Nuestra opinión sobre Zoho Proyectos

Para quienes buscan un software de gestión de proyectos flexible y asequible, Zoho Projects es la solución ideal. Incluye todas las características que se esperan de una solución de gestión de proyectos, al tiempo que se beneficia de las ventajas del ecosistema Zoho. De hecho, la verdadera ventaja de Zoho Projects es su amplia gama de integraciones.

Sin embargo, Zoho Projects sigue siendo algo limitado en sus funciones de seguimiento del tiempo y gestión de recursos. Más información en este artículo.

Mi opinión sobre Zoho Projects en pocas palabras

• Relación calidad-precio: Zoho Projects no sólo es uno de los mejores paquetes gratuitos de software de gestión de proyectos, sino que incluso sus planes ofrecen una relación calidad-precio inmejorable para las características que ofrece, con un precio realmente bajo (y más aún en anuales).
• Ecosistema Zoho: esta es la verdadera ventaja – Zoho Projects está incluido en todo el ecosistema Zoho (como se puede ver en las integraciones, en particular: CRM, Factura, Personas, Docs, Correo…) – para las personas que quieren centralizar y simplificar el uso de una sola herramienta, o casi una sola herramienta, ¡esto es ideal!

• Falta de profundidad funcional Tiene la mejor relación calidad-precio, pero no llega tan lejos como otros programas de gestión de proyectos en muchos aspectos (seguimiento del tiempo y gestión de recursos, en particular), por lo que no es adecuado para organizaciones con grandes necesidades (y proyectos complejos).

Zoho Proyectos : Características de un vistazo

En primer lugar, Zoho Projects tiene la inmensa ventaja de estar disponible en francés, a diferencia de otros programas de gestión de proyectos.

Gestión y planificación de tareas

Cuando te conectas, accedes a tu panel de control personalizado que te muestra una instantánea de tus proyectos, el estado de las tareas o los presupuestos que te interesan. Por ejemplo, puede añadir un widget de “Estado de las tareas” que muestre tanto un gráfico circular como el número bruto de tareas abiertas y cerradas.

A continuación, puede crear sus proyectos en Zoho Projects: a diferencia de otros programas, aquí no hay plantillas preexistentes, por lo que puede personalizarlo todo. Zoho Projects detalla mucho las tareas: además de las fechas de inicio y finalización, puedes indicar cuántas horas al día debe dedicarles una persona.

En los planes de pago, las tareas también tienen temporizadores incorporados, y puedes indicar si el tiempo empleado es facturable o no. Si varias personas trabajan en la misma tarea, pueden introducir un porcentaje de realización.

Zoho Projects le permite definir las dependencias de las tareas, que son más fáciles de crear a partir de un diagrama de Gantt: también puede vincularlas con una línea para evitar conflictos entre tareas.

Como suele ocurrir con el software de planificación, Zoho Projects ofrece varias formas diferentes de gestión de tareas, desde listas de tareas estándar hasta tableros Kanban, sin olvidar los diagramas de Gantt.

Cada tarea tiene una configuración de prioridades y dependencias para ayudarle a decidir qué tareas debe completar primero.

Una característica clave de Zoho Projects es un informe de gestión de recursos (sólo para Premium y Enterprise) que le permite ver la carga de trabajo de los miembros de su equipo en forma de línea de tiempo.

A diferencia de una tabla de software de gestión de proyectos tradicional, las diferentes barras de colores permiten ver cuándo una persona no está asignada a una tarea o, por el contrario, está asignada a demasiadas tareas.

En la sección Seguimiento horario, puede definir sus horas de trabajo e introducir sus días libres.

Comunicación y colaboración

Zoho Projects ofrece una serie de herramientas de comunicación y colaboración, que puedes elegir mantener o no durante la configuración inicial, si, por ejemplo, tu equipo ya está utilizando una aplicación de mensajería diferente y no quieres confusiones.

Por otro lado, Zoho Projects ofrece una herramienta de mensajería instantánea que permite discutir directamente los proyectos en curso. Para las comunicaciones asíncronas, dispones de foros y actualizaciones de estado para que tus compañeros sepan en qué estás trabajando.

Existe una función de “flujo de actividades” que permite ver todas las actividades de un proyecto en orden cronológico inverso. En cuanto a la colaboración, los paneles de control del equipo permiten ver directamente dónde se encuentra cada uno en términos de progreso en sus tareas.

La integración con Zoho Meeting también es muy útil para evitar la necesidad de utilizar aplicaciones de terceros. Uno de los pequeños extras de Zoho es que las notificaciones son interactivas: puedes comentar directamente las tareas desde el cuadro de notificaciones.

Compartir documentos es superfácil, ya sea desde las secciones de comentarios de las tareas o desde el área de almacenamiento centralizado del menú de la izquierda.

