Los 8 mejores programas informáticos para elaborar ofertas de ventas

Crear presupuestos es el primer paso en la gestión de su empresa. Puedes generar los presupuestos tú mismo, por ejemplo con Excel, o utilizar software gratuito para hacer el documento un poco más formal.

En la práctica, el uso de programas de facturación homologados será obligatorio en 2024, y todos los programas de facturación homologados ofrecerán un editor de presupuestos, que luego podrán transformarse en facturas. Y muchos de estos programas son gratuitos, al menos durante un tiempo.

Así que lo mejor es utilizar programas de facturación gratuitos para elaborar presupuestos y luego facturas.

Sin embargo, algunos paquetes de software le permiten ir aún más lejos y tener un seguimiento verdaderamente automatizado desde la creación de la oferta hasta el análisis CPQ detallado. En términos prácticos, le permite controlar su flujo de caja, el negocio por cliente y la gestión de existencias por producto.

#1 Facture.net: software gratuito de presupuestos

Facture. net es un software de generación de presupuestos 100% gratuito dirigido principalmente a autónomos y empresas muy pequeñas. Esta herramienta facilita la elaboración de presupuestos y el seguimiento de los avances. También puede convertir su presupuesto en factura y obtener una visión general de sus presupuestos actuales.

Invoice.net sigue siendo un programa muy ligero, que sólo sirve para generar presupuestos y convertirlos en facturas.

Facture.net es totalmente gratuito.

Si quieres probar otros programas más o menos equivalentes, te recomiendo que eches un vistazo a Zervant, que ofrece un plan gratuito para 5 presupuestos y facturas al mes, o a Tiime y Henrii.

El segundo paso en la gestión de su empresa es vincular la facturación y los presupuestos a los pagos reales, de modo que pueda controlar los cobros, procesar los recordatorios y obtener una visión general de la facturación prevista (presupuestos), la facturación real (facturas) y los cobros (flujo de caja).

#2 Qonto: el banco neoprofesional con un editor de presupuestos integrado

Qonto es el banco online preferido por los autónomos y las empresas muy pequeñas, ya que les permite controlar su tesorería. Qonto le permite enviar automáticamente facturas a los clientes, gestionar gastos y añadir recibos, y controlar el flujo de caja en tiempo real. La ventaja de esta herramienta es que puede gestionar la facturación y los pagos en una única plataforma.

Qonto sigue siendo bastante limitado si quieres controlar adecuadamente tu flujo de caja. Le aconsejo que integre también un programa de gestión contable.

Para los autónomos, Qonto ofrece un plan desde 11 euros al mes (1 tarjeta One Mastercard, pagos de hasta 20.000 euros al mes, 30 transferencias y domiciliaciones, más de 50 integraciones de socios), un plan Smart a 23 euros al mes, para 60 transferencias y domiciliaciones y más de 80 integraciones, y un plan Premium a 45 euros al mes (100 transferencias y domiciliaciones al mes y atención al cliente prioritaria).

Puede consultar las tarifas para empresas de nueva creación, VSE y PYME a través de este enlace.

La tercera etapa es la contabilidad. Si quiere gestionar correctamente sus entradas y salidas de efectivo, hay muchos programas de contabilidad que ofrecen funciones básicas de contabilidad y seguimiento.

#3 Pennylane: programa de contabilidad con editor de presupuestos y formularios de pedido

Pennylane es una herramienta de contabilidad fabricada en Francia, apreciada por los censores jurados de cuentas por su facilidad de uso. Se dirige principalmente a las microempresas y las PYME. Además de sus funciones de presupuesto y facturación, ofrece una amplia gama de funciones para gestionar y justificar sus cuentas.

Pennylane puede utilizarse, por ejemplo, para integrar declaraciones y comprobantes contables, o para gestionar reclamaciones de gastos, declaraciones fiscales y cierres de ejercicio.

El inconveniente es que Pennylane no ofrece gestión ni automatización de CRM. Por lo tanto, tendrá que utilizar un CRM adicional e integrarlo para vincular las transacciones a los clientes.

Pennylane ofrece un plan inicial de 14 euros al mes para autónomos con funcionalidades básicas (gestión de facturas de clientes y proveedores, pago de facturas, colaboración contable), un plan Esencial de 24 euros (gestión de reclamaciones de gastos, recordatorios automáticos, integraciones, etc.) y un plan Premium de 79 euros al mes para quienes deseen gestionar sus cuentas y finanzas desde una única fuente.

La cuarta etapa consiste en vincular correctamente las transacciones a los clientes, para poder analizar y segmentar su fichero de clientes.

#4 Sellsy: Software de gestión comercial y financiera

Sellsy es un software francés de CRM que ofrece una herramienta de facturación que automatiza el registro contable, ahorrando tiempo a los equipos internos y a los censores jurados de cuentas. Esta herramienta está destinada principalmente a las microempresas y las PYME.

Sellsy ofrece todas las funciones de un programa informático de gestión comercial y financiera: sincronización de los ingresos con la ficha de cliente, pago en línea de las facturas, precontabilidad (preparación del plan contable y de los diarios contables).

Esta herramienta también permite a sus clientes acceder a una interfaz para consultar sus documentos y tickets de asistencia.

