La gestion de projet est au coeur de toute organisation, quelque soit sa taille, son secteur d’activité, sa localisation. D’un projet de construction immobilier, à l’organisation d’un évènement en passant par le développement d’un logiciel – si vous ne suivez pas une méthode de gestion avec rigueur, les résultats attendus ne suivent pas.
Il existe aujourd’hui plusieurs méthodes bien connues – beaucoup sont familiers des “équipes Agile” ou du tableau Kanban. Mais encore faut-il les maîtriser et choisir la (ou les) plus adaptées à sa structure et son projet.
Dans cet article, on revient sur 10 méthodes de gestion de projet incontournables, et on vous donne les clés pour identifier laquelle adopter.
Sommaire
Les 3 approches clé en matière de gestion de projet : Waterfall, Agile ou Lean
En matière de gestion de projet, il est courant de confondre les approches avec les méthodologies mises en œuvre pour les décliner.
Si ce sont des débats encore discutés chez les universitaires, chez Salesdorado on a choisi de scinder le gestion de projet en 3 grandes approches, qui sont par la suite associées à différentes méthodologies de mise en œuvre.
La méthode Waterfall (ou en cascade) : planification et prévisibilité
Cette méthode est souvent associée à la manière la plus traditionnelle de mener un projet et d’en assurer la gestion.
- Le principe : Le chef de projet met en place un plan de projet transparent et planifiant très précisément les étapes à suivre, avec un calendrier et une allocation de ressources à respecter. A chaque étape est associée une temporalité, une technique de réalisation et des collaborateurs. L’approche ici est séquentielle, les étapes se suivent, et ne se chevauchent jamais (comme une cascade).
- Quand c’est puissant : Cette approche est très utile dans les secteurs où le produit final attendu a de très faibles probabilités de changer (par exemple, dans le secteur de la construction). Elle est idéale pour les très gros projets avec de multiples parties prenantes, afin de s’assurer que la multiplication des éléments intermédiaires ne desservent pas la réussite du projet et les livrables attendus.
- Les limites : Cette méthode n’est pas compatible avec les projets connaissant de multiples changements et réorientations. Sa méthode très descendante pourrait ne pas convenir aux structures avec des habitudes de travail collaboratives. Et dans ce cadre, la relation client se réduit à un point de fixation des attentes en amont, et la livraison du produit/service – il y a donc peu d’interactions.
La méthode Agile : collaboration et flexibilité
La naissance de la méthode Agile est étroitement liée à celle du secteur de développement des logiciels. Plus précisément des limites de la méthode en cascade face à la réalité du développement de logiciels.
- Le principe : L’idée de la méthode Agile est de prendre le contrepied de la gestion de projet en cascade. Ici, on se concentre sur l’amélioration de la communication au sein des équipes, pour délivrer plus vite et avec une meilleure qualité. On suit un processus itératif (cyclique) qui valorise l’implication des individus dans la (re)définition constante des étapes restantes pour arriver au résultat final attendu. Le résultat final attendu lui-même évolue constamment d’ailleurs. On choisit de mettre un bouton là, puis on s’aperçoit que ça ne fonctionnera pas bien avec tel autre bouton, et que donc il faut le mettre là plutôt, etc.
- Quand c’est puissant : C’est une méthode idéale pour les activités qui sont par nature imprévisibles et pour lesquelles il est difficile de prévoir à l’avance toute l’étendue du processus. La méthode est donc souvent populaire dans les secteurs du marketing, de l’informatique ou de l’évènementiel.
- Les limites : C’est une méthode qui implique d’être en constante et étroite collaboration avec toutes les parties prenantes et qui impose une communication abondante (et chronophage). D’autre part, l’agile suppose une grande autonomie de toutes les personnes impliquées dans le projet. On est très loin de la vision “Pensée / Exécution” du XXème siècle. C’est fondamentalement un modèle élitiste qui ne s’adaptera pas à toutes les organisations. Enfin, la méthode agile est évidemment très difficilement applicable aux contextes à forts investissements. On ne peut pas vraiment “itérer” sur la construction d’une centrale: soit on coule le béton soit on ne le coule pas, mais on ne peut pas le faire à moitié et changer d’avis ou d’approche.
La méthode Lean : optimisation et suivi de la qualité
L’approche Lean est dérivée du monde de l’industrie. Elle est née du processus d’amélioration de la chaîne de production dans les usines Toyota au Japon dans les années 1950, avec un mot d’ordre : éliminer tout ce qui ne génère pas directement de la valeur pour le client final.
- Le principe : Cette approche se fonde sur un contrôle précis et permanent de la qualité du produit ou service final attendu. L’idée est d’optimiser le processus pour accomplir plus avec moins d’effort. Pour cela, on cherche à éliminer le gaspillage (de temps ou de ressources), les irrégularités dans le processus et le risque de surmenage (des ressources financières et humaines). Les solutions trouvées doivent ensuite être pérennisées pour assurer une amélioration constante.