Control del tiempo

Como todo software de control de tiempo, Zoho Projects tiene un temporizador incorporado para cada tarea (con límites de tiempo en caso de que se olvide de apagarlo). Puede registrar este tiempo como facturable o no facturable.

Para hacer un seguimiento de tu productividad, tienes acceso a informes específicos. Los administradores pueden gestionar las autorizaciones de los empleados, incluido el registro de las horas ya trabajadas y el número máximo de horas registradas.

En lo que respecta al seguimiento del tiempo, Zoho Projects no va tan lejos como otros programas, aunque ofrece las herramientas esenciales.

Opiniones de clientes sobre Zoho Projects

En general, los clientes consideraron que Zoho Projects es un paquete de software muy completo para la gestión de proyectos, especialmente en términos de colaboración y comunicación. Zoho Projects también está recibiendo muchos comentarios positivos sobre las numerosas integraciones que permite la suite Zoho. En el lado débil, estas diversas integraciones a veces hacen que el onboarding de Zoho Projects sea más complejo, lo que significa que no siempre es intuitivo de usar, algo que sus usuarios deploran.

Atención al cliente en Zoho Projects

El servicio de atención al cliente de Zoho Projects no es revolucionario, pero es muy completo y, sobre todo, está disponible en más de 20 idiomas, incluido el francés, lo cual es bastante raro.

Ofrece una gran cantidad de recursos, tanto para los usuarios de Zoho Projects como para los desarrolladores. Estos recursos incluyen:

• Recursos escritos para la incorporación, preguntas frecuentes para resolver los problemas más comunes
• Un foro y una comunidad bastante activa de usuarios de Zoho Projects
• Tutoriales en vídeo y casos prácticos para ayudarle a aprender a utilizar Zoho Projects
• Vídeos de YouTube y seminarios web con expertos en Zoho Projects
• Una brújula de la productividad: una herramienta que le guía en la mejora de la productividad, desde la gestión de proyectos y la colaboración hasta la cultura del lugar de trabajo y el comportamiento organizativo.

Si no encuentra lo que busca, en el sitio sigue habiendo una dirección de correo electrónico de contacto. Para los desarrolladores, Zoho Projects proporciona una guía API para comprender e integrar el servicio Zoho Projects con aplicaciones de terceros, así como una guía para crear sus propias extensiones.

El mercado de integración de Zoho Projects

Uno de los puntos fuertes de Zoho Projects es que forma parte de la suite Zoho, por lo que ofrece una amplia gama deintegraciones.

• Zoho apps: acceso a todo el ecosistema Zoho, desde la herramienta de videoconferencia Zoho Meetings hasta Zoho Books y Zoho Invoice.
• Gestión de documentos: Zoho Projects también funciona con la suite de Google, incluidas aplicaciones de gestión de documentos como Google Drive, pero también Dropbox, Onedrive, Box, etc.
• Mensajería: para la comunicación, Zoho Projects se integra con todas sus aplicaciones de mensajería, incluidas Slack, Gmail y Teams.

Zoho Projects: precios

En cuanto a los precios, Zoho Projects ofrece 3 planes, todos ellos bastante asequibles dada la profundidad funcional ofrecida:

• Plan gratuito para hasta 3 usuarios y 2 proyectos, con espacio de almacenamiento limitado. Este plan es más para uso personal o para descubrir la herramienta. Sigue siendo una gran herramienta gratuita de gestión de proyectos, pero si necesitas más usuarios, te recomendamos Asana en su lugar.
• Plan Premium: 5 euros/usuario/mes. Disponible para 50 usuarios y 20 proyectos, proporciona acceso a diagramas de Gantt, tareas recurrentes e integraciones más avanzadas (como Zoho Accounting). Es el plan ideal para empresas muy pequeñas.
• Plan Empresa: 10 euros/usuario/mes. Sin límites de usuarios ni de proyectos, este plan le da acceso a funciones personalizadas como las dependencias de tareas o un dominio específico de la empresa.

Las principales alternativas a Zoho Projects

Zoho Projects tiene muchas ventajas en ciertos aspectos, pero si no estás seguro, hay muchas alternativas:

• Los gigantes de la gestión de proyectos y, por tanto, el software más versátil (sobre todo en términos de seguimiento del tiempo, gestión de recursos, etc.): Monday, Wrike, Clickup, Asana, etc.
• Software de gestión de proyectos con un alto nivel de colaboración y comunicación: plataformas colaborativas como Trello o Notion
• Gestión de proyectos especializada en un determinado sector o tipo de proyecto: Teamwork para agencias y empresas de servicios, Jira para la gestión ágil de proyectos, Airtable para los fanáticos de Excel, Basecamp para organizaciones totalmente remotas.