Notre avis sur Instantly

Logiciel 3 en 1, Instantly permet à la fois de trouver de nouveaux leads (base de données B2B de 80 millions de contacts), de gérer des campagnes de cold emailing et de gérer son pipeline commercial (CRM).

Instantly est surtout conçu pour gérer des campagnes à gros volumes (de plusieurs milliers à plusieurs centaines de milliers d’emails par mois), avec une excellente gestion de la délivrabilité.

Le design de l’interface est épuré, minimaliste, très peu coloré, un peu à la Notion. Mais la profondeur fonctionnelle de cet outil de prospection est assez limitée. On a été un peu déçus par Instantly. Pour la prospection en masse, on préfère nettement un outil comme Smartlead.

Mon avis sur Instantly en résumé

Les fonctionnalités clés d’Instantly

Trouver de nouveaux prospects (Lead Finder)

Contrairement à un outil comme Smartlead qui se concentre sur la gestion de campagnes de prospection, Instantly c’est à la fois un gestionnaire de campagnes de cold mailing et une base de données B2B pour trouver des nouveaux leads.

La base de données Instantly (Lead Finder) contient plus de 80 millions de contacts B2B. On l’a testé et honnêtement on a été un peu déçus. La base est certes énorme, mais le marché français est peu couvert, avec seulement 160 000 contacts. Si vous prospectez à l’international par contre, en particulier sur le marché US, la base est très fournie.

Vous pouvez la requêter en utilisant un système de filtres ou en tapant votre requête en langage naturel dans la barre de recherche AI Search. C’est une bonne alternative au système classique des filtres. Par exemple : “Directeurs commerciaux en France” :

Si vous utilisez le mode de recherche classique, Instantly propose plusieurs filtres de recherche :

• Intitulés de poste
• Secteurs d’activité
• Employés
• Chiffre d’affaires
• Domaines

L’interface est plutôt ergonomique, même si on reste sur du classique.

Enrichir votre logiciel CRM

Vous pouvez aussi utiliser Instantly pour enrichir des listes de prospects existantes.

Le processus est simple :

• Vous importez votre liste au format csv ou Google Sheets.
• Instantly complète les informations manquantes dans votre fichier (les cellules vides) en fonction des données à disposition de sa base.

La qualité d’enrichissement dépend évidemment des données à disposition de la BDD Instantly. Si vos fichiers de prospection concernent le marché français, les résultats ne seront pas toujours très concluants…

Instantly gère les leads par listes. Vous pouvez les importer au format CSV, Google Sheets ou en copiant-collant les adresses manuellement. Vous pouvez aussi, on l’a vu, générer des listes à partir du Lead Finder.

Une fois votre fichier chargé dans Instantly, l’outil vous propose de configurer les règles de matching.

Les listes sont automatiquement nettoyées au moment de l’import : les doublons ne sont pas importés et les mails erronés sont supprimés.

Étonnamment, Instantly ne gère pas les éléments liés à l’adresse et au code postal. Si vous importez des fichiers contenant des colonnes adresse ou code postal, ces dernières ne pourront pas être importées dans la plateforme…

Gérer des campagnes de prospection email

Instantly, c’est une base de données B2B pour trouver des prospects, mais c’est aussi et surtout un gestionnaire de campagnes de cold emailing.

L’outil Campaign a l’avantage d’être très simple à utiliser, mais l’inconvénient d’être simpliste, assez basique dans ses fonctionnalités.

Voici comment ça marche, étape par étape :

• Vous commencez par créer une campagne en lui donnant un nom.
• Vous choisissez la liste de leads = les destinataires de la campagnes.
• Vous créez ensuite votre email de prospection ou la séquence d’emails de prospection :
  • Vous pouvez ajouter autant de mails que vous voulez dans vos séquences.
  • Vous pouvez faire des A/Z tests sur les objets. On a bien aimé cette feature, qui permet de tester 3, 4, 5 ou plus objets à la fois. Instantly propose d’ailleurs un auto-optimisateur, qui permet de confier à l’IA la sélection de l’objet d’email gagnant et sa généralisation au bout de la période de test.

• Vous pouvez aussi insérer des variables de personnalisation dans vos emails :

• Une fois le ou les emails rédigés, vous planifiez la campagne et vous choisissez l’adresse d’envoi.

Instantly offre un certain nombre d’options. Vous pouvez par exemple :

• Stopper l’envoi aux prospects qui ont répondu / vous ont envoyé un message.
• Tracker les ouvertures.
• Optimiser la délivrabilité en envoyant les emails au format texte (sans HTML).
• Définir le nombre max d’emails envoyés chaque jour.

Ces fonctionnalités ont surtout pour objectif d’optimiser la réputation de vos adresses d’envoi et d’améliorer la délivrabilité de vos campagnes mails. Elles sont indispensables si vous voulez envoyer des emails en masse.

Les options de personnalisation ne s’arrêtent d’ailleurs pas là, comme vous pouvez le voir dans la capture qui suit :

En résumé, l’éditeur de séquences de prospection d’Instantly est assez basique, notamment en ce qui concerne la gestion des triggers. Vous pouvez seulement définir le délai entre l’envoi d’un message X et celui d’un message Y, mais les options s’arrêtent là.