Sin embargo, a diferencia de un CRM, Sellsy no ofrece un plan de automatización de marketing muy desarrollado.

Para acceder a las funciones de venta y facturación, Sellsy ofrece un primer plan Standard a partir de 49 euros/mes. Tendrás que pagar 89 euros al mes por el plan Premium y 119 euros al mes por el plan Elite.

#5 Pipedrive y Smart Docs: software CRM para automatizar tus ventas

Pipedrive es, ante todo, un paquete de software CRM que ofrece un módulo de presupuestos y facturación con Smart Docs muy apreciado por las VSE y las PYME con necesidades reales de CRM. Esta herramienta ofrece todas las funciones clásicas de automatización del marketing. Puede vincular todo el proceso de facturación al ciclo de vida del cliente: software de ventas, automatización de marketing, gestión de proyectos, integración en el mercado, tráfico, etc.

Pipedrive ofrece una amplia gama de integraciones, para que puedas hacer todo en línea. La integración con Docusign le permite, por ejemplo, solicitar firmas, recibir actualizaciones del estado de los sobres y gestionar sus documentos desde un único lugar.

El único inconveniente de Pipedrive es que no se ocupa en absoluto de la parte administrativa de la contabilidad.

Si desea beneficiarse gratuitamente de la extensión SmartDocs, deberá suscribirse al menos al plan Profesional por 59,90 euros al mes. Tendrás que pagar 74,90 euros al mes por el plan Power y 119 euros al mes por el plan Enterprise.

Si quiere llevar el CRM aún más lejos…

#6 Hubspot: CRM para VSEs y PYMEs

Hubspot es el software CRM por excelencia para VSEs y PYMEs, que te permite automatizar todas las acciones relacionadas con tu negocio.

Hubspot ofrece funciones completas de marketing, ventas y gestión de proyectos. Esta herramienta también ofrece informes muy detallados para que pueda seguir sus ventas en tiempo real y calcular sus márgenes.

La limitación es que Hubspot no se ocupa en absoluto de la parte administrativa de la contabilidad, y eso requiere una serie de integraciones diferentes.

Para aprovechar las ventajas del módulo de generación de presupuestos, Hubspot ofrece un plan inicial de 490 euros al mes para 5 usuarios. Tendrás que pagar 1.470 euros al mes para acceder a las funciones superiores.

#7 Pandadoc: la forma más fácil de editar sus contratos de venta

Pandadoc es el software que facilita el flujo de trabajo de cotización de sus clientes integrándose a la perfección con su CRM. Pandadoc responde principalmente a las necesidades de las PYME con productos complejos.

Pandadoc ofrece una función de firma electrónica, para que pueda automatizar sus relanzamientos de firmas de documentos y seguir fácilmente el progreso de los proyectos de sus clientes. Esta solución también ofrece flujos de trabajo de aprobación, que pueden ahorrarle una cantidad de tiempo considerable, y ayuda para crear documentos administrativos. Tendrá documentos perfectamente redactados con toda la información que necesita.

Al igual que Hubspot, Pandadoc no gestiona la parte administrativa de la contabilidad y requiere varias integraciones para realizar el seguimiento de los pagos.

Si quieres descubrir una alternativa más o menos equivalente, echa un vistazo a Dealhub.

Cuente 65 $ al mes por usuario para beneficiarse de la parte del flujo de trabajo con la integración de Zappier.

#8 Salesforce CPQ: la herramienta de edición de CPQ más adecuada

CPQ es un acrónimo de Configure, Price, Quote, que hace referencia a todos los procesos de la empresa para proponer un presupuesto a un cliente. El proceso consiste en configurar uno o varios productos, traducir las necesidades expresadas por el cliente en una lista de productos, un precio y, en última instancia, un presupuesto.

En la práctica, a menudo nos referimos al término CPQ cuando hablamos de software que automatiza esta parte del proceso, más o menos integrado con el software CRM. Pero la CPQ no sólo se refiere a herramientas y ventas de productos complejos.

El término CPQ se ha democratizado en gran medida gracias al producto del mismo nombre publicado por Salesforce. Salesforce CPQ&Billing le permite beneficiarse de todas las ventajas de utilizar un CPQ. Está dirigido principalmente a las PYME que necesitan un CRM real y tienen productos complejos.

Esta herramienta le permite crear soluciones para clientes con ofertas preconfiguradas o personalizadas, modelar escenarios de transacciones y refinar sus precios utilizando inteligencia de marketing.

Salesforce CPQ le ofrece una amplia gama de funciones: cree soluciones para clientes con ofertas preconfiguradas o personalizadas, modele escenarios de transacciones o perfeccione sus precios utilizando inteligencia de marketing.

También puede automatizar los contratos de suscripción y las renovaciones, o ampliar la herramienta al nivel de socio para una mejor gestión de los gastos. Salesforce también permite agrupar todos los cargos para producir una única factura para cada cliente.

Salesforce CPQ es una herramienta muy completa, que requiere ciertos conocimientos si desea gestionarla correctamente.

Salesforce ofrece un plan CPQ inicial desde 75 euros al mes por usuario y un plan CPQ+ a 150 euros si desea más funciones de automatización.