Los 10 mejores programas de flujo de trabajo

Si tuviéramos que definir el software de flujo de trabajo en una frase, sería un software que automatiza los procesos de trabajo para mejorar la productividad de sus equipos.

En realidad, es un poco más complejo que eso, y no existe un software dedicado al flujo de trabajo: para gestionar sus flujos de trabajo, puede elegir software de gestión de proyectos, CRM, herramientas deautomatización, plataformas colaborativas, etc.

No faltan opciones, y puede resultar difícil elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Por eso hemos incluido en este artículo nuestros 10 paquetes de software de flujo de trabajo favoritos.

¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?

El flujo de trabajo es la representación gráfica o modelización de un proceso empresarial, que incluye diferentes etapas o tareas; es un proceso que puede reproducirse dentro de un equipo o incluso a mayor escala, dentro de una organización (este proceso tiene una o varias ocurrencias en cada proyecto).

La gestión del flujo de trabajo es la coordinación de todas las tareas que se acumulan en un equipo u organización para completar un proyecto más global. Hay 3 componentes principales:

• Entrada: todos los elementos necesarios para iniciar cualquier tarea.
• Transformación: todos los elementos que se producen al realizar la tarea.
• Salida: los elementos realmente producidos al final de la tarea – teniendo en cuenta que estos mismos elementos pueden ser el punto de entrada para otra etapa o incluso para otro flujo de trabajo.

Principales características de las herramientas de gestión de flujos de trabajo

Elegir un software de gestión del flujo de trabajo le permite :

• facilitar la realización de tareas dentro de los proyectos, para una mejor visualización, pero también para mejorar su colaboración y limitar los errores y el riesgo de fallos de funcionamiento
• ahorrar tiempo gracias a la automatización
• mejore su productividad general e impulse la mejora continua, gracias a los informes

Para ayudarle a alcanzar estos objetivos agilizando sus procesos y automatizando tantas tareas como sea posible, el software de flujo de trabajo debe tener ciertas características esenciales. Tomemos el ejemplo de un flujo de trabajo para concluir un contrato de servicios con un cliente:

• Integración ascendente: con sus fuentes de datos primarias, para definir el proceso con toda la información que compone el flujo de trabajo (procedente de otros programas informáticos utilizados, que es diferente según el equipo y la empresa). En nuestro ejemplo, el objetivo es calificar las necesidades del cliente a partir de la base de datos del equipo de ventas (el CRM) con vistas a celebrar un contrato (información y necesidades del cliente).
• Diseñar el proceso de transformación: todo software de gestión de flujos de trabajo debe permitir que una tarea o proyecto pase por un proceso estándar, es decir, la formalización de las 3 etapas principales mencionadas anteriormente. En nuestro ejemplo, estos pasos son los siguientes:

1. elaborar un cuadro de requisitos funcionales y no funcionales (formación, desarrollos a medida, despliegue, etc.), a menudo utilizando documentos a medida de herramientas como Monday o Notion.
2. diseñar la oferta: integración con herramientas de gestión documental colaborativa para automatizar la redacción de la propuesta de venta
3. negociaciones con el cliente: esta etapa es difícil de automatizar, pero puede estructurarse.
4. finalizar el contrato y el precio: el programa informático ayudará a limitar los errores agilizando el proceso.

Entre otras funciones esenciales, el software de flujo de trabajo también debe permitir:

• Seguimiento del progreso: para optimizar los flujos de trabajo, colaborar más eficazmente y detectar posibles errores, los usuarios deben poder seguir el progreso del proyecto o la campaña a lo largo del tiempo.
• Integración descendente: con todas las herramientas que necesitan la salida (software CRM, automatización del marketing, atención al cliente, etc.). En nuestro ejemplo: transmisión a software de facturación, firma de contratos en línea, etc.
• Informes: para poder determinar la productividad y el éxito a la hora de seguir iterando sobre un flujo de trabajo y un proceso; ésta es la clave de la mejora continua de la productividad.

Los 10 mejores programas de gestión y automatización de flujos de trabajo

#1 Monday: Software de gestión de proyectos que se integra con casi todo

Monday es realmente la herramienta ideal para gestionar su flujo de trabajo: uno de los paquetes de software de gestión de proyectos más flexibles del mercado, es perfecto para las empresas que buscan una herramienta integral de gestión de proyectos y documentos.

La ventaja para la gestión de flujos de trabajo es su rica galería de plantillas, su amplio mercado de integración y su facilidad de adopción y uso.

En cuanto a los precios, Monday ofrece un plan gratuito para hasta 2 usuarios. Luego el 1er plan a 6 $/mes/usuario.

#2 Hive: La herramienta de gestión de proyectos más sólida que automatiza su flujo de trabajo con Hive Automate

Hive también es un software de gestión de proyectos que nos gusta mucho en Salesdorado: es muy completo y ofrece funciones de gestión del flujo de trabajo, pero también es un software de control del tiempo, de toma de notas, de comunicación y colaboración, y una herramienta de listas de tareas. Entre ellas se incluye Hive Automate, que permite automatizar todo el flujo de trabajo.

Otro punto fuerte de Hive es su amplio catálogo de integraciones (más de 1.000), que lo convierten en la solución preferida por las empresas que utilizan una gran variedad de software.

En cuanto a los precios, el plan gratuito está disponible para un máximo de 2 usuarios, y el primer plan de pago cuesta 12 $/mes/usuario (suscripción anual).

#3 Clickup: La herramienta de gestión del flujo de trabajo y los recursos para que sus proyectos sean más eficientes

Para aquellos que buscan una excelente relación calidad-precio, Clickup ofrece un plan freemium que proporciona una gran profundidad funcional en términos de gestión del flujo de trabajo, para un número ilimitado de usuarios.