Par exemple, il n’est pas possible d’envoyer un message Y ou Z en fonction de la réaction du contact au message X. Si vous êtes habitué à des outils de marketing automation plus avancés, cela risque de vous frustrer.

Cela dit, Instantly propose un bon éventail d’options de personnalisation qui compense en partie la simplicité de son éditeur. Et on voit que tout est pensé avec l’objectif d’améliorer la délivrabilité de vos campagnes. Ici, Instantly fait beaucoup penser à Smartlead, un outil dans le même genre, tout aussi moderne, mais globalement plus complet qu’Instantly.

Gérer les réponses de manière centralisée (Messagerie Unibox)

La messagerie Unibox proposée par Instantly est une boîte de réception centralisée pour consulter et répondre à tous les emails reçus de la part de vos prospects suite à vos campagnes.

La fonctionnalité est assez classique (on la retrouve sur la plupart des outils de cold emailing), mais elle est efficace. Elle facilite grandement la gestion des interactions prospects.

Le petit plus : vous pouvez trouver des contacts répondant à certaines conditions. Par exemple, “a ouvert plus d’un email mais n’a pas répondu”. C’est pratique pour construire des listes basées sur des critères comportements et mieux cibler vos efforts commerciaux.

Vous pouvez paramétrer l’envoi de notifications sur votre boîte de messagerie principale en cas de réponses reçues :

Optimiser la délivrabilité de vos messages

Le problème des campagnes de prospection par email, c’est que bien souvent les mails arrivent en spam et n’atteignent jamais les prospects. C’est un problème structurel, qui s’accentue avec le durcissement des conditions d’utilisation des FAI et fournisseurs de messagerie.

Pour répondre à cet enjeu et optimiser la délivrabilité des campagnes, Instantly a développé tout un ensemble de fonctionnalités.

D’abord, sur Instantly, vous pouvez utiliser autant d’adresses emails d’envoi que vous voulez. Cela permet de limiter le nombre d’envois par adresse. Vous pouvez :

• Ajouter vos adresses emails existantes.
• Confirmer ce travail à l’équipe Instantly (pour vos adresses Google Workspace uniquement).
• Utiliser des adresses emails préchauffées. Instantly fournit des comptes et des domaines qui ont déjà été créés et préparés pour l’envoi d’emails.

Pour utiliser des adresses préchauffées, il vous suffit de taper un mot-clé (le nom de votre entreprise), et Instantly vous propose un ensemble de domaines en rapport avec ce mot-clé :

On est un peu dubitatifs sur le principe. Le fait d’envoyer des emails de prospection sur des adresses qui n’ont pas le nom de domaine de son entreprise, c’est un peu moyen pour l’image de marque…

Toujours pour optimiser la délivrabilité, Instantly propose :

• Une fonctionnalité de rotation des boîtes.
• Un tableau de bord de délivrabilité, pour connaître son score de délivrabilité et la part d’adresses emails qui atterrissent en spams. Cela permet d’identifier les adresses d’envoi qui ont besoin d’un meilleur échauffement.
• Un système d’échauffement automatisé. Nous l’avons vu tout à l’heure, vous pouvez, dans vos campagnes, régler le nombre maximum d’emails envoyé par jour et accéder à d’autres fonctionnalités permettant de gérer la manière dont vos adresses sont utilisées.

Gérer son pipeline commercial (CRM)

Résumons-nous. Instantly vous permet de trouver des leads qualifiés, grâce à sa base de données B2B. La plateforme propose aussi un éditeur de campagnes dont on a montré les avantages et les limites. Mais le travail commercial ne se limite pas à l’envoi de ces campagnes. Il faut aussi gérer les interactions, les opportunités, les affaires, en bref : tout ce qui découle de vos efforts de prospection.

Il n’est donc pas surprenant qu’Instantly ait récemment intégré des fonctionnalités CRM. Désormais, vous pouvez gérer votre relation clients directement dans Instantly. Plus précisément, vous pouvez :

• Accéder à la liste des leads.
• Accéder, pour chaque lead, à une fiche qui centralise toutes les informations à son sujet et l’historique des interactions avec lui.
• Visualiser la distribution des leads et de leur avancement dans l’entonnoir de conversion grâce à une vue Kanban.

Le CRM donne accès à votre liste de leads. Si vous cliquez sur un lead, vous accédez à sa fiche, avec toutes les informations relative à ce lead : informations personnelles et historique relationnelle. On a bien aimé le module Instant AI qui permet d’accéder à des informations détaillées sur le compte.

Nous n’avons pas testé en profondeur ces fonctionnalités CRM. Ce qu’il faut savoir, c’est que certaines fonctionnalités CRM indispensables comme la gestion du pipeline commercial ne sont accessibles que dans le plan Hyper CRM à $97 par mois. C’est relativement cher, même si vous pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs à votre compte.

