herramienta: no llega tan lejos como otras herramientas(Monday, Notion…). No es la solución preferida para grandes equipos con proyectos muy complejos y múltiples.

Trello: Características de un vistazo

Gestión de proyectos y planificación de tareas

Las tarjetas Trello son una aplicación directa del método Kanban: permiten visualizar y gestionar las tareas de un proyecto en forma de tabla, con distintas columnas que indican cada etapa de avance del proyecto.

Las tarjetas representan las tareas que hay que realizar. Pasan de una columna a otra en función de su grado de avance. La versión más básica del tablero Kanban tiene columnas “por hacer”, “en curso” y “terminado”, pero existen versiones más complejas.

Las listas de control son pequeños elementos de una tarea más amplia. Como cada tarjeta representa una tarea, éstas se sitúan en el interior de las tarjetas.

La función avanzada de lista de comprobación permite asignar una fecha de vencimiento y una persona a cada elemento de la lista.

Todos los elementos de la lista de control que hayas asignado aparecerán en tu pantalla de inicio. De este modo, los empleados pueden ver fácilmente todos los elementos que tienen asignados en todas las tablas, para no perderse las tareas que deben realizar.

Opinión de Salesdorado
Es estupendo que Trello y sus funciones también estén disponibles en una aplicación móvil (que también está bastante bien desarrollada).

Herramientas de visualización

Aunque el tablero Kanban es el núcleo del método Trello, la herramienta permite acceder a otras formas de visualizar el flujo de trabajo gracias a la funcionalidad Vistas (disponible con los planes de pago Premium y Team).

La adaptabilidad de Trello a las necesidades y preferencias de cada equipo es uno de sus verdaderos puntos fuertes.

Además de la vista Kanban, puede visualizar su trabajo en forma de cronograma, tabla, calendario, panel de control y mapa.

Las vistas de cronograma y calendario permiten ver cómo se organiza el trabajo del equipo a lo largo del tiempo y anticiparse a los cuellos de botella. La vista de tabla reúne mapas de diferentes tablas en un solo lugar para ofrecer una visión de conjunto.

Automatización: el verdadero punto fuerte de Trello

Trello tiene una herramienta deautomatización integrada llamada Butler. Ahorra tiempo en tareas repetitivas y le permite hacer más cosas con mayor eficacia.

Butler le permite definir reglas que siguen una acción (el desencadenante) con otra acción, por ejemplo mover tarjetas de una lista a otra, enviar notificaciones o sincronizar listas de control avanzadas.

Las automatizaciones en Trello también funcionan mediante un sistema de botones. Por ejemplo, puede crear un botón que, al pulsarlo, mueva el trabajo a la siguiente fase del proceso, desplazándolo a la lista siguiente.

Butler también puede utilizarse para configurar comandos de calendario. Por ejemplo, puede automatizar tareas recurrentes y configurar un comando de calendario para que todas las tarjetas de la lista “Completadas” se archiven todos los lunes a las 8.00 horas.

También puede utilizar la fecha de caducidad de una tarjeta como desencadenante para realizar una serie de acciones. Por ejemplo, puede configurar un comando para que una tarjeta vencida se mueva a la parte superior de la lista.

Por último, Trello te permite crear automatizaciones para correos electrónicos e integraciones, lo que puede ser útil si compartes actualizaciones con colaboradores o clientes externos.

Por ejemplo, puede configurar una regla para que los clientes reciban un mensaje de correo electrónico informándoles de que necesitan comentarios cada vez que pasen una tarjeta por la lista “Necesita comentarios”.

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Opiniones de clientes sobre Trello

En general, los usuarios aprecian la facilidad de uso de Trello. Valoran las características de la herramienta, que permiten compartir responsabilidades y facilitar el intercambio y la gestión de datos.

Algunos clientes consideran que el sistema de gestión de tareas es deficiente para proyectos complejos y cuando los proyectos entran en fase operativa. Algunos se quejan de la falta de funciones de comunicación y colaboración.