Apreciarás la galería de integraciones (más de 1.000 aplicaciones de software disponibles, incluida Zapier) y sus funciones de automatización muy avanzadas.

El plan gratuito está limitado a 5 usuarios y no da acceso a todas las integraciones o funciones de personalización. El primer plan cuesta 5 $/mes/usuario y desbloquea casi todos estos límites.

#4 Airtable: Gestión de flujos de trabajo en formato de hoja de cálculo, ideal para los fans de Excel

Para quienes trabajan principalmente con Excel, Airtable es el programa de gestión de flujos de trabajo ideal. Es una hoja de cálculo de nueva generación: interconectada, multitabla y muy potente. Esto la convierte en una herramienta muy versátil, que se adapta muy bien a los problemas de gestión del flujo de trabajo.

Su potente función de hoja de cálculo, flexible y fácil de usar, y su amplio catálogo de integraciones lo convierten en un eficaz software de gestión de flujos de trabajo, sobre todo en lo que respecta a la colaboración.

Airtable ofrece un plan gratuito, pero con un número limitado de usuarios (5 como máximo) y un número limitado de integraciones y extensiones. Entonces, el primer plan de pago es a 10 $/mes/usuario.

#5 Proofhub: La herramienta de gestión de proyectos basada en la colaboración

Proofhub es una herramienta de gestión de proyectos ideal para quienes desean supervisar su flujo de trabajo de forma sencilla y eficaz. Se adapta mejor a equipos más pequeños, pero sigue ofreciendo una amplia gama de funciones.

Uno de sus puntos fuertes es que es visual y personalizable, y ofrece distintas vistas de sus flujos de trabajo.

Sólo hay dos planes: el 1er plan es de 45 $/mes para 40 proyectos, pero sin límite de usuarios. Por 89 $ al mes, tienes un número ilimitado de usuarios y acceso a todas las funciones del software.

#6 Accord: Ideal para quienes necesitan un espacio compartido con sus clientes

La idea de Accord es ofrecer un espacio de trabajo compartido para usted y sus clientes. En la práctica, propones un “Plan de Acción Mutuo” a tus clientes potenciales y trabajáis juntos en una lista de control compartida.

Eso es realmente lo que hace que Accord sea tan original, y lo convierte en una gran herramienta para gestionar sus flujos de trabajo, pero también si está tratando problemas de fidelización de clientes.

Hay tres paquetes disponibles: Essential, Startup y Growth a 99, 499 y 1.499 dólares/usuario/mes respectivamente. También hay pruebas gratuitas disponibles para cada oferta.

#7 Miro: La pizarra colaborativa en línea para los que quieren usar plantillas

Miro es una plataforma colaborativa bastante original que puede ser una muy buena opción para gestionar tus flujos de trabajo de una forma muy visual: es una pizarra en la que pueden trabajar varias personas simultáneamente.

Además de su atractivo diseño, Miro ofrece toda una serie de funciones, como la posibilidad de añadir archivos e imágenes, dibujar, anclar notas y mucho más. También puedes hacer llamadas a través de Miro con tus flujos de trabajo delante.

La versión gratuita de Miro no tiene límite en el número de usuarios, pero sólo ofrece 3 tableros, a diferencia del primer plan de pago a 8 $/mes/miembro, que ofrece un número ilimitado de tableros, así como funciones más avanzadas de personalización de tableros.

#8 Make: “El pegamento de Internet”, ideal para transferir datos entre herramientas

Anteriormente Integromat, Make es una plataforma de automatización muy completa con un editor visual que permite añadir ramas lógicas y construir escenarios de forma muy intuitiva, con una rica biblioteca de conectores.

Make facilita enormemente la creación de flujos de trabajo complejos y avanzados. Su único defecto es que puede resultar demasiado complejo para escenarios sencillos.

En cuanto a precios, la versión gratuita da acceso a 1.000 operaciones y hasta 100 MB de datos transferidos (si no procesas imágenes, estarás muy por debajo). El primer plan de pago cuesta 9 dólares al mes y permite hasta 10.000 operaciones y 1 GB de datos.

Noción #9: El software para los que quieren un seguimiento real basado en sus documentos

Notion se ha convertido en la referencia de la comunicación interna eficaz. Reúne todos los conocimientos de la empresa en una herramienta única, fácil de usar e intuitiva. Por eso es ideal para gestionar los flujos de trabajo con tu equipo.

También hay una galería de plantillas y una gran cantidad de integraciones. Perfecto para documentarlo todo, puedes ampliar su uso automatizándolo todo muy fácilmente con make.com.

Diseñado como herramienta individual, el plan gratuito está limitado a 5 usuarios. El primer plan de pago disponible es de 5 $/mes/usuario, pero hay que pagar 10 $/usuario/mes para acceder a los planes para equipos, que dan acceso a espacios de trabajo colaborativos.

#10 Salesforce: Gestión de flujos de trabajo en uno de los líderes del mercado de software CRM

Líder del mercado de software CRM, Salesforce no tiene rival en muchos aspectos: es ultracompleto y le permite personalizar sus flujos de trabajo hasta el extremo; la plataforma se adapta a todos los procesos de ventas.

Los puntos fuertes de Salesforce también residen en sus herramientas de generación de informes, que le permiten comprender mejor sus ciclos de ventas y gestionar sus operaciones con un toque de maestría.

Salesforce no ofrece ningún plan gratuito, y el 1er plan comienza en 25 euros/mes/usuario. Sin embargo, puedes aprovechar una prueba gratuita de sus distintos planes.