- Quand c’est puissant : C’est une approche qui est faite pour les très grands projets avec des process déjà établis et qui ont peu de chance de changer. On la retrouve donc naturellement dans l’industrie (usines de fabrication de produits), qui suivent le processus de travail à la chaîne et ont un enjeu de similarité des produits finis.
- Les limites : Dans les faits, c’est une méthode qui correspond plutôt à un certain secteur d’activité (la fabrication de produits identiques) et une organisation particulière (travail à la chaîne ou mode de travail associé).
Top 5 des méthodologies de gestion de projet en cascade
#1 Le waterfall classique : Simple et efficace
C’est la méthode traditionnelle de l’approche Waterfall : le projet est découpé en phases linéaires, et chaque phase doit être complétée pour déclencher le début de la suivante.
L’outil le plus utilisé pour cette méthode est le diagramme de Gantt. Il permet une visualisation de l’ensemble du projet et l’identification des jalons (ou étapes-clés) qui débloquent les phases suivantes.
Pour qui ? Les équipes qui travaillent dans des projets très structurés et définis à l’avance (secteur de la construction ou usines de fabrication).
#2 Le chemin critique : La cartographie pour les projets complexes
Elle se base sur le modèle de l’approche Waterfall et de l’interdépendance des phases de projet, mais comprend une subtilité supplémentaire.
L’idée ici est de séquencer les phases de projets en tâches auxquels des livrables intermédiaires sont associés. Chaque passage d’une phase à l’autre implique donc le rendu de ces livrables dans le temps imparti pour valider l’étape-clé.
Pour qui ? Les équipes de taille plus réduite, pour qui la multiplication des livrables intermédiaires ne pose pas de problèmes organisationnels. Globalement, c’est une méthode destinée à des projets de petite à moyenne envergure.
#3 La chaîne critique : Le détail au service de l’efficacité
Cette méthode est étroitement liée à celle du chemin critique, mais elle comprend un niveau de détail supplémentaire.
L’idée, c’est que chaque tâche à réaliser est associée à un livrable (comme dans la méthode du chemin critique), mais également à un timing précis et un budget alloué. Cette méthode permet alors de suivre avec précision le dépassement éventuel des ressources, et de mieux répartir la charge de travail ou de rééquilibrer le budget.
Pour qui ? Les équipes de toute taille qui ont des besoins importants de reporting auprès de leur hiérarchie.
#4 La méthode PERT : Le focus sur l’impact
Cette méthode diffère des autres méthodes présentées, car elle se concentre sur les impacts à moyen et long terme de la réussite du projet sur son environnement.
L’idée, ce n’est pas de se demander comment mener à bien le projet, mais plutôt comment mener à bien le changement de pratiques nécessaire dans un territoire/une communauté identifiés.
Pour ce faire, on réalise une cartographie des incidences en amont du projet (prévisionnel) et on en assure le suivi en fonction des résultats (reporting). Le modèle du diagramme de GANTT peut être utilisé à cette fin.
Pour qui ? Les projets liés à des transformations sociétales souhaitées (secteurs du développement international, de la recherche…) et dont les objectifs sont des modifications comportementales plus que des services rendus ou produits délivrés.
Aller plus loin
Retrouvez notre article sur les meilleurs logiciels pour les diagrammes de GANTT.
#5 PRINCE2 : La méthode dérivée du gouvernement britannique
PRINCE2 est l’abréviation de « PRojects IN Controlled Environments » et a été conçue par le gouvernement britannique dans le cadre de projets informatiques.
L’idée est de scinder un projet en 7 étapes : élaboration, définition de la gouvernance, initialisation, contrôle des avancées, gestion des livrables, gestion des timing et clôture du projet.
Pour qui ? Les équipes de grande taille aux multiples parties prenantes, pour qui la complexité et le niveau de détail requis n’est pas risqué en termes de gestion des ressources. Dans les faits, ça reste une méthode très utilisée dans le domaine informatique.
Top 5 des méthodologies de gestion de projet Agile
#1 Scrum : La mise en œuvre par excellence de l’approche Agile
L’idée, c’est de scinder les cycles de projet en phases très courtes (appelées “sprints”), qui durent 1 à 2 semaines et impliquent un nombre peu élevé de parties prenantes (10 personnes en moyenne).
Chaque phase est composée de tâches individuelles qui ne sont pas dépendantes les unes des autres et permettent donc d’avancer concomitamment (à l’inverse de l’approche Waterfall).
Pour bien fonctionner, le projet doit être mené par une personne en charge de s’assurer de la communication de tous les collaborateurs, via l’organisation de réunions régulières et de points d’avancement.
Pour qui ? Les structures qui optent pour une approche Agile, quelle que soit leur taille.