Donc, de deux choses l’une :

• Ou bien vous disposez déjà d’un CRM, et dans ce cas on vous conseille de le garder.
• Ou bien vous utilisez des Excel, et dans ce cas, oui, cela peut faire sens d’utiliser Instantly comme CRM.

Mais, disons-le, Instantly est d’abord un outil de génération de leads. Les fonctionnalités CRM ne sont pas du tout à la hauteur de ce qu’on peut trouver dans un Pipedrive ou un HubSpot ! C’est même difficilement comparable.

Analyser la performance de vos efforts de prospection (reporting)

Instantly propose un rapport de performance des campagnes qui permet de récupérer les données clés comme le taux d’ouverture, de clics, de réponse et les opportunités.

Vous pouvez filtrer ce rapport par :

• Plage temporelle.
• Campagne.
• Statut des campagnes : actives, en pause, terminées…
• Adresses d’envoi.

Instantly donne aussi accès à un rapport de performance commerciale, avec des métriques intéressantes :

L’outil de reporting d’Instantly est assez simple et basique, mais il fait le travail.

Les intégrations d’Instantly

Instantly propose un certain nombre de connecteurs natifs :

• CRM : Pipedrive, Salesforce et HubSpot
• Slack
• Zapier
• OpenAI
• Google Calendar

Il y a également une API qui permet de connecter Instantly à d’autres outils, par exemple si vous utilisez un CRM autre que Pipedrive, HubSpot et Salesforce. Enfin, Instantly gère les webhooks, ce qui est assez pratique pour envoyer des notifications à des outils tiers lorsqu’un événement se produit : ouverture, clics , etc.

Le support client d’Instantly

Le niveau de support dépend du plan choisi. Si vous optez pour le plan de base (Growth), vous aurez uniquement accès au tchat. Pour bénéficier d’un support premium, il faut opter au minimum pour le plan Hypergrowth à $97 par mois. Le support client est plébiscité par les utilisateurs, comme on l’a vu. Je ne l’ai pas testé personnellement.

Instantly propose un centre de ressources bien fourni, mais uniquement en anglais, ainsi qu’une communauté Facebook privée (et assez active) qui permet l’entr’aide entre les utilisateurs.

Les Avis clients sur Instantly

Instantly est plébiscité par les utilisateurs sur la plateforme G2, avec une moyenne de 4,8/5 sur 3 496 avis. Sur Truspilot, les avis sont un peu plus mitigés, avec une moyenne de 4,1 / 5 sur un total de 393 avis.

Les avis positifs mettent en avant :

• La facilité d’utilisation de l’outil, avec une interface intuitive et conviviale assez rapide à prendre en main.
• La délivrabilité des emails, grâce aux fonctionnalités de préchauffage des adresses.
• Le support client fait l’unanimité ou presque. Il est rapide et efficace.
• Les principales critiques portent sur les quotas d’e-mails et, plus généralement, les prix assez élevés d’Instantly.

Les tarifs d’Instantly

Instantly propose 3 catégories de plans tarifaires :

• Les plans qui permettent uniquement de gérer des campagnes de cold email :
  • Le plan basique, “Growth”, est à $37 par mois. Il permet d’utiliser un nombre illimité d’adresses d’envoi et donne accès aux fonctionnalités de chauffage d’adresses (warm-ups). Vous êtes par contre limité à 1 000 contacts (leads) et 5 000 emails envoyés par mois.
  • Le plan Hypergrowth, à $97 par mois, qui permet de charger 25 000 contacts et d’envoyer 100 000 emails par mois. Ce plan offre aussi un niveau de support prioritaire, permet d’inviter des membres de votre équipe sur le compte et d’accéder à des fonctionnalités premium : A/Z Testing, listes noires, Unibox, webhooks…
  • Le plan Light Speed, à $358 par mois fait passer les quotas à 100 000 contacts et 500 000 emails envoyés par mois.
• Les plans qui permettent de gérer des campagnes emails + trouver de nouveaux leads (accès à la BDD Instantly) :
  • Le plan Growth Leads, à $47 par mois, qui permet de trouver 1 000 leads par mois.
  • Le plan Supersonic Leads, à $97 par mois, qui permet de trouver 4 500 leads par mois.
  • Le plan HyperLeads, à $197 par mois, qui permet de trouver 10 000 leads par mois.
  • Le plan Light Speed, à $492 par mois, qui permet de trouver 25 000 leads par mois.
• Les plans qui donnent accès à la gestion de campagnes, à la BDD et en plus aux fonctionnalités CRM :
  • Growth CRM, à $47 par mois, qui permet d’utiliser la Master Unbox, les fiches leads et le gestionnaire de tâches CRM.
  • Hyper CRM, à $97 par mois, qui permet d’accéder en plus aux fonctionnalités d’IA, aux canaux SMS et téléphone, au tracking des visiteurs web et aux reportings avancés.

Comme la plupart des outils de prospection, Instantly offre une remise (de 20%) si vous prenez un engagement annuel. Instantly offre aussi un essai gratuit de 14 jours pour tester la plateforme (sans CB).