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Atención al cliente en Trello

El servicio de ayuda de Trello está desarrollado por Atlassian, y se puede acceder a él en su sitio web. Proporciona acceso a documentación, a la comunidad Trello, a una página que muestra el estado en tiempo real de las herramientas Trello y a preguntas frecuentes, en particular sobre facturación.

El Centro de ayuda de Trello ofrece una amplia gama de recursos bien organizados y de fácil acceso mediante la barra de búsqueda. Estos recursos se complementan con la página de Trello en Youtube, que contiene numerosos tutoriales y vídeos informativos.

La comunidad de Trello también es un verdadero punto a favor de la herramienta, ya que permite a los usuarios compartir consejos y buenas prácticas.

Sin embargo, es una pena que sólo se pueda contactar con el servicio de atención al cliente de Trello a través del formulario de contacto, que es bastante limitado.

El mercado de integración de Trello

Trello ofrece una amplia gama de integraciones:

Comunicación interna y externa: Gmail, Slack, Hangouts… Como Trello no está orientado a la comunicación, estas integraciones serán muy útiles para quienes gestionen proyectos en equipos grandes, o necesiten colaborar.
Automatización: Focuster, Make, Autopilot, Zapier… Trello ya cuenta con funciones de automatización, pero estas integraciones son necesarias para ir más allá y automatizar tus procesos en conjunto con otras herramientas.
Redes sociales: Twitter, Mailchimp, Evernote, etc. Estas integraciones son un verdadero plus para todos los equipos que trabajan en proyectos que requieren comunicación o recopilación de información a través de las redes sociales.
Herramientas para desarrolladores: Pegasus, Dashworks, Github, etc. Una verdadera ventaja para quienes desean combinar las ventajas de gestión de proyectos de Trello con las de las herramientas para desarrolladores: ¡ideal para proyectos web!

Opinión de Salesdorado
Estamos encantados de que todas las integraciones estén disponibles desde el plan gratuito. Lamentamos, sin embargo, que la suite de Microsoft no esté disponible…

Trello: precios

Trello ofrece varios planes diferentes:

Gratuito: Este plan permite un número ilimitado de tableros y automatización en la web y aplicaciones móviles, pero está limitado a 10 tableros por espacio de trabajo. Está diseñado principalmente para equipos pequeños o proyectos sencillos.
Estándar: a 6 dólares al mes por usuario. En comparación con la versión gratuita, este plan añade mesas ilimitadas, aumenta el almacenamiento y las posibles automatizaciones, y te permite invitar a gente a tus mesas.
Premium: a 12,50 dólares al mes por usuario. Esta versión le ofrece todas las vistas que necesita (calendario, cronograma, hoja de cálculo, cuadro de mandos y plan), así como acceso a las funciones de administración y seguridad y a las plantillas.
Empresa: a 17,50 $ al mes por usuario. Este plan añade espacios de trabajo ilimitados y funciones de permisos, administración, autenticación y uso compartido para toda la organización.

Consejo profesional
Puede beneficiarse de un descuento sobre las tarifas anteriores para una suscripción anual, así que no dude en aprovecharlo.

En términos de funciones y tiempo ahorrado, creemos que invertir en la versión de pago es una estrategia ganadora.

Opinión de Salesdorado
Apreciamos mucho que Trello ofrezca un descuento del 75% en sus tarifas a las ONG y organizaciones benéficas.

Las principales alternativas a Trello

Trello es adecuado para equipos pequeños y proyectos ágiles, pero no tanto para proyectos complejos. Como alternativa a Trello, recomendamos software más completo como Wrike, Jira o Monday para equipos grandes con proyectos complejos.

Y si lo que buscas es una herramienta de comunicación y colaboración interna en lugar de una herramienta de gestión de proyectos, te sugerimos que eches un vistazo a Notion o Basecamp.

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Axel Lavergne

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