#2 Kanban : La visualisation avant tout
A l’inverse de la méthode Scrum, Kanban n’est pas défini précisément dans son contenu, et peut donc être mise en œuvre différemment selon les structures.
Le plus souvent, cela prend la forme d’un tableau Kanban, qui se divise en colonnes (vos étapes de travail) et en cartes (vos éléments de travail). Il faut d’abord identifier toutes les étapes pour arriver à un produit livrable. Une fois la tâche réalisée, vous déplacez la carte dans la colonne suivante.
Pour bien fonctionner, il ne faut pas encombrer les colonnes d’un nombre trop important de tâches (gestion du flux) et s’assurer d’une amélioration en continue du rythme de réalisation, par la mise en place de points d’avancement réguliers avec l’équipe projet.
Pour qui ? Toutes les équipes, et notamment celles qui travaillent beaucoup à distance. L’accent mis sur la visualisation permet à tous de garder le cap sur le projet sans trop de difficulté.
La méthode Kanban a été largement démocratisée grâce à Trello, un outil de kanban simple et léger, conçu par Atlassian, une entreprise de logiciel australienne qui fonctionne depuis toujours en 100% remote.
#3 Xtreme Programming : Une efficacité redoutable, mais à utiliser avec parcimonie
Cette méthode a été déclinée pour les projets au rythme soutenu et avec des délais très serrés. Dans les faits, elle n’est utilisée que dans le secteur du développement de logiciel.
Cette méthode repose sur 5 valeurs qui fondent son efficacité :
- la communication, qui doit être adaptée selon le sujet traité et les personnes impliquées
- la simplicité, qui doit être une objectif permanent pour ne pas sur-solliciter les équipes, ni gaspiller du temps ou des ressources financières
- le retour d’information constant entre équipes pour s’améliorer
- le courage, notamment afin de soulever d’éventuels problèmes dans la gestion du projet et les régler au plus vite
- le respect entre les membres de l’équipe projet
Pour qui ? Les acteurs du développement de logiciels, qui ont de petits effectifs et un timing serré à respecter.
Aller plus loin
On vous recommande de parcourir les règles de l’Xtreme Programming de Don Wells pour mieux comprendre la méthode.
#4 Scrumban : L’hybridité au service de la performance
Cette méthode hybride s’inspire à la fois de la méthode Scrum et de la méthode Kanban.
L’idée est d’avoir à la fois les phases de projet très courtes (sprints) de la méthode Scrum, tout en allant dans le détail des tâches individuelles à réaliser (Kanban). Le tout avec une visualisation simple et rapidement compréhensible du plan de projet, avec un système de cartes et de colonnes.
Là encore, comme tout méthode de l’approche Agile, une communication régulière et efficiente entre les collaborateurs s’impose.
Pour qui ? Ceux qui sont séduits par l’approche Agile, et qui veulent trouver le juste équilibre entre simplicité du processus (Scrum) et clarté du détail des tâches (Kanban).
#5 Adaptive project framework (APF) : Une adaptabilité imbattable
Cette méthode met l’accent sur la capacité à réagir vite et bien à tout changement pouvant survenir durant la conduite d’un projet.
Elle implique de consacrer une part importante de la gestion du projet à l’anticipation des risques et changements éventuels. En y consacrant un temps conséquent en amont et en réévaluant au besoin le plan de projet (voire ses objectifs), ce qui est imprévisible devient prévisible et est réglé rapidement et efficacement.
Pour qui ? Les équipes Agiles qui ont une très bonne habitude de collaboration et une vision claire de leurs objectifs, et pour qui une modification quasi-permanente du plan de projet ne représente pas une charge.
Six Sigma: La méthodologie pour appliquer le Lean management dans la gestion de projets
La méthode SIx Sigma est la déclinaison de l’approche Lean dans la gestion de projet. Son idée de base, c’est de viser une amélioration permanente du processus et d’éliminer toute forme d’irrégularités ou de gaspillage de ressources.
Pour la mettre en œuvre, il est fréquent d’avoir recours à la méthode “DMAIC”, qui se décompose en plusieurs phases : définition de la portée du projet, mesure des données recueillies au fil de l’eau, analyse des causes des problèmes identifiés, amélioration sur la base de l’analyse et contrôle de la pérennité de l’amélioration.
Pour qui ? Les équipes projets qui ont suffisamment de ressources pour externaliser l’analyse des irrégularités et les recommandations d’amélioration. Elle convient particulièrement aux grandes équipes qui ont des projets similaires dans leur conduite et leurs objectifs finaux.
Pour remettre un peu les choses en perspective, on a déniché cet interview de Steve Jobs qui parle du lean management, et en particulier des mécanismes pour assurer un certain niveau de qualité. On est pas vraiment groupies, mais quand quelqu’un résume en 3mn des centaines de posts Linkedin qui touchent à peine la surface du sujet, ça mérite un mot.
